1. PENGENDALIAN DOKUMEN
SOP
No. Dokumen :
No. Revisi :
Tangga Terbit :
Halaman :
PUSKESMAS
MUARA AMAN
H. Dahril, SKM
Nip. 197807152006041007
1. Pengertian 1. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang
disimpan dalam suatu media berupa prosedur, laporan,
standar, rekaman,spesifikasi, dan lain-lain. Boleh dalam bentuk
soft Copy maupun hard copy.
2. Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu
yang mencakup pembuatan, distribusi,penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan/ metode yang diatur dalam
prosedur ini
3. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut diup date/ diperbaharui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selam pemakainya.
4. Dokumen tak terkendalai adalah bahwa dokumen tersebut
sejak diterbitkan diup date/ diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja.
2. Tujuan Sebagai sacuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar
sesuai dengan ppersyaratan sistemamnajemen mutu.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Muara Aman No Tentang pengendalian
dokumen dan rekaman
4. Referensi Dokumen Eksternal
5. Alat dan Bahan a. alat
 Komputer
 Lemari dokumen
 Printer
 Alat tulis
 Stempel
b. Bahan
 Dokumen
6. Langkah – Langkah A. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai
berikut :
1. pengelolaan dokumen kelompok pelayanan:
Administrasi manajemen dengan kode A
a. Bab I, (A/I)
b. Bab II, (A/II)
c. Bab III, (A/III)
Pelayanan upaya kode B
a. Bab IV, (B/IV)
b. Bab V (B/V)

2. c. Bab VI (B/VI)
Pelayanan klinis kode C
a. Bab VII, (C/VII)
b. Bab VIII,(C/VIII)
c. Bab IX, (C/IX)
Jenis dokumen
a. Standar prosedur operasional, disngkat SPO
b. Daftar tilik disingkat DT
c. Kerangka acuan disingkat KAK
d. Surat keputusan disingkat SK
e. Kebijakan disingkat Kb
f. Dokumen eksternal disingkat Dek
g. Manual mutu disingkat MM
h. Pedoman mutu disingkat PM
i. Audit internal disingkat AI
2. Sistem penomoran:
a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan
pemerintah kabupaten
b. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
kelompok pelayanan masing-masing disesuasikan
dengan sistempengkodean yang telah ditentukan
c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai pengkodeaan
d. Urutan penomoran
3. Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen dan rekaman
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari KAPUS
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh
sekretariat dan Ka TU kepada semua pihak yang
berkepentingan dengan mengisi formulir bukti
penerimaan dokumen
c. Untuk menuunjukan salinan dokumen tersebut
terkendali diberi cap atas persetujuan Ka TU
4. Merevisi dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi
kepada kapus
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalamrekaman historis perubahan pada
tiap dokumen
5. Menerbitkan ulanng dokumen
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jiak:
a. Tterjadi perubahan sistemmutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kinerja sudah tidak sesuai dengan urutan
pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitn ulang,dokumen lama ditarik
6. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen
a. Ka TU menarik salinan dokumen dan rekaman yang
sudah ditarik, dimusnahkan dengancara dibakar dan
dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen

3. b. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik, diberi
cap dan disimpan di Ka TU sebagai arsip
7. Melakukan peninjauan ulang dokumen
7. DiagramAlir
8. Hal – hal yang
perlu diperhatikan
Jika pengendalian dokumen eksternal tidak dilakukan dengan
benar, maka pengelolan dan pelaksanaan UKM tidak maksimal
hasilnya
9. Unit terkait semua poli Unit Puskesmas Muara Aman
10. Dokumen terkait -
Dokumen&
Rekaman
Menetapkan
jenisdokumen
&rekaman
Membuat
dokumen&
rekaman
Mengesahkan
isi dokumen
& rekaman
Memberikan
identitasdokumen
& rekaman
Memberiakan
penomoran
dokumen
&rekaman
Menerbitkan&
mendistribusikan
dokumen&rekaman
Merevisi
dokumen&
rekaman
Menerbitkan
ulangdokumen
& rekaman
Penarikan&
pemusnsahan
dokumen&rekaman
Peninjauanulang
dokumen
Pengendalian
dokumeneksternal