APDSI Gestão Documental 2012.12.05

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  • ArquivoNacional da Torre do Tombo (ANTT) é um arquivo central do Estado quepreservadocumentosoriginaisdesde o séc. IX atéàactualidade, cabendo-lhe, porconsequência da suaperenidade, preservartambémosnovosarquivoselectrónicos no âmbito de actuação do organismo, a par do mandatoexplícitoparadarexecuçãoà lei queestabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural, nasuavertente de patrimónioarquivístico e patrimóniofotográfico.“O bem e o mal”, gárgulas de José Aurélio
  • NormasAbertasna APLei 36/2011, de 21 de JunhoEsta lei era, aliás, essencial e a ratio estámuitobemexplicado no preâmbulo de uma das suaspropostas:Actualmente, as instituições continuam a emitir, trocar e e arquivar uma parte substancial da sua informação em suporte digital através de formatos proprietários. Trata-se de formatos de documentos cujas especificações técnicas não são tornadas públicas pelas empresas que os promovem – pelo contrário, estes formatos são normalmente cobertos por regimes de protecção da propriedade intelectual (como o registo de patentes ou o direito de autor). Isto significa que, se a informação em causa é armazenada num formato que o fornecedor de software detém e controla, então pode acontecer que o Estado tenha a capacidade de possuir a informação, mas não tenha nenhuma maneira de a recuperar, excepto usando o software proprietário. Se o titular dessa informação não a pode recuperar sem o consentimento do fabricante do software, então estamos perante uma situação de controlo da informação, com implicações que podem assumir a maior gravidade. Daqui resulta claro que o Estado deve garantir a soberania e o controlo sobre a informação de que é titular, pelo que não pode emitir e manter documentos em formatos cuja utilização dependa potencialmente de opções estratégicas de empresas privadas.
  • O Bem e o quedevesermelhorado
  • A adopção de sistemas de informação de gestão documentalémassiva, creioqueabsolutamente transversal aosdiversosinstitutospúblicos.Creioqueestamos no momentocertoparatrabalharmosoutrasfases/vertentes. Quandofaloemoutrasfasesfalonaadopção da MEF; falonaconcretização de políticas de retençãoadequadas.Quandofaloemoutrasvertentesfaloeminteroperabilidade, porexemplo, e aquientro no mau, aindacirculamuitopapel (v.g. entre secretariasgerais, gabinetes de membros do governo, institutospúblicos).Chamo a atençãopara o exemplo do paísvizinho: Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el EsquemaNacional de Interoperabilidad en el ámbito de la AdministraciónElectrónicaInteroperabilidadeorganizacional, semântica, técnica, normasabertas, arquivos
  • Novo – gestão documental nosserviçospartilhados,oumelhor, osprópriosserviçsopartilhados.Sobretudonasoportunidadesdeste novo. A possibildiade de termosumagestão documental absolutamente transversal paraaquiloquesãorecursosfinanceiros e recursoshumanos. Uma oportunidadeinestimável.Pqéinestimável:Pq a classificação de documentospodeestarperfeitamentedefniida;Pqosprocessos/workflows queessesdocumentospercorremsãouniformizadosPq o seuacessoébaseadoemregrasClaro quemuitoháporfazer. Diria, e tenho de falarnisso, que o tema da facturaelectrónica se tornaabsolutamenteessencial. Tal como a desmaterialização de todo o ciclo source to pay.Queestratégiapara o legacysobretudoemtermos de crise. Quenão se percainformação!!!Quedirectrizes?
  • PGERRTICEstamedida visa a deslocalização dos diferentesarquivosempapel das váriasinstituiçõespúblicasparaumaúnicalocalizaçãonumazona de baixocustoimobiliário. Estadeslocalizaçãoseriaacompanhada da digitalização do arquivoemformato digital, tornando o seuacessofácil, imediato e de baixocusto.Mais do queisso, umamedidadestasmelhora o acessoàdocumentação.Aliás, o próprioprojecto MEF, que se propõeàavaliação de documentos, àsuaclassificação, etc, deveentender a avaliação de documentos, emprimeirolugar, comoumamedida de racionalização de custos e de espaço e, emsegundolugar, como forma de promover o acessoaosdocumentos. Como podemosimaginar, se numaorganização, sejaelapúblicaouprivada, nosdermosaoluxo de conservarmostodososdocumentosproduzidos, iremosconseguirmantê-los acessíveis a médio e a longoprazo?
