Manual de procedimientos Santa María del Río

92
CAPITULO VI
PROPUESTA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO DEL MUNICIPIO DE CHIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARIA DEL RIO
2016

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO DEL MUNICIPIO DE CHIA
5.1.Presentación
La Institución Educativa Santa María Del Rio, como entidad pública, requiere contar con
una estructura de organización, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y metas propuestas.
Para ello es necesario tener dentro de los documentos normativos que rigen las actividades
internas de la Institución, el manual de procesos y procedimientos, el cual tiene como propósito
fundamental el apoyar el funcionamiento institucional, contribuyendo a la correcta ejecución de
las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el desempeño del trabajo.
El manual de procesos y procedimientos representan una herramienta indispensable para
toda la institución, ya que permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y
sencilla. El manual debe ser considerado como un instrumento dinámico, sujeto a cambios que
surgen de las necesidades propias de toda institución y de la revisión permanente para mantener
su utilidad.
El manual de procesos y procedimientos ha sido elaborado en forma sencilla de fácil
comprensión para que toda la comunidad educativa lo entienda fácilmente, teniendo en cuenta
que es un manual de contenido múltiple ya que se combinan 2 o más categorías que se
interrelacionan en la práctica administrativa.
Es por eso que se desarrolló para este fin el documento denominado “MANUAL DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SANTA MARÍA DEL RIO”, siendo de suma importancia
para La Institución Educativa en virtud que propiciará la optimización de las tareas de la
administración pública en general.

94
La integración de este documento, parte de los Cuestionarios aplicadas durante el proceso
de elaboración del Manual y de la recopilación de información adicional directamente con las
áreas involucradas a través de charlas y observaciones.
Cabe aclarar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente manual,
tomando en cuenta que la administración es por naturaleza dinámica, es conveniente revisar
periódicamente las actividades que requiere la operación institucional para adecuarlas a los
nuevos enfoques administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a
cabo las actualizaciones necesarias al presente manual.
Objetivos
Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Institución Educativa Santa
María del Rio para mejorar su organización y funcionamiento ofreciendo un servicio de calidad
para beneficio de toda la comunidad educativa.
Contar con una guía que permita a todos los miembros de la comunidad educativa conocer
cuáles son las rutas a seguir dependiendo del trámite que necesite.
Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal
nuevo en las actividades que se desarrollan en la institución educativa.
Presentar de manera ordenada los procedimientos que se realizan en cada área de gestión
y los puestos que intervienen en ellas.

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5.2.Estructura Orgánica
Gráfico 31 Organigrama institucional

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Aspectos Legales
Se tuvo en cuenta la normatividad vigente frente a cargos funciones y requisitos
señalados para las entidades del sector educativo.
Decreto 2277 DE 1979 Por el cual se adoptan normas sobre el ejercicio de la profesión
docente.
Ley 115 de 1994 Febrero 8 por la cual se expide la Ley General de Educación.
Decreto 1860 de 1994, Reglamentación de la Ley General de Educación
Ley 715 de 2001, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y
competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01
de 2001) de la Constitución Política.
Decreto 230 de 2002 por el cual se dictan normas en materia de currículo, evaluación
y promoción de los educandos y evaluación institucional.
Ley 734 de 2002 por la cual se expide el código disciplinario único.
Decreto 3020 de 2002 por el cual se establecen los criterios y procedimientos para
organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo
estatal que prestan las entidades territoriales
Decreto 1850 de 2002 por el cual se reglamenta la organización de la jornada escolar y
la jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos
estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios
certificados
Decreto 1278 de 2004, Estatuto de Profesionalización Docente
Manual de Procesos y Procedimientos
Teniendo en cuenta la necesidad de cambio a la que ha estado sujeta la institución y el
sistema mismo que lo fundamenta, se inició un proceso de recolección de la experiencia diaria
con el objetivo de identificar cada uno de los procesos que se dan al interior tomando como base

97
las áreas de gestión educativa (Guia 34) para definir y sistematizar los procedimientos derivados
de tales procesos.
5.3.Procesos y Procedimientos
Institución Educativa Santa María Del Rio
5.3.1. Gestión Directiva
Tabla 1. Direccionamiento estratégico y horizonte institucional
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
SANTA MARÍA DEL RIO
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y
HORIZONTE INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
1. Establecer los lineamientos que
orientan la acción institucional en
todos y cada uno de sus ámbitos de
trabajo
RECTOR
2. planeamiento estratégico RECTOR
3. misión, visión, valores
institucionales (principios)
RECTOR
4. metas, conocimiento y apropiación
del direccionamiento
RECTOR
5. política de inclusión de personas con
capacidades disímiles y diversidad
cultural.
RECTOR
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
María Patricia Ortiz
Rectora
Realizó:
_________________
Rocio Ramírez Rojas
Tutora

98
Tabla 2. Gestión estratégica
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA
1. Tener las herramientas esenciales
para liderar, articular y coordinar
todas las acciones institucionales.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
COMITÉ ACADÉMICO
2. Liderazgo, articulación de planes,
proyectos y acciones, estrategia
pedagógica.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
COMITÉ ACADÉMICO
3. Uso de información (interna y
externa) para la toma de decisiones,
seguimiento y autoevaluación
RECTORA
COORDINADORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

99
Tabla 3. Gobierno escolar
PROCESO: GOBIERNO ESCOLAR
1. Convocar a la comunidad educativa
de los diferentes estamentos del
gobierno escolar para favorecer la
participación y la toma de decisiones
en la institución a través de diversas
instancias y dentro de sus
competencias y ámbitos de acción.
RECTORA
2. Presidir y designar responsables para
la elección de los diferentes
estamentos del gobierno escolar:
Consejos directivo, académico,
estudiantil y de padres de familia,
comisión de evaluación y
promoción, comité de convivencia,
personero estudiantil, y asamblea de
padres de familia.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
CONSEJO ELECTORAL
DOCENTES PROYECTO DE
DEMOCRACIA
3. Instruir asesorar y orientar sobre las
funciones de los designados ante los
diferentes estamentos del gobierno
escolar
RECTORA
4. Coordinar con los docentes del área
de sociales y el concejo electoral
todo el proceso de elecciones
estudiantiles
COORDINADORA
DOCENTES PROYECTO DE
DEMOCRACIA
5. Convocar a todos los miembros
designados a las reuniones
respectivas según cronograma
establecido
RECTORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

100
Tabla 4. Conformación de la asociación de padres de familia
PROCESO: CONFORMACIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE
FAMILIA
1. Evaluar con la Junta Directiva de la
Asociación de Padres de Familia el
trabajo efectuado en el año
inmediatamente anterior
RECTORA
JUNTA DIRECTIVA DE PADRES DE
FAMILIA
2. Convocar en nombre de la
Asociación de Padres de familia a
asamblea general
RECTORA
FAMILIA
3. Instruir, orientar, asesorar sobre
normas legales que rigen las
asociaciones de padres de familia
RECTORA
FAMILIA
4. Orientar la elección de la Junta
Directiva de la Asociación de padres
de familia
RECTORA
5. Posesionar y tomar juramento a los
nuevos miembros de la Junta
Directiva de la asociación de padres
de familia
RECTORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

101
Tabla 5. PEI
PROCESO: PEI
1. Revisar los programas y planes
según la Ley de educación actual y el
PEI
CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA
2. Actualizar el PEI
GOBIERNO ESCOLAR
CONSEJO DE PADRES
CONSEJO DE ESTUDIANTES
3. Diseñar los proyectos educativos
COORDINADORA
DOCENTES DE ÁREA
4. Distribuir los proyectos y planes a
las diferentes áreas
COORDINADORA
DOCENTES
5. Desarrollar el PEI COMUNIDAD EDUCATIVA
6. Evaluar y efectuar las respectivas
correcciones
CONSEJO ACADÉMICO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

102
Tabla 6. Evaluación del personal administrativo
PROCESO: EVALUACIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
1. Citar al personal Administrativo e
informar de la Evaluación
RECTORA
2. Citar al personal para la evaluación RECTORA
3. Establecer compromisos correctivos RECTORA
4. Hacer seguimiento y registrar por
escrito
RECTORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

103
Tabla 7. Sanciones al personal docente y administrativo
PROCESO: SANCIONES AL PERSONAL DOCENTE Y
ADMINISTRATIVO
1. Verificar cumplimiento de funciones
o situación conflicto
RECTORA
2. Se notifica y asume descargos
pertinentes
PERSONAL ADMINISTRATIVO
DOCENTES
3. Considerar los descargos y toma
decisión respectiva
RECTORA
4. Si se abre proceso disciplinario,
iniciar proceso disciplinario y enviar
a la Dirección de Personal Docente y
Administrativo de la Secretaría de
Educación
RECTORA
5. Al aceptar descargos, hacer
recomendaciones y ordena retomar
funciones
RECTORA
6. Archivar en hoja de vida SECRETARÍA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

104
Tabla 8. Programación de reuniones de padres de familia
PROCESO: PROGRAMACIÓN DE REUNIONES DE PADRES DE
FAMILIA
1. Determinar las causas para reunión a
padres de familia
RECTORA
COORDINADORA
2. Elaborar cronograma
RECTORA
COORDINADORA
3. Enviar circular a los padres de
familia con su respectivo
cronograma
RECTORA
COORDINADORA
4. Informar a los docentes el motivo de
la reunión
COORDINADORA
5. Preparar agenda
RECTORA
COORDINADORA
DIRECTORES DE CURSO
6. Adecuar Instalaciones
PERSONAL DE SERVICIOS
GENERALES
ESTUDIANTES
7. Desarrollar agenda
RECTORA
COORDINADORA
DOCENTES
PADRES DE FAMILIA
8. Entregar acta de la reunión SECRETARIA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

