Gerência de Projetos –    Comunicação    Níkolas Mesquita
Gerência de Projetos  Comunicação         Grupo de Processo   Processo         Iniciação           Identificar as partes i...
Gerência de Projetos  Gerência de comunicação   Disciplina responsável por:          Geração, coleta, distribuição, arma...
Gerência de Projetos  Modelo de Comunicação       Emissor:              Aquele que gera (codifica) uma mensagem       Re...
Gerência de Projetos  Identificar as partes interessadas
Gerência de Projetos   Identificar as partes interessadasEntradas                            Ferramentas e Técnicas       ...
Gerência de Projetos  Análise das partes interessadas      1ª               • Identificar todos os interessados           ...
Gerência de Projetos   Identificar as partes - detalhes    Técnicas:            Opinião especializada:                • ...
Gerência de Projetos  Planejar comunicações - processo
Gerência de Projetos    Planejar as comunicaçõesEntradas                                       Ferramentas e Técnicas     ...
Gerência de Projetos  Planejar as comunicações - técnicas   Modelos de comunicações:          Para atestar a aceitação: ...
Gerência de Projetos  Planejar as comunicações - saídas   O resultado do processo é o Plano de Comunicação contendo:     ...
Gerência de Projetos  Distribuir informações - processo
Gerência de Projetos  Distribuir informaçõesEntradas                            Ferramentas e Técnicas                    ...
Gerência de Projetos  Gerenciar expectativas das partes  interessadas - processo
Gerência de Projetos    Gerenciar as expectativas das partes    interessadasEntradas                                    Fe...
Gerência de Projetos  Gerenciar expectativas das partes  interessadas – técnicas e saídas   Técnicas:          Habilidad...
Gerência de Projetos  Reportar o desempenho - processo
Gerência de Projetos  Reportar o desempenhoEntradas                              Ferramentas e Técnicas                   ...
Gerência de Projetos  Reportar o desempenho – entradas e  técnicas   Entradas:          Previsões de orçamentos:        ...
Gerência de Projetos  Reportar o desempenho - saídas   Relatório de Desempenho (Relatório de Status):          É um dos ...
Gerência de Projetos  Exemplos de questões   1) Correspondências formais por escrito com o cliente são    necessárias qua...
Gerência de Projetos                       Obrigado!
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  1. 1. Gerência de Projetos – Comunicação Níkolas Mesquita
  2. 2. Gerência de Projetos Comunicação Grupo de Processo Processo Iniciação Identificar as partes interessadas Planejamento Planejar as comunicações Distribuir informações Execução Gerenciar as expectativas das partes interessadas Controle Reportar o desempenho
  3. 3. Gerência de Projetos Gerência de comunicação  Disciplina responsável por:  Geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e entrega das informações do projeto de forma adequada e no momento certo  A comunicação envolve:  Equipe, sponsor, parceiros, interessados e cliente  É uma das principais responsabilidades do GP  A boa comunicação (plano e execução) é um dos fatores críticos de sucesso do projeto  Dados:  Consome 90% ou mais do tempo do Gerente de Projetos  55% da mensagem é passada de forma não verbal
  4. 4. Gerência de Projetos Modelo de Comunicação  Emissor: Aquele que gera (codifica) uma mensagem  Receptor: Aquele que recebe (decodifica) uma mensagem  Ruído: Interferências (obstáculos) na comunicação  Feedback: Entendimento da mensagem recebida  Meio físico: Verbal, escrita, formal, informal, e-mail, etc.  Estilo de redação: Voz ativa ou passiva, estruturação do texto, etc.  Técnicas de apresentação:  Cative, envolva, apresente a questão, dê espaço para pensar e feche  Técnicas de gestão de reuniões:  Pauta, introdução, resolução de conflitos, consenso x votação e ata Ruído Mensagem Codificar Decodificar Ruído Feedback - Mensagem Decodificar Codificar Emissor Meio físico Receptor
  5. 5. Gerência de Projetos Identificar as partes interessadas
  6. 6. Gerência de Projetos Identificar as partes interessadasEntradas Ferramentas e Técnicas SaídasTermo de abertura do projetoDocumentos de aquisição Análise das partes interessadas Registro das partes interessadasFatores ambientais da empresa Opinião especializada Estratégia de gestão das partes interessadasAtivos de processos organizacionais  Missão:  Identificar pessoas e empresas afetadas pelo projeto, documentar seus interesses, influência e impacto no sucesso do projeto  Documentos de aquisição:  Revelam as partes envolvidas no contrato e eventualmente fornecedores relevantes  Fatores ambientais da empresa:  Cultura e estrutura organizacional da empresa  Padrões governamentais (órgãos reguladores) ou do setor  Ativos de processos organizacionais:  Modelos de registros, lições e partes interessadas de projetos anteriores
