Tutorial membuat surat undangan, kupon, tiket massal untuk membantu tugas-tugas administrasi aparat gampong.

1. TUTORIAL
MAIL MERGE Pada Ms. Word dan Ms. Excel
Tingkat Kesulitan
 Pemula
 Sedang
 Mahir
Penulis : Teuku Mahmuda Tsanysahar
Avicena
Editor : Arie Budiansyah M.Eng
Penerbit : Jurusan Informatika-Unsyiah
Banda Aceh, 2014
Modul tutorial ini dibuat sebagai bahan
pelatihan komputer bagi aparat gampong
pada kegiatan Iptek Bagi Masyarakat (IBM) di
desa Rukoh-Banda Aceh dan Blang Krueng-
Aceh Besar, Oktober 2014.
Tujuan Pelatihan ini adalah mempermudah
aparat gampong dalam membuat surat
undangan massal dan membuat kupon/tiket
massal untuk acara meugang, raskin, zakat,
dan lain sebagainya.
Tim IBM Jurusan Informatika, 2014.

2. DAFTAR ISI
1. Pendahuluan........................................................................................................................3
a. Apa Itu Mail Merge .....................................................................................................3
b. Manfaat Mail Merge ....................................................................................................3
2. Membuat Surat Massal .......................................................................................................4
3. Membuat Kupon/tiket Massal ..........................................................................................11
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 2

3. 1. Pendahuluan
a. Apa Itu Mail Merge
Mail merge biasanya digunakan untuk membuat undangan/kupon/tiket dalam
jumlah banyak, sehingga tidak perlu mengetik satu per satu untuk membuat
undangan/kupon/tiket massal. Adapun bahan yang diperlukan adalah pertama,
sebuah komputer yang terinstal Aplikasi Ms. Word dan Ms. Excel, kedua template atau
form undangan/template, serta ketiga data peserta yang telah disiapkan di Ms. Excel.
b. Manfaat Mail Merge
 Untuk mempermudah membuat undanga/tiket/kupon massal.
 Tidak perlu mengetik nama peserta undangan/tiket/kupon satu per satu
 Undangan/tike/kupon dapat di-generate dalam waktu sektika.
Berikut tutorial yang kami sediakan agar mempermudah proses pembelajaran untuk membuat
mail merge.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 3

4. 2. Membuat Surat Massal
Pembuatan Data
Excel
Pembuata
n
Template
Surat
Menentuk
an
Kompone
n
No. Keterangan Gambar instruksi
1. Buka Microsoft Excel
2. Bukalah file yang kami
berikan
-
3. Bukalah Microsoft Word
4. Bukalah file contoh surat yang
kami berikan
5. Pilih file nya
Pengabu
ngan
Data
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 4

5. 6. Setelah keluar hasilnya
pilihlah menu mailing
7. Lalu pilihlah select recipients
8. Karena data yang sudah ada
kita memilih yang ada pada
kotak merah di atas “ use
existing list” lalu ikuti tahap
selanjutnya
9. Klik open lalu akan keluar
tabel seperti disamping lalu
klik ok
10. Lalu pilihlah menu star mail
merge dan pilih step by step
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 5

6. 11. Lalu akan keluar menu di
samping
12. Lalu pilihlah next
13. Lalu akan keluar menu
selanjutnya lalu pilih more
item
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 6

7. 14. Sebelum memilih more item
arahkan cursor ketik ke
komponen yang ingin di
isikan komponen surat
15. Setelah cursor pada yang
diinginkan lalu pilihlah more
item pada poin sebelumnya ,
pilih komponen undangan
nama lalu klik insert dan
akan terlihat perubahan pada
surat , seperti terlihat pada
gambar berikut
16. Setelah cursor pada yang
diinginkan lalu pilihlah more
item pada poin sebelumnya ,
pilih komponen undangan
alamat lalu klik insert dan
akan terlihat perubahan pada
surat , seperti terlihat pada
gambar berikut
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 7

8. 17. Masukkan komponen lainnya
yang anda inginkan lalu
seperti pada contoh berikut
18. Dan selanjutnya pilih next
19. Lalu akan keluar hasilnya
sesuai keinginan , komponen
yg tadi akan berubah menjadi
list pada data dengan otomatis
20. Lalu klik next
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 8

9. 21. Jika ingin lkangsung di print
bisa langsung menekan print
22. Juga bisa di simpan untuk di
cetak kemudian hari
Dengan menekan < Ctrl + S >
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 9

10. Hasil akhir surat massal
 Hasil akan terlihat seperti di bawah ini
 Pada gambar yang di tandai kotak merah adalah perubahan setelah akhir dari proses
penggabungan data penduduk dengan contoh surat,
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 10

