ensayo sobre la ofimática

1. ¿QUÉ ES LA OFIMÁTICA?
La ofimática comprende el conjunto de tecnologías que permiten realizar una gestión eficiente
de la información almacenada de forma digital.
El hardware y el software nos permiten crear archivos digitales que almacén considerables
volúmenes de información. Por su parte el desarrollo de las redes de comunicación ha
permitido que la transmisión de dichos archivos sea casi inmediata entre los posibles usuarios
interesados.
La ofimática tiene como objetivo proporcionar elementos que posibiliten la simplificación,
mejora y automatización de la organización de las actividades de una compañía o grupo de
personas (gestión de datos administrativos, sincronización de reuniones, etc.).
Teniendo en cuenta que hoy día las organizaciones de compañías requieren un mayor grado de
comunicación, la ofimática ya no se limita solamente a capturar documentos manuscritos. En
especial, también incluye las siguientes actividades:
* intercambio de información;
* gestión de documentos administrativos;
* tratamiento de datos numéricos;
* planificación de reuniones y administración de cronogramas de trabajo.
La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN), que permite a los usuarios
transmitir datos, correo electrónico e incluso voz por la red. Todas las funciones propias del
trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía, archivado, copias, fax, télex,
microfilmado y gestión de archivos, operación de los teléfonos y la centralita, caen en esta
categoría. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980, cuando los
ordenadores de sobremesa se popularizaron.
Herramientas del paquete para oficina
El término "paquete para oficina" hace referencia a todos los programas de software que
permiten realizar las tareas que normalmente se llevan a cabo en una oficina. En especial, un
paquete para oficina incluye, por lo tanto, los siguientes programas de software:
* procesamiento de textos;
* una hoja de cálculo;
* una herramienta de presentación

2. * una base de datos;
* un programador.
A continuación se enumeran los principales paquetes:
* AppleWorks
* Corel WordPerfect
* IBM/Lotus SmartSuite
* Microsoft Office
* Sun StarOffice
* OpenOffice (gratuito, sin licencia)
Los Procesadores de Texto
La comunicación por escrito fue uno de los grandes avances de la humanidad, pues permitió
que grandes ideas pudieran ser transmitidas íntegras hasta generaciones posteriores, lo que
no siempre era seguro con la transmisión de las mismas de manera oral. Con el tiempo, y como
siempre, buscamos maneras de hacer más fáciles las cosas y en un lapso temporal menor, lo
que nos permite eficiencia y efectividad. Con la llegada de los procesadores de texto, se logró
un gran paso en este sentido, aún desde los más primitivos sistemas, con las antiguas
máquinas de escribir, que han superado la prueba del tiempo, y aún hoy en día, en una u otra
forma, siguen vigentes en su uso.
Definición
Por definición, un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y
edición de documentos de texto. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades
según la aplicación de que se disponga. Como regla general básica, todos los procesadores de
texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo, tamaño y orientación de las fuentes,
efectos de formato, además de contar con las propiedades de poder cortar y copiar texto, fijar
espacio entre líneas y entre párrafos, alinear párrafos, establecer sangrías y tabulados, crear y
modificar estilos, activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las
páginas editadas. Los procesadores de texto incorporan desde hace algunos años también
correctores automáticos de ortografía y gramática así como diccionarios multilingües y de
sinónimos que facilitan sobremanera la labor de redacción.
Origen y Evolución
El procesamiento de textos no nación de la tecnología informática. Se desarrolló de las
necesidades de escritores más bien que de las de matemáticos, aunque más adelante se
combinara con el campo de las computadoras. La historia del procesamiento de textos es la
historia de la automatización gradual de los aspectos físicos de la escritura y la edición, y el

