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TOTVS CAAS – Ambiente Colaborativo de Compras

                    São Paulo, 04 de novembro de 2009
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                                              2
3
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                                                      • Quanto tempo o time de          • É possível medir a redução de
                • Temos certeza que o fornecedor      compras se dedica às atividades   custo de aquisição dos materiais
                recebeu o pedido?                     estratégicas?                     por categoria de compras?
 Necessidades




                • Como ter garantias que o            • Temos como medir o tempo        • Estamos conseguindo tempo
                fornecedor entendeu exatamente        gasto em cada etapa do processo   para desenvolver novos
                as condições do pedido?               de compras e na comunicação com   fornecedores visando redução de
                                                      os fornecedores?                  custos e melhoria no nível de
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                • É possível avaliar se as cotações
                estão “viciadas”, ou seja, estamos    • Conseguimos identificar
                cotando e comprando com os            oportunidades para transformar    • Quantos TPs anuais são
                mesmos fornecedores?                  algumas compras spots em          realizadas por categoria de
                                                      contratos de fornecimento?        materiais?

Causas
4
                                               Operação

No macro processo de compras a atividade de cotações é o maior tomador de tempo


     Macro Processo de Compras

       Requisição           Aprovação         Cotação             Compra         Pagamento

                 Usuários                            Área de Compras              Contas a Pagar




                                        60%    54%
     Dentro do macro processo de
     compras, as cotações são           50%
     responsáveis por 54% do tempo
                                        40%
     gasto no processo de compras
                                                          28%
                                        30%

                                        20%
                                                                       8%   8%
                                        10%
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                                        0%




                                                                                    Fonte: WEBB
5
                                   Visibilidade

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6
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As atividades operacionais eliminam tempo para atividades estratégicas que visam
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Compras Colaborativa Webb Totvs

