SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 6
Baixar para ler offline
Problemen oplossen in innovatieprojecten:
                 De rol van projectorganisatie




Versie 1.3 – Februari 2010
Rotterdam School of Management, Erasmus University

Dr. Ferdinand Jaspers
Prof. Dr. Ir. Jan van den Ende




                                 Contactgegevens

                                 Dr. Ferdinand Jaspers
                                 Rotterdam School of Management, Erasmus University
                                 Kamer T11-45
                                 Postbus 1738
                                 3000 DR Rotterdam
                                 T. 010-4082875
                                 E. fjaspers@rsm.nl
INLEIDING

De ontwikkeling van software staat bekend als een moeilijk proces. Dit geldt zeker ook
voor webapplicaties, omdat deze steeds complexer en geavanceerd worden (Rich Internet
Applications, Web 2.0). Hierdoor is het waarschijnlijk dat projectteams tijdens de
ontwikkeling van webapplicaties worden geconfronteerd met technische problemen.
Deze problemen zorgen ervoor dat het vaak een grote uitdaging is om deadlines te halen,
om kosten in bedwang te houden en om productspecificaties te realiseren. Zo moeten
applicaties wellicht (deels) worden herontworpen, moet programmeerwerk worden
overgedaan en moet het eindresultaat opnieuw - en in meer detail - worden getest.

Wij stellen daarom dat het van groot belang is dat projectteams bekwaam zijn in het
oplossen van problemen. Het liefst worden problemen natuurlijk snel, efficiënt en
effectief opgelost. De vraag is nu hoe u als manager kunt bijdragen aan de vaardigheid
van projectteams om problemen op te lossen. Onze onderzoeksvraag is de volgende:

A. Hoe kan het vermogen van projectteams om problemen op te lossen worden verklaard
door de manier waarop teams zijn georganiseerd?

Zoals hieronder zal worden betoogd, kunnen we een onderscheid maken tussen
verschillende soorten van technische problemen, en dan met name de mate waarin
problemen te maken hebben met interfaces tussen softwareonderdelen (‘systemische
problemen’) dan wel met softwareonderdelen (modules) zelf (‘autonome problemen’).
Daarom vragen we ons af:

B. In hoeverre hangt het effect van projectorganisatie op het probleemoplossend
vermogen van het team af van het type problemen waarmee een team wordt
geconfronteerd?

Bovenstaande vragen worden hieronder geïllustreerd weergegeven.

   Projectorganisatie
                                                                     Bekwaamheid waarmee problemen
   Decentralisatie                                                   worden opgelost
   Gemak van onderlinge communicatie
   Gebruik van externe informatie                                    Kwaliteit van oplossingen
   Onderling contact                                                 Kosten van oplossingen
   Formalisatie van projectvoortgang                                 Snelheid van oplossingen
   Autonomie van het project
   Commitment van het projectteam
   Cross-functioneel team


                                       Systemische versus autonome
                                                problemen




                                                                                                     2
HET ONDERZOEK

Hier volgt kort enige informatie over de gegevens op basis waarvan de resultaten tot
stand zijn gekomen.

•   De gegevens zijn via een on-line vragenlijst verzameld in de tweede helft van 2007.
•   In elke vragenlijst staat een ontwikkelingsproject van een Internetapplicatie centraal.
    Dit project is als volgt gedefinieerd:
    Het “ontwikkelingsproject” bestaat uit alle taken die nodig waren om de
    webapplicatie te realiseren. Deze taken betreffen bijvoorbeeld het ontwerpen van de
    applicatie en het ontwikkelen, aanpassen, verbinden, en testen van verschillende
    hardware en software “onderdelen,” zoals applicatiesoftware, databases, servers,
    content, etc. Het ontwikkelproject heeft geen betrekking op de introductie, de
    marketing en de “live” fase van de applicatie, maar uitsluitend op de ontwikkeltaken
    van de start van het project tot de eerste echte (commerciële) introductie en
    lancering.
•   De vragenlijsten zijn ingevuld door projectmanagers.
•   De ‘populatie’ die in het kader van dit onderzoek is benaderd bestaat uit drie groepen:
        o Projecten die zijn gesubsidieerd binnen Kenniswijk;
        o Complexe projecten die zijn uitgevoerd door/met medewerking van
            Internetbureau’s die lid zijn van PIBN (Platform Internet Bureau’s Nederland
            en/of voorkwamen op de lijst van 100 ‘beste’ ICT bedrijven volgens de
            Emerce Top 100 2005;
        o Projecten waarvan in de afgelopen twee jaar melding is gemaakt via de
            website Planet Multimedia.
•   De resultaten zijn gebaseerd op gegevens van 92 projecten.
•   Dit is een response rate van 60%. Daarmee zijn de resultaten van dit onderzoek naar
    verwachting van de auteurs sterk representatief voor de relaties in de populatie als
    geheel.