3. refinamiento de la tecnología para ponerla a disposición los usuarios individuales y
corporativos.
La invención de la imprenta y de los tipos móviles en el final de la edad media fue el paso
inicial en esta automatización. Pero el mayor avance desde la escritura manual lo fue la
máquina de escribir. Henry Mill, ingeniero inglés de principios del siglo XVII, es considerado su
inventor. El hecho de que hoy casi no se sabe nada sobre su invento es evidencia de su
carencia del éxito.
Christopher Latham Sholes, con la ayuda de dos colegas, inventó la primera máquina de
escribir aceptada, en 1867. Comenzó a comercializarse en 1874, por una compañía de
fabricación de armas, llamada Remington & Sons, aunque esta información es todavía
improbable La desventaja principal de este modelo era que imprimía en la superficie inferior
del rodillo, de modo que el mecanógrafo no podía ver su trabajo hasta que había acabado.
La aceptación de la máquina de escribir fue lenta al principio, pero se facilitó durante los años
próximos gracias a varias mejoras. Éstas incluían: la tecla de mayúsculas, que permitió
mecanografiar letras capitales y minúsculas con las mismas teclas (1878); impresión en el lado
superior del rodillo (1880); y el tabulador, permitiendo el ajuste de los márgenes (1897).
Thomas Edison patentó una máquina de escribir eléctrica en 1872, pero el primer modelo
realizable no fue introducido hasta los años 20. En los años 30, IBM introdujo una versión más
refinada, la IBM Electromatic. "Aumentó grandemente las velocidades de escritura y ganó
rápidamente la aceptación en la comunidad de negocios."
En 1964 IBM desarrolló la MT/ST (máquina de escribir magnética de Tape/Selectric), que
combinó las características del Selectric (una bola con los tipos imresos) con una de cinta
magnética. La cinta magnética era el primer medio de almacenaje reutilizable para la
información mecanografiada. Con esto, por primera vez, el material mecanografiado podía ser
corregido sin tener que escribir de nuevo el texto entero a máquina. En la cinta, la información
se podía almacenar, y usar de nuevo, corregir, reimprimir tantas veces como fueran
necesarias, y después borrar y reutilizar para otros proyectos. Este desarrollo marcó el
principio del procesamiento de textos como se conoce hoy.
También introdujo el procesamiento de textos como una idea y concepto definidos. El término
primero fue utilizado en la
comercialización de la IBM del MT/ST como "máquina de procesamiento" de textos. Era una
traducción del término alemán textverabeitung, acuñado a finales de los años 50 por Ulrich
Steinhilper, ingeniero de la IBM. Que lo utilizó como término más exacto para referirse al acto
de mecanografiar. La IBM lo redefinió "para describir maneras electrónicas de manejar un
sistema estándar de actividades de la oficina -- componiendo, revisando, imprimiendo, y
archivando un documento escrito."
En 1969 IBM introdujo la MagCards, tarjetas magnéticas que se insertaban en una caja unida a
la máquina de escribir y grababan el texto mientras que era mecanografiado. Las tarjetas se
podían entonces utilizar para buscar y reimprimir el texto. Éstos eran útiles sobre todo a las

4. compañías que tenían que enviar gran cantidad de cartas. Sin embargo, solamente se podía
almacenar un valor aproximado de una página en cada tarjeta.
En 1972 Lexitron y Linolex desarrollaron un sistema similar de procesamiento de textos, pero
incluyeron las pantallas de visualización y los cassettes de cinta para el almacenaje. Con la
pantalla, el texto podría ser incorporado y ser corregido sin tener que producir una copia dura.
La impresión podría ser retrasada hasta que el escritor estuviese satisfecho con el material.
El disquete marcó una nueva etapa en la evolución de los medios de almacenaje. Desarrollado
por IBM a principios de los años 70 para el uso en la informática, pronto fue adoptada por la
industria del procesamiento de textos. Vydec, en 1973, parece haber sido el primer fabricante
que produjera un sistema de procesamiento de textos usando los disquetes para el
almacenamiento. Los medios de almacenamiento anteriores podían guardar solamente una o
dos páginas de texto, pero los primeros discos eran capaces de almacenar 80 a 100 páginas.
Este aumento de la capacidad de memoria permitió la fácil creación y edición de documentos
de páginas múltiples sin la necesidad de cambiar el medio en que se almacenaban los datos.
Durante los diez años próximos muchas nuevas características fueron introducidas en el
campo. Una innovación importante era el desarrollo de los programas del chequeo de la
ortografía y de las listas de correo. Otro avance, introducido por Xerox en su Sistema de
Información Estrella (Star Information System), permitieron el trabajar en más de un
documento a la vez en la misma pantalla. Algunos programas ahora incluso incorporan las
funciones de contabilidad y de inventario, combinando el procesamiento de textos con la
informática y terminar así la unión del procesador de textos a la computadora. El campo
combinado se conoce como tratamiento de la información.
El WORDSTAR, desarrollado por Micropro International, emergió como el estándar de la
industria en paquetes de software, aunque otros, actualmente, lo sobrepasan en muchísimas
características.
Hay más de sesenta sistemas completos del procesamiento de textos en el mercado, y más de
treinta paquetes de software para el uso en computadoras, todos con diversas capacidades y
demandas sobre su eficacia.
La lista dada aquí subestima probablemente el número realmente disponible hoy en día.
Sistemas Completos de Procesamiento de Texto
MODELO: VENDEDOR:
Datapoint Datapoint
Infowriter Honeywell
Multivision Applied Digital Data Systems
Displaywriter IBM Corporation
W100 Toshiba