105
Tabla 9. Evaluaciones de docentes
PROCESO: EVALUACIONES DE DOCENTES
1. Identificar los procesos a evaluar
RECTORA
COORDINADORA
2. Acordar y diseñar el instrumento
entregado para evaluar a los docentes
RECTORA
COORDINADORA
DOCENTES
3. Aplicar el instrumento acordado
RECTORA
COORDINADORA
4. Interpretar los resultados obtenidos
RECTORA
COORDINADORA
5. Realizar acuerdos de mejoramiento
RECTORA
COORDINADORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

106
Tabla 10. Estímulo a docentes, directivos y funcionarios
PROCESO: ESTIMULO A DOCENTES, DIRECTIVOS Y FUNCIONARIOS
1. Acordar celebración del día del
docente
RECTORA
ASOCIACIÓN DE PADRES DE
FAMILIA
2. Analizar aspectos que destaque al
docente, directivo y administrativo
por innovaciones de desempeño,
investigaciones científicas, eventos
culturales a nivel local, regional o
nacional; publicación de documentos
y textos
RECTORA
ASAMBLEA DE DOCENTES
COORDINADORA
3. Reconocer por su dedicación y
esfuerzo con una “Distinción
Especial” a los Docentes y/o
funcionarios de la Institución
Educativa que cumplan 20 o más
años de servicio
RECTORA
COORDINADORA
COMITÉ ORGANIZADOR
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

107
Tabla 11. Asignación de cupos a estudiantes nuevos
PROCESO: ASIGNACION DE CUPOS A ESTUDIANTES NUEVOS
1. Fijar los criterios para la asignación
de cupos disponibles para admisión
de estudiantes nuevos
CONSEJO DIRECTIVO
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
MUNICIPAL
RECTORA
2. Verificar que cumplan con los
requisitos de comportamiento y
académicos contemplados en el
manual de convivencia
RECTORA
SECRETARIA
3. Elaborar y publicar en cartelera el
listado de los estudiantes admitidos
RECTORA
SECRETARIA
4. Realizar el cronograma y establecer
los requisitos de matrícula
RECTORA
SECRETARIA
5. Efectuar el proceso de matrícula de
acuerdo con los requisitos
establecidos
RECTORA
SECRETARIA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

108
Tabla 12. Evaluación institucional
PROCESO: EVALUACION INSTITUCIONAL
1. Identificar los procesos a evaluar de
la Institución
DIRECTIVOS
2. Diseñar el instrumento que permita
evaluar a la Institución
DIRECTIVOS
3. Aplicar los instrumentos diseñados COMUNIDAD EDUCATIVA
4. Tabular la información recogida DIRECTIVOS
5. Interpretar los resultados obtenidos
en la evaluación
DIRECTIVOS
DOCENTES
6. Aplicar correctivos de acuerdo a los
resultados
DIRECTIVOS
DOCENTES
7. Archivar los procesos de la
evaluación.
COORDINADORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

109
Tabla 13. Atención de quejas y reclamos
PROCESO: ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
1. Recibir la queja o reclamo (verbal o
escrito) que es de su competencia,
siguiendo el conducto regular
RECTORA
COORDINADORA
DOCENTES
2. Estudiar y preparar respuesta para
revisión y decisión de la Rectoría, si
se trata de una solicitud escrita. En
caso de que sea verbal, instruye para
la respuesta respectiva
RECTORA
3. Firmar y disponer envío. RECTORA
4. Efectuar seguimiento a la solución o
respuesta.
RECTORA
COORDINADORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

110
Tabla 14. Elaboración de establecimiento de relaciones interinstitucionales
PROCESO: ELABORACIÓN DE ESTABLECIMIENTO DE
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
1. Conocer ofertas de apoyo por parte
de instituciones oficiales y privadas
RECTOR
2. Gestionar con entidades pertinentes
el apoyo necesario
RECTOR
3. Planear el desarrollo de la actividad
RECTOR
DOCENTES DEL ÁREA QUE
CORRESPONDA
4. Llevar a cabo el programa o proyecto EQUIPO RESPONSABLE
5. Recibir recomendaciones y
sugerencias e informar el proceso
RECTOR
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

111
Tabla 15. Cultura institucional
PROCESO: CULTURA INSTITUCIONAL
1. Dar sentido, reconocimiento y
legitimidad a las acciones
institucionales.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
2. Mecanismos de comunicación.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
3. Identificación y divulgación de
buenas prácticas.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
4. Trabajo en equipo, reconocimiento
de logros.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

112
Tabla 16. Clima institucional
PROCESO: CLIMA INSTITUCIONAL
1. Generar un ambiente sano y
agradable que propicie el desarrollo
de los estudiantes, así como los
aprendizajes y la convivencia entre
todos los integrantes de la
institución.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
2. Pertenencia y participación.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
3. Ambiente físico.
RECTORA
ALCALDIA
4. Inducción a los nuevos estudiantes,
motivación hacia el aprendizaje.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
5. Manual de convivencia, actividades
extracurriculares, bienestar de los
alumnos, manejo de conflictos y
casos difíciles.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

113
Tabla 17. Relaciones con el entorno
PROCESO: RELACIONES CON EL ENTORNO
1. Aunar y coordinar esfuerzos entre el
establecimiento y otros estamentos
para cumplir su misión y lograr los
objetivos específicos de su PEI y su
plan de mejoramiento.
RECTORA
COORDINADORA
PADRES DE FAMILIA
AUTORIDADES EDUCATIVAS
OTRAS INSTITUCIONES
SECTOR PRODUCTIVO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

114
5.3.2. Gestión Académica
Tabla 18. Diseño pedagógico curricular
PROCESO: DISEÑO PEDAGÓGICO CURRICULAR
1. Definir lo que los estudiantes van a
aprender en cada área, asignatura,
grado y proyecto transversal, el
momento en el que lo van a
aprender, los recursos a emplear, y la
forma de evaluar los aprendizajes.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTE
COMITÉ ACADÉMICO
2. Plan de estudios, enfoque
metodológico, recursos para el
aprendizaje, jornada escolar,
evaluación.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTE
COMITÉ ACADÉMICO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

115
Tabla 19. Prácticas pedagógicas
PROCESO: PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS
1. Organizar las actividades de la
institución educativa para lograr que
los estudiantes aprendan y
desarrollen sus competencias.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTE
COMITÉ ACADÉMICO
2. Opciones didácticas para las áreas,
asignaturas y proyectos
transversales, estrategias para las
tareas escolares, uso articulado de los
recursos y los tiempos para el
aprendizaje.
COMITÉ ACADÉMICO
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

116
Tabla 20. Actualización a docentes
PROCESO: ACTUALIZACION A DOCENTES
1. Identificar las necesidades de
actualización de los docentes
CONSEJO DE DOCENTES
COORDINADORA
2. Priorizar las necesidades de
actualización de los docentes
CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA
3. Seleccionar la entidad capacitadora CONSEJO ACADÉMICO
4. Acordar día y hora con los docentes
para realizar la actividad
RECTORA
DOCENTES
5. Dirigir la actualización de los
docentes
ENTIDAD CAPACITADORA
6. Evaluar el desarrollo de la actividad
y elaborar informe
DIRECTIVOS
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

117
Tabla 21. Estímulos a estudiantes
PROCESO: ESTIMULOS A ESTUDIANTES
1. Izar el pabellón nacional los que se
destacan por el rendimiento
académico y buen comportamiento
DIRECTORES DE GRUPO
DOCENTES
2. Reconocer ante la comunidad
educativa al curso que tenga el mejor
rendimiento y comportamiento
COORDINADORA
TUTORA
DIRECTORES DE CURSO
3. Seleccionar a los estudiantes de cada
curso por rendimiento académico y
su espíritu de colaboración en las
actividades deportivas, culturales y
proyección a la comunidad y otorgar
escudo de la institución o resolución
rectoral
ASAMBLEA DE DOCENTES
COORDINADORA
DIRECTORES DE CURSO
4. Seleccionar los10 mejores
estudiantes al finalizar el año con
excelente rendimiento y
comportamiento.
COORDINADORA
TUTORA
DIRECTORES DE GRUPO
5. Publicar mediante resolución en el
acto de clausura, entregando el
estímulo que se establece en el
manual de convivencia.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DIRECTORES DE CURSO
6. Seleccionar al mejor deportista de la
Institución y del curso por su
comportamiento, esfuerzo,
colaboración y disciplina deportiva.
COORDINADORA
DOCENTE DE EDUCACIÓN FÍSICA
7. Otorgar un “premio especial” al
estudiante del grado Once que
obtenga el mejor puntaje en las
pruebas del ICFES en el acto de
promoción de bachilleres.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DIRECTOR DE ONCE
8. Reconocer al mejor bachiller en el
acto de promoción de bachilleres.
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DIRECTOR DE ONCE
9. Estimular con la “Medalla al Mérito”
a los grupos musicales, teatrales,
corales y artísticos siempre y cuando
respondan a los objetivos fijados por
el colegio
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

118
Tabla 22. Conmemoraciones
PROCESO: CONMEMORACIONES
1. Establecer las celebraciones a
realizar
RECTORA
COORDINADORA
2. Convocar a reunión de consejo
académico para determinar el
cronograma de actividades
RECTORA
3. Convocar a reuniones para organizar
la actividad y designar responsables
JEFE DE ÁREA
4. Elaborar el programa, con el cual se
conmemora la fiesta patria
DOCENTES
5. Seleccionar estudiantes que
merezcan izar la bandera
DIRECTORES DE GRUPO
6. Escoger el sitio apropiado para el
desarrollo
DOCENTES
DIRECTORES DE GRUPO
7. Organizar el programa DIRECTORES DE GRUPO
8. Distribuir las invitaciones y
participaciones
DIRECTORES DE GRUPO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