                                                                                         3
RESULTATEN

A. Het effect van projectorganisatie op probleemoplossend vermogen

Op basis van onze analyse van 92 innovatieprojecten kunnen we het volgende stellen:

1. Uit ons onderzoek blijkt dat het voor het oplossen van problemen van groot belang is
   dat teamleden gemakkelijk en open met elkaar communiceren en informatie delen.
   Dit is niet alleen positief voor de kwaliteit van de oplossingen, maar ook voor de
   snelheid en de kostenefficiëntie waarmee problemen worden opgelost.

2. Ook blijkt het belangrijk te zijn dat projectmedewerkers over voldoende vrijheid
   beschikken om problemen naar eigen inzicht op te lossen. Projectleden worden
   hierdoor extra gemotiveerd om zich (creatief) in te zetten voor het oplossen van
   problemen. Naarmate teamleden over meer vrijheid beschikken worden problemen
   over het algemeen effectiever opgelost (projectleiders zijn meer tevreden over de
   kwaliteit van de oplossingen) en ook met minder kosten. Uit ons onderzoek blijkt
   bovendien dat deze voordelen niet ten koste gaan van de snelheid van het project.

3. Projectteams maken in meer of mindere mate gebruik van kennis en informatie van
   buitenaf. Externe kennis kan bijvoorbeeld worden vergaard door overleg met
   leveranciers, door het bezoek van conferenties, door marktontwikkelingen
   nauwlettend in de gaten te houden, etc. Voor het vermogen van projectteams om
   problemen op te lossen blijkt het over het algemeen weinig uit te maken of dit team
   ‘open’ of ‘gesloten’ is voor inzichten van buitenaf. Hieronder zullen we dit algemene
   beeld nuanceren en concluderen we dat het onder specifieke omstandigheden wel
   belangrijk is om extern kennis en informatie te vergaren.




                                                                                      4
B. Verschillende soorten problemen

Niet alle problemen zijn identiek en verschillende problemen vragen om een andere
manier van problemen oplossen. Een belangrijk onderscheid kan worden gemaakt tussen
autonome problemen en systemische problemen. Autonome problemen hebben
betrekking op individuele onderdelen (modules) van een webapplicatie en deze kunnen
worden opgelost zonder dat dit consequenties heeft voor andere modules. Systemische
problemen hebben juist betrekking op meerdere modules tegelijkertijd en wellicht op de
gehele applicatie. Deze problemen vereisen bijvoorbeeld een compleet herontwerp van de
applicatie of het opnieuw afstemmen van interfaces tussen verschillende modules.

Hoewel systemische problemen betrekking hebben op een groter deel van de applicatie,
wil dit niet zeggen dat autonome problemen makkelijker op te lossen zijn of dat
autonome problemen minder verstrekkende gevolgen kunnen hebben! Autonome
problemen kunnen er namelijk gemakkelijk voor zorgen dat de applicatie als zodanig niet
aan de eisen voldoet. Bovendien is wellicht zeer gespecialiseerde kennis nodig om de
desbetreffende applicatiemodule te verbeteren.