5. Micom 2001E Philips Information Systems
HP Word on HP3000 Hewlett-Packard
5520 Information System IBM Corporation
8000 Series "Star" (network) Xerox
Stand-alone (elect typwrtr extnsn) Olympia
Type-990 (software for minis) Texas Instruments
Programas de Computadoras para Procesamiento de Texto
Apple Pie Editor and Formatter Hayden Book Company
Apple Writer III Apple Computer, Inc.
Comprehensive Electronic Office Data General Corporation
DisplayWrite 2 IBM Corporation
Easywriter Professional & II Information Unlimited Software
Executive Secretary Sofsys
FinalWord Mark of the Unicorn
Lazywriter ABC Sales
Leading Edge Leading Edge Products, Inc.
Microsoft Word Microsoft Corporation
MultiMate MultMate International
NBI NBI
Omniword Northern Telecom
Palantir Tier I & Tier 2 Designer Software
Para Text Para Research
Peachtext (formerly Magic Wand) Peachtree Software
Perfect Writer Perfect Software
Samna Word II & III Samna Corporation
SCRIPSIT 2.0 Radio Shack

6. Select Word-Processing Select Information Systems
Spellbinder Lexisoft
Text Wizard Datasoft
VisiWord Plus VisiCorp
Volkswriter Lifetime Software, Inc.
Word-11 Data Processing Design, Inc.
WordPerfect Satellite Software Intl.
WordStar MicroPro International
WordVision Bruce & James Program Pubs.
XyWrite XyQuest
Bibliografía
www.About.com
Trabajo enviado por.
Ing. Simón Arturo Betancourt
sabetancourt[arroba]hotmail.com
CENSEI – Centro de Enseñanza y Servicios Informáticos
Hato Mayor de Rey, Rep. Dom.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo, es un documento informático formado por filas (horizontales) y
columnas (verticales), donde cada intersección entre ambas (entre una fila y una
columna), recibe el nombre de celda (un grupo de celdas, recibe el nombre de rango).
Hacer referencia a cada celda, es tan fácil como jugar al juego de la "guerra de barcos",
pues cada celda tiene unas coordenadas. De la misma forma a como jugamos a la guerra
de barcos, cuando damos unas coordenadas del tipo A4, o B6, y decimos que estamos
tocados, o hundidos, lo mismo podemos hacer, para referirnos a una celda, pues además
esta intersección entre columna y fila, nos aparece resaltada. Podemos averiguarlo,
haciendo referencia a la columna, que está formada por letras, y a la fila, que está
formada por números. De tal forma, por ejemplo, podemos saber que la celda B6 nos
está haciendo referencia a la segunda columna (la columna B, pues están por orden
alfabético: A, B, C, D, etc...) y a la sexta fila.
Este es el aspecto general de una hoja de cálculo (concretamente una hoja de cálculo de
Excel), donde no tenemos ningún dato escrito:

7. En esta otra pantalla, podemos ver que estamos situados en la celda B6, pues se muestra
resaltada tanto la celda, como la referencia a la columna y a la fila que forman esa
intersección:
Desplazarnos de una celda a otra, es tan sencillo como colocar el cursor en la celda
deseada. Nos situamos con el puntero del ratón en la intersección de la columna y la
celda donde queramos situarnos, y pulsamos el botón izquierdo del ratón. Tan sencillo
como eso, para situarnos en esa nueva celda o esa nueva ubicación, dentro de la hoja de
cálculo.
Las hojas de cálculo están integradas en lo que se denominan libros (libros de cálculo),
de tal forma que en cada libro podemos tener desde una hoja de cálculo, hasta tantas
como nos admita la aplicación que estamos utilizando. Por ejemplo, si ampliamos la
imagen anterior, veremos que en la parte inferior de la misma, aparecen 3 pestañas, y
que son cada una de las hojas que conforman el libro. Como mínimo, un libro debe
contener una hoja, es decir, una pestaña, y se les puede cambiar el nombre que tienen