119
Tabla 23. Salida de estudiantes durante la jornada
PROCESO: SALIDA DE ESTUDIANTES DURANTE LA JORNADA
1. Diligenciar el formato de permiso
que se encuentra en la agenda
estudiantil y firmarlo
PADRE DE FAMILIA
2. Presentarlo al director de grupo ESTUDIANTE
3. Presentarlo al coordinador ESTUDIANTE
4. Confirmar veracidad COORDINACIÓN
5. Verificar presencia del padre de
familia COORDINACIÓN
6. Avisar a portería COORDINACIÓN
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

120
Tabla 24. Atención a padres de familia
PROCESO: ATENCIÓN A PADRES DE FAMILIA
1. Establecer horario de atención
RECTOR
COORDINACIÓN
DOCENTES
2. Publicar el horario
COORDINADORA
DIRECTORES DE GRUPO
3. Cumplir el Horario establecido PADRES DE FAMILIA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

121
Tabla 25. Plan de mejoramiento académico
PROCESO: PLAN DE MEJORAMIENTO ACADÉMICO
1. Reunir a los docentes de los
diferentes grados para evaluar
avances o dificultades
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO
2. Impartir orientaciones para la
realización de planes de
mejoramiento o estrategias de
acuerdo a cada asignatura
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO
3. Diseñar e implementar estrategias de
acuerdo a la asignatura
DOCENTES
4. Revisar los planes de mejoramiento
de acuerdo a las pautas impartidas
COORDINADORA
5. Corregir, complementar y entregar
los planes de mejoramiento
académico
COORDINADORA
6. Socializar los planes y programas
por áreas o por grados
DOCENTES
7. Analizar los resultados en reuniones
de área y presentar alternativas de
solución
COORDINADORA
DOCENTES
8. Evaluar y retroalimentar los
resultados del proceso
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

122
Tabla 26. Organización del cronograma y calendario de actividades
PROCESO: ORGANIZACIÓN DEL CRONOGRAMA Y CALENDARIO
DE ACTIVIDADES
1. Ajustar el cronograma de acuerdo a
disposiciones legales y las
actividades de años anteriores
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
2. Ubicar las actividades en el
cronograma y calendario según:
asignación, responsable, hora y fecha
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
3. Digitar el cronograma y calendario
cronológico de acuerdo a reunión
SECRETARIA
4. Distribuir el cronograma y
calendario a docentes estudiantes y
padres
COORDINADORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

123
Tabla 27. Elaboración de horarios
PROCESO: ELABORACIÓN DE HORARIOS
1. Analizar intensidad horaria por
asignatura
CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA
2. Reunirse por áreas para distribuir la
asignación académica en los
diferentes cursos
COORDINADORA
3. Pasar reporte de asignación
académica
DOCENTES
4. Elaborar horario general COORDINADORA
5. Notificar a los docentes de su
respectivo horario
COORDINADORA
6. Analizar el horario, sujeto a
cambios
COORDINADORA
DOCENTES
7. Dar a conocer horarios a los
estudiantes
DIRECTORES DE GRUPO
8. Desarrollar los horarios
DOCENTES
ESTUDIANTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

124
Tabla 28. Elaboración de proyectos transversales
PROCESO: ELABORACIÓN DE PROYECTOS TRANSVERSALES
1. Elaborar el diagnóstico: (necesidad
de la comunidad)
DOCENTES
2. Diseñar metas de Proyectos
especiales
RECTOR
DOCENTES
TUTORA
ESTUDIANTES
3. Diseñar Proyectos especiales
transversales
COMUNIDAD EDUCATIVA
4. Distribuir los Proyectos a las
diferentes Áreas
COORDINADORA
5. Desarrollar los Proyectos
JEFES DE ÁREA
COMUNIDAD EDUCATIVA
6. Llevar la evaluación correspondiente
e informar
CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA
7. Efectuar Correcciones y ajustes
CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

125
Tabla 29. Reuniones de área
PROCESO: REUNIONES DE ÁREA
1. De acuerdo a los horarios, programar
horario en el que se van a reunir las
diferentes áreas
COORDINADORA
2. Sugerir a los docentes el horario de
reunión de las diferentes áreas
COORDINADORA
3. Realizar cronograma, teniendo en
cuenta los ajustes necesarios
JEFES DE ÁREA
4. Ejecutar el cronograma DOCENTES POR ÁREA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

126
Tabla 30. Elaboración de listas y organización de los estudiantes para conformar los cursos
PROCESO: ELABORACIÓN DE LISTAS Y ORGANIZACIÓN DE LOS
ESTUDIANTES PARA CONFORMAR LOS CURSOS
1. Distribución de estudiantes por
cursos
DIRECTORES DE GRUPO
2. Establecer y aplicar criterios para la
distribución de estudiantes
DIRECTORES DE GRUPO
3. Asignar salones de acuerdo al
número de estudiantes
COORDINADORA
4. Elaborar las listas por curso SECRETARIA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

127
Tabla 31. Promoción de estudiantes
PROCESO: PROMOCIÓN DE ESTUDIANTES
1. El estudiante se promueve en
cualquier época del año al llegar al
100% en todas las asignaturas
DOCENTES
TUTORA
2. Programar reuniones bimensuales CONSEJO ACADÉMICO
3. Presentar estrategias pedagógicas
DOCENTES
ESTUDIANTES
CONSEJO ACADÉMICO
TUTORA
4. Promover al estudiante al finalizar el
año de acuerdo a criterios de
promoción inter e intra ciclo
COMITÉ DE EVALUACIÓN
PROMOCIÓN
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

128
Tabla 32. Elaboración de asignación académica
PROCESO: ELABORACIÓN DE ASIGNACIÓN ACADÉMICA
1. Ajustar la asignación académica al
plan de estudios teniendo en cuenta:
estudiantes, asignaturas, grados y
especialidad del docente
RECTOR
CONSEJO ACADÉMICO
COORDINACIÓN
2. Distribuir la asignación académica RECTOR
3. Entregar las asignaciones a los
docentes
COORDINADOR
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

129
Tabla 33. Gestión de aula
PROCESO: GESTIÓN DE AULA
1. Concretar los actos de enseñanza y
aprendizaje en el aula de clase.
DOCENTES
2. Relación y estilo pedagógico,
planeación de clases y evaluación en
el aula.
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

130
Tabla 34. Seguimiento académico
PROCESO: SEGUIMIENTO ACADÉMICO
1. Definir los resultados de las
actividades en términos de asistencia
de los estudiantes, calificaciones,
pertinencia de la formación recibida,
promoción y recuperación de
problemas de aprendizaje.
RECTORA
TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA
DOCENTES
2. Seguimiento a los resultados
académicos, a la asistencia de los
estudiantes.
RECTORA
TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA
DOCENTES
3. Seguimiento a los egresados
RECTORA
TUTORA
COORDINADORA
4. Uso pedagógico de las evaluaciones
externas, actividades de recuperación
y apoyos pedagógicos adicionales
para estudiantes con necesidades
educativas especiales.
RECTORA
TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO
COORDINADORA
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

131
Tabla 35. Cuando los estudiantes cometen faltas
PROCESO: CUANDO LOS ESTUDIANTES COMETEN FALTAS
PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES
1. El primer paso se agota con quien haya tenido la dificultad
2. Si no es solucionada, se dirige al Director de Grupo
3. En tercera instancia se pasa a Coordinación
4. Cuarta instancia Comité de Convivencia.
5. Quinta instancia a la Rectora de la Institución.
Por recurso de reposición al Consejo Directivo (el personero de estudiantes
garantizará que el debido proceso se esté llevando adecuadamente), quien toma
las decisiones correctivas a que haya lugar.
Remisión del caso a autoridades competentes (situaciones tipo II y III Ley
Convivencia Escolar)
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

132
Tabla 36. Situaciones tipo I
PROCESO: SITUACIONES TIPO I
PROCEDIMIENTOS
1. Uso inadecuado de materiales, libros y/o equipos del colegio.
2. Usar vocabulario y/o gestos inadecuados (groserías) a compañeros, profesores,
directivos, administrativos u otros miembros de la comunidad educativa.
3. Agresiones verbales esporádicas, ocasionando burlas, utilizando apodos,
haciendo bromas de mal gusto y propiciando actitudes despectivas con sus
semejantes.
4. Conflictos interpersonales como altercados, discusiones, enfrentamientos, riñas.
5. Agresiones físicas esporádicas que no generen daño al cuerpo o a la salud.
6. Ocasionar burlas, utilizar apodos, hacer bromas de mal gusto y propiciar
actitudes despectivas con sus semejantes.
7. Participar de celebraciones inadecuadas usando harina, huevos, aguas y otros,
dentro y fuera de la Institución portando el uniforme del Colegio.(pasan de tipo
II a tipo I)
8. Comentarios inapropiados sobre la orientación sexual.
9. No mantener su entorno institucional limpio, ordenado y en buen estado.
10. Participar en rifas, apuestas, ventas de alimentos (chicles, colombinas etc.) y/o
juegos de azar dentro de la Institución o fuera de ella portando el uniforme.
11. Ingerir cualquier tipo de alimentos en actividades académicas, formaciones o en
actos comunitarios.
12. Permanecer en las aulas de clase en hora de descanso.
13. Indiferencia e irrespeto a los actos cívicos y símbolos patrios.
14. Participar de celebraciones inadecuadas usando harina, huevos, agua y otros,
dentro y fuera de la Institución portando el uniforme del Colegio.
15. Presentarse a la Institución sin la agenda y los implementos requeridos para
cada clase (agenda y útiles).
16. Atender visitas de particulares en cualquier sitio de la Institución.
17. Portar radios, grabadoras, walkman, audífonos, mp3, mp4, mp5, iPod, iPad
celulares, PSP, joyas, revistas, materiales, y demás elementos que causen
perturbación, alteración, distracción o conflicto entre los estudiantes.
18. Dejar de presentar oportunamente las excusas por inasistencia a actividades
escolares.
19. No participar de las clases o eventos de la Institución por negligencia.
20. Ocultar a los padres y/o acudientes citaciones, mensajes e información que
envíe la Institución.
21. Salir del salón o de la Institución en tiempo de actividad académica o en el
desarrollo de actividades programadas por la misma, sin permiso de un docente
o directivo docente.
22. Portar de forma inadecuada el uniforme.