Afhankelijk van het type probleem dat een projectteam over het algemeen moet oplossen
(overwegend autonome problemen in het ene uiterste en overwegend systemische
problemen in het andere uiterste) blijken verschillend georganiseerde projecten succesvol
te zijn in het oplossen van problemen:

•   Uit ons onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat de kwaliteit van oplossingen voor
    systemische problemen over het algemeen erg laag is als de leden van het projectteam
    relatief weinig contact hebben met elkaar. Systemische problemen hebben immers
    betrekking op meerdere onderdelen van de applicatie en daarom is veel onderling
    contact nodig om onderlinge afhankelijkheden te identificeren en om taken af te
    stemmen. Teams met weinig onderling contact zijn met name geschikt voor het met
    hoge kwaliteit oplossen van autonome problemen. Dit is te verwachten: autonome
    problemen hebben betrekking op een enkel onderdeel van een applicatie en hebben
    dus weinig gevolgen voor teamleden die verantwoordelijk zijn voor andere taken.

•   Ook het type projectmanager blijkt verschillende effecten te hebben onder
    verschillende omstandigheden. Een projectmanager met grote autonomie om zelf
    beslissingen te nemen (zonder daarbij afhankelijk te zijn van bijvoorbeeld top
    management) blijkt positief bij te dragen aan het snel oplossen van systemische
    problemen. Een verklaring is dat projectmanagers met veel beslissingsbevoegdheid
    over het algemeen veel ervaring hebben en veel kennis bezitten. Vooral voor het snel
    bedenken en implementeren van oplossingen voor systemische problemen is grote
    kennis vereist van de architectuur van de applicatie en van de relaties tussen de
    verschillende onderdelen. Bovendien moeten hierbij wellicht afwegingen worden
    gemaakt over hoe de verschillende productonderdelen moeten worden aangepast. Ook
    moeten de taken van de betrokken teamleden worden gecoördineerd. Relatief sterke
    en ervaren projectmanagers lijken dit soort processen sneller te managen dan
    managers met relatief weinig autonomie.


                                                                                       5
•   We vinden ook dat systemische problemen efficiënter worden opgelost als
    projectmedewerkers grote vrijheid hebben bij het uitvoeren van hun taken.
    Systemische problemen hebben betrekking op meerdere applicatieonderdelen en het
    implementeren van oplossingen vereist dan ook inspanningen van meerdere
    teamleden. Voor projectmanagers is het onmogelijk om de taken van al deze
    teamleden in detail te specificeren. Daarom lijken onze resultaten aan te duiden dat
    het projectmanagement oplossingen voor systemische problemen dusdanig moeten
    formuleren dat individuele teamleden grote vrijheid hebben bij het uitvoeren van hun
    taken, maar dat dit tegelijkertijd tot een coherente oplossing leidt.

•   Tot slot rapporteren wij een interessante bevinding wat betreft de mate waarin
    projectteams bij het oplossen van problemen informatie en kennis van buiten hun
    team en moederbedrijf halen. Hiervoor blijkt een sterke afweging te bestaan tussen de
    kwaliteit van oplossingen enerzijds en de efficiëntie van het oplossen van problemen
    anderzijds. Voor het oplossen van autonome problemen met hoge kwaliteit blijkt het
    waardevol te zijn om informatie van buiten te betrekken. Voor systemische
    problemen blijkt een sterke focus op externe bronnen van kennis juist te resulteren in
    oplossingen van lagere kwaliteit. De verklaring is dat extern, zoals bij leveranciers,
    universiteiten en andere experts, vooral kennis aanwezig is over individuele
    technologieën. Extern is veel minder gedetailleerde kennis aanwezig over hoe
    verschillende technologieën zijn gerelateerd. Het gedetailleerde ontwerp van een
    applicatie en de specifieke relaties en afstemming tussen modules is vaak maatwerk.

    Extern zoeken naar waardevolle informatie is dus vooral effectief voor autonome
    problemen en dit is veel minder het geval voor systemische problemen. Hoewel
    extern zoeken sterk bijdraagt aan de kwaliteit van oplossingen voor autonome
    problemen, blijkt dit sterk samen te hangen met flink duurdere oplossingen. Het is
    bijvoorbeeld duur om experts en leveranciers in te huren, om licenties te nemen en
    tevens kost het middelen om de externe kennis zelf meester te maken en te benutten.
    Met andere woorden: autonome problemen kunnen door projectteams zelf worden
    opgelost. Dit is dan vaak relatief goedkoop, maar gaat gepaard met lagere kwaliteit.
    Het omgekeerde is ook waar: betere oplossingen worden gerealiseerd met behulp van
    externe kennis, maar dit is flink duurder.

