Ps 4.2.3 controle de documentos e dados

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Ps 4.2.3 controle de documentos e dados

  1. 1. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 1/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados ELABORAÇÃO: APROVAÇÃO: Nome: Nome: Ass.: Ass.: ( ) Original Cópia: ( ) Controlada ( ) Cópia N.º_______ ( ) Não Controlada 1. OBJETIVO: Este padrão estabelece o procedimento para o controle de documentos e dados, internos e externos (aprovação, emissão e alterações), atendendo ao item 4.2.3 Controle de Documentos da norma SIQ - CONSTRUTORAS (ISO 9001:2001). 2. RESPONSABILIDADES: • Representante da Administração : Coordenar a elaboração ou revisão dos documentos da qualidade,atribuir número e código para cada documento da qualidade,controlar a distribuição dos documentos da qualidade,controlar arquivo de originais,atualizar e contolar arquivo de Normas e Requisitos Regulamentares. • Diretoria:Aprovar Documentos da Qualidade (Manual da Qualidade e Procedimentos Sistêmicos) • Gerência de Engenharia:Aprovar Documentos da Qualidade (Procedimentos Operacionais e especificação de Produtos),controlar arquivo de originais de Documentos Técnicos de Terceiros (Fornecidos pelos Clientes),controlar originais da documentação encaminhada às obras (projetos,traços de concreto e argamassa,etc..) • Engenheiros Residentes:Levantar necessidades de elaboração e/ou revisão de documentos da qualidade correlacionados com as obras , manter adequadamente o arquivo de Documentos da Qualidade da obra sob sua responsabilidade. • Usuários dos documentos: Arquivar corretamente após utilização,não escrever no documento ou rasurar o documento.Levar à conhecimento de seu superior imediato toda e qualquer necessidade de revisão ou elaboração de documentos da qualidade. NOTA:A responsabilidade, por exemplo , da Gerência de Engenharia , obviamente o gerente poderá delegar a uma secretária, estagiária ou outra pessoa dentro da estrutura que está sob sua responsabilidade.O importante é que perante o SGQ ele responderá pelo requisito de sua responsabilidade.
  2. 2. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 2/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados 3. PROCEDIMENTOS: 3.1. Procedimentos e Manual da Qualidade 3.1.1. Aprovação e Emissão • O representante da administração é responsável pela elaboração do Manual da Qualidade e pela Coordenação da elaboração de Procedimentos, bem como por sua emissão, atualização, distribuição e controle. • Os documentos são analisados criticamente , verificados e aprovados pelo Gerente de Engenharia (Procedimentos Operacionais –PO e Procedimentos de Especificação de Materiais-PE) e pelo Diretor (PS –Procedimentos Sistêmicos e Manual da Qualidade). A redação dos documentos segue o disposto no item 3.1.2 deste procedimento. • O representante da administração deve manter os originais dos manuais e cópia do Manual da Qualidade e dos Procedimentos disponível no escritório para consulta de todos os funcionários • A diretoria, gerências e demais funcionários que realizam atividades que afetam a qualidade, cientes da Política da Qualidade , devem seguir os procedimentos elaborados e aprovados. • Toda cópia do Manual da Qualidade é numerada e classificada como "Controlada" e “Não Controlada”, no cabeçalho e Registrada no Controle de Cópias mantido pelo Representante da Administração (Anexo 1). • Os Manuais da Qualidade e Procedimentos poderão ser distribuídos externamente, mediante controle do Representante da Administração e autorização da Diretoria; neste caso, a cópia também deve ser numerada e classificada como “Controlada” ou “Não Controlada”. 3.1.2. Redação dos Procedimentos (ELABORAÇÃO) a) Cabeçalho • Todos os documentos devem ser precedidos pelo cabeçalho padrão (Anexo 2). • O número a ser indicado deverá ser composto pela designação do documento (PS ou PO) seguido da ordem seqüencial estabelecida ou item correspondente do SIQ- CONSTRUTORAS( ISO 9001/00). b) Itens básicos dos procedimentos • Os documentos PS devem ser divididos, conforme os seguintes itens básicos: 1. Objetivo 2. Documentos Relacionados 3. Procedimento 4. Anexos Considera-se como obrigatório os campos 1 e 3 ; caso um documento não tenha algum campo obrigatório, os demais serão numerados seqüencialmente. • Os documentos PO devem obrigatoriamente ser compostos dos seguintes itens:
  3. 3. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 3/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados 1. Serviços Anteriores 2. Materias 3. Equipamentos 4. Equipamentos de Segurança 5. Procedimentos de Execução 6. Indicadores • Os documentos PE devem obrigatoriamente ser compostos dos seguintes ítens: 1. Orientações para aquisição 2. Determinação dos lotes 3. Critérios de Aceitação 4. Orientações para Armazenamento. c) Redação • Deve-se dar preferência a redação por tópicos, com frases curtas e objetivas; • Construir preferencialmente frases diretas: sujeito - verbo- complemento; • Empregar palavras de uso corrente e sentido preciso, bem como termos técnicos definidos em terminologias pertinentes; • Deixar claro o que é obrigatório, através de termos, tais como: "devem", "não podem". Utilizar "podem" para o caso de prescrições facultativas; • Evitar explicações ou justificativas, pois os documentos devem ser objetivos naquilo que é padronizado. Outros documentos tais como apostilas, textos técnicos extraídos de livros, etc. podem ser utilizados como referência e detalhes para fins de esclarecimentos, justificativas ou treinamentos; • Nos procedimentos deve-se destacar as atividades e cuidados que não são tradicionais ou que têm maior influência na qualidade e produtividade do processo, evitando-se descrição de detalhes incorporados ao conhecimento básico da função. d) Elementos Gráficos • Devem ser utilizados elementos gráficos, se necessários para facilitar o entendimento, tais como: fotos, desenhos, tabelas, fluxogramas, etc.; • Em detalhes deve ser indicadas a escala e legenda quando necessário; • São admitidos textos curtos e explicativos em detalhes que possibilitem a compreensão do mesmo, evitando a necessidade de possível procedimento complementar; • Toda foto, figura ou tabela deve ter um título e número que a identifique. 