1. 採購管理
(ILT一級認證教材)
杜宇平
樹德科技大學 運籌管理系

2. 採購管理
採購的範疇
貨源搜尋
採購
過程的監督和控制
全球採購

3. 本單元的目的
採購的範疇
解釋採購活動所包括的內容
貨源搜尋
描述如何進行貨源搜尋
採購
指出下訂單過程中的關鍵階段
過程的監督和控制
闡述過程監督和控制中的主要問題
全球採購
闡述全球採購的水平不斷提高

4. 採購的範疇
採購的定義
採購過程
外部關係
內部關係
採購計劃和戰略

5. 採購的範疇─採購的定義(1)
定義
採購是一個組織從外部資源獲取所需要的全部商品
和服務的過程
採購管理的目的
是用最小可能的總採購成本（Total Acquisition
Cost）獲得所需的商品和服務

6. 採購的範疇─採購的定義(2)
影響總採購成本的因素
貿易上可用的最佳採購價
庫存佔用和內部管理的潛在成本
劣質品和遲交付的成本
早付款的利息損失
操作和維護成本
由供應商的失誤或疏忽而引發的費用
處置和/或再迴圈利用的成本

7. 採購的範疇─採購過程(1)
就基本的管理過程，包括
決定對特定物品或服務的需求
幫助制定規格要求
挑選最合適的供應商
價格談判
下訂單
訂單追蹤（也就是跟蹤供應商對訂單的完成情況）
驗收和檢查
付款

8. 採購的範疇─採購過程(2)
就戰略層次而言，包括
分析供應市場中的環境和機會
評估潛在的供應商
計算採購的總成本
同用戶共同承擔協定規格中所規定的責任
制定貨源搜尋策略。例如，所有物品X只從一個單一的供應
商處採購，還是從不同供應商處購買更合適？是只用當地供
應商還是採用全球採購的方法？
確定資源並確保供應的連續性
簽訂商業合同
監督並改進供應商績效

9. 採購的範疇─外部關係 (1)
與任何供應商關係的基礎都由下列因素決定
採購的特性（例如，它是一次性的固定資産採購還
是需要重複採購？是我們以前採購過的産品還是新
産品？）
供應商或採購對於買方公司的重要程度
供應商營銷和銷售策略

10. 採購的範疇─外部關係 (2)
買方討價還價的實力由下列因素決定
所佔有的銷售量的份額
對供應商的吸引力
供應物流
賣方的討價還價的實力受下列因素影響
競爭的存在
替代品的可用性
市場中可利用的總供應量

11. 採購的範疇─外部關係 (3)
與供應商的關係可能有幾種不同的類型
保持距離的鬆散關係(An Arms＇ Length Relationship)的特徵
多種可用的供應貨源
供應商之間的激烈競爭
現場採購（就是，只要一有需要就頻繁下訂單，而不是提前確定）
競爭性投標（也就是要求供應商彼此之間競標）
合作關係（Cooperative Relationship）的特徵
少數幾個供應貨源
同有限的幾個供應商談判
有首選的供應商
框架協定（就是：買方與供應商事先就X物品的大致需求量及相應的貿
易條款達成協定。當有需求時，買方按框架協定約定的條款下訂單）

12. 採購的範疇─外部關係 (4)
密切協作關係(Collaborative Relationship)的特徵
單一貨源（就是說買方同意只從特定供應商那裏購買X物品）
聯合關係（就是說買方和供應商認識到他們是在協作）
資源分享（就是指買賣雙方允許對方獲取對方的內部詳細資
料，以便於雙方確信他們的協定對雙方來說都是公平的
戰略夥伴關係(Partnership Relationship)的特徵
單一貨源
共同改進（就是說買賣雙方同意共同協作改善質量、交付等）
共同發展（就是說買方參與供應商的開發計劃，以便於雙方
以夥伴關係協作）