133
23. Portar el uniforme en lugares que no corresponden como: bares, billares,
tiendas, espacios donde hay juegos de azar, riñas callejeras, entre otros.
24. Manifestaciones amorosas de “tipo íntimo” dentro o fuera del plantel portando
el uniforme de la Institución.
25. Propagar dibujos, revistas y escritos pornográficos, escribir grafitis y mensajes
en paredes, mesas, puertas, dentro y fuera de la institución.
26. Participar en juegos de azar, suerte y apuestas dentro del plantel, diferente al
uso pedagógico.
27. Indisciplina en las horas de clase (en presencia o ausencia del profesor),
formaciones, actos culturales o deportivos con risas sarcásticas, gritos, silbidos
y groserías, impidiendo el derecho del profesor al trabajo en condiciones
dignas y el derecho a la educación de las y los compañeros.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

134
Tabla 37. Medida formativa tipo I
PROCESO: MEDIDA FORMATIVA TIPO I
Protocolos Situaciones Tipo I
1. Conocimiento de los hechos por parte de las directivas, docentes y estudiantes
involucrados (víctimas, victimarios y terceros).
2. Información de los hechos a los padres de familia o acudientes de las víctimas
y de los generadores de hechos violentos.
3. Diálogo reflexivo con el estudiante, compromiso en el observador, reparación
al daño causado y seguimiento del mismo.
4. Realizar los registros del caso y las acciones de manejo.
5. Seguimiento del caso y de los compromisos a fin de verificar si la solución fue
efectiva.
6. Si reincide en la falta se torna tipo II y la medida se tomará de acuerdo al
protocolo establecido para este tipo de situaciones
Soluciones Pedagógicas:
Reflexión Sobre: Importancia del trabajo en equipo, acuerdos para el
cumplimiento de normas, manejo de emociones, empatía, identificación de
talentos. Anotación en el Observador y Seguimiento del Estudiante
Nota: Cuando un estudiante está utilizando elementos mencionados en el
numeral 17, en los tiempos y espacios que no corresponde a su uso o para
efectos diferentes a lo académico, se hace el llamado de atención, si reincide,
el docente lo retira. Si es un computador o Tablet, se cita al padre de familia o
acudiente y se entrega, dejando compromiso escrito en el observador, los demás
objetos que sean retenidos se entregan en rectoría y se devuelven en la clausura
del año lectivo.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

135
Tabla 38. Situaciones tipo II
PROCESO: SITUACIONES TIPO II
PROCEDIMIENTOS
1. La reincidencia de cualquier situación tipo I se convierte en situación tipo II.
2. Acoso escolar utilizando juguetes bélicos y objetos corto punzantes o hacer
uso de cualquier arma para definir problemas, amenazar o intimidar dentro o
fuera de la Institución.
3. Ciberacoso escolar.
4. Causarse daño físico (Cutting).
5. Agresión física con daños al cuerpo o a la salud sin secuelas, o la moral de los
compañeros o de cualquier miembro de la comunidad educativa, dentro o fuera
de la Institución.
6. Dirigirse en forma irrespetuosa a compañeros, profesores, directivos,
administrativos u otros miembros de la comunidad educativa.
7. Utilizar las herramientas tecnológicas para el uso de páginas sociales,
pornográficas o consultas diferentes a las académicas.
8. Publicar fotografías, videos y hacer comentarios despectivos o degradantes de
los miembros de la comunidad educativa en redes sociales de la internet
(Facebook, Messenger, Twitter, Flickr, Sónico, hi5, Youtube, Instagram,
Snapchat, etc.).
9. Emplear expresiones y actitudes morbosas, juegos inadecuados, bruscos y con
doble sentido con cualquier miembro de la Institución, aun en términos
amigables.
10. Encubrir a los compañeros frente a cualquier falta (robo, fraude, mentiras,
juegos morbosos, mal uso de herramientas tecnológicas).
11. Participar y/o promover desórdenes públicos y/o protestas poniendo en tela de
juicio el buen nombre del plantel.
12. Ingresar a la unidad sanitaria del sexo opuesto mostrando clara intención de
irrespeto y falta a la moral.
13. Amenazar, coaccionar y chantajear a los integrantes de la comunidad educativa.
14. Utilizar el nombre del colegio con fines sociales, económicos, religiosos o
políticos sin debida autorización de la rectoría.
15. La suplantación comprobada del padre de familia o acudiente o su firma
cuando sea requerido por la Institución.
16. Irrespetar en forma lesiva, calumniar o injuriar a los directivos, docentes,
administrativos o estudiantes.
17. Portar o consumir cigarrillos dentro del establecimiento o en lugares donde
esté reunida la Comunidad Educativa y fuera de ella portando el uniforme.
18. Evasión de las actividades académicas de forma premeditada engañando a la
familia y a la Institución.
19. Emplear las mentiras para justificar irresponsabilidades ocasionando problemas

136
entre padres de familia y docentes.
20. Tener matrícula en observación y no cumplir con los compromisos Académicos
y/o Comportamentales.
21. Ocasionar daños a la planta física, muebles, enseres, equipos, computadores,
bicicletas, material didáctico o tecnológico de propiedad de la institución o de
cualquier otro miembro de la comunidad educativa y/o cometer actos de
vandalismo como romper candados y atentar contra la planta física e
inmobiliaria de la institución.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

141
Tabla 42. Sistema institucional de evaluación – SIE
PROCESO: SISTEMA INSTITUCIONAL DE EVALUACIÓN – SIE
PROCEDIMIENTOS
La evaluación pretende los siguientes objetivos:
1. Determinar el nivel de desarrollo en que se encuentran las distintas
habilidades de pensamiento del estudiante.
2. Determinar el nivel de desempeño en que se encuentra un estudiante con
respecto a los requerimientos mínimos del MEN, estándares curriculares,
resultados de las pruebas SABER.
3. Diseñar estrategias de mejoramiento que permitan la satisfacción coherente
e integral de las necesidades diagnósticas en el estudiante: BASES,
HABILIDADES DE PENSAMIENTO, ESTÁNDARES
CURRICULARES, GUSTOS Y EXPECTATIVAS.
4. Realizar diagnósticos que permitan determinar los saberes previos,
habilidades de pensamiento. gustos y expectativas de cada estudiante.
5. Alcanzar coherencia en el proceso de aprendizaje del estudiante, gracias al
seguimiento puntual de actividades, fortaleza y debilidades.
6. Identificar las características personales, intereses, ritmo y estilo de
aprendizaje de cada estudiante.
7. Proporcionar información básica, referentes bibliográficos, inducción y
acompañamiento en todo el proceso de enseñanza- aprendizaje, para
orientar al estudiante y valorar sus avances.
8. Implementar estrategias pedagógicas para apoyar a los estudiantes.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

142
Tabla 42. Criterios de evaluación
PROCESO: CRITERIOS DE EVALUACIÓN
PROCEDIMIENTOS
1. La valoración incluirá los conceptos cuantitativos y cualitativos de los avances
de los desempeños por asignaturas, las competencias y actitudes propias del
proceso de enseñanza aprendizaje.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

143
Tabla 43. Criterios académicos institucionales
PROCESO: CRITERIOS ACADÉMICOS INSTITUCIONALES
PROCEDIMIENTOS
Presentación del trabajo con los pasos de la guía.
Sustentación que evidencie el dominio de la información.
Aplicación del conocimiento.
El estudiante alcanzará el porcentaje esperado en los temas de cada asignatura
cuando:
Presente todos los pasos de la guía personal de estudio con calidad y
rigurosidad establecidas.
La sustentación y aplicación evidencien la competencia establecida, según el
tema.
Aplique y relacione los conocimientos en su diario vivir, con su contexto.
NOTA: La sola presentación del trabajo escrito, no garantiza la obtención del
porcentaje del tema correspondiente, siempre debe hacerse la sustentación del
trabajo; para obtener el porcentaje establecido.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

144
Tabla 44. Criterios de desempeño
PROCESO: CRITERIOS DE DESEMPEÑO
PROCEDIMIENTOS
Desempeño Superior
Presenta a tiempo trabajos con todos los pasos de la guía y sustentaciones de
calidad.
No presenta dificultades de comportamiento.
No tiene ausencias o en su defecto son mínimas y justificadas.
Participa en actividades curriculares y extracurriculares de la asignatura.
Posee sentido de pertenencia hacia la Institución.
Maneja un buen proceso de autonomía y responsabilidad promoviendo su
propio desarrollo.
Desempeño Alto
Presenta trabajos y sustentaciones, pero debe hacer correcciones por no cumplir
con los pasos de la guía.
Reconoce y supera dificultades de comportamiento.
Presenta inasistencias justificadas
Posee sentido de pertenencia hacia la Institución.
Valora y promueve con autonomía su propio desarrollo.
Desempeño Básico
Presenta los trabajos incompletos, sin seguir la guía, se demora en hacer las
correcciones, la calidad de la sustentación es mínima.
Presenta dificultades de comportamiento que incide en el rendimiento
académico.
Inasistencias injustificadas.
Poco interés por construir su conocimiento.
Poco nivel de responsabilidad y autonomía.
Desarrolla el mínimo de actividades curriculares requeridas.
Falta interés por consultar y presentar trabajos y sustentaciones.
Poco de trabajo en casa y en el colegio.
Desempeño Bajo
No alcanza los niveles de desempeños básicos propuestos.
No presenta trabajos ni sustentaciones.
No busca la asesoría del docente.
No hay nivel de responsabilidad y autonomía.
No trabaja ni en casa ni en el colegio.
Presenta dificultades de comportamiento que afecta su desempeño académico
personal y colectivo.
Ausencias injustificadas.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