  • Taisondas, queem 1887 foramchamadas de "ondasindutivas" ou "ondasaéreas" por Hertz, hojesãochamadasondashertzianas, emhomenagem a ele.Retenção do emailO email, apesar de tudo, estápresente e contéminformaçãoabsolutamenteessencial. Contudo, normalmentenãoestáarticulado com as aplicações, estánummundoabsolutamenteautonómo e, consequentemente, não se insere no mesmoplano de gestão documental, arquvístiica da aplicação de negócio e, namaior parte dos casos, a própriaaplicação email nemsequerapresenta as políticas de retençãoadequadas.
  • Quaissãososgastos com horasperdidas e osrecursosabsorvidosnaprocura de um determinadodocumento,numdeterminadomomento?(retóricaclaro)
  • Queestratégiapara o Procurement?Porquenão,através de um novo acordoquadro, garantir o cumprimento…
  • Voltariaàinteroperabilidade e àgestão documental como forma de desmaterializaçãonasrelações entre entespúblicos.O Guarda das pedraspodeserpor um lado a próprio DGLAB, mas também a AMA, quedevever a DGARQ como um parceironaimplementação do modelo de dados canónico do estado, como um parceironaimplementação da inteoperbilidade inter administraçãopública.Estouciente de que continua a serdiscutida, no âmbito do GPTIC, umaresoluçãorelativaàinteroperabilidade. Entãoenvolvamostodosnessadiscussão e garanta-se o alinhamento entre a lei queregulaosarquivos, o acesso a documentos (LADA), entre outras.
  • APDSI Gestão Documental 2012.12.05

    1. 1. Juntos partilhamos eficiênciaConferência “Gestão documental na Administração Pública”APDSI, dezembro de 2012
    2. 2. 2Torre do Tombo
    3. 3. AgendaServiços Partilhados na APBreve enquadramentoAlguns exemplosRecursos financeirosRecursos humanosCompras públicasDesafios da “Gestão Documental” na APQue guidelines para a AP?Normas abertasRetenção de correio electrónico?Estratégia para o legacy?Estratégia para o procurement?Gestão documental nos Serviços PartilhadosOnde estamos e próximos passos?A componente arquivística?O papel?© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 3
    4. 4. EficiênciaResultadosCriação devalor“Limiar” admissível de eficáciaCriação de valor na AP através dos serviços partilhadosDestruição devalor
    5. 5. Razões para a mudançaOrganizaçãoe PessoasProcessosTecnologiaO que temos?• Redundância deaplicações autónomas(p. ex., no caso de RH, hámais de 150 conhecidas)Como nos organizamos?• O modelo organizacional écomplexo(diferentes lógicasorçamentais/organizacionais)O que temos?• As aplicações funcionam como silos:• não partilham informação• não fornecem conhecimento• não fornecem serviços integrados• Não existe forma imediata deconhecer à data quantostrabalhadores existem na AP(no entanto, todos os trabalhadoressão pagos mensalmente)• Os processosadministrativos repetem-se nos serviços da AP, nãosendo normalizados eexigindo operações einvestimentosdesnecessáriosQuantos somos? Como fazemos?© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 5
    6. 6. Os eixos da mudançaOrganizaçãoe Pessoas ProcessosTecnologia• Fornecedor/parceiro• Unidade de negócio• Valor• Prestador de serviços• Lealdade ao ClienteDesenvolvimento de umacultura centrada no Cliente© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 6
    7. 7. Os eixos da mudançaOrganizaçãoe PessoasProcessosTecnologia• Processos baseadosnas necessidades dosclientes• Alinhamento dosprocessos com onegócio• Processosnormalizados, melhorespráticasReengenharia de processoscom criação de valor© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 7
    8. 8. Os eixos da mudançaOrganizaçãoe PessoasProcessosTecnologia• Funcionalidadesintegradas• Integração e interfaces• Configuração• EscalabilidadeCaraterísticas de base dasolução tecnológica• Sistema integrado• Reduzida manutenção de dados• Integração de dados• Validação de dados na fonte• Informação relevante e em tempo útilEstratégia tecnológicaalinhada com a de negócio© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 8