13. 採購的範疇─外部關係 (5)
聯盟、夥伴和供應商一體化關係的特徵
高度承諾
開誠佈公、相互信任
目標一致
長期的關係
靈活性
所有部門的積極參與

14. 採購的範疇─外部關係 (6)
對買方的益處
縮短交貨時間
加快産品和服務的開發
提高質量
降低成本
對供應商的好處
長期協定
市場優勢
財務的穩定性

15. 採購的範疇─外部關係 (7)
對雙方的益處
降低總成本
改善制定長期計劃
更多的創新
降低庫存，因此降低庫存成本

16. 採購的範疇─內部關係 (1)
配合採購之公司內部活動
制定商業計劃
生産控制
設計
儲存
銷售和營銷
財務

17. 採購的範疇─內部關係 (2)
採購過程之各階段 相關部門
戰略計劃制定部門、生産
確定需求
部門、營銷部門
研究部門、質量部門(品
制定規格要求
管部門)、設計部門
生産部門、設計部門、質
供應商選擇 量部門(品管部門) 、材料
管理部門
財務部門、法律部門、健
合同簽定 康和安全部門、商業計劃
編制部門
儲存部門、庫存管理部門、
交付要求
配送/運輸部門

18. 採購的範疇─採購計劃和戰略
戰略決策必須考慮採購的總成本，可以用壽命
周期成本核算法或全壽命成本核算法來計算
壽命周期成本
指涵蓋其運轉期間所有的費用，包括最初的採購價
加上後來的運行費用、維修費用、操作費用、配件、
更換成本、處置或再利用

19. 貨源搜尋
供應商市場分析
供應商評估
貨源搜尋策略

20. 貨源搜尋─供應商市場分析(1)
供應市場分析包括獲取潛在供應商、産品性質，價格
及經濟預測等方面的資訊
資訊來源
網路(Internet)
以網路爲基礎的市場入口網站資訊(marketplace portals)
公司名錄及採購員指南
線上資料庫
當前及過去供應商紀錄
展覽及會議
供應商目錄/簡介

21. 貨源搜尋─供應商市場分析(2)
選擇本地、本國或者國際市場進行貨源搜尋所考慮的
因素
需要即時交付
運輸成本
有一些原産地規定可能要求本地産品占較高的比例
交付的關鍵程度以及反饋次數
一流的供應商的位置
産品中的標準貿易慣例（如像石油這樣的産品的全球貿易）
成本最低的供應源
全球採購的困難在於如運輸、語言和文化障礙、不同法律體
系、不同的産品標準和規格、匯率波動及政治不穩定

22. 貨源搜尋─供應商市場分析(3)
限制競爭的幾種主要市場形式
壟斷：只有一個主要的賣主
寡頭壟斷：有少數幾個賣主聯合起來操縱市場
買主壟斷：只有單一的主要買方
限制賣主之間競爭的方法
限價
銷售配額和渠道限制
拒絕向第三方供應商提供零配件
在不同國家收取不同價格
使特許經銷商和分銷商依賴同一貨源

23. 貨源搜尋─供應商評估(1)
供應商評估的目的
確定一個潛在的供應商是否能滿足企業的要求，即
該供應商能否符合指定的價格、質量和及時交貨的
水準
供應商評估主要審查下列各項
管理結構
管理體系及程式
生産和質量過程
健康、安全和環境的程式與實踐

24. 貨源搜尋─供應商評估(2)
供應商評估中的一個關鍵因素是，確保所用的資訊是
當前的和及時更新的
進行供應商評估對客戶的好處在於
增強對供應商的信任
使供應商面向客戶商業目標
供應商清楚所要求的績效標準
對供應商的益處
更多的生意
客戶意圖、計劃和目標的清晰化
面向客戶的企業文化
不必對單個合同進行重復評審，從而降低了成本

