2. PRESENTADO POR :
PABLO ANDRÉS MONTENEGRO BENÍTEZ
FRANCI YURANI MATEUS ROLDAN
SANDRA MILENA MORALES BOTIA
GUILLERMO ALEXANDER ALVAREZ MOLINA
TUTOR
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
QUINTO SEMESTRE
GRUPO 2
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2012

3. Actualmente es muy claro que gracias a la red
electrónica el texto digital se mueve a mayor
velocidad y menor precio, suprimiendo la salida
física del individuo o del documento y provocando a
su vez el manejo más democrático de la información.
En general, gracias a su mayor disponibilidad, el
documento digital puede estar al alcance de grandes
comunidades de usuarios.

4. La digitalización documental consiste en convertir un
documento físico o papel en un archivo digital o imagen
electrónica, mediante equipos especializados para
ello, llamados escáneres. El término digitalización, hace
referencia al proceso de crear imágenes digitales de
objetos, como registros en papel o fotografías y
almacenarlos en soportes electrónicos, como discos
ópticos. La digitalización es en la actualidad la herramienta
de preservación más completa y satisfactoria que nos
brinda la tecnología, nos permite además preservar un
original en un formato estándar que no dependa de una
tecnología o hardware en especial para su posterior
recuperación y lectura, como es en el caso de los
microfilms.

6. • La digitalización de documentos es el mecanismo mas sencillo, eficiente y rentable para
almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de
imágenes digitales.
• Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier
computador personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con
respaldos en disco CD-R o DVD que garantizan su conservación en optimas condiciones

7. • Leyes y decretos más relevantes en cuanto al proceso de digitalización de documentos.
• Ley 6 de 1992, ARTÍCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIÓN DE IMÁGENES ÓPTICAS
NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo:
• Artículo 771-1. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables
• Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios
técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Considerando entre otros, lo
expresado por el artículo 48 del código de comercio decreta:
• Artículo 1º Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico
adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la
micrografía y los discos ópticos entre otros.
• Decreto 2649 de 1993,
• ARTICULO 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN LIQUIDACION. ......
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción
de los libros y papeles del ente económico.
• Artículo 134. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben
conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los
comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones.

8. Leyes y decretos más relevantes en cuanto al proceso de digitalización de documentos.
• Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden
destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del
último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción
por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.
• Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos;
prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe
copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de
sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las
tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.
• Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estándar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las
organizaciones archivar documentos electrónicamente de manera que se asegure la
preservación de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo de tiempo.
• También permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y
resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para
su creación.

9. El objetivo final del proceso de digitalización es en
consecuencia, la creación de un documento
electrónico, entendido éste como un objeto digital
formado por la imagen electrónica obtenida, sus
metadatos y si procede, la firma asociada al proceso
de digitalización.

10. El proceso de digitalización inicia con la depuración de los
documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que
pueda afectar el paso por los escáneres y siempre
manteniendo el orden original, cuando los documentos están
preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de
una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una
imagen y los transforman en el ordenador en bits. Posterior al
escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de
rearmado en el que se integra el expediente como estaba
originalmente, el resultado de la digitalización es el archivo
digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para
su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla,
imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.

11. Documentos, planos, libros, fotos, mapas, en
cuadernados, negativos, transparencias, exp
edientes médicos, archivo
inactivo, expedientes de personal, de
crédito, escrituras, documentos jurídicos, etc.

12. La digitalización documental puede implementarse en
todo tipo de empresas de sector público o
privado, de servicios financieros, de salud, de
comercio exterior, bibliotecas, de crédito, de
servicio, sector jurídico, etc.; en todas las empresas
que tengan información que les sea conveniente
accederla de manera más ágil en un formato
electrónico para fines de procesos
internos, comerciales, toma de decisiones o
auditorías.

13.  Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de
cada expediente.
 Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.
 Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en
las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño.
 Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de
producción en el proceso de escaneo.
 Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos
los documentos son digitalizados.
 La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de
Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato
reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de
aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el
documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character
Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y
transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

14. o Escáner de alta producción: Esta gama de equipos es utilizada para
digitalizar documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de
procesamiento para altos volúmenes de producción, para empresas e instituciones.
o Escáner de cama plana (Flat bed): Escáner diseñado para digitalizar
fotos y libros, cuando no se cuenta con un escáner especializado de libros.
o Escáner de libros: Estos equipos especializados para la digitalización de
libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no
es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en
cualquier circunstancia.
o Escáner de planos: Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos
de papel como planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel que
superan el tamaño máximo permitido por otros tipos de escáneres, asegurando la óptima
calidad de las imágenes obtenidas.
o Escáner de transparencias: Específicamente diseñado para digitalizar
negativos, transparencias de 35mm y placas medio formato, es utilizado para la
preservación de documentos en este soporte, asegurando la obtención de
digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución óptica.
o Escáner de microfilm: Básicamente su formato consiste en el
procesamiento de rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para digitalizar
colecciones que para su preservación han sido microfilmadas.

15. ESCANER DE ALTA ESCANER DE MANO
PRODUCCION

16. Permitiendo un acceso completo y sin demora a los
documentos digitalizados a través de métodos de
consulta en línea, mediante un sistema concebido
para esta función o, en cualquier caso , mediante la
consulta de las imágenes a través de los propios
sistemas de consulta de los documentos o
expedientes electrónicos.