145
Tabla 45. Criterios de promoción
PROCESO: CRITERIOS DE PROMOCIÓN
PROCEDIMIENTOS
El estudiante podrá ser promovido inmediatamente cuando:
Alcance el 100% en todas las asignaturas, en cualquier época del año.
Al finalizar el año podrá ser promovido el estudiante que alcance el 100% en
todas las asignaturas.
Si el estudiante no termina su proceso de formación en la institución su
desempeño será homologado a la escala valorativa nacional.
No será promovido el estudiante que acumule un 20% de inasistencia
injustificada durante el año escolar, en cualquiera de los niveles educativos.
Como un estímulo para los estudiantes de grado once, que al momento del
recibir los resultados de la prueba ICFES, tengan mínimo un de 70 % en la
asignatura del colegio y alcancen un puntaje de 70 o más en la asignatura la
podrán cerrar al 100%. (Solo aplica para las asignaturas evaluadas por la prueba
ICFES). Además, solo se les otorgará el grado de Bachiller si alcanzan el
100% en todas las asignaturas y certifican el Servicio Social según resolución
4210 del 12 septiembre de 1996 y los demás requisitos de ley exigidos para
optar el título de bachiller. Para este grado no se proclamarán los estudiantes
que hayan cometido faltas contempladas en Situación Tipo III.
Los estudiantes que no cumplan con estos criterios de promoción se
matricularán en el mismo curso y continuarán en su proceso hasta llegar al
100% en todas las asignaturas y ser promovidos.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

146
Tabla 46. Proceso: criterios de promoción anticipada de grado
PROCESO: CRITERIOS DE PROMOCIÓN ANTICIPADA DE GRADO
PROCEDIMIENTOS
La Institución Educativa para la promoción anticipada de sus estudiantes tiene en
cuenta el modelo pedagógico que la identifica “Sistema de Educación Relación
Fontán” y los parámetros establecidos en la Ley General de Educación y el decreto
1290 de 2009.
Procedimiento:
1. Se realiza durante cualquier época del año.
2. El Director de Grupo y/o padre de familia con las evidencias respectivas
presentan la solicitud ante el Consejo Académico.
3. 3. El Consejo Académico analiza el informe presentado por cada docente y
solicita toma la decisión e informa al Consejo Directivo.
Criterios de Promoción anticipada:
1. Demostrar un grado superior en el desarrollo cognitivo, personal y social en el
marco de las competencias básicas del grado que cursa.
2. Evidenciar los criterios establecidos para desempeño superior (ver criterios de
promoción de desempeño Superior).
3. Evidenciar dominio, relación y aplicación de conceptos y teorías básicas de las
áreas demostrando las habilidades y competencias básicas en la solución de
problemas y situaciones cotidianas.
4. Demostrar excelencia académica en todas las áreas soportado con el informe
correspondiente del docente o docentes titulares.
5. 5. Demostrar excelencia en la convivencia escolar.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

147
Tabla 47. Criterios de promoción inter ciclos
PROCESO: CRITERIOS DE PROMOCIÓN INTER CICLOS
CICLO UNO (Transición, 1°, 2°)
Interciclo
Se promocionará al grado primero o segundo (según corresponda) al estudiante
que aunque no haya logrado un 100% en las dimensiones, muestre un adecuado
nivel madurativo para su edad.
Evidencie el cumplimiento de los objetivos básicos del grado que cursa.
Muestre una buena adaptación curricular en el grado que cursa y conocimiento
del siguiente.
Demuestre un buen desempeño de habilidades sociales, madurez emocional,
trato respetuoso y cordial a sus pares y comunidad en general.
Los padres muestren compromiso institucional. Evidencie el cumplimiento del
manual de convivencia y no haya cometido faltas.
Interciclo
Se promocionará al ciclo II el estudiante que alcance el 100% del desarrollo de las
competencias básicas correspondientes a cada dimensión en el grado segundo.
Si al culminar los tres grados del ciclo el estudiante aún no obtiene el 100% en
cada una de las dimensiones; no podrá ser promovido y continuará en el proceso
hasta lograr dichos porcentajes.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

148
Tabla 48. Objetivos básicos alcanzados al finalizar
PROCESO: OBJETIVOS BÁSICOS ALCANZADOS AL FINALIZAR
CADA GRADO DEL CICLO: CICLO DOS (3°, 4°)
PROCEDIMIENTOS
Intraciclo
Se promocionará del grado tercero al grado cuarto al estudiante que:
1. Presente déficit del 20 % o menos en dos asignaturas, quien podrá
movilizarse dentro del ciclo.
2. El estudiante que quede con un porcentaje en déficit superior al 20 % en
cualquier asignatura no podrá ser promovido al grado cuarto, pero podrá avanzar en
aquellas asignaturas que haya culminado al 100 %.
3. El estudiante que cumpla con las normas básicas contempladas en el
manual de convivencia de la institución.
Interciclo
Los estudiantes serán promovidos al ciclo tres siempre y cuando tenga todas las
asignaturas con el 100 % requerido.
Objetivos básicos al finalizar el ciclo II
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

149
Tabla 49. Ciclo tres (5°, 6°, 7°) y ciclo iv (8°, 9°)
PROCESO: CICLO TRES (5°, 6°, 7°) Y CICLO IV (8°, 9°)
PROCEDIMIENTOS
CRITERIO INTRACICLO:
Al final del año en comité de evaluación y promoción el estudiante que quede con
un déficit del 20 % en dos asignaturas máximo, pueden promoverse dentro del
ciclo.
En el transcurso del año se promoverá de un grado al otro los estudiantes que hayan
alcanzado el 100% en todas las asignaturas.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

150
Tabla 50. Ciclo cinco (10°, 11°)
PROCESO: CICLO CINCO (10°, 11°)
PROCEDIMIENTOS
CRITERIOS
Para pasar de un grado al otro dentro del ciclo, es obligatorio cumplir con el
100% en todas las áreas.
El estudiante de grado décimo no puede adelantar temas de grado undécimo,
únicamente proyectos productivos y turismo para no afectar la titulación del
área técnica.
El servicio social se debe prestar cuando el estudiante está cursando el grado
décimo.
El estudiante de grado undécimo debe alcanzar el 100% de cada área y haber
cumplido 80 horas de Servicio Social, para acceder a grado de bachiller de la
Institución Educativa Santa María del Río
Guía personal de estudio Colegio Santa María del Río-SERF
Guía Personal del Estudiante Ciclos III, IV y V (Sexto-Séptimo Octavo-Noveno-
Décimo y Undécimo)
1. Punto de Partida y Punto de Llegada
A partir de preguntas sugeridas por el docente o surgidas del interés del
educando, el estudiante planteará una posible solución (hipótesis).
Basado en ella formulará tres o más metas que le permitan seguir el camino
para comprobarla.
2. Recolección y Proceso de Información
Como producto del análisis de información tomada de diversas fuentes
bibliográficas o de recursos internet, el estudiante elaborará mapas
conceptuales, cuadros comparativos, presentaciones TIC, líneas de tiempo,
mentefacto u otras de las herramientas pedagógicas sugeridas, que expresen
coherencia, profundidad que dé cuenta del contenido del núcleo temático y
acorde al grado educativo. Se requiere dibujos, esquemas, mapas, ejemplos de
procesos, fórmulas, problemas, orientados según la asignatura.
Deben quedar debidamente registrados los referentes bibliográficos, (mínimo
3), de los que se tomó la información, siguiendo las normas APA.
NOTA: Las fuentes de información deben ser confiables, de calidad, evitando
consultas en El rincón del Vago, Wikipedia, blocks, entre otras.
3. Desarrollo de la Habilidad
El estudiante evidencia la apropiación del conocimiento y desarrollo de la
habilidad, presentando la sustentación y en las asignaturas que lo requieran
aplicación (resolución de problemas, trabajos experimentales, laboratorios,
análisis de casos, entre otros).
4. Relación
El estudiante redacta un primer párrafo que confirme o niegue su hipótesis,

151
según los resultados obtenidos en su trabajo.
En segundo párrafo argumenta el desarrolla de las habilidades alcanzadas en el
núcleo.
Y en un tercer párrafo relaciona lo aprendido en un contexto cotidiano o
hipotético.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

152
Tabla 50. Citación a padres de familia para corregir faltas
PROCESO: CITACIÓN A PADRES DE FAMILIA PARA CORREGIR
FALTAS
PROCEDIMIENTOS
1. Llamar la atención verbalmente
DIRECTOR DE CURSO
DOCENTE DEL ÁREA
2. Llamar la atención en forma escrita
DOCENTE DE LA ASIGNATURA
DIRECTOR DE CURSO
3. Registrar la reincidencia en los
llamados de atención
DIRECTOR DE CURSO
COORDINADORA
4. Informar a coordinación
DIRECTOR DE CURSO
5. Entregar la citación al estudiante,
fijando fecha.
DIRECTOR DE CURSO
COORDINADORA
6. Atender al padre de familia
DIRECTOR DE CURSO
COORDINADORA
7. Llamar al estudiante
DIRECTOR DE CURSO
PADRE DE FAMILIA
8. Establecer compromisos
PADRE DE FAMILIA ESTUDIANTE
DIRECTOR DE CURSO
DOCENTE
COORDINADORA
9. Hacer seguimiento a los
compromisos en el observador del
Estudiante
DIRECTOR DE CURSO
COORDINADORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

