Como criar um plano de continuidade de negócios

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Um Plano de Continuidade de Negócios (PCN) é o seguro mais barato que qualquer empresa pode ter (Especialmente em pequenas empresas, sendo de custo virtualmente inexistente). Ele detalha como os empregados se manterão em contato e continuarão em seus trabalhos em caso de desastres ou emergências, como um incêndio no escritório. Infelizmente, muitas empresas jamais agendam um momento para desenvolver tal plano.

Aqui você verá alguns passos e considerações sugeridos, de maneira abreviada, para que pequenas empresas criem um PCN que aumentará suas chances de continuarem as operações durante ou após desastres significativos. Este artigo não abrange o desenvolvimento de um PCN para
empresas maiores.

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Como criar um plano de continuidade de negócios

  1. 1. Como Criar um Plano de Continuidade de Negócios Um Plano de Continuidade de Negócios (PCN) é o seguro mais barato que qualquer empresa pode ter (Especialmente em pequenas empresas, sendo de custo virtualmente inexistente). Ele detalha como os empregados se manterão em contato e continuarão em seus trabalhos em caso de desastres ou emergências, como um incêndio no escritório. Infelizmente, muitas empresas jamais agendam um momento para desenvolver tal plano. Aqui você verá alguns passos e considerações sugeridos, de maneira abreviada, para que pequenas empresas criem um PCN que aumentará suas chances de continuarem as operações durante ou após desastres significativos. Este artigo não abrange o desenvolvimento de um PCN para empresas maiores. Os Planos de Continuidade de Negócios são mencionados ocasionalmente como Planos de Recuperação de Desastres, e os dois têm muito em comum. Porém, um PRD tem como foco a recuperação após um desastre, enquanto que o PCN mostra como continuar a fazer negócios até que essa recuperação esteja completa. Ambos são muito importantes e normalmente são fundidos, gerando um documento único e extremamente conveniente. Passos 1 Documente funcionários internos fundamentais e apoiadores. Essas são as pessoas que preenchem posições sem as quais seu negócio não poderia funcionar – faça uma lista tão grande quanto necessário, mas prefira ser econômica. Considere quais funções são criticamente necessárias diariamente. Pense sobre quem preenche essas posições quando o chefe primário está de férias. Faça uma lista contendo todos esses indivíduos e preencha-a com informações de contato, incluindo: telefone de negócios; telefone de casa; celular; pager; email de negócios; e-mail pessoal; e qualquer outro meio possível de entrar em contato com eles em situações de emergência, onde comunicações normais poderiam se encontrar indisponíveis. Maquina de Recorte em 12x ChinaLink.com.br/maquinas_recorte Pronta entrega no Brasil, envio já! A3, 72cm e 135cm com ótimos preços 2 Identifique quem pode se telecomunicar. Algumas pessoas em sua empresa poderiam ser perfeitamente capazes de conduzir negócios através de um escritório instalado nos próprios lares. Descubra quem pode fazer isso e quem não pode. Você pode considerar assegurar que seu pessoal crítico (identificado no Passo 1) consiga se telecomunicar completamente caso necessário. 3 Documente contatos externos. Se você possui vendedores ou contratantes críticos, crie uma lista de contatos especiais que inclua a descrição da empresa (ou
  2. 2. indivíduo) e qualquer informação absolutamente crítica sobre eles, incluindo contatos pessoais e informações vitais. Inclua na sua lista pessoas como advogados, banqueiros, consultores... qualquer um que tenha de ser chamado em caso de problemas operacionais diversos. Não se esqueça de empresas úteis e escritórios municipais e comunitários (polícia, bombeiros, saneamento, hospitais) e dos Correios! 4 Documente equipamentos críticos. Computadores Pessoais normalmente contêm informações críticas (você tem um backup guardado consigo, não é?). Alguns negócios mal conseguem funcionar direito após algumas horas sem um fax. Você confia muito na sua máquina de xérox? É preciso ter alguma impressora especial? Não se esqueça de programas – que normalmente seriam considerados equipamentos críticos, especialmente em se tratando de programas especializados ou insubstituíveis. 5 Identifique documentos críticos. Artigos de incorporação, documentos legais, contas de utilidade, informações bancárias, documentos de Recursos Humanos, documentos referentes ao aluguel do imóvel, impostos... você precisa ter tudo disponível para, se preciso, recomeçar seu negócio. Lembre-se: você pode ter de lidar com uma perda total da empresa. Você saberia quando teria de pagar o empréstimo dos veículos da empresa? Para quem enviar o pagamento pelos serviços online? 6 Identifique opções de contingência de equipamento. Se sua empresa usa caminhões, e é possível que eles sejam danificados em caso de incêndio, onde você alugaria novos veículos? Onde você alugaria computadores? Você pode utilizar o serviço de terceiros para bater cópias, receber faxes, imprimir, dentre outras funções vitais? 7 Identifique sua localização de contingência. Este é o lugar onde você conduzirá os negócios enquanto os escritórios primários se encontrarem indisponíveis. Poderia ser um hotel – muitos deles são empresas bem equipadas que podem ser usadas. Poderia ser um dos escritórios de seus contratados, ou a sala de seu advogado. Talvez a telecomunicação geral seja uma opção viável. Caso possua uma localização temporária identificada, inclua um mapa para ela no seu PCN. Independente de onde ela for, certifique-se de possuir todas as informações de contato necessárias (incluindo nomes). 8 Faça um “Como-fazer”. Ele deve incluir instruções passo-a-passo referentes a o 9 Liste cada responsabilidade e escreva o nome da pessoa designada para tal. que fazer, quem o fará e como. Também faça o reverso: Para cada pessoa, liste as responsabilidades. Desse jeito,
