1. Processus Achats
Responsabilités & Mesure de la Performance
22 Avril 2009
Processus Achats : Responsabilités & Mesure de la Performance 1

2. •Présenter par: Service achats IT & ENG
Agenda •Jean Yves KONAN
Objectifs & Objectifs & Missions
Missions
• Rappel de l’évolution de la conception de la fonction achats
Responsabilités
• Objectifs
Mesure de la • Missions
Performance
Cas pratique
Responsabilités
• Générales
Conclusion • Au niveau du processus
Mesure de la performance
•Qu’est-ce que la performance & pourquoi la mesurer?
•Quels sont les indicateurs de mesure de la performance?
•Le tableau de bord
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3. Rappel de l’évolution de la conception de la fonction achats
•1950. Période de pénurie, la production est prioritaire :
La fonction Achat uniquement se procurer à l'extérieur ce que l'entreprise ne produisait pas, pour que la production ne soit
pas perturbée.
Agenda
•1960. Période d'abondance, la vente devient prioritaire, la production est diversifiée.
La fonction Achat perd de son importance, mais elle continue de négocier au meilleur prix.
Objectifs &
•1970. Économie de concurrence, le contrôle de gestion prend de l’importance :
Missions la fonction Achat doit participer à la réduction des coûts, elle a une mission technique de connaissance des processus de
production amont (des fournisseurs).
Responsabilités
•1980. Économie de compétitivité, le développement de produits nouveaux de qualité est stratégique.
Mesure de la La fonction Achat fait participer les fournisseurs. La part de produits achetés progresse (les entreprises sous-traitent, se
Performance "désintègrent", retrouvent leur coeur de métier).
Acheteurs & Fournisseurs "partenaires".
Cas pratique
Objectifs
Conclusion
• Baisser les coûts de revient
• Améliorer la qualité des produits/services
• Réduire les stocks et les délais
Missions
•CT ==> Procurer les produits demandés, conformes en quantité, qualité et délai avec
niveau de service et sécurité d'approvisionnement.
•LT ==> Informer l'entreprise des modifications du marché amont, menaces et
opportunités, et faire des propositions.
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4. DEFIT DES ENTREPRISES AUJOURDH’HUI
Le plus gros défit auquel sont confrontées les entreprises aujourd’hui est de
Agenda trouver des professionnels de talents capables de développer des stratégies
Achat dont les objectifs s’alignent sur la stratégie globale de l’entreprise.
RESPONSABILITES GENERALES
Objectifs &
Missions
DONNER LA VISION
Responsabilités
Mesure de la
Performance un pré-requis est d’énoncer clairement où vont les Achats.
Les Achats ont besoin de professionnels comprenant pleinement le modèle
Cas pratique de performance de l’entreprise et capables de déterminer et d’expliquer
clairement à un public hétérogène la valeur ajoutée que les Achats offrent à
Conclusion leur entreprise.
UN ETAT D’ESPRIT
les Achats ont également besoin de professionnels capables de s’approprier
de nouvelles approches et de nouveaux outils mais surtout avec l’ouverture
d’esprit et la diplomatie nécessaires pour faire accepter que les façons
traditionnelles de fonctionner ne sont pas forcément les meilleures...
L’acheteur est un acteur du changement.
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5. OUTILS & METHODES
la plupart des entreprises ont un réel besoin d’harmonisation des outils et
Agenda techniques à une échelle multi-sites. Ces techniques s’appliquent dans le
cadre de méthodes et programmes communément reconnus et utilisés par
RESPONSABILITES GENERALES
Objectifs & toute la population Achat. Ces outils de gestion propres à une catégorie
Missions d’achat donnée, permettent à chaque acheteur d’utiliser les mêmes
procédés pour analyser les besoins, évaluer et rationaliser les fournisseurs
Responsabilités
et développer une stratégie Achat en ligne avec les objectifs de l’entreprise.
