Un curs aplicat despre managementul timpului, creat in urma cu 4 ani in cadrul unui proiect european in care am fost implicata. Ce poti afla parcurgandu-l? 1.Definirea notiunii de timp ca resursa 2. Miturile timpului 3. Cum sa evaluezi modul in care aloci timpul (exercitiu) 4. Ce consecinte implica gestionarea defectuoasa a timpului 5. Cine sunt si cum elimini hotii de timp 6. Care sunt principalele temeri universale 7. Cum sa gestionezi eficent timpul 8. Cum iti stabilesti prioritatile (exercitiu) 9. Diagrama Urgent-Important: un instrument indispensabil in lupta cu timpul (exercitiu) 10. Ce inseamna sa fi organizat 11. Cum iti stabilesti obiectivele 12. Tipurile de planificare 13. Instrumente pentru gestionarea eficienta a timpului 14. Cum iti cresti eficienta (exercitiu) 15. Care sunt capcanele timpului 16. Ce strategii de management al timpului poti aplica 17. Ce este stresul si cate tipuri de stres exista 18. Ce reactii poti avea in fata stresului 19. Ce efecte pozitive are managementul timpului Lectura placuta si spor la implementat obiceiuri sanatoase! Nota: Continutul acestui material informativ apartine proiectului Harmony - Masuri de armonizare a vietii profesionale cu cea de familie, finantat prin POSDRU 2007-2013. © Harmony 2010. Toate drepturile rezervate.

1. MANAGEMENTUL TIMPULUI
Componentă fundamentală a ”Flexiwork”

2. OBIECTIVELE TRAININGULUI
 Conştientizarea rolului esenţial al timpului ca resursă fundamentală a
 managementului
 Definirea specifică a scopurilor şi identificarea modalităţilor optime de
atingere a acestora
 Îmbunătăţirea abilităţilor de administrare a timpului
 Dezvoltarea capacităţilor de organizare a activităţilor: evitarea capcanelor,
 stabilirea priorităţilor etc.
 Gestionarea relaţiei dintre importanţa şi urgenţa activităţilor
 Controlul stresului cauzat de sarcini şi activităţi neprevăzute
STRUCTURA TRAININGULUI
1. Definirea noţiunii de timp ca resursă
• Evaluarea modului în care ne pertrecem timpul
• Efectele gestionării defectuoase a timpului
• Hoţii de timp
2. Procesul de management al timpului
• Determinarea priorităţilor
• Organizarea
• Planificarea săptămânală şi zilnică
• Tehnici de gestionare a timpului
3. Stresul si situaţiile de criză
• Tipuri şi surse ale stresului
• Reacţii comportamentale la stres
• Reacţii psihologice la stres

3. NOŢIUNEA DE TIMP
PARADOXUL TIMPULUI
Marea nemulţumire a majorităţii oamenilor este că nu au suficient timp, deşi
timpul este resursa împărţită cel mai egal dintre toate resursele.
O zi are 24 de ore pentru toţi oamenii.

4. "Nu te plânge că nu ai suficient timp. Dispui de acelaşi număr de ore într-o zi,
ca cele pe care le-a avut şi Pasteur, Michelangelo, Maica Tereza, Leonadro da
Vinci şi Albert Einstein." H. Jackson Brown
MITURI ALE TIMPULUI
1. Planificarea timpului este pierdere de vreme
2. Organizarea şi disciplina blochează spontaneitatea
3. Viaţa este complet controlată de evenimente externe
4. Un loc de muncă dezorganizat este caracteristic unui geniu
5. Nu am timp să mă organizez; sunt prea ocupat să vând
6. Gestionarea timpului nu este altceva decât o problemă de bun simţ. Mă
descurc bine la servici, deci îmi gestionez bine timpul
7. Lucrez mai bine sub presiune; gestionarea timpului mi-ar lua acest stimulent
8. Folosesc un calendar pentru întâlniri şi o listă de lucruri de făcut
9. Oamenii iau prea în serios problema gestionării timpului; asta îţi ia toată
distracţia din viaţă
10.Gestionarea timpului poate fi bună pentru anumite tipuri de muncă, dar
muncamea este foarte creativă. Nu mă pot lega prin rutină.
Pentru a înţelege cât valorează...
UN AN- întreabă un student care a repetat un an
O LUNÃ – întreabă o mama care a născut prematur
O SÃPTÃMÂNÃ – întreabă editorul unui ziar săptămânal
O ZI – întreabă un muncitor cu ziua, care are copii de hrănit
O ORÃ – întreabă doi indrăgostiţi, care urmează sa se întâlnească
UN MINUT – întreabă o persoană care tocmai a pierdut trenul
O SECUNDÃ – întreabă o persoană care tocmai a evitat un accident
O MINISECUNDÃ – întreabă un atlet care a câştigat medalia de argint la
Olimpiadă
ESTE IMPORTANT SÃ....
 Să ne cunoaştem percepţia asupra timpului
 Să ne cunoaştem punctele tari şi pe cele slabe
 Să avem rutina eficientă