  3. 3. se você quiser saber quem deve ligar para a seguradora, é só olhar na seção “Seguro” na lista. Se você quiser saber o que o João Grandão fará, é possível procurar pelo nome “João” na lista. 10 Junte as informações! Um PCN é inútil se todas as informações estiverem espalhadas em diferentes locais. Um PCN é um documento referencial – ele deve ser guardado em um fichário de 3 anéis. Faça muitas cópias e dê cada uma delas para seus funcionários mais importantes. Mantenha diversas cópias adicionais em um local fora da área de trabalho – pode ser em casa e/ou num cofre. 11 Comunique-se. Faça com que todos os trabalhadores conheçam o PCN. Faça aulas obrigatórias de treinamento para todos os empregados, independente de eles estarem na lista crítica ou não. Você não quer que seu pessoal não-crítico não saiba o que fazer após dirigir durante uma chuva de granizo e chegar a um prédio danificado por um incêndio. 12 Teste o plano! Você realmente anotou muitas ideias boas, acumulou todas as informações, identificou locais, listou funcionários, contatos e empresas de serviços. Entretanto, você conseguiria tirar proveito disso? Escolha um dia e conte para todos o que irá acontecer (incluindo aos clientes, contratantes e vendedores); então, pela manhã, aja como se seu escritório houvesse sido destruído. Dê as ordens – vá para o local de contingência. Uma coisa que você definitivamente aprenderá nesse teste é que nem tudo está 100% correto. Não espere o desastre ocorrer para descobrir o que deveria ser feito diferentemente da próxima vez. Execute o teste. Se você fizer quaisquer mudanças grandes, execute o teste novamente após alguns meses. Até mesmo planos sólidos exigem testes anuais. 13 Planeje mudar o plano. Não importa o quanto seu plano seja bom, e não importa se os testes foram perfeitos ou não – é provável que alguns eventos fujam de seu plano. O hotel que você planeja usar como campo de contingência pode estar recebendo uma grande convenção. Talvez não possa entrar em contato com o banco pelo fato de o desastre ter acontecido em um feriado. Faltou energia em sua residência. A máquina copiadora da empresa quebrou. Seu consultor está de férias. 14 Analise e revise. Sempre que algo mudar, atualize todas as cópias de seu PCN. Jamais deixe o prazo de validade dele expirar. Um plano inválido pode ser pior do que um inútil; ele pode lhe passar uma sensação falsa de segurança. Simulador Consórcio www.unilance.com.br Compre seu veículo sem juros. Simule as parcelas aqui!
  4. 4. Dicas Celulares pré-pagos são opções baratas para comunicações de emergência. Celulares pararão de funcionar em alguns desastres; portanto, considerar um sistema de comunicações via satélite pode proteger sua habilidade de se comunicar. Tenha um plano de clima para seus empregados com um número que eles podem contatar para obter atualizações sobre condições climáticas. Procure alguns desses novos serviços Online pelo telefone que fornecem mensagens de voz com atualizações. Adicionalmente, envie mensagens de texto através do Twitter: é um método barato de comunicação emergencial que pode ser útil quando o telefone não funciona. Certifique-se de que todos no escritório tenham uma conta no Twitter e saibam os endereços dos funcionários vitais. Mantenha seu PCN em um lugar visível para que todos o enxerguem frequentemente – assim, a ideia de continuidade de negócios permanecerá na mente de todos. O arquivo usado para guardar o PCN deve ser bastante distinto – o laranja néon brilhante é uma boa cor. Todos os funcionários vitais devem guardar uma cópia do PCN. Não é uma má ideia manter uma em seu carro. De acordo com o FEMA, o incêndio é o desastre mais comum entre escritórios[1]. Certifique-se de abordar essa situação em seu PCN. Consórcio Autos e Imóveis orientadordeconsorcios.com Há 10 anos orientando os melhores negócios Porto Seguro,consultenos Avisos Não confie em cofres à prova de fogo para armazenar suas mídias computacionais. A maioria dos cofres assim é feita para guardar papel; CDs, DVDs, disquetes ou fitas magnéticas derreterão. Consiga um cofre de mídias para esses itens. Melhor ainda, guarde-os longe do escritório! Não faça cópias piratas de programas importantes. Mesmo se conseguir fazer isso (normalmente, não consegue), eles podem não funcionar e criar problemas jurídicos para você. Contate o vendedor do programa caso não entenda suas opções. Não distribua seu plano para pessoas que não precisam tê-lo. Seu PCN deve conter informações sensíveis e seguras que poderiam ser usadas por um empregado insatisfeito para propósitos inapropriados.
  5. 5. Fontes e Citações Informações do FEMA acerca de considerações quanto ao planejamento contra incêndios Sobre o Artigo Categorias: Negócios Outras línguas: Español: Cómo crear un plan de continuidad del negocio, English: How to Create a Business Continuity Plan Compre Sua Casa Sem Juros portoseguro.com.br/SP/consorcio Parcelas a partir de R$ 346,08 e 200 meses para pagar. Saiba mais! Esta página foi acessada 302 vezes.

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