Mesure de la
Performance Les acheteurs doivent également savoir décomposer les coûts et mettre en
place des plans de réductions de coûts avec les fournisseurs.
Cas pratique Le développement des relations fournisseurs est une composante
quotidienne du travail des acheteurs. Ce travail permet l’amélioration
Conclusion continue des performances des fournisseurs en termes de qualité, services,
innovation, temps de cycle, tout en luttant continuellement contre les
surcoûts.
Un autre ingrédient vital dans une équipe Achat est le leadership. Dans des
environnements devenus multi-sites et multi-culturel, ces qualités de
leadership, de communication et de charisme sont devenues plus
nécessaires que jamais.
L’équipe Achat doit être composée de différents types de profils qui se
complètent les uns les autres, tant par les rôles et responsabilités que par la
personnalité et le style de management…
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6. Besoin Demandeur
Cahier de charges Demandeur / équipe projet
Finance / Validation
budget
Agenda
Proc.
Recherche
Objectifs &
Missions oui non Démarche
(Site Internet, Annuaire …)
Responsabilités
AU NIVEAU DU PROCESSUS
Mesure de la
Performance
Etude des
Cas pratique Propositions
Négociation Workflows,analyse, signatures, …
Conclusion
Validation - BC
Suivi de livraison Suivi de livraison
import locale
Réception
Contrôle
Litiges non oui non Litiges
Livraison
Facturation
Paiement
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7. Qu’est-ce que la performance & pourquoi la mesurer?
Qu’est ce que la performance ?
Agenda Au sens étymologique, PERFORMANCE = RESULTAT
Cependant, il convient (faut) toujours de l’associer aux moyens mis en
œuvre, développés pour sa réalisation afin de l’apprécier au sens de
MESURE DE LA PERFORMANCE
Objectifs &
Missions l’EFFICACITÉ.
Responsabilités
Pourquoi mesurer la performance des achats ?
Mesure de la Aujourd’hui, les achats (maillon essentiel de la Supply Chain Management)
Performance sont devenus une fonction stratégique dans les entreprises, source de
valeur ajoutée et d’économie de sorte que certains spécialistes n’hésitent
Cas pratique
plus à déclarer que les achats font la MARGE et les ventes, le CHIFFRE
D’AFFAIRES.
Conclusion En effet, avec un poids qui peut représenter jusqu’à 70% du CA (Moyenne
de 68% en France en 2006), l’efficacité des achats est indispensable pour
améliorer la rentabilité de l’entreprise.
Il est fondamental de pouvoir mesurer cette performance (efficacité) pour au
moins 3 raisons :
Savoir ou l’on se situe : faire l’état des lieux et le mettre en perspectives avec
la dimension temps
Savoir où l’on doit aller : Évaluer les points forts et les points à améliorer,
définir et prioriser les actions et valoriser les objectifs
Évaluer des écarts : Situation avant / après, cela aurait coûté / cela coûte,
Niveau objectif / Niveau atteint
SI L’ON MESURE LA PERFORMANCE, C’EST POUR AGIR.
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8. Quels sont les indicateurs de mesure de la performance
La performance des achats dans le contexte actuel de changements rapides
Agenda et de concurrence exacerbée (cas de la téléphonie en CI) n’est pas
uniquement financière (donc à évaluer uniquement à partir d’indicateurs
financiers). Il est fortement recommandé de décliner la performance sous
MESURE DE LA PERFORMANCE
Objectifs &
Missions toutes ses formes afin de prendre les meilleurs décisions et ne plus se
limiter à ne mesurer que la performance financière.
Responsabilités
Pour performer, réussir, les entreprises déterminent leurs objectifs et les
Mesure de la indicateurs qui en résultent, et les suivent au travers de tableau de bord.
