Capacitación 1 rector director 2016 Fondo de servicio educativos Medellín

1. ELABORACIÓN Y PUBLICACION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN LA
PAGINA DEL SECOP ANTES DE ENERO 31 DE LA VIGENCIA SIGUIENTE (Circular
externa No. 2 de 2013 de Colombia Compra eficiente
 Las entidades del Estado deben publicar el Plan Anual de Adquisiciones
en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año, identificando los
bienes y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones
Unidas (UNSPSC).
 El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la
entidad estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones
de competencia a través de la participación de un mayor número de
operadores económicos interesados en los procesos de selección que
se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con
información suficiente para realizar compras coordinadas

2. ELABORACIÓN Y PUBLICACION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN LA
PAGINA DEL SECOP ANTES DE ENERO 31 DE LA VIGENCIA SIGUIENTE (Circular
externa No. 2 de 2013 de Colombia Compra eficiente
 El Plan Anual de Adquisiciones es un documento de naturaleza
informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser
canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representa
compromiso u obligación alguna, por parte de la entidad estatal ni la
compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.

3. ELABORACIÓN Y PUBLICACION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN LA
PAGINA DEL SECOP ANTES DE ENERO 31 DE LA VIGENCIA SIGUIENTE (Circular
externa No. 2 de 2013 de Colombia Compra eficiente
 El formato del Plan Anual de Adquisiciones contiene la siguiente
información:
• Códigos UNSPSC de las Naciones Unidas de los bienes y/o servicios
asociados a la contratación planeada
 Descripción del objeto a contratar
 Fecha estimada de inicio del proceso de selección
 Duración estimada del contrato
 Modalidad de selección
 Fuente de los recursos
 Valor total estimado
 Datos de contacto del responsable

4. ELABORACIÓN Y PUBLICACION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN LA
PAGINA DEL SECOP ANTES DE ENERO 31 DE LA VIGENCIA SIGUIENTE (Circular
externa No. 2 de 2013 de Colombia Compra eficiente
 El valor total del Plan Anual de Adquisiciones publicado en el SECOP,
deberá coincidir con el valor total del plan de compras presentado a la
SEM antes de diciembre 31.
El primero se caracteriza por presentarse por los conceptos agregados
de la contratación detallando los códigos UNSPSC por ejemplo:
mantenimiento eléctrico, implementos deportivos etc. Y el segundo por la
descripción detallada de los bienes y servicios requeridos por el
establecimiento educativo.

5. El ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos no puede:
Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del
Fondo de Servicios Educativos.
Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre
otros que defina el Ministerio de Educación Nacional.
Contratar servicios de aseo, vigilancia y capacitación del
personal de planta del establecimiento educativo.

6.  Financiar la capacitación de funcionarios.
Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación
para el desarrollo de las jornadas extendidas y
complementarias señalada en el artículo 9 del decreto 4807 de
2011.
Financiar el pago de gastos suntuarios.
Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de
personal, como viáticos, pasajes, gastos de viaje.

7. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL FSE A PARTIR
DEL 1 DE ENERO DE LA VIGENCIA SIGUIENTE
 Durante la vigencia fiscal (Enero 1 a diciembre 31), tanto el presupuesto
inicial como el plan de compras sufren modificaciones a través de las
figuras de:
 Adiciones
 Reducciones
 Traslados

8.  ACUERDOS DEL CD = MODIFICACIONES PRESUPUESTALES +
MODIFICACIONES AL PLAN DE COMPRAS
 PRESUPUESTO INICIAL + MODIFICACIONES = PRESUPUESTO
DEFINITIVO
 PLAN DE COMPRAS INICIAL + MODIFICACIONES =
PROGRAMACION DEFINITIVA DEL PLAN DE COMPRAS
CICLO PRESUPUESTAL

9.  PRESUPUESTO DEFINITIVO = PROGRAMACION DEFINITIVA
DEL PLAN DE COMPRAS
 PROGRAMACION DEFINITIVA DEL PLAN DE COMPRAS = PLAN
ANUAL DE ADQUISICIONES PUBLICADO EN EL SECOP
CICLO PRESUPUESTAL