  7. 7. Gerência de Projetos Análise das partes interessadas 1ª • Identificar todos os interessados • Levantar informações relevantes etapa • Normalmente feito através de entrevistas 2ª • Identificar influências e impactos • Ranquear e definir estratégia de abordagem etapa • Normalmente, usa gráficos ou tabelas de interesse x influência 3ª • Avaliar padrões de reação e/ou resposta • Planejar como influenciá-los etapa • Mitigar os potenciais impactos negativos
  8. 8. Gerência de Projetos Identificar as partes - detalhes  Técnicas:  Opinião especializada: • Alta administração, outras unidades, especialistas, gerentes de projetos anteriores, etc.  Saídas:  Registro das partes interessadas: • Identificação: nome, contatos, posição, local e papel no projeto • Avaliação: interesse, influências, expectativas e fase de maior interesse • Classificação: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente, etc.  Estratégia de gestão das partes interessadas: • Como aumentar o apoio e minimizar impactos negativos • Matriz de análise das partes interessadas (pode ser confidencial): Posição na Papel no Nível de Nível deEnvolvido Padrão de Reação Estratégias Potenciais Organização Projeto Interesse InfluênciaFulano Diretor Patrocinador Baixo Alto Apoiador n/aBeltrano Coordenador Cliente Alto Médio Apoiador n/aCicrano Coordenador Cliente Baixo Alto Resistente Apresentar benefícios
  9. 9. Gerência de Projetos Planejar comunicações - processo
  10. 10. Gerência de Projetos Planejar as comunicaçõesEntradas Ferramentas e Técnicas SaídasRegistro das partes interessadas Análise dos requisitos da comunicaçãoEstratégia de gestão das partes interessadas Tecnologia das comunicações Plano de gestão das comunicaçõesFatores ambientais da empresa Modelos de comunicações Documentos atualizadosAtivos de processos organizacionais Métodos de comunicação  Missão:  Identificar as necessidades de informações e definir uma abordagem de comunicação: • Quem precisa de qual informação, quando, como e quem deverá fornecê-la  Análise dos requisitos da comunicação:  Definir e limitar quem comunicará com quem, e quem receberá cada informação  Nº de canais de comunicação é: n (n – 1) / 2, onde n = Nº de partes  Tecnologia das comunicações:  Métodos utilizados para transferir informações  Dependem de: urgência, disponibilidade, equipe, duração e ambiente
  11. 11. Gerência de Projetos Planejar as comunicações - técnicas  Modelos de comunicações:  Para atestar a aceitação: basta enviar a mensagem, precisamos de uma confirmação positiva ou ausência de negativas já é suficiente  Métodos de comunicação:  Comunicação interativa: • Troca bidirecional de informações  Comunicação ativa (push): • O emissor envia diretamente ao destinatário  Comunicação passiva (pull): • O destinatário é quem busca as informações
  12. 12. Gerência de Projetos Planejar as comunicações - saídas  O resultado do processo é o Plano de Comunicação contendo:  Quais eventos serão comunicados  Quem deverá gerar a comunicação para quem  Meios e formatos utilizados na comunicação  Qual a freqüência de geração da comunicação  Prazos e pessoas para escalação de problemas  Outras questões importantes para o projeto  Fundamental: combinado com o cliente  Ex: Evento Freqüência Responsável Audiência Idioma ... Relatório de Status Semanal GP G. Funcional Inglês ... Requisição de Mudança Eventual Interessado GP Português ...  Documentos atualizados:  Cronograma, Registro das partes interessadas e Estratégias de gestão das partes interessadas
  13. 13. Gerência de Projetos Distribuir informações - processo
  14. 14. Gerência de Projetos Distribuir informaçõesEntradas Ferramentas e Técnicas SaídasPlano de Gestão do Projeto Métodos de comunicaçãoRelatórios de desempenho Ativos de processos atualizado Ferramentas de distribuição de informaçõesAtivos de processos organizacionais  Missão:  Disponibilizar as informações necessárias, no momento adequado, às partes interessadas  Considerações: • Níveis de comunicação: interna e externa (projeto), formal e informal, vertical e horizontal • Lições aprendidas: erros devem ser corrigidos e servir de guias  Métodos de comunicação:  Reuniões, conferências e outros métodos para distribuir as informações  Ferramentas de distribuição de informações  Documentos impressos, ferramentas eletrônicas, etc.  Ativos de processos:  Notificações, relatórios, apresentações, feedbacks, registros, lições, etc.