25. 貨源搜尋─貨源搜尋策略
貨源搜尋策略包括
自製還是購買
單一貨源還是多個貨源
供應協定
戰略聯盟

26. 自製還是購買(1)
貨源搜尋─貨源搜尋策略─
對於購買或外包方案有利的因素
能夠使企業專注於其最擅長的核心領域
利用供應商的技術和商業優勢，對於供應商來說，這些産品
或服務是他們的主要業務
降低直接用於該産品或服務的雇員及其他資源的內部費用，
並降低一般管理費用
獲得了額外的生産能力，需要時即可使用，而不需要較高的
固定資産投資增添新設備，因此具有更大的靈活性
所要求的産品和服務規格更加清楚
如果供應商和合同承包商擁有創新能力或獨特的産品和技術，
則外包可以享受一流服務

27. 自製還是購買(2)
貨源搜尋─貨源搜尋策略─
對購買或外包方案不利的因素
成本分析和市場測試過程都要對潛在的外部資源進
行識別、評估和選擇，這些都需要花費時間和費用
增加了對合同商進行監督和管理的責任
如果選擇了錯誤的供應商，加大了不能及時供貨或
質量低下的風險

28. 貨源搜尋─貨源搜尋策略─
單一貨源還是多個貨源(1)
可能需要採取單一貨源策略之情況
知識産權只歸一個供應商所擁有，即其他供應商無
法獲得
大規模的初始建設成本（如特殊的加工設備）。如
果有必要，最好一次性支付，使用單一供應商
訂單的規模（如太小而不能拆分）
單一貨源的優勢
價格折扣
供應商友好
需要管理的供應商較少

29. 貨源搜尋─貨源搜尋策略─
單一貨源還是多個貨源(2)
多貨源策略由下列因素決定
採購的戰略特性，如果該物品對買方經營來說絕對重要，爲
防止供貨失敗，必須用多個而不是一個供應商
任何一個供應商的能力都不能滿足採購需求
立法（例如，在一些情況下只用一家供應商可能違反競爭法）
多貨源的優勢
對所有的供應商而言，競爭更激烈
一旦出現供應失敗，仍可確保供應
供應商也不依賴于一個買方

30. 貨源搜尋─貨源搜尋策略─供應協定(1)
目的
是把一般的要求集中在一個商業文件中
主要要求
在某一時間段對商品或服務的需求應具有合理的連續性和可預測
性
在形成供應協定中，採購部門必須確保涵蓋下列各點
交易條款
價格或價格結構
服務要求
最大/最小訂單數量
交付周期（訂貨到交貨的時間）
付款條款
限定合同失效期限，但可以續簽

31. 貨源搜尋─貨源搜尋策略─供應協定(2)
供應協定有下列不同形式
概括訂單(Blanket orders)
取消訂單 (Call-off orders)
預置協定 (Schedule arrangement)
期限合同(Period contract)

32. 採購
採購系統
計劃
規格
供應商選擇
確立合同
合同簽訂

33. 採購─採購系統(1)
ERP
Enterprise Resource Planning，企業資源計劃
APS
Advanced Planning and Scheduling，自動計劃和排程
MRP
Material Requirement Planning，物料需求計劃
JIT
Just In Time，及時生產(豐田式生產)
EDI
Electronic Data Interchange，電子資料交換

34. 採購─採購系統(2)
多種電子採購系統方案
在“賣方模組＂中，供應商必須安裝軟體以保證買
方能夠瀏覽和採購。供應商可能是單個供應商，也
可能是合作集團
在“買方模組＂中，供應商必須把他們的報價提供
給買方
“市場＂是第三方建立電子介面來連接買賣雙方的
場所。這稱爲“市場模組＂或“介面模組＂，或者
當它服務于垂直市場時，叫做Portal模組

35. 採購─計劃
採購計劃包括下列內容
所需貨物和服務的計劃安排，包括大致的數量和所要求的交
付日期(和交付周期有關)
合同續簽，包括終止日期以及重新談判的前置時間
合同計劃需準備之活動
風險評估
制定戰略
識別和評估潛在的供應商
發標和收標
評估標書
起草合同

36. 採購─規格(1)
如果規格說明不清楚或不正確，可能導致下列
問題
質量(品質)缺陷
産品不符合要求
規格主要有三種類型
詳細規格或專業規格
功能規格
性能規格