10.  Se genera o se establece la necesidad del bien o servicio
 Revisión de los proyectos del POAI frente a las necesidades reales
del establecimiento educativo
 Revisión del Flujo de Caja para determinar la disponibilidad de
recursos en tesorería con el apoyo del tesorero, a partir de los
saldos no comprometidos del presupuesto.
CICLO PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL
GASTO

11.  Elaboración de estudios previos: en este se debe justificar la
necesidad del bien o servicios frente al PEI. Se debe incluir el
método por medio del cual se determinó el presupuesto oficial
(promedio de 3 cotizaciones).
 Verificar que el bien o servicio a adquirir se encuentre incluido en la
programación definitiva del plan de compras
 Elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal con base
en el presupuesto oficial establecido en los estudios previos
 Desarrollo del Proceso Contractual
CICLO PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL
GASTO

12.  Es muy importante tener en cuenta en los requisitos habilitantes
para la selección del contratista:
• La actividad económica del contratista debe guardar
coherencia con el objeto del contrato.
• Establecer como requisito el poseer cuenta bancaria, para
evitar el levantamiento de los sellos restrictivos.
CICLO PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL
GASTO

13.  Elaboración y firma del contrato
 Trámite del registro presupuestal
 Inicio ejecución del compromiso
 Durante la ejecución del contrato sólo se debe permitir el acceso a
la Institución Educativa del personal previamente autorizado y
notificado por el contratista, además de la verificación de su
afiliación al sistema general de seguridad social.
CICLO PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL
GASTO

14.  Una vez el contratista cumpla a satisfacción con el objeto del
contrato, el ordenador del gasto debe generar el “certificado de
recibo a satisfacción”, en el cual se debe especificar las cantidades,
descripciones detalladas de los bienes y servicios, valores unitarios
y valores totales.
 Causación contable de la obligación tomando como referente la
factura o documento equivalente.
CICLO PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL
GASTO

15.  Elaboración del comprobante de egreso u orden de pago, el cual
deberá tener como documentos anexos:
• La factura con el cumplimiento de los requisitos
legales (Ley 1231 de 2008). Autorización de la DIAN para facturar
inferior a dos años.
• Pago de la seguridad social aportada por el contratista
a título personal así como de las personas a cargo para la ejecución
del contrato.
• Certificado de recibido a satisfacción con la descripción
detallada de los bienes y servicios suministrados
CICLO PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL
GASTO

16.  El ingreso de todo recurso debe generar un recibo de caja con
número consecutivo, fecha, valor, concepto e identificación de
quien se recibe el recurso.
 Los pagos deben obedecer a una programación establecida
 Todo retiro de recursos o transferencia debe contar con dos firmas
o con dos aprobaciones virtuales (tocken), dando cumplimiento a
la normatividad vigente

17.  Los cheques girados deben contener sello restrictivo de “Páguese
únicamente al primer beneficiario” y sello de “cruzado”.
 Controles de entrega de cheques: persona natural con
identificación de cédula, persona jurídica sello de la empresa y
autorización del representante legal.

18.  Auditoría interna y revisión contable, la misma que debe
realizarse por el contador del FSE como mínimos dos veces al año
con por lo menos dos arqueos a la caja general y caja menor,
durante cada anualidad, dejando constancia de dichas
actividades, certificando con la firma y entregando copia al rector.
 Los cheques y títulos valores deben permanecer en un lugar
seguro de acceso limitado al público.

19.  Las cuentas bancarias deben estar registradas en la entidad
financiera como “Banca Oficial”.
 Deben estar exoneradas del gravamen a los movimientos
financieros y de retenciones en la fuente.
 Deben estar inscritas como parte del conglomerado público
municipal, por lo tanto es posible pactar exenciones de chequera
y/o gastos bancarios.

20. Se refiere a los bienes muebles e inmuebles que
en propiedad, bajo custodia o mantenimiento tiene
una Institución Educativa.

21. Responsabilidad del Establecimiento Educativo:
 Administrar adecuadamente los bienes muebles e inmuebles del
establecimiento educativo
 Registrar controladamente el ingreso y salida de los elementos del
establecimiento educativo
 Relacionar y contabilizar debidamente los bienes de acuerdo a las
disposiciones de la Contraloría regional y demás entes de control.
 Incorporar los valores reales del inventario a los estados financieros de
la entidad.

