1.
Enhetlig informasjon til studenter Juli 2008 - juli 2009

2.
STYRINGSGRUPPEN Leder: Ingvild Straume Mørland, KOIS Informasjonsdirektør Kari Aamli Avdelingsdirektør Heidrun Hole, EST Seniorrådgiver Ewelyn Jordal, HF Kontorsjef Ken Henry Hyttemoen, SAM REFERANSEGRUPPEN - 12 deltakere Representanter fra Studieseksjonen, Avdelingene, Læringssenteret, Informasjonstjenesten , IT-seksjonen og nestleder i Studentparlamentet PROSJEKTGRUPPEN Leder: Rådgiver Asta Kristiansen Infomedarb. Janne Veirud, KOIS Rådg. Vibeke Seland Ramm, LUI Førstekons. Andreas H. Sørlie, IU Info. kons. Marit Christiansen, SU Leder Stud.parl. Anna Wergeland

3.
Bakgrunn for prosjektet <ul><li>Studentene får studieadministrativ informasjon fra ulike avsendere og gjennom flere kanaler. </li></ul><ul><li>Avsendere </li></ul><ul><li>Studieseksjonen </li></ul><ul><li>Studieadministrasjonen ved avdelingene </li></ul><ul><li>Faglig tilsatte </li></ul>

4.
Hovedkanaler for informasjon på HiO-veven <ul><li>Den sentrale ”For studenter”- portalen </li></ul><ul><li>Avdelingenes egne ”For studenter” sider </li></ul><ul><li>Læringsstøttesystemet Fronter </li></ul><ul><li>Studentweb </li></ul><ul><li>E-post </li></ul>

5.
Prosjektets hovedmål <ul><li>Utvikle ett organisatorisk og redaksjonelt system for informasjon som sikrer målrettet, enhetlig og kvalitetssikret informasjon til studentene på HiO-veven </li></ul>

6.
Målgruppe <ul><li>Primært faktiske studenter dvs. studenter på bachelor- og mastergradsnivå samt studenter på videreutdanninger </li></ul><ul><li>Sekundært potensielle studenter </li></ul>

7.
Hva har vi gjort? <ul><li>Intervjuet Fronter superbrukere og vevredaktør ved HiO Kartlagt struktur, innhold og bruk i utvalgte fronter-rom på alle avdelinger </li></ul><ul><li>Gjennomgang av ”Håndbok for administrative prosedyrer for Høgskolen i Oslo” </li></ul>

8.
<ul><li>Innhentet erfaringer fra andre høgskoler og universiteter nasjonalt og internasjonalt i forhold til prosjektets målsetninger </li></ul><ul><li>Informasjon på engelsk </li></ul><ul><li>Analyse av ”For studenter ”- vevsider </li></ul><ul><li>Gjennomført en brukerundersøkelse blant studentene </li></ul>

9.
Spørreundersøkelsen <ul><li>Sendt ut til 11926 studenter </li></ul><ul><li>Alle, med unntak av studenter ved etterutdanninger </li></ul><ul><li>Svarprosent på 2224 (18,6%) </li></ul><ul><li>Førsteårsstudentene har størst svaroppslutning </li></ul>

10.
Hva bruker studentene HiO-veven til? 1 Port til Fronter/e-post 2 Lese HiO-nytt 3 Følge med på hva som skjer på HiO 4 Følge med på hva som skjer på avdelingen min 5 Finne informasjon om studier i utlandet 6 Finne fagplaner/studieplaner/undervisningsplaner/timeplaner 7 Port til Læringssenteret 8 Finne informasjon fra OAS (studentsamskipnaden) 9 Annet

11.
Analyse av nåsituasjonen <ul><li>Ca 90 % kjenner til den sentrale mens 70 % kjenner til avdelingens For studenter sider. </li></ul><ul><li>29 % av de som kjenner til avdelingens For studenter side synes ikke den er lett å finne. </li></ul><ul><li>Fritekst svarene viser at de fleste studenter synes sidene har vanskelig struktur. </li></ul>

12.
Resultater fra studentundersøkelsen <ul><li>Studentene beskriver usikkerhet rundt hvilken informasjonskanal som blir brukt til ulik type informasjon </li></ul><ul><li>Studentene må innom en rekke steder/kanaler for å være sikre på at de ikke går glipp av informasjon </li></ul><ul><li>Rapporterer om dobbeltinformasjon </li></ul><ul><li>Mange ønsker å få alt samlet på ett sted </li></ul>