8. por defecto (Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.).
¿Para qué sirve una hoja de cálculo?
La hoja de cálculo es una herramienta informática, que muchísimo trabajo diario a todos
aquellos que trabajamos habitualmente con números, cifras, y datos. Una hoja de
cálculo nos puede servir para elaborar un presupuesto, para hacer facturas, para calcular
las cuotas de un préstamo, para hacer un balance y una cuenta de resultados, o para
llevar el control de notas de unos alumnos, por poner unos cuantos ejemplos. Todo
aquello que sea cuantificable, y valorable económicamente, puede ser tratado, medido,
ordenado y controlado, mediante una hoja de cálculo.
Un ejemplo sencillo de la utilidad de la hoja de cálculo, podría ser la elaboración de un
presupuesto mensual, como el que podemos ver en la siguiente imagen:
Como podéis ver, se trata de un fragmento de una hoja de cálculo, donde solo he
incluido unas pocas columnas y filas, para que lo veáis mejor. Si os fijáis, también
podemos ver en esa imagen, que se pueden ampliar las columnas, para hacerlas más
anchas, y ajustarlas al contenido que tengamos. También os podéis fijar que le podemos
dar color a las celdas, pero lo más importante, y la verdadera utilidad de la hoja de
cálculo, viene ahora...¿Qué pasaría si nos subiese la hipoteca o el alquiler de 820 euros
mensuales, a 880 euros?. Si esta operación la hiciésemos sobre un papel, si ayuda de un
ordenador, deberíamos hacer un par de operaciones. La primera de ellas, sería saber
cuánto nos ha subido la hipoteca o el alquiler (60 euros = 880 euros – 820 euros), y
segundo, sería restar al saldo neto del mes (el ahorro), esos 60 euros extras de aumento
de la hipoteca o alquiler, con lo que nos quedaría un ahorro mensual, de 20 euros en
lugar de 80 (20 euros = 80 euros – 60 euros).
Si os fijáis bien, veréis que la columna C está resaltada, y la fila 14 también, con lo que
la intersección entre ambas, es decir, la celda C14, está remarcada, para indicarnos que
estamos situados sobre ella. Si os fijáis, precisamente arriba a la izquierda de esa
imagen anterior, se ve precisamente la celda donde estamos (C14), y a la derecha, se nos
muestra el contenido de esa celda. En nuestro caso pone =C5-C6. Sin saber demasiado

9. de fórmulas, ya nos estamos haciendo una idea de lo que hay en C14, y no es otra cosa
que una resta entre lo que hay en C5 y lo que hay en C6, que son los ingresos y los
gastos mensuales.
Una hoja de cálculo nos va a servir para cambiar el dato de una celda cualquiera, y que
se nos recalcule todo de forma automática, sin hacer absolutamente nada. Lo primero
que tenemos que saber, y siguiendo con el ejemplo anterior, es que en la celda C6
tenemos una suma de todos los gastos que hay justo debajo. Si cambiamos una de esas
cifras (por ejemplo el de la hipoteca o alquiler, que aparece en la celda C7), y en lugar
de tener un gasto de 820 euros, tenemos un gasto mensual de 880 euros, ocurrirán dos
cosas, la primera de ellas es que se recalculará la suma de gastos, y ahora tendremos 60
euros más (1.480 euros de gasto total), y segundo, que el ahorro se reducirá en esos 60
euros de aumento de hipoteca o alquiler, pasando de 80 euros de saldo neto, a solo 20
euros. Miradlo en esa imagen que os adjunto:
Como podéis ver, el ahorro de tiempo es considerable, ya que con tan solo cambiar un
dato, la suma de gastos y el saldo neto se recalculan automáticamente, pues tiene
fórmulas (sumas y restas) que evalúan esos nuevos datos que hemos cambiado, para
mostrar el nuevo resultado. Por tanto, la utilidad de la hoja de cálculo es más que
evidente, tanto más, cuanto más complejos sean los cálculos y las operaciones, con el
consiguiente ahorro de tiempo que ello comporta.
Este es un sencillo ejemplo de la utilidad de las hojas de cálculo, pero podemos hacer
de todo lo que se nos ocurra, y que conlleve el tratamiento de datos numéricos.
¿Qué es Excel?
Pues Excel es un programa con el que podemos hacer hojas de cálculo. Igual que con
Photoshop podemos retocar imágenes, y con Internet Explorer podemos navegar por
Internet, con Excel podemos hacer hojas de cálculo. De la misma forma que Photohop
no es el único programa para retoque de fotos o imágenes, ni Internet Explorer es el