    Voor systemische problemen geldt de tegenovergestelde afruil. Zonder gebruik te
    maken van externe kennis worden overwegend betere oplossingen gegenereerd door
    projectteams, maar dit gaat dikwijls gepaard met hoge kosten. De verklaring hiervoor
    is dat kwalitatief hoogwaardige oplossingen voor systemische problemen zeer
    gedetailleerde kennis vereisen van het productontwerp en van de onderlinge relaties
    en afhankelijkheden van de verschillende componenten en technologieën. Deze
    kennis kan moeilijk van externe partijen worden betrokken, maar om deze kennis
    intern te ontwikkelen zijn doorgaans flinke investeringen nodig. Zo moet veel worden
    overlegd tussen teamleden en zijn wellicht behoorlijk wat testen en parallel
    programmeerwerk nodig om gedetailleerde ‘systemische kennis’ te ontwikkelen.




                                                                                        6

Mais conteúdo relacionado

Último

BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...BBPMedia1
 
Introduction to BNS Datalogistics Presentatie
Introduction to BNS Datalogistics PresentatieIntroduction to BNS Datalogistics Presentatie
Introduction to BNS Datalogistics PresentatieArnoud Hersbach
 
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...BBPMedia1
 
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...BBPMedia1
 
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van BelleghemBCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van BelleghemBBPMedia1
 
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO, Emma-Sophie J...
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO,  Emma-Sophie J...BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO,  Emma-Sophie J...
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO, Emma-Sophie J...BBPMedia1
 
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...BBPMedia1
 

Último (7)

BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
BCE24 | Elvea (de lekkerste tomaten in blik) & njam! (hét culinaire platform)...
 
Introduction to BNS Datalogistics Presentatie
Introduction to BNS Datalogistics PresentatieIntroduction to BNS Datalogistics Presentatie
Introduction to BNS Datalogistics Presentatie
 
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
BCE 24 | Hoe zien we de merken het liefste terug in een podcast? - Mandy van ...
 
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
BCE24 | Make it till you Fake it - Annemieke Mol & Milan van Vugt | Initiativ...
 
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van BelleghemBCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
BCE24 | When digital becomes human - Steven Van Belleghem
 
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO, Emma-Sophie J...
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO,  Emma-Sophie J...BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO,  Emma-Sophie J...
BCE24 | Zo unlockt HEMA het complete potentieel van video-SEO, Emma-Sophie J...
 
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
BCE24 | Hoe Vodafone het merk vernieuwend op de kaart zet met videocontent, M...
 

Destaque

AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfAI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfmarketingartwork
 
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024Neil Kimberley
 
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)contently
 
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024Albert Qian
 
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsKurio // The Social Media Age(ncy)
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Search Engine Journal
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summarySpeakerHub
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Tessa Mero
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentLily Ray
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesVit Horky
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementMindGenius
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...RachelPearson36
 
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Applitools
 
12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at WorkGetSmarter
 

Destaque (20)

AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfAI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
 
Skeleton Culture Code
Skeleton Culture CodeSkeleton Culture Code
Skeleton Culture Code
 
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
 
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
 
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
 
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
 
How to have difficult conversations
How to have difficult conversations How to have difficult conversations
How to have difficult conversations
 
Introduction to Data Science
Introduction to Data ScienceIntroduction to Data Science
Introduction to Data Science
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity -  Best PracticesTime Management & Productivity -  Best Practices
Time Management & Productivity - Best Practices
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project management
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
 
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
Unlocking the Power of ChatGPT and AI in Testing - A Real-World Look, present...
 