5.  Să cunoaştem lucrurile pe care nu le facem cu plăcere...
 Să reuşim să apreciem în ce măsură realizarea sarcinilor a fost eficientă
Exerciţiu
Evaluarea modului în care alocăm timpul
Pas 1. Aplicarea chestionarului
Pas 2. Analiza rezultatelor:
26-52: Învăţaţi să vă folosiţi eficient timpul şi să reduceţi durata activităţilor
nereproductive
53-78: Aveţi calităţi mulţumitoare, dar ele se pot îmbunătăţi
79-104: Vă folosiţi eficient timpul. Puteţi căuta noi modalităţi de perfecţionare a
stilului de lucru
CONSECINŢE ALE GESTIONÃRII DEFECTUOASE A TIMPULUI

6. STRESUL
 Apariţia fenomenului de oboseală
 Supraîncărcarea cu sarcini într-un timp foarte scurt
 Apariţia greşelilor
 Scăderea productivităţii
 Deteriorarea relaţiilor cu colegii
 Pierderea din vedere a obiectivelor
ELIMINAREA HOŢILOR DE TIMP
Incapacitatea de a spune " nu"
 Obisnuiti-vă să plasaţi priorităţile dumneavostră pe primul loc.
 Ascultaţi solicitarea şi luaţi-vă timp a vă gândi.
 Obisnuiti-vă cu ideea că nu puteţi mulţumi pe toată lumea.
 Refuzaţi, da-ţi motive şi sugeraţi alternative.
 Existenţa motivelor şi accentuarea părerii de rău micşorează ofensarea celui
refuzat.
 În cazul lipsei scuzelor, fiţi sincer. Lipsa unei scuze este mai bună decat o
scuză proastă.
 În faţa şefului, refuzul trebuie însoţit de lipsa de priorităţi.
ELIMINAREA HOŢILOR DE TIMP
Tendinţa de a amâna
 Stabilirea obiectivelor realizabile.
 Identificaţi sarcinile pe care eraţi tentat să le amânaţi.
 Cântăriţi beneficiile (pentru dumneavoastră şi ceilalţi) îndeplinirii sarcinii vs.
efectele amânării.
 Stabiliţi termenele limită.
 Împărţiţi sarcinile în segmente cât mai mici – tehnica elefantului.
 Puneţi accentul mai degrabă pe pornirea sarcinilor decât pe încheierea lor.

7.  Nu trăiţi cu ideea că "lucraţi mai bine sub presiune".
 Costul amânării poate fi foarte mare.
80% din sarcinile primite zilnic sunt realizabile pe loc!
ELIMINAREA HOŢILOR DE TIMP
Perfecţionismul
 Este corespunzător?" (şi nu perfect) – acesta trebuie să fie standardul
dumneavoastră
 Analizaţi dacă eforturile de a realiza o sarcină perfect îmbunătăţesc într-
adevăr lucrurile, sau doar vă împiedică să duceţi sarcina la bun sfârşit.
 Luaţi în considerare raportul cost – beneficiu al efortului depus în plus
 Luaţi în considerare legea lui Pareto – 80% din activităţile importante sunt
realizate in 20% din timp
Este într-adevăr o virtute a vrea să îndeplinească o sarcină foarte bine, însă unii
oameni îşi doresc atât de mult să facă un lucru perfect, încât nu îl definitivează
niciodată!
TEMERILE DIN CALEA NOASTRÃ
 Teama de imperfecţiune
 Teama de necunoscut
 Teama de a nu fi judecat
 Teama de a nu face greşeli
 Teama de a fi nevoit să trăieşti după standarde ridicate
 Teama de schimbare
 Teama de o responsabilitate prea mare
 Teama de a nu fi respins
 Teama de a lua o decizie gresită
CUM ÎMI DEPÃŞESC TEAMA?