153
Tabla 51. Asistencia de estudiantes al plantel
PROCESO: ASISTENCIA DE ESTUDIANTES AL PLANTEL
PROCEDIMIENTOS
1. Informar la inasistencia de los
estudiantes por curso
ESTUDIANTE MONITOR
DIRECTORES DE GRUPO
2. Registrar la falla de inasistencia en
la planilla de asistencia
COORDINADORA
3. Revisar la planilla de inasistencia COORDINADORA
4. Citar al padre de familia o acudiente
para efectos de la justificación de la
inasistencia
COORDINADORA
5. Hacer compromiso para mejorar la
puntualidad
COORDINADORA
6. Llevar estadísticas de inasistencia
por curso
COORDINADORA
7. Informar la inasistencia de los
estudiantes por curso
ESTUDIANTE MONITOR
DIRECTORES DE GRUPO
8. Registrar la falla de inasistencia en
la planilla de asistencia
COORDINADORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

154
Tabla 52. Deserción estudiantil
PROCESO: DESERCIÓN ESTUDIANTIL
PROCEDIMIENTOS
1. Identificar el número de estudiantes
por curso que han desertado
DIRECTOR DE GRUPO
2. Investigar las causas de la deserción
RECTORA
COORDINADORA
SECRETARIAS
3. Citar a los padres de familia o
acudientes
COORDINADORA
4. Retirar del SIMAT SECRETARIA
5. Llevar estadísticas de estudiantes
retirados con los motivos
SECRETARIA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

155
Tabla 53. Solución de conflictos entre estudiantes
PROCESO: SOLUCIÓN DE CONFLICTOS ENTRE ESTUDIANTES
PROCEDIMIENTOS
1. Conocer de manera concreta y
adecuada el conflicto a solucionar
DIRECTOR DE CURSO
2. Reunir a los estudiantes implicados
en el conflicto
DIRECTOR DE CURSO
3. Remitir si es necesario COORDINADORA RECTORA
4. Citar a los padres de familia para
hacerles partícipes del proceso si es
necesario
COORDINADORA
5. Dejar constancia de las conclusiones
y posibles soluciones al problema
COORDINADORA
DIRECTOR DE CURSO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

156
Tabla 54. Izadas de bandera y actos comunitarios
PROCESO: IZADAS DE BANDERA Y ACTOS COMUNITARIOS
PROCEDIMIENTOS
1. Elaborar un cronograma de izadas
de bandera y actos comunitarios
durante el año
RECTORA
COORDINADORA
DOCENTES
2. Asignar a cada curso el desarrollo de
la actividad, teniendo en cuenta la
temática de cada fecha y curso que
corresponda.
Realizar la actividad en la fecha y
lugar programado
COORDINADORA
DIRECTORES DE GRUPO
ESTUDIANTES
3. Hacer un seguimiento para el
cumplimiento de la actividad
desarrollada en cada una de las
fechas
COORDINADOR ACADÉMICO
4. Evaluar cada izada de bandera una
vez realizada y presentar acta a la
rectoría
COORDINADOR
DOCENTES
DIRECTORES DE GRUPO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

157
Tabla 55. Diseño y elaboración del plan de estudios
PROCESO: DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS
1. Revisar la evaluación institucional en
su componente académico-
pedagógico
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO
2. Analizar y evaluar resultados
académicos de los estudiantes
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO
3. Evaluar el impacto pedagógico del
plan de estudios en el desarrollo del
PEI
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO
4. Analizar el marco legal del plan de
estudios
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
CONSEJO ACADÉMICO
5. Presentar el proyecto de ajustes al
plan de estudios ante asamblea
general de docentes
RECTORA
CONSEJO ACADÉMICO
6. Debatir, analizar y aportar el
proyecto de plan de estudios
ASAMBLEA GENERAL DE
DOCENTES
7. Estructurar el plan de estudios CONSEJO ACADÉMICO
8. Presentar para su aprobación ante la
Rectora
RECTORA
COORDINADORA
9. Dirigir, supervisar y evaluar la
ejecución del plan de estudios
RECTORA
COORDINADORA
CONSEJO ACADÉMICO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

158
Tabla 56. Salidas pedagógicas y recreativas de estudiantes
PROCESO: SALIDAS PEDAGÓGICAS Y RECREATIVAS DE
ESTUDIANTES
PROCEDIMIENTOS
1. Analizar las posibles salidas
pedagógicas
CONSEJO DIRECTIVO
2. Luego del análisis y aprobación,
emitir circular informativa a padres
de familia con la respectiva
autorización
RECTORA
3. Recepcionar los permisos de los
padres de familia
DIRECTORES DE GRUPO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

159
5.3.3. Gestión Administrativa Financiera
Tabla 57. Apoyo a la gestión académica
PROCESO: APOYO A LA GESTIÓN ACADÉMICA
1. Dar el apoyo necesario a los
procesos de matrícula, boletines y
carpetas de los estudiantes para
lograr un buen funcionamiento de la
institución.
SECRETARÍA
COORDINADORA
TUTORA
2. Proceso de matrícula, archivo
académico y boletines de
calificaciones.
SECRETARÍA
COORDINADORA
TUTORA
DOCENTES
DIRECTORES DE GRUPO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

160
Tabla 58. Administración de la planta física y de los recursos
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y DE LOS
RECURSOS
1. Garantizar buenas condiciones de
infraestructura y dotación para una
adecuada prestación de los servicios.
RECTORA
2. Mantenimiento, adecuación y
embellecimiento de la planta física,
seguimiento al uso de los espacios.
RECTORA
DOCENTES
ESTUDIANTES
PADRES DE FAMILIA
3. Adquisición y mantenimiento de los
recursos para el aprendizaje,
suministros, dotación y
mantenimiento de equipos, seguridad
y protección.
RECTORA
SECRETARÍA PAGADORA
DOCENTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

161
Tabla 59. Administración de servicios complementarios
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
1. Asegurar la adecuada prestación de
los servicios complementarios
disponibles en la institución
educativa para facilitar la asistencia
de los estudiantes.
RECTORA
2. Mejorar sus procesos de aprendizaje
y desarrollar sus competencias.
DOCENTES
COMITÉ ACADÉMICO
3. Apoyo a estudiantes con necesidades
educativas especiales.
TODA LA COMUNIDAD
EDUCATIVA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

162
Tabla 60. Talento humano
PROCESO: TALENTO HUMANO
1. Garantizar buenas condiciones de
trabajo y desarrollo profesional a las
personas vinculadas al
establecimiento educativo.
RECTORA
CONSEJO DIRECTIVO
2. Perfiles, inducción, formación y
capacitación.
RECTORA
MUNICIPAL
3. Asignación académica, pertenencia a
la institución, evaluación del
desempeño, estímulos, apoyo a la
investigación, convivencia y manejo
de conflictos, bienestar del talento
humano.
RECTORA
CVOORDINADORA
TUTORA
COMITÉ DE CONVIVENCIA
COMITÉ ACADÉMICO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

163
Tabla 61. Control de asistencia de los docentes
PROCESO: CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS DOCENTES
1. Verificar asistencia diaria COORDINADOR
2. Reportar diariamente las novedades
al Rector COORDINADOR
3. Reportar a secretaria de educación COORDINACIÓN
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

164
Tabla 62. Apoyo financiero y contable
PROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE
1. Dar soporte financiero y contable
para el adecuado desarrollo de las
actividades del establecimiento
educativo.
RECTORA
GOBIERNO NACIONAL
2. Presupuesto anual del Fondo de
Servicios Educativos, contabilidad,
ingresos y gastos, control fiscal.
RECTORA
GOBIERNO NACIONAL
NACIONAL
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

165
Tabla 63. Elaboración del plan operativo anual (POA)
PROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
PROCEDIMIENTOS
1. Revisar la evaluación institucional y
realizar las conclusiones y el
proyecto de mejoramiento
institucional
RECTORA
COORDINADORA
2. Seleccionar y jerarquizar los
proyectos académicos y
administrativos
RECTOR
COORDINADORA
3. Determinar metas, objetivos,
estrategias y cronograma
RECTORA
COORDINADORA
CONSEJO ACADÉMICO
4. Elaborar el documento que contiene
el poa
SECRETARIO
PAGADOR
AUXILIAR
5. Presentar para su análisis y
aprobación ante el Consejo
Directivo
RECTOR
6. Dirigir, coordinar, supervisar y
evaluar la ejecución del POA
RECTOR
COORDINADORES
SECRETARIO
PAGADOR
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

166
Tabla 64. Compras
PROCESO: COMPRAS
PROCEDIMIENTOS
1. Verificar las necesidades de
adquisición de bienes
RECTOR
ENCARGADO DEL ALMACÉN
2. Solicitar las cotizaciones para
efectuar compra
3. Incluir bienes devolutivos al
almacén
4. Registrar los nuevos bienes
adquiridos para su contabilización
5. Entregar cada uno de los elementos
o bienes a las dependencias donde se
requiere mediante actas de entrega.
Actualizar las fichas y el kardex
6. Depurar los bienes del inventario
para ser incluido dentro del Balance
General de la Institución
CONTADOR
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

167
Tabla 65. Matriculas
PROCESO: MATRICULAS
3. Elaborar las órdenes de matrícula
para los estudiantes promovidos y
que no hayan perdido el cupo por
alguna circunstancia
RECTORA
COORDINADORA
4. Firmar y asignar las órdenes de
matrícula para Estudiantes antiguos y
nuevos
RECTORA
5. Elaborar el cronograma de
matrículas
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
6. Revisar la documentación
reglamentaria y sentar el libro de
matrículas, recibiendo las firmas de
los estudiantes y padres o acudientes.
SECRETARIA
7. Revisar y firmar los libros de
matrículas.
RECTORA
SECRETARIA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

168
Tabla 66. Matricula estudiantes antiguos
PROCESO: MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS
1. Diligenciar formato de reserva de
cupo
PADRES DE FAMILIA
2. Diligenciar matricula y observador en
línea
PADRES DE FAMILIA
3. Imprimir matrículas y observadores SECRETARÍA
4. Adquirir agenda, seguro de
accidentes y asociación de padres
PADRES DE FAMILIA Y/O
ESTUDIANTES
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