12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work12 Ways to Increase Your Influence at Work
12 Ways to Increase Your Influence at Work
 
ChatGPT webinar slides
ChatGPT webinar slidesChatGPT webinar slides
ChatGPT webinar slides
 
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike RoutesMore than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
More than Just Lines on a Map: Best Practices for U.S Bike Routes
 

Innoveren = problemen oplossen

  • 1. Problemen oplossen in innovatieprojecten: De rol van projectorganisatie Versie 1.3 – Februari 2010 Rotterdam School of Management, Erasmus University Dr. Ferdinand Jaspers Prof. Dr. Ir. Jan van den Ende Contactgegevens Dr. Ferdinand Jaspers Rotterdam School of Management, Erasmus University Kamer T11-45 Postbus 1738 3000 DR Rotterdam T. 010-4082875 E. fjaspers@rsm.nl
  • 2. INLEIDING De ontwikkeling van software staat bekend als een moeilijk proces. Dit geldt zeker ook voor webapplicaties, omdat deze steeds complexer en geavanceerd worden (Rich Internet Applications, Web 2.0). Hierdoor is het waarschijnlijk dat projectteams tijdens de ontwikkeling van webapplicaties worden geconfronteerd met technische problemen. Deze problemen zorgen ervoor dat het vaak een grote uitdaging is om deadlines te halen, om kosten in bedwang te houden en om productspecificaties te realiseren. Zo moeten applicaties wellicht (deels) worden herontworpen, moet programmeerwerk worden overgedaan en moet het eindresultaat opnieuw - en in meer detail - worden getest. Wij stellen daarom dat het van groot belang is dat projectteams bekwaam zijn in het oplossen van problemen. Het liefst worden problemen natuurlijk snel, efficiënt en effectief opgelost. De vraag is nu hoe u als manager kunt bijdragen aan de vaardigheid van projectteams om problemen op te lossen. Onze onderzoeksvraag is de volgende: A. Hoe kan het vermogen van projectteams om problemen op te lossen worden verklaard door de manier waarop teams zijn georganiseerd? Zoals hieronder zal worden betoogd, kunnen we een onderscheid maken tussen verschillende soorten van technische problemen, en dan met name de mate waarin problemen te maken hebben met interfaces tussen softwareonderdelen (‘systemische problemen’) dan wel met softwareonderdelen (modules) zelf (‘autonome problemen’). Daarom vragen we ons af: B. In hoeverre hangt het effect van projectorganisatie op het probleemoplossend vermogen van het team af van het type problemen waarmee een team wordt geconfronteerd? Bovenstaande vragen worden hieronder geïllustreerd weergegeven. Projectorganisatie Bekwaamheid waarmee problemen Decentralisatie worden opgelost Gemak van onderlinge communicatie Gebruik van externe informatie Kwaliteit van oplossingen Onderling contact Kosten van oplossingen Formalisatie van projectvoortgang Snelheid van oplossingen Autonomie van het project Commitment van het projectteam Cross-functioneel team Systemische versus autonome problemen 2
  • 3. HET ONDERZOEK Hier volgt kort enige informatie over de gegevens op basis waarvan de resultaten tot stand zijn gekomen. • De gegevens zijn via een on-line vragenlijst verzameld in de tweede helft van 2007. • In elke vragenlijst staat een ontwikkelingsproject van een Internetapplicatie centraal. Dit project is als volgt gedefinieerd: Het “ontwikkelingsproject” bestaat uit alle taken die nodig waren om de webapplicatie te realiseren. Deze taken betreffen bijvoorbeeld het ontwerpen van de applicatie en het ontwikkelen, aanpassen, verbinden, en testen van verschillende hardware en software “onderdelen,” zoals applicatiesoftware, databases, servers, content, etc. Het ontwikkelproject heeft geen betrekking op de introductie, de marketing en de “live” fase van de applicatie, maar uitsluitend op de ontwikkeltaken van de start van het project tot de eerste echte (commerciële) introductie en lancering. • De vragenlijsten zijn ingevuld door projectmanagers. • De ‘populatie’ die in het kader van dit onderzoek is benaderd bestaat uit drie groepen: o Projecten die zijn gesubsidieerd binnen Kenniswijk; o Complexe projecten die zijn uitgevoerd door/met medewerking van Internetbureau’s die lid zijn van PIBN (Platform Internet Bureau’s Nederland en/of voorkwamen op de lijst van 100 ‘beste’ ICT bedrijven volgens de Emerce Top 100 2005; o Projecten waarvan in de afgelopen twee jaar melding is gemaakt via de website Planet Multimedia. • De resultaten zijn gebaseerd op gegevens van 92 projecten. • Dit is een response rate van 60%. Daarmee zijn de resultaten van dit onderzoek naar verwachting van de auteurs sterk representatief voor de relaties in de populatie als geheel. 3