8. MANAGEMENTUL TIMPULUI
”... stabilirea şi urmărirea unei planificări pentru a organiza şi prioritiza în
contextul desfăşurării activităţii de muncă, familie etc.”
Cum aplici principiile managementului timpului în viaţa de zi cu zi?
GESTIONAREA EFICIENTÃ A TIMPULUI
GESTIONAREA EFICIENTÃ A TIMPULUI
Orientarea spre scop

9. Exerciţiu
Tema individuală
PRIORITÃŢILE
”Stabileşte priorităţile pentru obiectivele personale. O mare parte a succesului
constă în abilitatea de a începe cu începutul. Într-adevăr, motivul pentru care
majoritatea obiectivelor nu sunt atinse este acela că ne pierdem timpul începând
cu sfârşitul.”
Legea firii: ”Avem tendinţa de a evita activităţile neplăcute, complexe, prea
îndelungate sau neinteresante, fără să luăm în considerare priorităţile.” – R.
Alec MacKenzie
NIVELE DE PRIORITATE ALE ACTIVITÃŢILOR
1. Trebuie să fac acest lucru (este important şi urgent)
2. Ar trebui să fac acest lucru (este important dar nu urgent)
3. Deleg acest lucru chiar acum (nu e important, dar este urgent)
4. Aş putea să fac acest lucru (nu e important şi nici urgent)

10. PRIORITIZAREA

11. PRIORITIZAREA
Tirania urgenţei:
Dependenţa de urgenţe:
• Rezultatul satisfacţiei temporare şi repetate simţite în momentul rezolvării
unei crize urgente
• O scuză destul de bună pentru a nu avea de-a face cu realele priorităţi
• Ne simţim ocupaţi, importanţi şi admiraţi-falsa perceptie
Consecinţele dependenţei de urgenţă:
• Sarcinile urgente par irezistibile, esenţiale şi ne consumă multă energie
• Stres, constrângere, tensiune, epuizare psihică
Tirania urgenţei:
• ”O sarcină importantă trebuie rareori îndeplinită azi sau săptămâna aceasta...
Sarcina urgentă impune însă, o acţiune imediată.”

12. DEMONSTRAŢIE
Planifică pietrele mari mai întâi, apoi planifică pietricelele mici
DEMONSTRAŢIE
« Identifică pietrele mari (cadranul 2).
« Programează-le pe acestea PRIMELE!
« Fiecare spaţiu liber poate fi valorificat.
CARE ESTE CONCLUZIA?
Exerciţiu
Activităţile cărui cadran credeţi că sunt cel mai adesea desfăşurate de către
oameni? Completaţi o matrice a activităţilor dumneavoastră.
PRIORITIZAREA
Fiecare obiectiv implică îndeplinirea cu succes a unui număr de sarcini. Decideţi
care dintre aceste sarcini sunt prioritare.