3.1.3. Controle de Revisões • O controle de revisões dos documentos é realizado pela atualização da lista mestra. (Anexo 3) • Cópias controladas de documentos tornados obsoletos são destruídas no ato da entrega da nova revisão pelo Representante da Administração, que mantém o original das versões anteriores dos documentos identificados como "desatualizado". As versões desatualizadas de documentos em discussão têm seus originais, cópias originais e arquivos destruídos, quando da primeira revisão aprovada. Os arquivos eletrônicos de versões obsoletas são deletados, exceto do Manual da Qualidade, cujos obsoletos devem ser arquivados na empresa em arquivo específico.
  4. 4. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 4/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados • Os números de revisão dos documentos aprovados são identificados com dois dígitos no campo específico do cabeçalho, após a indicação REVISÃO. • As alterações em relação à revisão anterior devem ser destacadas no texto em itálico. Da mesma forma devem ser assinalados os títulos de figuras e tabelas alteradas. Parágrafos suprimidos devem ser identificados entre parênteses em itálico • Exemplo: Parágrafo alterado em relação à revisão anterior. (Parágrafo Suprimido) 3.2. Documentos e dados externos 3.2.1. Normas Técnicas e Requisitos Regulamentares (Atualização) As normas técnicas ABNT aplicáveis aos empreendimentos bem como procedimentos e especificações de órgão público (ex: DNER), serão atualizadas com periodicidade anual, quando será emitida a LISTA MESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS (Anexo 4). A atualização poderá ser feita via fax, internet, consultando o site específico quando disponível ou através de aquisição de listagem no próprio órgão. Esta atualização será de responsabilidade do RA. Sempre que for identificada a necessidade de aquisição de normas técnicas, deverá ser solicitada a sua aquisição ao RA que deve cadastrar o documento no Anexo 4.Tal fato poderá ocorrer quando verificada a desatualização de algum documento específico ou a não constatação de determinada norma nesta listagem quando sua necessidade de uso. Também poderá ocorrer que as normas técnicas solicitadas por um cliente estejam desatualizadas, neste caso caberá a empresa contatar o cliente via fax ou e-mail para confirmar a versão solicitada. Quando houver a atualização de alguma norma técnica, a versão anterior deverá permanecer naempresa(biblioteca/arquivo técnico), porém com o carimbo DESATUALIZADO. 3.2.2. Documentos Técnicos de Terceiros São considerados como documentos Técnicos de Terceiros, documentos recebidos de clientes, os quais serão relacionados no Controle de Recebimento e Emissão de Documentos Técnicos –Obra X (Anexo 5), os originais serão arquivados com a Gerência de Engenharia e cópia controlada encaminhada/substituída na obra juntamente com o Anexo 5 vigente.Estes documentos também recebem tratamento específico em7.3.8, conforme descrito no Manual da Qualidade. 3.2.3 . Projetos, tabelas de traço e documentos técnicos de obras Toda a documentação técnica referente à uma obra terá o mesmo tratamento do requisito anterior. 3.3. Backup Neste ítem a empresa deve descrever como é feito o BACK UP da rede visando assegurar a guarda dos documentos e registros da qualidade em meio eletrônico,quando
  5. 5. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 5/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados aplicável.Lembrar que cada back up deverá gerar no mínimo duas cópias de segurança e que uma das cópias deve ser guardadda fora da empresa. 4. ANEXOS • ANEXO 1: Controle de Cópias Emitidas – Manual da Qualidade • ANEXO 2: Cabeçalho Padrão • ANEXO 3: Lista Mestra de Documentos Internos • ANEXO 4: Lista Mestra de Documentos Externos • ANEXO 5: Controle de Recebimento e Emissão de Documentos Técnicos
  6. 6. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 6/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados ANEXO 1 - Controle de Cópias Emitidas – Manual da Qualidade
  7. 7. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 7/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados ANEXO 2 - Cabeçalho Padrão Logo da empresa Nome e número do documento Revisão: Página: Data: Vigência: Titulo: titulo do documento ELABORAÇÃO: APROVAÇÃO: Nome: Nome: Ass.: Ass.: ( ) Original Cópia: ( ) Controlada ( ) Cópia N.º_______ ( ) Não Controlada
  8. 8. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 8/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados ANEXO 3 - Lista Mestra de Documentos Internos
  9. 9. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 9/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados ANEXO 4 - Lista Mestra de Documentos Externos
  10. 10. Logo da empresa PROCEDIMENTO SISTEMICO PS 4.2.3 Revisão: Página: 10/10 Data: Vigência: Titulo: Controle de documentos e dados ANEXO 5 - Controle de Recebimento e Emissão de Documentos Técnicos

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