  • 4. RESULTATEN A. Het effect van projectorganisatie op probleemoplossend vermogen Op basis van onze analyse van 92 innovatieprojecten kunnen we het volgende stellen: 1. Uit ons onderzoek blijkt dat het voor het oplossen van problemen van groot belang is dat teamleden gemakkelijk en open met elkaar communiceren en informatie delen. Dit is niet alleen positief voor de kwaliteit van de oplossingen, maar ook voor de snelheid en de kostenefficiëntie waarmee problemen worden opgelost. 2. Ook blijkt het belangrijk te zijn dat projectmedewerkers over voldoende vrijheid beschikken om problemen naar eigen inzicht op te lossen. Projectleden worden hierdoor extra gemotiveerd om zich (creatief) in te zetten voor het oplossen van problemen. Naarmate teamleden over meer vrijheid beschikken worden problemen over het algemeen effectiever opgelost (projectleiders zijn meer tevreden over de kwaliteit van de oplossingen) en ook met minder kosten. Uit ons onderzoek blijkt bovendien dat deze voordelen niet ten koste gaan van de snelheid van het project. 3. Projectteams maken in meer of mindere mate gebruik van kennis en informatie van buitenaf. Externe kennis kan bijvoorbeeld worden vergaard door overleg met leveranciers, door het bezoek van conferenties, door marktontwikkelingen nauwlettend in de gaten te houden, etc. Voor het vermogen van projectteams om problemen op te lossen blijkt het over het algemeen weinig uit te maken of dit team ‘open’ of ‘gesloten’ is voor inzichten van buitenaf. Hieronder zullen we dit algemene beeld nuanceren en concluderen we dat het onder specifieke omstandigheden wel belangrijk is om extern kennis en informatie te vergaren. 4
  • 5. B. Verschillende soorten problemen Niet alle problemen zijn identiek en verschillende problemen vragen om een andere manier van problemen oplossen. Een belangrijk onderscheid kan worden gemaakt tussen autonome problemen en systemische problemen. Autonome problemen hebben betrekking op individuele onderdelen (modules) van een webapplicatie en deze kunnen worden opgelost zonder dat dit consequenties heeft voor andere modules. Systemische problemen hebben juist betrekking op meerdere modules tegelijkertijd en wellicht op de gehele applicatie. Deze problemen vereisen bijvoorbeeld een compleet herontwerp van de applicatie of het opnieuw afstemmen van interfaces tussen verschillende modules. Hoewel systemische problemen betrekking hebben op een groter deel van de applicatie, wil dit niet zeggen dat autonome problemen makkelijker op te lossen zijn of dat autonome problemen minder verstrekkende gevolgen kunnen hebben! Autonome problemen kunnen er namelijk gemakkelijk voor zorgen dat de applicatie als zodanig niet aan de eisen voldoet. Bovendien is wellicht zeer gespecialiseerde kennis nodig om de desbetreffende applicatiemodule te verbeteren. Afhankelijk van het type probleem dat een projectteam over het algemeen moet oplossen (overwegend autonome problemen in het ene uiterste en overwegend systemische problemen in het andere uiterste) blijken verschillend georganiseerde projecten succesvol te zijn in het oplossen van problemen: • Uit ons onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat de kwaliteit van oplossingen voor systemische problemen over het algemeen erg laag is als de leden van het projectteam relatief weinig contact hebben met elkaar. Systemische problemen hebben immers betrekking op meerdere onderdelen van de applicatie en daarom is veel onderling contact nodig om onderlinge afhankelijkheden te identificeren en om taken af te stemmen. Teams met weinig onderling contact zijn met name geschikt voor het met hoge kwaliteit oplossen van autonome problemen. Dit is te verwachten: autonome problemen hebben betrekking op een enkel onderdeel van een applicatie en hebben dus weinig gevolgen voor teamleden die verantwoordelijk zijn voor andere