    9. 9. Iniciativas Ministério das FinançasGeRFiP+GeRHuP+GeADAP+SNCP+PVE+. . .REFORMAS DESAFIOS INICIATIVAS• Reforma doprocessoorçamental:• Generalização doPOCP• Orçamentação porprogramas• Orientações doPRACE• Novo regime de VCR• SIADAP 123• Compromissos PEC• Redução de custos• Normalização deprocessos• Maior eficiência• Maior transparência(métricas)• Melhoria daqualidade dossistemas e dosserviços• Disponibilização deinformação dequalidade eintegrada• Mecanismos dealerta e controlo• Rapidez na mudança© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 9
    10. 10. A eSPapAdministração PúblicaSPFinançasSPRecursosHumanosComprasPúblicasSP PVETecnologias de Informação e Comunicação (TIC)eSPapDGOMinistério das FinançasIGF SGDGAEP INA ...© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 10
    11. 11. AgendaServiços Partilhados na APBreve enquadramentoAlguns exemplosRecursos financeirosRecursos humanosCompras públicasDesafios da “Gestão Documental” na APQue guidelines para a AP?Normas abertasRetenção de correio electrónico?Estratégia para o legacy?Estratégia para o procurement?Gestão documental nos Serviços PartilhadosOnde estamos e próximos passos?A componente arquivística?O papel?© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 11
    12. 12. Contas a PagarContabilidadeOrçamentalTesourariaCabimentoAutorizaçãoDespesaCompromissoPABSNPDContrato ImobilizadoImobilizado /ContratosPagamentoPAP/PAP OTRetençõesReconciliaçãoBancáriaFacturaExecução da DespesaCompromissoAnos FuturosAquisição Bense ServiçosNotaEncomendaRecepção Bense ServiçosGestão Existênciasem ArmazémACTIVIDADES EVENTUAIS PARTILHA SERVIÇOS (eSPap )ACTIVIDADESLEGENDA:ACTIVIDADE APROVAÇÃO
    13. 13. Sistema de Gestão de Recursos Humanos (GeRHuP)© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 13
    14. 14. Acordos Quadro celebradosCategoriasServiço Móvel TerrestreCombustíveis RodoviáriosPapel e EconomatoCópia e ImpressãoEquipamento InformáticoSeguro AutomóvelEnergia (Eletricidade)Plataformas Electrónicas ContrataçãoPúblicaVeículos Automóveis e MotociclosLicenciamento de SoftwareVigilância e SegurançaServiço de Voz e Dados em Local FixoRefeições ConfeccionadasMobiliárioHigiene e LimpezaVeículos e Motociclos EléctricosViagens e Alojamentos• 236 cocontratantes / 270empresas qualificadas,76% dos quais são PME• Despesa Pública Anualcoberta pelos AQ daANCP:1.000 M EUR (cercade 80% do total dadespesa públicatransversal)• Poupanças Previstas:150 M EUR (2009-2010)• Poupanças obtidas aDez.2010: 168 M EUR(2009-2010)Entrada em vigorSet. 2008Set. 2008Abr. 2011Abr. 2011Ago. 2011Fev. 2011Nov.2011Jun. 2009Jun. 2012Set. 2009Mar. 2010Abr. 2010Jun. 2010Jul. 2010Ago. 2010Set. 2011Set. 2011Co-Contratantes3330211823414776854151013© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 14
    15. 15. Evolução recenteAcordos quadroEntidades voluntáriasCo-contratantesOutras Pessoas Colectivas24Sector Empr. Local70Sector Empr. Estado82Admin. Autónoma46Autarquias Locais260Entidades Voluntárias Aderentes(Total a 31Ago12: 482)Actualmente, mais de 1.800 entidades estão vinculadas ao SNCP2691976123648243231321330050100150200250300350400450500051015202530YTD 31Ago121720112501620101520091020084© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 15
    16. 16. AgendaServiços Partilhados na APBreve enquadramentoAlguns exemplosRecursos financeirosRecursos humanosCompras públicasDesafios da “Gestão Documental” na APQue guidelines para a AP?Normas abertasRetenção de correio electrónico?Estratégia para o legacy?Estratégia para o procurement?Gestão documental nos Serviços PartilhadosOnde estamos e próximos passos?A componente arquivística?O papel?© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 16
    17. 17. 17
    18. 18. 18
    19. 19. 19O Bem e o Malque deve sermelhorado
    20. 20. 20
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    22. 22. 22
    23. 23. 23
    24. 24. 24
    25. 25. 25
    26. 26. “Nós e as nossas obras, entenda-se todas as obras, mesmoaquelas que nos parecem insignificantes e sem sentido,contribuem para a formação das sociedades e da sua memória.”José Aurélio26
    27. 27. Questões© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados.?© 2012 eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. | Direitos reservados. | 27
    28. 28. Juntos partilhamoseficiência

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