17.  El texto digitalizado es más fácil de almacenar
 El costo por mantener gran cantidad de documentos dentro de un espacio
físico puede ser mayor que guardarlos de manera electrónica
 Hay reducción de espacio
 Da origen a una forma de conocimiento y catalogación distinta
 Una persona que encuentra un documento digitalizado tiene mayores y
mejores posibilidades para consultarlo y manejarlo al contrario de los
textos impresos.
 El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los
documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del
mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.
 Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad
con el paso del tiempo.

18.  Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio
aproximado de 80 M2, en tanto que 300,000 imágenes caben
en 30 CD s.
 El costo de una fotocopia es similar al de un imagen
digitalizada, la fotocopia no puede integrarse a ninguna
aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede
incorporarse a cualquier sistema automatizado.
 Un documento original solo puede ser visto por una persona a
la vez, en tanto que una imagen digitalizada puede ser
consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de
usuarios.

19. La digitalización de documentos tiene impacto en cuatro ámbitos
simultáneamente:
Proceso: adecuación de los procesos de tratamiento de la documentación para
incluir las tareas de digitalización.
Normativa: para la implantación de la Metodología de Digitalización de
Documentos es necesaria la adaptación de la normativa existente para incluir los
procesos de digitalización dentro de la misma.
Soporte técnico: se deben habilitar las herramientas necesarias (hardware y
software) para la realización de la digitalización de documentos.
Cultura de la organización: es necesaria la comunicación y difusión del cambio
que supone la incorporación de la digitalización de documentos en los procesos a
la vez que la creación de nuevos roles, tareas y responsabilidades.

20.  La digitalización es el medio mas rápido y productivo de conservar los
documentos, además de que nos brinda muchos beneficios como son la conservación de
los documentos, el poco espacio a la hora de guardar los documentos, la facilidad de ser
consultado por quien lo necesite.
 Vivimos en un mundo globalizado, altamente competitivo, en donde la
información ha tomado un valor importante en todas las organizaciones.
Cuanto mejor se administre y mas fácil sea el acceso a la misma, mejor
será el proceso de toma de decisiones, incrementando la rentabilidad y la
satisfacción de los clientes.

21.  Archivo Digital: El Archivo Digital es un sistema de gestión de documentos electrónicos
y sus metadatos, guardados con criterios de archivo, y gestionables mediante unos
servicios web. El Archivo digital dará servicio a todos los Sistemas de Información del
Gobierno Vasco que requieran funcionalidades de gestión documental, tanto si estos
sistemas derivan de la tramitación como de otros procesos de gestión que no estén
originados en un procedimiento administrativo.
 Copia digitalizada: copia electrónica de documentos originales en papel, en la que no
se garantiza su autenticidad ni que se encuentra firmada electrónicamente por el
órgano que hubiera emitido el documento original.
 Datos significativos: son aquellos datos sobre los que se va a realizar tratamiento
informático y que se corresponderán con los metadatos a incorporar al Archivo Digital y/o
con los datos de negocio que maneja el sistema de información correspondiente.
 Digitalización de documentos: también conocido como escaneo o captura
de documentos.: Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de
técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en
papel en una imagen digital.

22.  Digitalización certificada: Se entiende por digitalización certificada el proceso
tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto eléctricas o de
escáner, convertir la imagen contenida en un den papel en una imagen digital codificada
conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que
sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria .
 Guía de Uso de Archivo Digital: documento que describe el funcionamiento y
características técnicas del Archivo Digital, así como las actividades para su integración
con otros sistemas de información.
 Escáner: Periférico que permite convertir un texto o una imagen en un conjunto de
datos en formato electrónico. Existen diferentes clasificaciones para los escáneres pero
una de las más comunes la que divide los escáneres en tres grandes grupos: escáneres
de sobremesa, multifuncionales y escáneres de alta producción.
 Metadatos: datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
 Metodología de Digitalización de Servicios: definida por la DOMA, tiene por
objeto servir de guía en las diferentes fases del proceso de digitalización de los
servicios, a fin de garantizar que se contemplan todos los aspectos

23.  Tipo documental: Unidad documental básica, que preserva unas características
estructurales similares derivadas del ejercicio de una misma función y producida por un
determinado órgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que viene
regulada por una norma de procedimiento.
 Resolución: La resolución es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. Por lo
general, la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de una imagen digital (la
frecuencia de muestreo) es un buen indicador de la resolución. Generalmente, pero dentro de
ciertos límites, el aumento de la frecuencia de muestreo también ayuda a aumentar la
resolución.
 Serie documental: conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de
una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.
 AKS/SGA (Sistema de Gestión de Archivo): Es el sistema que gestiona la conservación y el
acceso a la información a lo largo del tiempo. El AKS/SGA automatiza los procesos de
Archivo, para lo que facilita un Framework de Servicios de Archivo.
 Software de captura o digitalización: permite la digitalización de documentos en
soporte papel, controlando los dispositivos de escaneo. Los software avanzados proporcionan
además funcionalidades como la extracción automática de datos de los documentos y el
reconocimiento inteligente, módulos para el Control de Calidad, herramientas para la
exportación los documentos, etc.

24.  http://www.docsolutions.com.mx/es/soluciones/servicios/digitalizacion.html Información
sobre los procesos de digitalización.
http://vlex.com.co/tags/digitalizacion-de-archivos-2133439 Página con información sobre
digitalización de archivos.
http://www.archivointeligente.com/espanol/Legislacion Leyes y decretos pata la
digitalización de documentos.
http://www.bogota.gov.co/archivo/libreria/pdf/digitalizacion_de_archivos.pdf. Guía de
procedimientos de digitalización.