1. FONDO FIJO DE CAJA CHICA
TRATAMIENTO CONTABLE
El Fondo Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la
emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.
Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar
ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.
EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.- Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero
dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al
contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija
de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las
operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos
autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuenta no es
recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica, y
esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o
totalmente de estos fondos, así sucesivamente.
EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:
a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de
menor cuantía.
- Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiquín
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y periódicos
- Envíos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefónicas
- Gastos de servicios de limpieza
- Gastos de artículos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente.
- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.
b).- Este tipo de gastos se efectúa el pago en efectivo.
c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando para un
formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos.
La Caja Chica es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un
empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el
sistema de fondo fijo, el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que
no es conveniente pagarlos con chequera.
2. ASPECTO TECNICO
La Caja Chica está designada para los gastos menores y urgentes diarios de la Empresa, tales
como: Útiles de oficina, de Limpieza, compra de útiles de Botiquín y Medicamentos, Diarios
Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono, fletes embalajes, otros gastos menudos y
urgentes no programados.
El Importe del Fondo Fijo es renovable, se liquida lo que se gasta y se reembolsa automáticamente
por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con el monto fijado según el
memorándum, por eso se llama fondo fijo.
El Fondo Fijo estará a cargo de un custodio, este fondo debe ser cuidado celosamente su
utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos de la empresa. Dinero de curso legal.
Exclusivamente para fines de la empresa.
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizar por caja chica. Los que excedan
dicho límite, se deberán pagar con cheques.
Esta cuenta solo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su
eliminación.
La unidad de teoría podrá girar cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para
el fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en
dicho periodo.
La reposición del monto del fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se haya gastado
como máximo 75% del monto asignado y será equivalente a la rendición sustentada con los
documentados debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa y
calificación por el gerente o jefe inmediato, respecto de los conceptos pagados de lo cual deberá
dejarse evidencia en el Libro Caja Chica y en el comprobante de pago. y/o relación de gastos
pagados.
Debe haber una sola persona responsable de caja chica. Fidelidad del personal que aplique las
políticas de la empresa.
La persona responsable de la caja chica. Fidelidad del personal que aplique las políticas de la
empresa.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni los Cobros, ni
a la Caja Principal.
A la reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifiquen en los
comprobantes pagados por caja chica.
Los comprobantes tienen que ser numerados correlativamente como control interno, todos los
documentos de egreso deberán ser aprobados previamente por otra persona autorizada y
especificarán en cifras y letras, el monto pagado.
Fondo Fijo de Caja Chica
3. MODELO DE CUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL
DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
ASPECTOS GENERALES
1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos fondos tienen
por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el
desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dinero en efectivo,
establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar el uso del
dinero en efectivo.
1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo, reembolsable
en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos
menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos con Cheques.
1.3 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Oficina Financiera en coordinación
con el Departamento de Tesorería y serán acordados bajos criterios que permitan su uso racional y
práctico. Los gastos deben estar dirigidos prioritariamente a las compras de bienes y servicios para
el normal desempeño operativo y administrativo de la empresa.
1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante.
1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designará al
responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puede ser
cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.
a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia respectiva.
b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia financiera,
con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente.
Como mecanismo de control, se recomienda hacer arqueos de caja periódicos y sorpresivos,
dejándose una constancia escrita, la cual debe ser firmada por el encargado y por la persona
responsable del arqueo por disposición del gerente financiero o el administrador o contador, según
el conducto regular. El error en el manejo de Caja Chica puede ocasionarse al final de operación
un sobrante o faltante que es necesario revisar antes de pasar dichos documentos al Cajero o al
Contador para su reposición de esta manera evitar errores en las operaciones de cierre.
El documento que se atienda en forma provisional deberá ser liquidado dentro de las 48 horas
siguientes del desembolso. La persona que tenga pendiente una rendición no podrá realizar nuevo
requerimiento del fondo fijo hasta que efectué la liquidación correspondiente.
Cualquier anomalía que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de administración y
finanzas.
Fondo Fijo de Caja Chica
4. En ambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la
Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido
conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la
Empresa.
1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El
responsable está en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice
plenamente y sin contratiempos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los dineros sobrantes
serán inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de dinero deben ser
reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la Caja Chica.
1.7 La omisión o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algún encargado,
será motivo suficiente para la suspensión temporal o definida de la custodia y administración de la
Caja Chica.
1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondos de caja chica, se realizará el
arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de Caja se depositará de inmediato a
favor de la empresa. Los egresos efectuados se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva.
1.9 Es responsabilidad del custodio del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento de la presente
normativa.
2. PROHIBICIONES
2.1 No pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderías, activos fijos,
materiales o suministros, cuando:
2.1.1 Su valor sobrepase los límites autorizados por la administración.
2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato Finanzas o al Gerente Financiero para la
acción correctiva.
2.1.3 Se trate de mercancías de existencia normal en el almacén de la proveeduría
de la empresa.
2.2 El custodio de caja chica, no podrá aceptar ni tramitar compras o servicios fraccionados, que
traten de eludir lo dispuesto en el artículo 2.1 del presente reglamento.
2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobemos dudosa, a lápiz con tachaduras, roturas,
borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden poner en duda su legitimidad.
2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier
aclaración se podrá hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante.
2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan
ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido
mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan ninguna
relación con el fondo.
Fondo Fijo de Caja Chica
5. 2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizar operaciones distintas a las que se
destinan dichos fondos.
2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por las
normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes en la empresa, el o los funcionarios
responsables, deberán reintegrar el monto erogado.
3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
3.1 Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar el adelanto (Vale)
3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el
visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.
3.3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser
diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse
en otras compras no especificadas en el adelantado.
Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el Vale o
Adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente
ante el custodio de la caja chica.
3.4 Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica esté debidamente respaldado con
la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados;
como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, importes y fechas de
cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de
recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y
salida respectiva.
3.5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagará con el fondo de Caja Chica,
en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la
Gerencia General.
3.6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la
autorización del Gerente General.
3.7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. de Auditoría interna de
control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.
REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA
1.1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizará oportunamente previa documentación
sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma
igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de
Caja Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de
acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.
1.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados
correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un
libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.
Fondo Fijo de Caja Chica
6. 1.3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los
documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del
Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta
solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica.
1.4 El Departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos
sustentatorios y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el
Departamento de Tesorería a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.
1.5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha
en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán
ser mayores al asignado.
1.6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del
cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.
DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO
Se realizarán arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto
asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo requieran y estará a
cargo de la Oficina de Auditoría Interna y el departamento de Tesorería.
Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Área y de la
Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.
Fondo Fijo de Caja Chica