13. NU UITAŢI
« E posibil ca priorităţile şefului să nu coincidă cu ale dumneavostră.
« Priorităţile se schimbă. Cateodată ele trebuie reevaluate la începutul fiecărei
zile.
« Cu cât vă apropiaţi mai mult de îndeplinirea obiectivului, cu atât e mai
important să stabiliţi priorităţi şi să vă concentraţi asupra sarcinilor pe care le
aveţi de îndeplinit.
ORGANIZAREA
Ce înseamnă a fi organizat?
• Păstrarea curăţeniei la locul de muncă
• Îndosarierea simplificată a hârtiilor (P – permanent, M – mediu, T – temporar
sau ordonarea dosarelor clienţilor in ordine alfabetică)
• Însuşirea obiceiului de a face un lucru o singură dată şi bine
• Folosirea instrumentelor, sistemelor de organizare
• Important nu este să aveţi un sistem anume, ci să aveţi un sistem.
Componentele unui sistem de organizare
• Calendar, dosare, baze de date, jurnal de contacte, planuri de proiect,
rapoarte de progres, rapoarte de evaluare
• O listă de lucruri ”de făcut” – un ”depozit de idei” în care să notaţi toate
proiectele şi sarcinile de viitor
• O secţiune pentru fixarea şi urmărirea obiectivelor
•
Un sistem de gestionare a timpului trebuie:
• Să fie funcţional
• Să ofere acces uşor la informaţiile de care aveţi nevoie
• Să păstreze la vedere obiectivele şi proiectele
• Să scoată în evidenţă termenele limită

14. PLANIFICAREA
Stabilirea obiectivelor
1. Completarea unei liste de obiective concrete
2. Prioritizarea obiectivelor
3. Stabilirea termenelor limita-ă
4. Formarea unei imagini clare şi complete asupra a ceea ce trebuie să faceţi
pentru a atinge fiecare obiectiv
5. Împărţirea fiecărui obiectiv în mai multe sarcini lunare (săptămânale) şi
programarea lor
6. Notarea obiectivelor într-un calendar (agendă, plan) şi urmărirea realizării lor
7. Obiectivele trebuie să fie SMART
Pentru un om care nu ştie încotro se îndreaptă, nu contează când ajunge acolo
şi nici prin ce mijloace.
PLANIFICAREA OBIECTIVELOR
Obiectivele trebuie să fie:
S pecifice
M ăsurabile
A bordabile
R ealiste
T emporale
PLANIFICAREA SÃPTÃMÂNALÃ
1. Stabilirea unei zile pentru planificare (Duminica – ziua liberă)
2. Clarificarea obiectivelor pentru săptămâna urmatoare şi prioritizarea lor
3. Trecerea fiecărui obiectiv într-o anumită zi a săptămânii
4. Adaptarea zilnică
! planificarea săptămânală permite o viziune de ansamblu

15. Exemplu de planificare săptămânală
PLANIFICAREA ZILNICÃ
• La sfârşitul fiecărei zile – lista cu sarcini pentru ziua următoare (completarea
obiectivelor săptămânale)
• Prioritizaţi sarcinile fixate – notaţi un număr în dreptul fiecăreia, sau aşezaţi-le
în ordinea importanţei
• Fixaţi pentru fiecare sarcină o perioadă reală de timp necesară desfăşurării
• Luaţi în calcul o marjă de timp destinată problemelor neprogramate
• Planifică doar 60% din timpul disponibil şi lasă restul pentru evenimente
neaşteptate (regula 60-40)
• Combinaţi sarcinile necesare
AVANTAJELE LISTELOR
• Te ajută să-ţi aminteşti să faci anumite lucruri
• Îţi organizează mintea. Îţi pune ordine în gândire
• Te ajută să faci un inventar. Te motivează şi-ţi oferă o direcţie
• Te ajută să-ţi fixezi obiective. Te ajută să-ţi stabileşti priorităţi.
• Te ajută să te concentrezi asupra unui lucru
• Îţi oferă satisfacţie când poţi să bifezi toate realizările
• Te ajută să vizualizezi
• Te ajută să-ţi organizezi şi să-ţi limpezeşti gândirea