taken. • Ook het type projectmanager blijkt verschillende effecten te hebben onder verschillende omstandigheden. Een projectmanager met grote autonomie om zelf beslissingen te nemen (zonder daarbij afhankelijk te zijn van bijvoorbeeld top management) blijkt positief bij te dragen aan het snel oplossen van systemische problemen. Een verklaring is dat projectmanagers met veel beslissingsbevoegdheid over het algemeen veel ervaring hebben en veel kennis bezitten. Vooral voor het snel bedenken en implementeren van oplossingen voor systemische problemen is grote kennis vereist van de architectuur van de applicatie en van de relaties tussen de verschillende onderdelen. Bovendien moeten hierbij wellicht afwegingen worden gemaakt over hoe de verschillende productonderdelen moeten worden aangepast. Ook moeten de taken van de betrokken teamleden worden gecoördineerd. Relatief sterke en ervaren projectmanagers lijken dit soort processen sneller te managen dan managers met relatief weinig autonomie. 5
  • 6. We vinden ook dat systemische problemen efficiënter worden opgelost als projectmedewerkers grote vrijheid hebben bij het uitvoeren van hun taken. Systemische problemen hebben betrekking op meerdere applicatieonderdelen en het implementeren van oplossingen vereist dan ook inspanningen van meerdere teamleden. Voor projectmanagers is het onmogelijk om de taken van al deze teamleden in detail te specificeren. Daarom lijken onze resultaten aan te duiden dat het projectmanagement oplossingen voor systemische problemen dusdanig moeten formuleren dat individuele teamleden grote vrijheid hebben bij het uitvoeren van hun taken, maar dat dit tegelijkertijd tot een coherente oplossing leidt. • Tot slot rapporteren wij een interessante bevinding wat betreft de mate waarin projectteams bij het oplossen van problemen informatie en kennis van buiten hun team en moederbedrijf halen. Hiervoor blijkt een sterke afweging te bestaan tussen de kwaliteit van oplossingen enerzijds en de efficiëntie van het oplossen van problemen anderzijds. Voor het oplossen van autonome problemen met hoge kwaliteit blijkt het waardevol te zijn om informatie van buiten te betrekken. Voor systemische problemen blijkt een sterke focus op externe bronnen van kennis juist te resulteren in oplossingen van lagere kwaliteit. De verklaring is dat extern, zoals bij leveranciers, universiteiten en andere experts, vooral kennis aanwezig is over individuele technologieën. Extern is veel minder gedetailleerde kennis aanwezig over hoe verschillende technologieën zijn gerelateerd. Het gedetailleerde ontwerp van een applicatie en de specifieke relaties en afstemming tussen modules is vaak maatwerk. Extern zoeken naar waardevolle informatie is dus vooral effectief voor autonome problemen en dit is veel minder het geval voor systemische problemen. Hoewel extern zoeken sterk bijdraagt aan de kwaliteit van oplossingen voor autonome problemen, blijkt dit sterk samen te hangen met flink duurdere oplossingen. Het is bijvoorbeeld duur om experts en leveranciers in te huren, om licenties te nemen en tevens kost het middelen om de externe kennis zelf meester te maken en te benutten. Met andere woorden: autonome problemen kunnen door projectteams zelf worden opgelost. Dit is dan vaak relatief goedkoop, maar gaat gepaard met lagere kwaliteit. Het omgekeerde is ook waar: betere oplossingen worden gerealiseerd met behulp van externe kennis, maar dit is flink duurder. Voor systemische problemen geldt de tegenovergestelde afruil. Zonder gebruik te maken van externe kennis worden overwegend betere oplossingen gegenereerd door projectteams, maar dit gaat dikwijls gepaard met hoge kosten. De verklaring hiervoor is dat kwalitatief hoogwaardige oplossingen voor systemische problemen zeer gedetailleerde kennis vereisen van het productontwerp en van de onderlinge relaties en afhankelijkheden van de verschillende componenten en technologieën. Deze kennis kan moeilijk van externe partijen worden betrokken, maar om deze kennis intern te ontwikkelen zijn doorgaans flinke investeringen nodig. Zo moet veel worden overlegd tussen teamleden en zijn wellicht behoorlijk wat testen en parallel programmeerwerk nodig om gedetailleerde ‘systemische kennis’ te ontwikkelen. 6