  15. 15. Gerência de Projetos Gerenciar expectativas das partes interessadas - processo
  16. 16. Gerência de Projetos Gerenciar as expectativas das partes interessadasEntradas Ferramentas e Técnicas SaídasRegistro das partes interessadasEstratégia de gestão das partes interessadas Ativos de processos atualizado Métodos de comunicaçãoPlano de Gestão do Projeto Solicitações de mudanças Habilidades interpessoaisRegistro das questões Plano de Gestão do Projeto atualizado Habilidades de gerenciamentoRegistro das mudanças Documentos do projeto atualizadoAtivos de processos organizacionais  Missão:  Comunicar e interagir com os interessados atendendo as necessidades deles e resolvendo questões à medida que elas surgem: • Influenciar as expectativas para aumentar a aceitação do projeto • Abordar as preocupações que ainda não viraram questões • Esclarecer e solucionar as questões identificadas  Registro de questões:  Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das questões e preocupações dos interessados  Ativos de processos organizacionais:  Requisitos de comunicação, métodos de gestão de questões e mudanças
  17. 17. Gerência de Projetos Gerenciar expectativas das partes interessadas – técnicas e saídas  Técnicas:  Habilidades interpessoais: • Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças  Habilidades de gestão: • Apresentação, negociação, redação e comunicação  Saídas:  Ativos de processos atualizado: • Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas  Documentos do projeto atualizado: • Estratégia para gestão de partes interessadas • Registro das partes interessadas • Registro das questões
  18. 18. Gerência de Projetos Reportar o desempenho - processo
  19. 19. Gerência de Projetos Reportar o desempenhoEntradas Ferramentas e Técnicas SaídasPlano de Gestão do Projeto Análise da variaçãoInformações sobre desempenho Relatório de desempenho Métodos de previsãoMedições de desempenho Ativos de processos atualizado Métodos de comunicaçãoPrevisões de orçamentos Solicitações de mudança Sistemas de distribuição de informaçõesAtivos de processos organizacionais  Missão:  Coletar e distribuir informações de desempenho, incluindo o Relatório de Status, medições e previsões  Reuniões de avaliação têm freqüência diferentes: • Exemplo: interna – semanal e cliente – mensal  Informações sobre desempenho:  Andamento das entregas, do cronograma e dos custos  Medições de desempenho:  Metrificar as informações de desempenho: • Cronograma e custos previsto x realizado • Desempenho técnico previsto x realizado
  20. 20. Gerência de Projetos Reportar o desempenho – entradas e técnicas  Entradas:  Previsões de orçamentos: • Além do previsto, recursos financeiros adicionais para conclusão do projeto  Ativos de processos organizacionais: • Modelos dos relatórios, políticas e procedimentos e limites de variação aceitos pela organização  Técnicas:  Métodos de previsões: • Séries temporais: – Projeção linear, extrapolação (projeção fora dos dados reais), tendências, etc. • Causais e econométricas: – Identificar a causa e fazer análise de tendência » Ex.: se chover deve aumentar venda de guarda-chuvas • Subjetivos: – Intuições, opiniões, criação de cenários, etc. • Outros: – Simulação, previsões probabilísticas, etc.
  21. 21. Gerência de Projetos Reportar o desempenho - saídas  Relatório de Desempenho (Relatório de Status):  É um dos documentos mais importantes  deve ser combinado com as partes interessadas  Conteúdo típico: • Entregas ou pacotes de trabalho: concluídas no período, em andamento e a serem concluídos no próximo período • Situação atual do projeto (% completo x % previsto) x situação anterior (análise de desempenho anterior) • Resultados da análise da variação • Término previsto do projeto (incluindo tempo e custos) • Resumo das mudanças aprovadas no período • Situação atual dos problemas (questões) e riscos • Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas
  22. 22. Gerência de Projetos Exemplos de questões  1) Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando:  A. São detectados defeitos  B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato  C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no caminho crítico  D. O projeto possui estouros de custos  2) Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para completar um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja saber o que está ocorrendo, ela deve prestar MAIS atenção a:  A. O que está sendo dito e quando  B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora  C. Maneirismos físicos e o que está sendo dito  D. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos físicos Respostas: B e D
  23. 23. Gerência de Projetos Obrigado!

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