22. INVENTARIO
Comprende los bienes transferidos o adquiridos para los establecimientos
educativos; se clasifican en elementos de consumo y devolutivos.
Es fundamental que el establecimiento cuente con un inventario actualizado
de los bienes, partiendo de un levantamiento de información anual, el cual
debe reportarse a la Secretaria de Educación de la entidad territorial
certificada correspondiente y a la Contraloría regional correspondiente.

23. INVENTARIO
En el inventario se debe tener en cuenta lo siguiente:
• Llevar en orden cronológico los documentos que soportan el
comprobante de entrada y salida de los elementos de consumo y
devolutivos.
• Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes en
existencia, donde se contemple, lo siguiente:
• Nombre del elemento y su codificación
• Unidad

24. INVENTARIO
En el inventario se debe tener en cuenta lo siguiente:
• Fecha de cada movimiento
• Descripción del bien
• Número del comprobante
• Entradas y salidas
• Identificación de los respectivos comprobantes

25. FORMATO PARA EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS
En el inventario se debe tener en cuenta lo siguiente:
• Cantidad de elementos
• Valor unitario, valor total y llevar un control de inventarios por cada
bien existente
• Revisar periódicamente el inventario de los bienes de consumo y
devolutivos con el inventario físico
• Asegurar debidamente los bienes de la Institución Educativa

26. Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:
…21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido
encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de
conformidad con los fines a que han sido destinados.
22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su
utilización.

27. Invitación a los Consejos Directivos a establecer el
procedimiento para permitir el uso de las
instalaciones en la realización de actividades
educativas, culturales, recreativas, deportivas y
sociales de la respectiva comunidad educativa, de
conformidad con lo establecido en el Decreto Único
Reglamentario del Sector Educación sección 5 artículo
2.3.3.1.5.6.

28. COMUNIDAD EDUCATIVA:
- Los estudiantes que se han matriculado
- Los padres y madres, acudientes o los responsables
de la educación de los alumnos matriculados.
- Los docentes vinculados que laboren en el
establecimiento educativo
- Los directivos docentes y administradores escolares
que cumplen funciones directas en la prestación del
servicio educativo
- Los egresados organizados para participar

29. - El préstamo de los bienes muebles e inmuebles,
administrados por los establecimientos educativos, está
dirigido exclusivamente a quienes integran la
comunidad educativa, siempre y cuando las actividades
a realizar tengan relación directa con la actividad
misional de la Secretaría de Educación y estén
enmarcadas en los respectivos Proyectos Educativos
Institucionales PEI.

30. Utilización adicional de las instalaciones escolares
(Decreto Único Reglamentario del Sector Educación
sección 7 artículo 2.3.3.1.7.1): Los establecimientos
educativos según su PEI adelantarán actividades
dirigidas a la comunidad educativa y a la vecindad, en
las horas que diariamente queden disponibles después
de cumplir la jornada escolar. Se dará prelación a las
siguientes actividades:

31. Se dará prelación a las siguientes actividades:
- Acciones formativas del niño y del joven, tales como
integración de grupos de interés, organizaciones de acción social,
deportiva o cultural, recreación dirigida, y educación para el uso
creativo del tiempo libre.
- Proyectos educativos no formales, incluidos como anexos al
proyecto educativo institucional.
- Programas de actividades complementarias de nivelación
para alumnos que han de ser promovidos y se les haya prescrito
tales actividades.

32. Se dará prelación a las siguientes actividades:
- Programas de educación básica para adultos.
- Proyectos de trabajo con la comunidad dentro del servicio
social estudiantil.
- Actividades de integración social de la comunidad educativa y
de la comunidad vecinal.

33. • Para el préstamo de bienes de propiedad del
municipio se deberá contar con el concepto favorable y
por escrito de la Secretaría a la cual se encuentra
asignado institucionalmente el inmueble o que tenga el
control misional sobre el programa que se va a
desarrollar en el bien. (Numeral 26, artículo 4, Decreto
Municipal 1760 de 2009).