169
Tabla 67. Matricula estudiantes nuevos que ingresan a preescolar
PROCESO: MATRICULA ESTUDIANTES NUEVOS QUE INGRESAN A
PREESCOLAR
1.Son dos grupos, el primer grupo de 25
estudiantes lo envía secretaria de
educación procedente de los jardines
de bienestar familiar. El segundo grupo
se completa con hermanos de
estudiantes del colegio y niños del
sector
MUNICIPAL
SECRETARÍA DEL COLEGIO
2.Secretaria de educación envía los
formularios de continuidad de niños
procedentes de entidades de bienestar
social o del ICBF
MUNICIPAL
3.Diligenciar el formulario de
inscripción en secretaría con el registro
civil
PADRES DE FAMILIA
4.Inducción sobre manual de
convivencia y modelo pedagógico de
la institución
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
5.Pruebas diagnósticas
ASPIRANTES
DOCENTES
COORDINADORA
6.Evaluación de pruebas diagnósticas
COORDINADORA
DOCENTES
7.Resultados de la pruebas y firma de
actas.
COORDINADORA
PADRES DE FAMILIA
8. Entrega de requisitos de matrícula:
registro civil, carnet de vacunas,
fotocopia de la EPS
PADRES DE FAMILIA
9.Adquirir agenda, seguro de accidentes
y asociación de padres
REPRESENTANTE DE PADRES
REPRESENTANTE DEL SEGURO
REPRESENTANTE DE LA AGENDA
PADRES DE FAMILIA
10. Diligenciar matricula y observador
PADRES DE FAMILIA
11. Ingreso de los nuevos estudiantes al
SIMAT (Sistema de Matrículas)
SECRETARÍA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

170
Tabla 68. Matricula estudiantes nuevos que ingresan a primaria y bachillerato
PROCESO: MATRICULA ESTUDIANTES NUEVOS QUE INGRESAN A
PRIMARIA Y BACHILLERATO
1. Entrevista a padres de familia y
aspirantes
RECTORA
2. Diligenciar el formulario de
inscripción con el registro civil y
solicitar requisitos de matricula
PADRES DE FAMILIA
3. Certificado de años anteriores,
registro civil y documento de identidad,
copia observador del colegio donde se
encuentra matriculado
PADRES DE FAMILIA
4. Inducción sobre manual de
convivencia y modelo pedagógico de la
institución
RECTORA
COORDINADORA
TUTORA
5. Aplicación de pruebas
diagnósticas
ASPIRANTES
DOCENTES
COORDINADORA
6. Evaluación de pruebas
diagnósticas
COORDINADORA
DOCENTES
7. Resultados de la pruebas y firma
de actas
COORDINADORA
PADRES DE FAMILIA
8. Pagos: agenda estudiantil, seguro
de accidentes y asociación de padres
REPRESENTANTE DE PADRES
REPRESENTANTE DE SEGURO
REPRESENTANTE DE LA AGENDA
PADRES DE FAMILIA
9. Entrega de requisitos de
matrícula: registro civil, fotocopia de la
EPS
PADRES DE FAMILIA
SECRETARÍA
10.Diligenciar matricula y observador
PADRES DE FAMILIA
SECRETARÍA
11.Ingreso de los nuevos estudiantes al
SIMAT (Sistema de Matrículas)
SECRETARÍA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

171
Tabla 69. Retiro de estudiantes de la institución
PROCESO: RETIRO DE ESTUDIANTES DE LA INSTITUCIÓN
1. Informar al director de grupo y
diligenciar formato de retiro
PADRES DE FAMILIA
DIRECTOR DE GRUPO
SECRETARIA COLEGIO
2. Diligenciar el registro académico
virtual y físico
ESTUDIANTE
3. Entregar en secretaria registró
físico y observador.
DIRECTOR DE GRUPO
4. Cerrar el acta del grado
TUTORA
DOCENTES
5. Elaborar acta de entrega de
documentos
6. Retirar del SIMAT (Sistema de
Matrículas)
7. Entrega carpeta con documentos
y certificados
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

172
Tabla 70. Retiro de estudiantes en caso de deserción
PROCESO: RETIRO DE ESTUDIANTES EN CASO DE DESERCIÓN
1. Se informa a Coordinación la
ausencia del estudiante
DIRECTOR DE GRUPO
2. Se intenta comunicación con los
padres de familia o acudientes
COORDINADORA
3. Se elabora acta de evidencia de
que no se encontró a los padres de
familia
4. Se retira del SIMAT (Sistema de
Matrículas)
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

173
Tabla 71. Solicitud de certificados de estudios de estudiantes que se encuentran matriculados
PROCESO: SOLICITUD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE
ESTUDIANTES QUE SE ENCUENTRAN MATRICULADOS
1. Hacer la solicitud
ESTUDIANTES Y/O PADRE DE
FAMILIA
2. Diligenciar el cuaderno de
certificados con los nombres,
apellidos, documento de identidad y
años solicitados
FAMILIA
3. Reclamar en 3 días hábiles
FAMILIA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

174
Tabla 72. Solicitud de certificados de estudios de egresados o estudiantes que no se encuentran matriculados en la
institución
PROCESO: SOLICITUD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE
EGRESADOS O ESTUDIANTES QUE NO SE ENCUENTRAN
MATRICULADOS EN LA INSTITUCIÓN
1. Consignar en el banco el valor de
los certificados
EXALUMNOS Y/O PADRE DE
FAMILIA
2. Diligenciar el cuaderno de
certificados con los nombres,
apellidos, documento de identidad y
años solicitados
FAMILIA
3. Reclamar en 3 días hábiles
FAMILIA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

175
Tabla 73. Tención de derechos de petición y tutelas
PROCESO: TENCIÓN DE DERECHOS DE PETICIÓN Y TUTELAS
1. Radicar la tutela o el derecho de
petición
SECRETARIA
2. Estudiar y asignar responsable de
respuesta fijando fecha limite
RECTORA
3. Preparar respuesta y la presenta al
Rector
FUNCIONARIO RESPONSABLE
4. Revisar, disponer envío por correo
certificado o mediante entrega
personal
RECTORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

176
Tabla 74. Graduación de estudiantes del grado once
PROCESO: GRADUACIÓN DE ESTUDIANTES DEL GRADO ONCE
1. Verificar la documentación de los
estudiantes
SECRETARIA
Solicitar al estudiante los
documentos que llegaren a faltar
debidamente actualizados
SECRETARIA
ESTUDIANTE
2. Elaborar la lista general, con la
identificación actualizada
SECRETARIA
3. Entregar las listas a la Rectoría Para
que ordene la elaboración de los
diplomas y las actas de grado
RECTOR
SECRETARIA
4. Elaborar las actas de grado de los
estudiantes de grado undécimos que
aprobaron el año
SECRETARIA
5. Elaborar el acta general de
graduación de los estudiantes del
grado undécimo
SECRETARIA
6. Registrar en el libro de entrega de
diplomas y firma del graduando.
SECRETARIA
7. Entregar solemnemente los diplomas
a los estudiantes aprobados en fecha
acordada por la Rectoría
MESA PRINCIPAL
8. Entregar los diplomas por ventanilla. SECRETARIA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

177
Tabla 75. Atención en portería
PROCESO: ATENCIÓN EN PORTERÍA
1. Solicitar entrada en la Institución COMUNIDAD EDUCATIVA
2. Solicitar documento de
identificación
PORTERO
3. Entregar ficha de visitante PORTERO
4. Revisar los elementos que ingresan PORTERO
5. Registrar en el libro de control PORTERO
6. Reclamar la ficha y entregar
documento de identidad
PORTERO
7. Ubicar la ficha en el casillero PORTERO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

178
Tabla 76. Manejo de correspondencia
PROCESO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTOS
1. Recibir y radicar la correspondencia SECRETARIA
2. Remitir la correspondencia al
destinatario
SECRETARIA
3. Redactar y digitar las respuestas
según las instrucciones del
estamento correspondiente
RECTORA
COORDINADORA DOCENTES
SECRETARIA
4. Revisar y firmar las cartas, según el
caso
RECTORA
COORDINADORA
5. Entregar los oficios a Secretaria para
que se envíen
RECTORA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

179
Tabla 77. Préstamo de equipos
PROCESO: PRESTAMO DE EQUIPOS
PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar préstamo de equipo
diligenciando el formato para tal fin
USUARIO
2. Recibir solicitud, determinar
responsable y autorizar el préstamo
RECTORA
3. Verificar solicitud y alistar material ENCARGADO DEL ALMACÉN
4. Usar material y entregar nuevamente USUARIO
5. Verificar estado y hacer informe de
recibido
6. Acomodar el material en su
respectivo lugar
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

180
Tabla 78. Préstamo de material bibliográfico
PROCESO: PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar el préstamo de material
bibliográfico mediante la
elaboración de la ficha y
presentación del carnet de la
Institución
USUARIO
2. Entregar el material bibliográfico y
registrar al lector para efectos de
dejar la anotación respectiva de
fecha, texto solicitado y firma del
usuario
ENCARGADO DE BIBLIOTECA
3. Terminada la consulta por el
usuario, recibir el material y revisar
su estado, entregar el carnet y
descargar en el registro el préstamo
4. Archivar el registro del lector y
ubicar en su lugar el material
bibliográfico
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

181
Tabla 79. Servicio de fotocopiado
PROCESO: SERVICIO DE FOTOCOPIADO
PROCEDIMIENTOS
1. Solicitar y pagar las fotocopias en
secretaria
USUARIOS
2. Recibir la autorización de la
secretaria
ENCARGADO DE FOTOCOPIAS
3. Proceder a fotocopiar los
documentos, según las instrucciones
recibidas
ENCARGADO DE FOTOCOPIAS
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