16. PLANIFICAREA ZILNICÃ
• Începeţi ziua următoare la momentul potrivit - 70% din vânzări se încheie
intre orele 7.00 şi 13.00
• Începeţi ziua următoare cu sarcina cea mai importantă şi FINALIZAŢI-O. Abia
apoi treceţi la următoarea sarcina
• Folosiţi înţelept momentele de tranziţie
• Pe masură ce realizaţi obiectivele, ştergeţi-le pe de listă – factor încurajator
• La sfârşitul fiecărei zile evaluaţi în ce masură aţi respectat lista şi elaboraţi
planul zilei urmatoare
• Faceţi-vă un obicei din elaborarea listei
INSTRUMENTE PENTRU GESTIONAREA TIMPULUI
• Planificatorul lunar sau săptămânal
• Agenda standard
• Lista ”to do”
• Harta
• Agenda electronică
• Cod de culori pentru fiecare obiectiv
• Plan anual (lunar, săptămânal, zilnic)
• Rapoarte de progres şi de evaluare

17. CREŞTEREA EFICIENŢEI
• Analizaţi-vă şi descoperiţi perioadele zilnice de maximă energie – notaţi timp
de câteva zile perioadele când vă simţiţi cel mai odihnit sau cel mai oboist
• Programaţi-vă sarcinile corelând importanţa lor cu nivelul de energie
• Alternaţi perioadele de lucru cu perioade scurte de relaxare
Exerciţiu
Completaţi o listă cu cele mai importante 10 lucruri pe care trebuie să le
faceti în următoarea zi de lucru.
• Care dintre ele sunt urgente?
• Care dintre ele sunt importante?
• Care sunt barierele care v-ar putea împiedica să le îndepliniţi?
• Care estimaţi că este timpul necesar problemelor neaşteptate?
CAPCANELE TIMPULUI
• A spune da atunci când nu aveţi timp
• A incerca să îndeplineşti sarcini importante în partea nepotrivită a zilei
• A incerca să îndeplineşti sarcini în locaţii unde aţi putea fi distras
• A nu gândi înainte de a acţiona
• A exagera cu timpul alocat relaxării
• Supraîncărcarea
• Alocarea unei părţi mai mari de timp socializării decât muncii, la servici
• A nu delega
• A amâna
STRATEGII DE MANAGEMENT AL TIMPULUI
• Nu pierde timpul simţindu-te vinovat de ceea ce nu ai reuşit să faci
• Rezervă timp pentru planificarea programului în fiecare săptămână
• Stabileşte obiective şi sarcini pe termen scurt, mediu şi lung
• Prioritizează şi programează priorităţile

18. • Stabileşte termene limită personale si termene limită pentru organizaţie.
• Ia în considerare şi problemele neprevăzute în planificarea timpului
• Elimină urgenţele
• Elaborează şi foloseşte liste to-do
• Postează calendare lunare şi anuale la serviciu şi acasă
• Evită barierele din partea celorlalţi în controlul timpului
• Ţine cont de propriile niveluri de energie
• Respectă programul planificat
• Învata să spui ”nu”
• Evită perfecţionismul
• Încarcă-ţi zilnic bateriile
ELEMENTE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI TIMPULUI
• Prioritizarea sarcinilor
• Înţelegerea pasilor următori ai activităţi
• Programarea adecvată a sarcinilor
• Îndeplinirea la timp a sarcinilor
• Adaptarea programului la schimbarea priorităţilor
• Crearea unui plan de rezervă, dacă munca nu se va termina la timp
STRESUL
Stresul – constituie o reacţie psihologică a organismului la solicitarile factorilor
care au potenţial de a face o persoana să se simtă tensionată deoarece nu
poate face faţă solicitărilor.
TIPURI DE STRES
a. Pozitiv – eustresul
- Actioneaza ca un factor dinamizator, energizant
Rezolvarea problemei duce la o stare de relaxare, de detensionare
b. Negativ – distresul

19. - Reactie negativa a organismului aflat in imposibilitatea de a face fata
situatiei
Mentinerea acestei stari timp indelungat poate provoca dereglari functionale.

20. REACŢII COMPORTAMENTALE
REACŢII PSIHOLOGICE LA STRES

21. CONSECINŢELE MANAGEMENTULUI TIMPULUI
• Stabileşte un control de zi cu zi
• Stimulează productivitatea, mai mult decât reactivitatea
• Stabileşte priorităţile
• Dezvoltă viziunea de ansamblu
• Facilitează luarea unor decizii dificile
• Elimină amânarea
• Te stimulează să lucrezi mai inteligent – nu mai mult