34. • Los préstamos de uso gratuito de los bienes muebles
e inmuebles a particulares externos, adscritos a los
establecimientos educativos, deben tener autorización
expresa del Secretario de Educación.

35. • El préstamo a terceros de los bienes muebles e
inmuebles propiedad del Municipio de Medellín,
especialmente en los cuales se presta el servicio
educativo, sin contemplar la normatividad anterior,
ponen en riesgo antijurídico a la municipalidad y la
misma comunidad educativa, desconocer ello implicaría
para los miembros del Consejo Directivo y Rectores
como responsables de la administración del bien,
incurrir en probables faltas disciplinarias, fiscales y
penales.

36. • No es posible autorizar el préstamo de bienes
muebles e inmuebles para desarrollar actividades no
misionales, tales como:
- Organizar bailes públicos, reinados o torneos deportivos con
cobro de ingreso, venta de licor y cuyo objeto sea el recaudo de
fondos.
- Realizar cualquier actividad económica que no esté previa y
debidamente autorizada por la SEM.

37. • No es posible autorizar el préstamo de bienes
muebles e inmuebles para desarrollar actividades no
misionales, tales como:
- Permitir el hospedaje de cualquier tipo de persona en la
institución.
- Autorizar a terceros la realización de eventos religiosos de
cualquier tipo.
- Alquilar o subarrendar cualquiera de los espacios propios de
la institución, especialmente para fiestas familiares o
particulares.

38. Cuando un particular destine bienes o servicios para
provecho directo de la comunidad educativa, debe
realizarse un contrato entre éste y el rector o director rural,
previa autorización del consejo directivo, en el cual se
señale la destinación del bien y la transferencia o no de la
propiedad. Este contrato se regirá por las normas del
Código Civil.

39. PRESUPUESTO INICIAL PARA LA VIGENCIA FISCAL.
Durante los primeros 3 días del mes de agosto de cada vigencia, los
establecimientos educativos deben presentar a la Secretaría de
Educación, el Acuerdo del Consejo Directivo por medio del cual se
aprueba en primera instancia el presupuesto inicial para la vigencia
fiscal siguiente.
INFORMACION A REPORTAR POR PARTE DE
LOS FSE A LA SECRETARIA DE EDUCACION

40. PROGRAMACION A LAS HERRAMIENTAS CONEXAS AL PRESUPUESTO.
El Rector o Director Rural enviará, antes del 31 de diciembre de cada vigencia
fiscal, a la Secretaría de Educación:
- RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN
- PLAN DE COMPRAS (aprobado por el Consejo Directivo)
- PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES POAI
- PLAN ANUALIZADO MENSUALIZADO DE CAJA (PAC).
INFORMACION A REPORTAR POR PARTE DE
LOS FSE A LA SECRETARIA DE EDUCACION

41. INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL MENSUAL.
Envío de informes de ejecución presupuestal mensual: El Rector o Director Rural
de los Fondos de Servicios Educativos, enviará mensualmente durante los
primeros diez (10) días hábiles, a la Secretaría de Educación de Medellín:
- La ejecución presupuestal de ingresos y gastos acumulada
- Copia de los actos administrativos de modificación presupuestal aprobados
por el Consejo Directivo
- Conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas manejadas por el
establecimiento educativo, acompañadas de los libros de bancos y extractos
bancarios.
INFORMACION A REPORTAR POR PARTE DE
LOS FSE A LA SECRETARIA DE EDUCACION

42. INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL TRIMESTRAL.
Envío de informes de ejecución presupuestal trimestral: El Rector o Director Rural
de los Fondos de Servicios Educativos enviará durante los primeros diez (10) días
hábiles posteriores a la terminación del trimestre, a la Secretaría de Educación de
Medellín:
- Conciliación trimestral entre la ejecución presupuestal por fuentes de recursos y los
saldos en bancos al corte trimestral respectivo, justificando y soportando las
diferencias que se presenten.
- Programación definitiva del plan de compras (aprobada por el Consejo Directivo) y
ejecución del mismo.
INFORMACION A REPORTAR POR PARTE DE
LOS FSE A LA SECRETARIA DE EDUCACION

43. INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL TRIMESTRAL.
- Ejecución presupuestal trimestral de los recursos de gratuidad de
acuerdo con los Lineamientos y procedimientos definidos por el
Ministerio de Educación Nacional.
INFORMES CONTABLES TRIMESTRALES.
El Rector o Director Rural de los Fondos de Servicios Educativos
enviará trimestralmente a la Secretaría de Educación la información
contable, atendiendo los parámetros y fechas fijados para tal fin, en
las circulares que expida la Secretaría de Hacienda y la Secretaría de
Educación Municipal.
INFORMACION A REPORTAR POR PARTE DE LOS
FSE A LA SECRETARIA DE EDUCACION

44.  Los establecimientos educativos deben reportar anualmente
la información de pagos o abonos en cuenta y de retenciones
en la fuente practicadas, de acuerdo con lo establecido en los
literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario y los
artículos 1, 2 y 4 de la resolución DIAN 0117 de octubre 31 de
2012.
 Esta información deberá ser transmitida en forma virtual a
través del portal de la DIAN, firmados digitalmente por el
ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos.

45.  Resolución DIAN No 12761 de Diciembre 09 de 2011,
Resolución DIAN No 0117 de Octubre 31 de 2012 y el Articulo
579-2 del Estatuto Tributario
 Los Fondos de Servicios Educativos son agentes retenedores
del impuesto sobre la renta y del impuesto al valor agregado
IVA.

46.  Por lo tanto deben presentar y pagar en forma mensual
oportunamente de acuerdo con los plazos establecidos por la
DIAN la declaración de retención en la fuente, en la cual se
incluyan la totalidad de los valores retenidos por concepto de
ambos impuestos (renta e IVA) como un mecanismo de
recaudo anticipado de los mismos.
 Las declaraciones tributarias deben presentarse, sin
excepción, en forma virtual y con firma electrónica, de lo
contrario se tendrán por no presentadas acarreando las
sanciones respectivas.

47.  Leyes 901 de 2004,1066 de 2006 y Circular 201600204944
Mayo de 2016
 El Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME es la
relación de las personas naturales y jurídicas que a cualquier
título, a una fecha de corte, tienen contraída una obligación
con una entidad pública de cualquier orden o nivel, cuya
cuantía supera los cinco salarios mínimos mensuales legales
vigentes (SMMLV) y más de seis (6) meses de mora, o que
habiendo suscrito un acuerdo de pago, lo haya incumplido.

48.  En virtud del parágrafo 3º del artículo 2º de la Ley 901 de
2004, y del numeral 5º del Art 2º de la Ley 1066 de 2006,
todas las entidades públicas tienen la obligación de enviar a la
Contaduría General de la Nación - CGN, el Boletín de Deudores
Morosos del Estado - BDME, el cual debe transmitirse por el
sistema CHIP, en los 10 primeros días de los meses de Junio y
de Diciembre con fecha de corte 31 de Mayo y 30 de
Noviembre respectivamente.

49.  Con base en la información recibida, la Contaduría General de
la Nación consolida la información y la publica en la página
www.contaduria.gov.co en el link Boletín de Deudores
Morosos del Estado - BDME.
 Para el caso de los Fondos de Servicios Educativos del
Municipio de Medellín deberán reportar los deudores cuya
cuantía sea superior a 5 SMMLV es decir $3.447.270 para la
vigencia 2016, incluyendo la obligación principal mas los
valores accesorios (intereses, comisiones, sanciones)
originados como consecuencia de la misma y más de seis (6)
meses de mora, o que habiendo suscrito un acuerdo de pago
lo haya incumplido.

50.  Es necesario comunicarle al deudor moroso con mas de 20
días de anticipación al reporte semestral, que será reportado
en el BDME para que cancele o pueda controvertir las
obligaciones.
 Si es la primera vez que van a reportar a un deudor moroso
deben comunicarse con el asesor adscrito al área financiera y
con la servidora de la Unidad de Contaduría Consuelo Osorio
Villada tel 385 71 11 o consuelo.osorio@medellin.gov.co para
efectos de la consolidación y transmisión a la Contaduría
General de la Nación.

51. GRACIAS