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Office 365 とのつき合い方

  1. Office 365 との つき合い方を考える MVP Community Camp 2015 太田 浩史 MVP for SharePoint Server
  2. 自己紹介 太田 浩史 • SharePoint に関する情報収集や発信を主に活動中 • ベンダーとしてお客様への導入・利用支援や情報提供 • ユーザーとして社内の利活用を支援 Ota Hirofumi https://facebook.com/hrfm.jp Hirofumi OTA http://www.slideshare.net/hirofumi_ota @hrfmjp https://twitter.com/hrfmjp idea.toString(); http://idea.tostring.jp 2013 - Microsoft MVP SharePoint Server
  3. 今日の内容 • ユーザーの立場としてお話しします • Microsoft のクラウドサービスを利用して4年 • 課題や考えていることをざっくばらんに共有 • 技術的な内容は、あまりないです
  4. SharePoint Online チームでのドキュメント共有 ひとりあたり 1TB のクラウド ストレージ Office 365 ProPlus PC/Mac 5台まで利用できる Office アプリケーション Lync Online プレゼンス、IM、ボイスやビデオ会議 Exchange Online メールやスケジュールの共有 Office 365 とは? Office 365 Yammer コラボレーション、ソーシャル
  5. 導入の経緯や狙い
  6. とあるユーザー企業のプロフィール 利用者数 およそ 2,200名 拠点 日本各地に数拠点 利用者職種 スタッフ系(総務や経理など) 営業 エンジニア デザイナー などなど、ITに強い人が多いわけではない
  7. 導入前の状況 社内にはびこる多数のグループウェアなど グループ会社 Notes 部門導入の グループウェア Notes メール POP メール 部門導入の Web サーバー 部門 ファイルサーバー 部門 ファイルサーバー 部門 ファイルサーバー 本社 Notes
  8. 当時の課題 • みんなバラバラのツールを使っているから –となりの部の予定がわからない –拠点が違うと全くわからない –連絡手段は? 電話?POP メール?Notes メール?
  9. ツールを共通化してもっと効率的に 情報を共有したい • 予定を共有 • ドキュメントを共有 • 連絡するためのツールを統一 もっと簡単で気軽に コミュニケーションを取りたい
  10. 導入しました
  11. 2010年: BPOS を導入 • BPOS(Office 365 の前身)を導入 – 2007 製品ベースのサービス • まずはメールから利用開始 – 要件に合わせて社内の Office のバージョンを整備 – 更新プログラムの適用
  12. クラウドを実感
  13. 東日本大震災 • 2011年3月11日。震災が発生。 • このときの東京の状況は? – ケータイキャリア網はパンク(電話繋がらない) – E-mobile(当時)はつながった – 社内の LAN と Internet アクセスは無事 – BPOS は動いていた NW と サービス を 震災発生直後から 確保できた! 連絡手段は、メール(Exchange)と IM(OCS)
  14. すぐに準備し利用を開始 • 情報共有サイトを立ち上げ – SharePoint Online を利用 – 立ち上げまでおよそ1日 – 震災後の翌営業日から利用開始 • OCS (現 Lync)の利用を推進 – 利用者の拡大
  15. 実感したこと • ネットワークさえ繋がれば利用できる – 外出先でも自宅からでも他の社内メンバーと コミュニケーションを取ることができた • 機能がいつでも利用できる状態にある – スグに利用できる – 必要最低限の機能をスグに準備・利用できる
  16. Office 365 の バージョンアップ
  17. 2011年: バージョンアップがやってきた • BPOS から Office 365 へ変更 – 2007 製品ベースから 2010 製品ベースへ – SharePoint Online の URL が変わった • バージョンアップの猶予は1年間 – 猶予期間をめいっぱい利用し2012年夏~秋頃に移行 – ついでに SharePoint もデザインなどを作りこむ
  18. 2013年: “また” バージョンアップがやってきた • 度々やってくるバージョンアップ • そろそろ運用の中での課題が見えてきた – ブラウザ – Office のバージョン – SharePoint のカスタマイズ – 機能の追加や変更
  19. 少しずつ見えてきた 運用上の課題
  20. ブラウザの要件 • Internet Explorer、Firefox は、 「最新バージョン」と「ひとつ前のバージョン」 • Chrome、Safari は、「最新バージョン」のみ – 新たな機能の利用や、サポートを受けるためには ブラウザも新しくする必要がある – ただ、実際には IE9 でも “今のところは” 大きな問題は 発生していない
  21. Office の要件 • メインストリーム サポート期間中のバージョン – Office 2010 は、2015年10月13日まで – Office 2013 は、2018年4月10日まで • 延長サポート期間中のバージョンでも利用可能 – Office 2007 は、2017年10月10日まで – 新しい機能のサポートは考慮されない – Office 365 に関する不具合修正パッチ提供なし
  22. SharePoint のカスタマイズ • SharePoint はいろいろとカスタマイズができる! • でも、やり過ぎると時々痛い目を見ることが分かった – 2010 から 2013 へのアップグレード時 • デザイン(外観)は、やり直し(マスターページ作り直し) • JavaScript で DOM 操作を行っていると痛い目を見る • スタイルシートで利用している ID や Class も変わる • 他にも色々小さな問題が積み重なってくる
  23. 機能やサービスの追加や変更 • 時々機能が追加される – Yammer – Groups in Office 365 – Office 365 Video – Office Delve • 時々 UI も変更される
  24. 機能がなくなることもある • 最近のなくなった・なくなる予定の機能 – SharePoint Online タグとメモ機能 https://support.office.com/ja-jp/Article/SharePoint-Online-Tags-Notes-feature- retired-77851bd5-6d5e-42fe-9bf6-d7c17eeb771f – SharePoint Online [タスク - Outlook 同期] http://support.microsoft.com/kb/2998445/ja – SharePoint Online パブリック Web サイト http://support.microsoft.com/kb/3027254/ja
  25. サービスが更新されることを認識 • Office 365 は、更新されることを認識する – クライアント要件の更新 – サービスの更新 – 機能の更新(追加・変更・削除) 更新を前提で運用を考える 管理者も利用者も
  26. さらに浮かび上がる課題
  27. ユーザーからあげられる声… そんな機能しらない この機能使って良いの? ディスクの空き容量が 少ない パソコン調子悪い マニュアルは読んでいない パソコン遅い ネットワーク遅い で、何に使えるの?