Performance
Des spécialistes, comme Robert KOPLAN et David NORTON (concepteurs
Cas pratique du tableau de bord équilibré ou prospectif), proposent de décliner les
indicateurs de la performance en 4 axes :
Conclusion
L’axe financier
Ex indicateurs :
Économies ou gains réalisées (achats récurrents : gain par rapport au dernier
prix – achats non-récurrents : écart entre prix payé et meilleure offre
techniquement acceptable)
Réduction du coût des achats par rapport à l’année écoulée
L’axe client
Ex indicateurs :
Satisfaction des clients internes
Délais de livraison
Qualité du matériel livré (réduction des retours, des plaintes)
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9. Le processus interne
Ex indicateurs :
Respect des procédures
Agenda Maîtrise du processus achat
Mainmise des équipes achats sur les achats réalisés dans l’entreprise (plus
les commandes à tous les niveaux sont maîtrisées par les achats, meilleure
MESURE DE LA PERFORMANCE
Objectifs &
sera la performance globale)
Missions
Progression et importance de la fonction achats
Responsabilités Suivi du panel fournisseurs (méthode ABC)
Mesure de la
Performance
L’apprentissage organisation
Cas pratique Ex indicateurs :
La progression des méthodes de travail (avec la professionnalisation des
acheteurs, les gains seront automatiquement au rendez-vous
Conclusion Formation des acheteurs
Il faut cependant noter que les indicateurs doivent être mis en place
progressivement, selon le niveau de développement de la fonction et le
degré de prise en charge des achats par l’ensemble de l’organisation. En la
matière, la règle d’or, c’est de rester simple. Il ne faut pas noyer les équipes
sous pléthores d’indicateurs, pas plus d’une douzaine pour les uns, 4 à 5
pour les autres, qui doivent changer régulièrement quand les objectifs visés
sont atteints.
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10. Le tableau de bord
Agenda
Le tableau de bord est un outil de management débouchant sur la prise de
MESURE DE LA PERFORMANCE
Objectifs & décisions stratégiques.
Missions
Responsabilités
Mesure de la
Performance L’intérêt du tableau de bord :
Outil de pilotage
Cas pratique Outil de communication
Outil de gestion
Conclusion Outil de reconnaissance et de motivation
Les règles du tableau de bord
La convivialité
La simplicité
La pertinence
Les objectifs
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11. 02 x E1 full circuit capacity SAT3 ABIDJAN-SESSIMBRA
Agenda
Lease of Bandwitch of 2E1 from Abidjan to Sessimbra included maintenance
CAS PRATIQUE D’UN ACHAT TECH
Objectifs &
Missions Consultation : durée min du contrat 3 ans
Responsabilités
CI Telecom (installation = 10 M + redevance mensuel = 11.8 M)
Mesure de la -Délai de réalisation : 45 jours
Performance -Modalité de règlement : 100% (21.8 M) + 3 mois de caution (35.4 M) = 57.2M
Cas pratique Alink Telecom (installation = 5.750 M + redevance mensuel = 13.110 M)
-Délai de réalisation : 35 jours
Conclusion -Modalité de règlement : 100% (18.860 M)
Résolution du problème : après 1 an d’exécution du contrat
Démonstration
•CI Telecom ( 11.8 M * 12 = 141.6 M)
•Alink Telecom ( 13.110 M * 12 = 157.32 M)
===> 157.32 M – 141.6 M = 15.72 M ( économie réalisée)
Objectif
•CI Telecom : installation = 10 M
•Alink Telecom : installation = 5.75 M
===> 15.72 M (ER) – 10 M (CIT) = 5.72 M ~ 5.75 M (AT)
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12. Processus Achats
Agenda
Responsabilités & Mesure de la Performance
Objectifs &
Missions
Responsabilités
Mesure de la
Facteurs de réussite
Performance (outils et procédures)
Cas pratique • adaptation aux besoins
• organisation et structure
Conclusion • simplicité, ergonomie
• flexibilité, évolutivité
Conditions pour arriver aux objectifs
• former, informer
• motiver
• inciter
• mesurer, contrôler
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