37. 採購─規格(2)
詳細規格的內容包括
物理特徵（體積和強度）
設計的細節
材料特性
過程（製造的方法）
維修的要求
操作要求
功能性規格的內容包括
産品特徵
質量水平
安全水平

38. 採購─規格(3)
性能規格的內容包括
最高/最低性能水平
質量水平
安全水平
衡量業績的標準和規則

39. 採購─供應商選擇
供應商選擇的方法由貨源搜尋策略決定，但是通常要確定和應用
選擇標準
選擇標準的例子如
産品質量
設計能力、技術能力以及組織能力
績效記錄
健康安全記錄和環境記錄
規模、自然資源、人力資源和財務的穩定性
符合質量管理體系的標準（ISO9000）
符合環境管理體系的標準（ISO14000）
創新能力
可以選擇供應商讓他們參加競爭性投標過程或進行單個競標者談
判

40. 採購─確立合同
不同類型合同之協定
現場訂單
一次性採購訂單
供應協定或框架協定
固定價格合同
費率合同

41. 採購─合同簽訂
隨著電子採購的出現，現在許多訂單和合同可
以通過網路確定
在這些情況中，採購部門必須確保明確指定了
適當的條款

42. 過程的監督和控制
催貨
接收和檢驗
賣主評定
供應商績效評定
供應商開發
付款

43. 過程的監督和控制─催貨(1)
不同的組織選擇不同的方法來完成催貨工作。
選擇哪一種方法，部分依靠整個組織的結構和
採購部門的結構
由採購員或負責採購部門的人員進行催貨
在採購部門內成立單獨的催貨部
由生産、設計或一些其他部門組成的單獨的催貨部
.綜合採用上述的一些可能方法
採用上述中的一種，但是由獨立的專業領域的催貨
小組來彌補其中的缺陷，該小組專門負責拜訪國內
和國外的供應商

44. 過程的監督和控制─催貨(2)
催貨系統應該按如下運行
選擇對哪一個訂單催貨
確定在哪一天採取行動
確定採取哪種適當的行動
在提醒系統中輸入行動細節

45. 過程的監督和控制─催貨(3)
催貨的機制包括
進度表
電腦提醒
將訂單拷貝歸入按交貨日期的索引檔案中
以不同彩色符號作輔助的卡片索引系統
活頁記錄薄
圖表
日誌

46. 過程的監督和控制─催貨(4)
不是所有的訂單都需要催貨。實際上，爲便於
催貨通常把採購訂單加以分類
A類訂單
重要的訂單，需要計劃一次拜訪
B類訂單
那些需要通過電話或E-mail來催貨的訂單
C類訂單
只有當不能按指定日期交貨時才進行跟催的那些訂單；
D類訂單
只有當收到一個要求跟催的請求時，才進行跟催

47. 過程的監督和控制─催貨(5)
好的催貨做法
尋求所有合理的途徑以解決交貨問題
注意已下的所有關鍵訂單的狀態和它們的相對優先
性
使用與具體情況相適宜的最經濟的催貨方法
在幾個主要供應商的組織內發展適當的聯繫人，以
確保獲得最好的服務
禁止供應商做不必要的早交貨
和倉庫、用戶部門和運輸部門緊密合作，以確保催
貨行動的有效性

48. 過程的監督和控制─接收和檢驗
採購部門必須瞭解交貨中的任何差異和問題，
以確保貨物和合同所要求的一致
若貨物被拒收，必須立即通知供應商拒收的數
量和原因
採購部門必須監督貨物的退回或廢棄過程，確
保提供了正確的發票

49. 過程的監督和控制─賣主評定
賣主評定的目標是：
評估單個供應商的績效以確保他們達到可以接受的
標準
比較全部供應的整體績效
識別出供應中需要改進的地方
評定所用的主要績效標準
交貨
質量(品質)
價格

50. 過程的監督和控制─賣主評定─交貨
衡量交貨的因素
按時收到交貨的數量和百分比
晚于合同日期收到交貨的數量和百分比
交付周期(lead time, 前置時間)超過合同協定的交
貨的數量和百分比
總的交付周期(total lead time, 總前置時間)
包括從識別需求到投入使用
但是供應商只關心從接到訂單到交貨這段時間