11. 3. Membuat Kupon/tiket Massal
Latar belakang Pekerja atau petugas gampong sering kali memiliki tugas untuk mencetak
atau membagikan kupon/tiket Raskin, Meugang, Zakat, dan lain-lain yang
akan dibagikan kepada sejumlah masyarakat gampong.
Permasalahan Biasanya kupon/tiket tersebut tidak memiliki identitas pemilik. Untuk
membuat kupon/raskin sebanyak 100 orang penduduk gampong, biasanya
petugas gampongmengetikan satu per satu sehingga proses pembuatan
kupon/tiket lama.
Tujuan Dengan adanya kupon/tiket tersebut maka pembagian kupon/tiket akan
mudah ter-identifikasi karena ada nama pemilik kupon. Keuntungan lain
adalah menghindari atau mencegah adanya kupon/tiket palsu.
Solusi yang dicari Diperlukan suatu cara yang membuat kupon/tiket ini secara cepat dalam
hitungan detik.Tugas mencetak dan membagikan kupon/tiket menjadi
mudah ter-identifikasi dan tepat sasaran.
Solusi yang ada Memanfaatkan fasilitas MailMerge pada Ms. Word yang menggunakan data
yang telah disiapkan di Ms. Excel.
Apa yang dibutuhkan Pertama: Siapkan data masyarakat seperti: Nama, TTL, dan Alamat. Jika ada
no KTP maka data akan lebih valid. Data ini harus dikumpulkan terlebih
dahulu ke dalam Ms. Excel. Jadi petugas gampong harus menyiapkan
softcopydata tersebut dalam Ms. Excel.
Kedua:Menyiapkan template atau form kupon atau tiket diMs. Word. sesuai
selera anda. Contoh-contoh kupon/tiket bisa dilihat di internet atau
membuat sendiri dengan fasilitas tabel di Ms. Word.
Ketiga:Menggunakan tool pada Ms. Word yang bernama MailMerge.
Keempat: Berani mencoba tutorial ini.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 11

12. Langkah-langkah pengerjaan kupun/tiket massal:
No. Keterangan Gambar
1. Siapkan data
masyarakat seperti
dibawah ini atau
anda bisa
menyiapkan data
sesuai keinginan
anda.
4. Buka lembar
kosong pada Ms.
Word.
5. Pilih Mailing -->
Start MailMerg --
>Labels, seperti
gambar dibawah
ini.
6. Pilih 30 Per Page,
dengan Label
InformationHeight:
2,54 cm, Width:
6,67 cm. Kemudian
klik Ok.
7. Maka akan
terbentuk tampilan
seperti dibawah ini
sebanyak 3 cell per
baris sebanyak 30
cell per halaman.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 12

13. 8. Buatlah form atau
template
kupon/tiket
dengan cukup
mengisikan 1 form
saja yaitu No,
Nama, TTL, dan
Alamat, seperti
dibawah ini.
9. Pilih Mailings --
>SelectRecipients -
->UseExistingList.
10. Pilih file data
masyarakat yang
telah disiapkan
sebelumnya dalam
Ms. Excel.
11. Letakan kursor
pada field
kemudian pilih
Mailings --
>InsertMergeField
sesuai dengan
nama fieldnya. No
maka pilih No,
Nama maka pilih
Nama, TTL maka
pilih TTL, Alamat
maka pilih alamat.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 13

14. 12. Letakan kursor
pada cell pertama,
kemudian pilih
Mailings --
>UpdateLabels.
Seperti gambar
dibawah ini.
13. Selanjutnya akan
muncul hasilnya
seperti dibawah
ini.
14. Kemudian langkah
terakhir adalah
klik Finish&Merge
--> Edit Individual
Documents,
selanjurnya akan
muncul window
yang menanyakan
Mergeto New
Document, pilih All
dan klik Ok.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 14

15. Kesimpulan
Maka akan terbentuk kupon/tiket sebanyak 30 buah per halaman. Catatan: jika anda memiliki 1000
record/baris data masyarakat pada Ms. Excel maka akan terbentuk 33 halaman dimana masing-masing
halaman ada 30 kupon/tiket. Hitungannya adalah 30 dikali 33 = 999 record/kupon/tiket.
Tugas selanjutnya adalah meng-print halaman tersebut dan memotong memnggunakan alat potong
di kedai potocopy. Nah, membuat 1000 kupon dalam hitungan detik, SAYA BISA! 
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 15

16. Nama : Teuku Mahmuda Tsanysahar
Tempat / Tanggal lahir : Aceh Besar , 26 juli 1993
Alamat : jln . makam T.nyak arief , Ds.Meunasah Papeun , Aceh Besar
Jenis kelamin : Laki-Laki
No telp : 082366685525
Email : sahar.mahmuda@s1.informatika.unsyiah.ac.id
Hobi : bembaca , belajar
Nama : Avicena
Tempat / Tanggal lahir : Banda Aceh , 14 mei 1994
Alamat : sektor timur Darussalam Banda Aceh
Jenis kelamin : Laki-Laki
No telp : 085260572035
Email : avicena@s1.informatika.unsyiah.ac.id
Hobi : skate , meneliti
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 16

17. ~Terimong Geunaseh~
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 17