13.
Konklusjon <ul><li>Lite brukervennlig </li></ul><ul><li>Stor fare for feilinformasjon </li></ul><ul><li>Dobbeltbehandling av informasjon </li></ul><ul><li>Ressurskrevende pga. manglende system </li></ul><ul><li>Undersøkelsen bekrefter at det er nødvendig å rydde i strukturen mellom for studenter sentralt og på avdelingsnivå </li></ul>

14.
Utvikling av portalløsning <ul><li>Studentportal = en nettside som fungerer som inngang til en rekke andre sider innen studie- og studieadministrativ informasjon rettet mot studenter og potensielle studenter på bachelor- og mastergradsnivå og på videreutdanninger </li></ul><ul><li>En felles forside ”For studenter” </li></ul><ul><li>Lik struktur/innhold på avdelingenes emnesider </li></ul><ul><li>Sentral og avdelingsvis informasjon samles ett sted. </li></ul>

15.
Portal ”For studenter” HiO veven Enheter For studenter ”For studenter” Velg avdeling SU , LUI,SAM,EST, JBI,IU, HF,SPS Studentliv OAS, Studentparlamentet, m.m. For LUI studenter Eksamen Praksis ------------- ----------- Studentliv LUI eksamen sentral + avdeling LUi –emne sentral + avdeling LUI –emne sentral + avdeling Avdeling for lærerutdanning og internasjonale studier (LUI) Velg enhet

16.
Prosjektgruppens definering av kanalene, når “For studenter” gjøres om til portal.

17.
Ansvarskart <ul><li>Overordnet ansvar: Studieseksjonen, vevredaktør ved KOIS </li></ul><ul><li>Teknisk vevansvarlig (eZ): IT-seksjonen </li></ul><ul><li>Ansvar ved avdelingene og SPS: Ansvarlig avdelingsredaktør </li></ul>

18.
Distribuert eierskap som betyr at oppdatering og oppfølging skal skje så nært kilden som mulig <ul><li>Kontorene i Studieseksjonen, avdelingene og SPS er selv ansvarlige for løpende oppdateringer og oppfølging av informasjon fra deres respektive avdelinger. </li></ul><ul><li>Minimumskrav: alle studieadministrative sider i portalen skal oppdateres før semesterstart. </li></ul><ul><li>Koordinering av arbeidet Nettverk bestående av representanter fra Studieseksjonen, avd. og SPS. Ledes av vevredaktør ved KOIS. Innkalles ca. 1-2 ganger i semesteret. </li></ul>

19.
<ul><ul><ul><li> </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li> Vevredaktør </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>KOIS </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li> Representanter </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li> fra avdelingene, SPS og </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>studieseksjonen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Team Team Team </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li> innholdsleverandører </li></ul></ul></ul>

20.
Medlemmer i nettverket <ul><li>Asta Kristiansen (SSEK, KOIS) </li></ul><ul><li>Kristin Oddstøl (SSEK,IK) </li></ul><ul><li>Kristine Kvamme (SSEK,SEK) </li></ul><ul><li>Ewelyn Jordal (HF) </li></ul><ul><li>Marit Christiansen (SU) </li></ul><ul><li>Kjersti Lassen (SPS) </li></ul><ul><li>Åshild Losnegard (JBI) </li></ul><ul><li>Alisher Artykov (SAM) </li></ul><ul><li>Katarina Witek (IU) </li></ul><ul><li>Elisabeth Schjønsby (EST) </li></ul><ul><li>Vibeke Seland Ramm (LUI) </li></ul><ul><li>Inger Marie Strand (LUI) </li></ul>

21.
Veien frem til portal <ul><li>Mai </li></ul><ul><li>Mandag 11. mai kl. 09.00-12.00 Informasjon og opplæring i nettverket </li></ul><ul><li>Workshop resten av uken, hver dag mellom kl. 09.00-15.00 . Medlemmer fra prosjektgruppen tilstede. </li></ul><ul><li>Fredag 29. mai kl. 12 Statusmøte i nettverket, erfaringer så langt </li></ul>

22.
Veien frem til portal <ul><li>Juni (og juli) </li></ul><ul><li>Testing og kvalitetssikring av innholdet </li></ul><ul><li>August </li></ul><ul><li>Portal ”For studenter” lanseres på HiO veven – HURRA!! </li></ul>