  • 1. TOTVS CAAS – Ambiente Colaborativo de Compras São Paulo, 04 de novembro de 2009
  • 2. Agenda DESAFIO: SOLUÇÃO PARA GESTÃO DE SUPRIMENTOS PARCERIA A SOLUÇÃO PROPOSTA ARQUITETURA E INTEGRAÇÃO COM ERP RESULTADOS ESPERADOS METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO 2
  • 3. 3 Desafios Gestão de Suprimentos Desenvolver uma solução para as principais dificuldades da área de suprimentos Pilares Operação Visibilidade Redução de Custos • Quanto tempo o time de • É possível medir a redução de • Temos certeza que o fornecedor compras se dedica às atividades custo de aquisição dos materiais recebeu o pedido? estratégicas? por categoria de compras? Necessidades • Como ter garantias que o • Temos como medir o tempo • Estamos conseguindo tempo fornecedor entendeu exatamente gasto em cada etapa do processo para desenvolver novos as condições do pedido? de compras e na comunicação com fornecedores visando redução de os fornecedores? custos e melhoria no nível de serviços? • É possível avaliar se as cotações estão “viciadas”, ou seja, estamos • Conseguimos identificar cotando e comprando com os oportunidades para transformar • Quantos TPs anuais são mesmos fornecedores? algumas compras spots em realizadas por categoria de contratos de fornecimento? materiais? Causas
  • 4. 4 Operação No macro processo de compras a atividade de cotações é o maior tomador de tempo Macro Processo de Compras Requisição Aprovação Cotação Compra Pagamento Usuários Área de Compras Contas a Pagar 60% 54% Dentro do macro processo de compras, as cotações são 50% responsáveis por 54% do tempo 40% gasto no processo de compras 28% 30% 20% 8% 8% 10% 2% 0% Fonte: WEBB
  • 5. 5 Visibilidade As tomadas de preços por diferentes canais de comunicação impede a geração de dados operacionais que forneçam informações ao gestor Comunidade de Fornecedores Comprador
  • 6. 6 Redução de Custos As atividades operacionais eliminam tempo para atividades estratégicas que visam redução do custo Comunidade de Compradores Fornecedores
  • 7. 7 Parceria Atividades Principais Breve Histórico A TOTVS fornece ao mercado soluções + 9 anos de experiência, suportando com sucesso administrativas, sistêmicas, de processos, de iniciativas de empresas líderes de vários desempenho e de infra-estrutura, em seis ramos segmentos da indústria; de negócios: software, tecnologia, BPO, consultoria, infra-estrutura e educação a Portfólio completo em Suprimentos e Logística, distância, que garantem maior competitividade e abrangendo desde o diagnostico até a permite a cada cliente focar em sua atividade-fim implantação e operação das iniciativas; A TOTVS é uma empresa de software, inovação, Prestação de serviços otimizada por uma Central relacionamento e suporte à gestão. Sua atividade de Operações que garante melhores práticas, principal é o desenvolvimento de software, ganho de escala e auditabilidade (SAS 70-II); complementada com modelo expandido de negócios. É líder absoluta no Brasil tendo + 450 profissionais com ampla experiência e alcançado 38,03% de share de mercado. É a 9ª enfoque prático na abordagem e captura maior empresa de ERP do mundo e 1ª sediada em das oportunidades; países emergentes. Possui atualmente uma carteira com mais de 22.900 clientes ativos e Foco na geração efetiva de valor, garantido pelo conta com o apoio de quase nove mil compartilhamento de riscos e beneficios com participantes. seus clientes.
  • 8. 8 A Solução Proposta Trata-se de uma solução de E-procurement nativo dos ERPs TOTVS com uma camada de serviços associados e informações gerenciais Compradores Ambiente Colaborativo de Compras Mercado Profissionais Fornecedor Informações Gerenciais Relatórios Indicadores de Melhorias específicos performance constantes Serviços Associados Follow up: cotação On Boarding de Treinamento e Monitoramento e pedido fornecedores G. da mudança de exceções Produtos Base adicional de Produtos Integrados fornecedores
  • 9. 9 A Solução Proposta O produto suporta a efetiva otimização do processo de cotações e permite a maximização dos resultados Macro Processo de Compras CENÁRIO ATUAL Requisição Aprovação Cotação Compra Pagamento Comprador Faz follow up Recebe Define Gera e envia Recebe Toma com requisições estratégia cotações cotações decisão fornecedores Macro Processo de Compras com o Portal de Compras CAAS CENÁRIO FUTURO Requisição Aprovação Cotação Compra Pagamento Comprador Faz follow up Recebe Define Gera e envia Recebe Toma com requisições estratégia cotações cotações decisão fornecedores Ambiente Colaborativo Entende Faz follow up Recebe cotações com cotações dos de Compras disparadas fornecedores fornecedores
  • 10. 10 Arquitetura e Integração AMBIENTE COLABORATIVO DE COMPRAS Integração Integração ERP TOTVS – Portal Portal - Fornecedores Usuários Fornecedores Solicitação de compras Cotação Pedido Conexão segura
  • 11. 11 Resultados Esperados Nossa experiência mostra que a automação do processo de cotação reduz em até 60% as atividades operacionais e em até 9% o custo dos materiais/serviços Ganhos do Projeto • Otimização de processos e visibilidade à informações • Redução do ciclo de compras • Liberação de tempo dos compradores • Maior eficiência nas negociações com fornecedores • Diminuição do lead-time do processo de compra • Maior transparência na divulgação de informações para clientes, fornecedores, investidores e sociedade em geral Case
  • 12. 12 Metodologia de Implantação O Portal de Compras demanda 3 etapas para implementação 1 - Integrar base de dados 2 - Criar acessos e preparar o 3 - Operacionalizar junto à Cliente - Portal de Compras Ambiente comunidade Atividades Principais Atividades Principais Atividades Principais Inclusão dos dados cadastrais na base Definir perfis de acessos dos usuários Estabelecimento de conectividade de dados do Portal de Compras entre os ambientes Definir estrutura organizacional Atualização das rotinas do processo espelho do Protheus Adesão e treinamento de de suprimentos do Protheus para fornecedores e usuários integração aos serviços do Portal de Validar sincronia entre Protheus e Compras Ambiente de Negócio TOTVS CAAS Operação assistida para grupo inicial e extensão da operação para toda a Definição de conectividade entre comunidade (categorias e Protheus e Portal de Compras fornecedores) Cronograma de Implementação – 30 dias 15 dias Integrar base de dados 1 10 dias Criar acessos e preparar Ambiente 2 5 dias Operacionalizar 3
  • 13. 13 Contatos André Adedo adedo@totvs.com.br Carlos Mattos carlos.mattos@webb.com.br
  • 14. Resumo Executivo Cliente Empresa do setor de siderurgia com atuação global e faturamento superior a 1 bilhão de reais Alavancas de Valor CASE • Número de FTE evitados..................................................................................... 24 • Aumento na eficiência do comprador................................................................ 83% • Redução no tempo médio de resposta de cotações......................................... 75% • Aumento médio de respostas de cotações........................................................ 70% Resultado Itens de Pedidos Aprovados / FTE Eficiência do Comprador 100000 84182 83,6 % 80000 65025 68825 54167 60000 36356 40000 1580 2902 PAs PAs 20000 23 25 28 31 29 0 Produtividade Produtividade 2003 2004 2005 2006 2007 2003 2007 PO´s Buyers
  • 15. 15 Visibilidade Pedidos por Status Gasto por Categoria Fornecedores Vencedores Lista de Solicitações de Cotações