  28. 意外にクリックされていないナビゲーション • 最上部に表示されているナビゲーションは、 意外にクリックされていないことが分かった… いつも見えているのに、いつも見えているから? 思っていたよりも、クリックされていない…? 「Outlook」と「予定表」は良く利用されている
  29. Yammer とか Lync とか OneDrive • 新しい機能や便利な機能があってもユーザーは、 なかなか積極的に使ってくれない – ただ、一部のユーザーはドンドン使っている • 『使う人が増えないと効果が薄い』機能 – 機能を知っているユーザーを増やす – 「知っている」を増やし、「使っている」へ持っていく
  30. 導入当初と使い方が変わっていない • いろいろな機能が追加されている • その新しい機能が使われていない • じつに、もったいない!!
  31. そもそも導入目的は達成できたのか? • “機能”の提供により一部は達成できた(と、思う) – 予定表の共有 – ファイル共有 – メールシステムの一本化 • “運用や使い方”を変えてもっと効果を高めたい!! – 使うと便利な機能を知ってもらう、使ってもらう
  32. 小さな対策を 実施してみた
  33. ここ1年くらいの小さな対策 • 何かあるたびにちょっとデモをしてみる – 社内での打合せや会議のときに – まわりの席の人との会話のときに • Yammer を利用し、使い方を小出しで発信 – 使い方をアイデアとして発信 – 寄せられた意見やアイデアを元に社員への サービスとして還元する(還元するための)行動する
  34. その結果として • 社内の色んなところから相談が来る – こんなことがしたい – この機能の使い方は? – 説明しにきて欲しい – 新しいシステム(サーバー)を導入したいんだけど… 要求の発掘ができた!
  35. 色んな部署の人を集めて 意見を聞いたり、話し合ったり • いろんな部署の人(えらい人も一般の社員も) • 社内の情報共有やツールを ”定期的” に見直す 新しいツールを導入する 何がしたいか?どう使いたいか? 今ある機能や今後追加される新しい機能を 利用して実現できれば最良
  36. ここ数ヶ月くらいの活動 • 要求がわかれば、機能とマッチングができる • 要求があるのに放っておけば、別のシステムを利用される 発掘された要求 要求を満たせそうな機能をマッチング 使ってみてもらい、様子を伺う
  37. なんとなく手ごたえを感じた
  38. 大切だと感じたこと
  39. 実は、ベンダーさんもユーザーさんも情報を 入手できるタイミングに大きな差がない… 新しい情報を仕入れる 社内へ情報を発信 こういったつかい方ができる 今後はこういった機能が追加される 社内 要望はないか? 不満はないか? どんなつかい方をしているか? 社外 どういった機能が追加されるか? 他のユーザーの使い方は?
  40. 情報収集はコミュニティを活用 • Office 365 Users Group 次回は 2/14 に勉強会を開催@東京(日本MS) http://jpo365ug.com/o365-meeting/meeting-10/ • Facebook: Office 365 コミュニティ https://www.facebook.com/groups/Office365Com.jp/ • 公式 Office 365 コミュニティ http://community.office365.com/ja-jp/default.aspx • Japan SharePoint Group 次回は 3/14(予定)に勉強会を開催@大阪 http://jpsps.com/
  41. ユーザー教育・情報発信の重要性 全ての業務に対応したマニュアルを作成するのは難しい 新しい機能が追加される ユーザーが求めているのは操作方法ではなく、業務でどう使うか? こまめな情報発信や社内デモ、ハンズオンの機会を増やす 最終目標は、つかい方を自ら考えられるようにする! IT 全般への適応力の向上を目指す!!
  42. 社内に仲間をつくる • 仲間になってくれそうな社員を探す • 積極的に利用してくれている社員が必ず存在する • そうした仲間を中心に、まずはサイクルを回す 社内で前例づくりを行って、横に広げていく(いきたい)
  43. まとめ
  44. Office 365 とのつき合い方 • Office 365 のサービスは更新されることを認識する • 最新の情報をキャッチアップしていく • ユーザー業務へどのように適用するかを考え続ける – ユーザー教育や社内への情報発信も大切な要素 – 組織として IT 全般への適応力を高める
  45. To be continued.. Office 365 の運用は続く…
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