182
Tabla 80. Bienes muebles dados de baja
PROCESO: BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA
PROCEDIMIENTOS
1. Junto con el Secretario Pagador,
preparar la relación de los bienes
que por su naturaleza no requiera la
institución para el desarrollo de sus
funciones y que sean susceptibles de
ser destruidos
CONTADOR
2. Rendir informe la Rectora acerca de
los bienes que pueden ser destruidos
3. Con base en lo anterior, autorizar la
destrucción de los bienes y
comunicar tal hecho al encargado
del almacén, con el fin de que
proceda a la destrucción mediante
acta en la que participan: Contador,
Secretario, Encargado del Almacén,
Representante de la entidad que
recibe los bienes.
NOTA: A continuación se aplican
las instrucciones para la baja de
bienes.
1. Si hay bienes faltantes, se conceden
tres (3) días para localizarlos y si al
cabo de éste término no se han
recuperado, el funcionario
responsable de los mismos debe
formular la denuncia ante la
autoridad correspondiente, informar
a la Rectoría y consignar este hecho
en el acta, la cual debe ser firmada
por el jefe de la dependencia, el
funcionario responsable del bien, el
Contador y el Secretario Pagador.-
Encargado del Almacén.
2. Junto con el Contador y el
Secretario pagador, hacer entrega
formal de los elementos devolutivos
en servicio a los subalternos, a
través de los listados de inventarios
individuales debidamente formados.
De esta manera, la responsabilidad
RECTOR

183
es personal ante el superior.
Los elementos de uso común, se
encargan al jefe de dependencia y no
al inventario individual de los
subalternos. Por lo tanto, a ningún
empleado se podrá hacer firmar el
recibo de los elementos que no vaya
a utilizar en forma exclusiva para el
cumplimiento de sus labores.-Jefe de
dependencia.
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

184
Tabla 81. Inventario de bienes devolutivos y de consumo en depósito
PROCESO: INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
EN DEPÓSITO
PROCEDIMIENTOS
1. Comunicar al encargado del almacén
y a Control Interno, el día y la hora
prevista para la verificación de los
inventarios de los elementos devolutivos
y de consumo depositados en el
almacén, lo mismo que la comisión que
participará del conteo físico de los
bienes y la confrontación con el
inventario
RECTOR
2. Del resultado de la inspección y
conteo de los inventarios, elaborar un
acta, firmada por el personal que
participó, el delegado de control interno
y por el Secretario Pagador, incluyendo
los sobrantes y faltantes que se hayan
podido presentar
COMISIÓN
3. Cuando los faltantes o sobrantes se
deban a errores u omisiones en los
registros, realizar las correcciones
pertinentes
COMISIÓN
4. En caso de sobrantes, deben
relacionar en el acta las causas que los
originaron
COMISIÓN
5. Elaborar el comprobante de ingreso,
el cual es firmado por este,
fundamentado en el acta de toma de
inventarios y efectuar los registros
correspondientes
6. Cuando se presenten faltantes,
dispone de tres días para restituirlos, de
lo cual debe quedar constancia en el acta
firmada por el secretario pagador y las
personas que realizan el inventario. En
caso de que éste no asuma la
responsabilidad, la Comisión que
efectúa el inventario dará aviso a la
Rectoría, consignando éste hecho en el
acta.
RECTORÍA
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

185
Tabla 82. Inventario de elementos devolutivos en servicio
PROCESO: INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN
SERVICIO
PROCEDIMIENTOS
1. Conjuntamente con el Contador,
elaborar la programación para la
verificación de los inventarios en las
dependencias y genera los oficios
para la firma del Rector,
comunicando la fecha y hora en que
ésta va a efectuarse
2. Seleccionar la comisión que por el
almacén van a participar en la
verificación del inventario
3. En la fecha programada efectuar la
verificación física de los elementos
con base en el listado y establecer
que los bienes están acordes con las
características con las que fueron
recibidas inicialmente. Si existe
concordancia, el inventario es
firmado inmediatamente. En caso
contrario, deja constancia en el acta,
informando al Rector, con el fin de
tomar las decisiones
correspondientes.
RECTOR
4. Para la solución de los problemas
que se presenten en los inventarios,
el Contador y el Jefe de la
Dependencia, disponen de tres (3)
días hábiles a partir de la fecha de
verificación del mismo
COMISIÓN
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

186
Tabla 83. Baja de bienes por pérdida, hurto, robo o caso fortuito
PROCESO: BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA, HURTO, ROBO O CASO
FORTUITO
PROCEDIMIENTOS
1. Una vez detectada la pérdida del
bien, proceder a presentar el
denuncio correspondiente ante la
autoridad competente
DEL BIEN
2. Elaborar comunicación escrita
dirigida al encargado del almacén
poniendo en conocimiento el hecho
con una relación de lo sucedido y el
bien o bienes perdidos y anexar
copia del denuncio presentado
DEL BIEN
3. Conjuntamente con el Contador, el
representante con el control interno
y el encargado del almacén,
adelantar una inspección ocular y el
levantamiento del acta
correspondiente, en la que debe
relacionarse la fecha en que el hecho
tuvo lugar y el día en que se practica
la inspección ocular, enumerando
los detalles y circunstancias del caso
y complementando con una relación
de lo sucedido o de la información
obtenida, la lista de los bienes cuya
pérdida se establezca con los datos
del inventario, la cantidad y valor de
ellos.
NOTA: Todas las personas
actuantes y el Secretario pagador
firman el acta
4. Con copia del acta y de la denuncia,
iniciar el proceso administrativo
correspondiente, primero
internamente y luego ante la
veeduría de la Secretaria de
Educación y autorizar al encargado
dela almacén para hacer el registro
de descargue de los bienes
RECTOR
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

187
Tabla 84. Baja de bienes servibles en depósito
PROCESO: BAJA DE BIENES SERVIBLES EN DEPÓSITO
PROCEDIMIENTOS
1. Determinar los funcionarios que
participan en la diligencia de
inspección ocular
RECTOR
2. Elaborar el acta de inspección
ocular, en la cual relaciona la fecha,
los detalles y las circunstancias por
las que se amerita dar de baja los
elementos y la lista de los bienes con
los datos del inventario,
especificando la cantidad y el valor
de ellos
3. Elaborar el comprobante de egreso
relacionando los bienes por grupos
de inventarios, sus características y
valores
ENCARGADO DE ALMACÉN
4. Con base en el comprobante de
egreso, realizar los registros
correspondientes, descargando los
bienes de los inventarios de
elementos en depósito y realizar el
correspondiente reporte a
contabilidad
5. Si son elementos devolutivos, con
base en el acta de inspección ocular
y el comprobante de egreso,
proyectar la resolución de baja para
que sea firmada por el Rector
6. Comunicar las actividades anteriores
al Secretario pagador sobre la baja
de elementos para que se adopte la
medida pertinente
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

188
Tabla 85. Baja de bienes servibles en uso
PROCESO: BAJA DE BIENES SERVIBLES EN USO
PROCEDIMIENTOS
1. Elaborar una relación detallada de
los elementos que por su deterioro u
obsolescencia que no prestan ningún
servicio y la envía al secretario
pagador, para que disponga lo
pertinente
2. De acuerdo con las programación
establecida, (cada dos meses) y con
base en la relación elaborada por el
jefe de la dependencia , levanta un
acta de inspección ocular, en la cual
se detallan los elementos con sus
especificaciones y valores por grupo
de inventarios, determinando el
estado de inservibilidad de los
elementos y firmar conjuntamente
con el o los funcionarios designados
por el secretario pagador para
realizar la diligencia de inspección
3. Diligenciar el comprobante de
egreso y actualizar los inventarios de
todas las dependencias , quedando
los elementos bajo su
responsabilidad
4. Consolidar la información de todas
las dependencias y elaborar el
proyecto de la resolución de baja,
para que sea firmada por la Rectoría
5. Comunicar por escrito al Secretario
pagador sobre la baja de elementos
para que se adopte la medida
correspondiente
RECTOR
6. Realizar los asientos
correspondientes y actualizar los
inventarios de la institución.
NOTA: Si se requiere dar de baja
inservibles en uso fuera del periodo
establecido, el jefe de la
dependencia que tiene a cargo los

189
elementos, comunicar al Secretario
pagador para que autorice el trámite
correspondiente
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

190
Tabla 86. Salida de bienes con requerimiento eventual
PROCESO: SALIDA DE BIENES CON REQUERIMIENTO EVENTUAL
PROCEDIMIENTOS
1. Reportar al cierre de cada mes al
secretario pagador los saldos de
existencia de elementos
2. Recibir solicitud escrita, elementos
de la dependencia interesada,
cuando los bienes no hayan sido
incluidos en el Plan de compras.
3. Autorizar el número de unidades que
considere necesarias, teniendo en
cuenta las prioridades del servicio
4. Enviar la solicitud al Secretario
pagador, para que éste elabore el
respectivo comprobante de egreso a
nombre del destinatario y hace
entrega formal de los elementos
relacionados
5. Verificar las características y
cantidades de los bienes contra lo
contemplado en el comprobante de
egreso. Si lo encuentra conforme,
firmar dicho comprobante.
Cuando las existencias disponibles
en el almacén sean insuficientes en
relación con las cantidades
solicitadas en el pedido, anotar en el
comprobante de egreso las
cantidades reales despachadas,
dejando cada constancia en la
solicitud de pedido.
Cuando se suministren repuestos
para equipos, exigir la devolución de
los elementos que fueron cambiados
y adelantar el trámite para la baja
respectiva
DESTINATARIO
Revisó:
_________________
Ana Adela Chitiva
Coordinadora
Aprobó:
_________________
Rectora
Realizó:
_________________
Tutora

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