51. 過程的監督和控制─賣主評定─質量(品質)
衡量質量的因素
生産拒收的數量和百分比
交貨拒收的百分比和數量
測 量 來 貨 質 量 (MRQ, Measuring Received
Quality)
為製造行業中測量質量最常見的做法

52. 過程的監督和控制─賣主評定─價格
衡量價格的要素
與標準相比所支付的價格
與以前支付的價格相比所支付的價格
關鍵物品與市場指數的比較

53. 過程的監督和控制─供應商績效評定
交貨和執行階段，採購部門要進行下列活動
從用戶那裏獲得績效反饋
發起並組織供應商進展情況會議，包括內部用戶
記錄並觀察價格變化以識別發展趨勢
調查並解決供應中的差異和執行績效中的偏差
評估並監督供應商的狀態
開發並實施與供應商的績效評估會議，以監督並改
進績效

54. 過程的監督和控制─供應商開發
供應商開發之意義
買方向供應商提供有關建議、財務、技術或其他形式的幫助，
以保證供應商提供滿足買方需要的産品或服務，或以雙方合
適的方式實現與買方組織的對接
買賣雙方需要理解對方的策略和意圖，所以共用資訊
非常重要。能夠共用的資訊包括：
市場前景
客戶需求
採購目標
新的動議，例如電子商務

55. 過程的監督和控制─付款
應檢查付款要求是否與付款條款一致
扣留款的目的
扣留款被採納，採購必須確保扣留款在合適的
時間按適當的條款支付

56. 全球採購
WTO和GATT
關稅聯合體和自由貿易區
國際貿易術語
單據

57. 全球採購─ WTO和GATT
WTO
World Trade Organization,世界貿易組織
GATT
General Agreement on Tariffs and Trade,關稅暨貿易總協定
GATT規則
限制對國內産業的保護，如果有必要保護，只能用關稅
用於保護國內産業的關稅和其他壁壘將減少，不能進一步增
加
用於進出口貨物的關稅和規則不能存在國家歧視（最惠國
(MFN)待遇)
國民待遇規則禁止國家在進口産品與相同的國產産品之間存
在歧視

58. 全球採購─關稅聯合體和自由貿易區
在“關稅聯合體＂（Customs Union）中，區域組織
成員之間的貿易在免稅的基礎上進行，各成員國對於
從區域組織成員之外的國家進口物品的關稅是一致的
在“自由貿易區＂(Free Trade Zone)，成員之間的貿
易也是免稅的，而各成員國對其他非成員國的關稅是
不一致的
自由貿易區的例子
NAFTA（北美自由貿易聯合會）
MERCOSUR
EU（歐盟）

59. 全球採購─國際貿易術語(1)
國際貿易術語的定義示例
FOB（離岸價）
貨物由賣方裝船。貨物的丟失或損壞，在貨物經過船舷
時轉移到買方。賣方承擔裝船費用。
CIF（到岸價）
賣方必須承擔運送貨物到買方目的地的所有必需的費用
和運費。保險也是賣方的責任。當貨物離開船舷時，風
險轉到買方

60. 全球採購─國際貿易術語(2)
EXW（賣方工廠交貨）
採購員負責安排從供應商地到買方地的運輸。買方負責
保險等。買方承擔貨物運輸過程中的全部費用和風險。
EXW意味著賣方承擔最小的風險
DDP（貨到付款）
賣方責任最大。賣方承擔運輸過程中所有的費用和風險，
直到貨物送到買方手中

61. 全球採購─單據(1)
運輸單據
TIR（國際公路運輸協定）
ATA（航空運輸協會）
TREM卡
CMR（貨物運輸路線公約）發貨單
CIM托運單
匯票
信用證

62. 全球採購─單據(2)
提貨單有下列三種作用
貨物海運的承運人收據
租船貨運合同的證據（如它包括承運人的合同條款，
這些條款寫在其後面）
貨物名稱的文件