10. único navegador para acceder a Internet, Excel tampoco es el único programa para hacer
hojas de cálculo.
Excel es un producto del fabricante Microsoft (el mismo que hace Windows XP,
Windows Vista, o Windows 7, por ejemplo), y se suministra dentro del paquete
Microsoft Office, en el que incluye también, entre otras aplicaciones Microsoft Word,
que es un programa para tratamiento de textos (un programa para hacer escritos, cartas,
informes, etc.).
Microsoft Office, y por tanto el programa Excel que incluye, es un programa de pago,
pero aún así, se trata del software para elaborar hojas de cálculo más extendido del
mercado, y toda una referencia para su competencia, pues en mi opinión, es la mejor
herramienta de este tipo que podemos encontrar en el mercado.
¿Qué otros programas hay para hacer hojas de cálculo, aparte de Excel?
Pues aparte de Excel, podemos recurrir a otros interesantes programas para el
tratamiento de hojas de cálculo. Los más extendidos, aparte de Excel, son los siguientes:
 Lotus 123, propiedad de Lotus Development Corporation, adquirida por IBM.
Fue una de las aplicaciones para hoja de cálculo, más famosas y extendidas en la
década de los años 80, pero Excel acabaría con su hegemonía en la década
siguiente:
 Gnumeric, desarrollado para Gnome, dentro de lo que se denomina software
libre, aunque también existe una versión para Windows:

11.  Kspread, desarrollado también como software libre, para el proyecto KDE, e
incorporado dentro de la suite ofimática KOffice:
 Quatro Pro, desarrollado originalmente por Borland, ahora propiedad de Corel
Corporation. Esta aplicación se suministra dentro del paquete Corel WordPerfect
Office. La principal funcionalidad de esta aplicación es que ya desde su versión
9 (allá por 1999), permitía trabajar con hojas de cálculo de hasta 1.000.000 de
filas, mientras que Excel tenía limitado el número de filas en 65.536 filas, hasta
su versión Excel 2007:

12.  Calc, del paquete StarOffice, de Sun Microsystems, y base de la suite ofimática
de código libre OpenOffice:
 Calc, que forma parte del paquete OpenOffice, software de código libre. Se trata
del único software para hojas de cálculo que actualmente puede plantarle algo de
cara a Excel (más que por la potencia del mismo, por lo extendido que está entre
los usuarios), aunque en lo personal, creo que todavía le queda mucho para
poder hacerle sombra a la todopoderosa hoja de cálculo de Microsoft:

13. Aparte de esas aplicaciones para hoja de cálculo que hemos mencionado, y que son las
más destacables, en el mercado podemos encontrar infinidad de programas, que nos van
a ser igualmente útiles, incluyendo el software para hojas de cálculo online como el que
integra Google Docs.
Macros
Cuando en el uso avanzado de hojas de cálculo, nos vemos ante una tarea repetitiva o
compleja, donde las funciones propias que incorpora el programa en sí, no son
suficientes para resolver el problema o la tarea, es cuando entra en escena la
programación mediante macros. A través de los macros, podemos realizar tareas
repetitivas o ciertamente complejas, añadiendo líneas de programación. No todas las
aplicaciones para hojas de cálculo admiten esta programación mediante macros, pero
Excel concretamente sí, y de una forma ciertamente potente.
Algunos ejemplos del uso de macros en Excel, los tenéis en este mismo blog de Excel,
por ejemplo con esta aplicación para calcular las cuotas de una hipoteca, o esta otra para
introducir datos en una hoja de cálculo, utilizando formularios.
Las macros pueden ser muy sencillas o extremadamente complejas, dependiendo de
nuestras necesidades, y del problema que pretendamos resolver. Si el primero de los
macros de ejemplo del párrafo anterior tiene cierta complejidad, este otro en el que
podemos contar las hojas de un libro, sería sumamente sencillo.

14. GRAFICADORES
Son paquetes de software que permiten el manejo directo de los puntos del monitor
(conocidos como pixeles) para diseñar figuras (tablas, cuadros, formas), gráficos y dibujos.