MoreData Alfresco 2015-07

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Apresentação dos serviços de gestão documental da MoreData, baseados em Alfresco

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MoreData Alfresco 2015-07

  1. 1. Julho 2015 Gestão Documental
  2. 2. Classes de Informação OrganizacionalClasses de Informação Organizacional ● Estruturada: 10% ● Bases de dados ● Data warehouses ● Não estruturada: 90% ● Arquivos de texto, folhas de cálculo, desenhos, imagens, ... ● Correspondência recebidas por diferentes meios: correio, fax, e-mail
  3. 3. Tendência: volume crescenteTendência: volume crescente ● Documentos perdidos ● Versões múltiplas ● Existência desconhecida ● Autoria desconhecida ● Descontrolo de prazos ● Custo crescente do arquivo ● Custos com cópias
  4. 4. Sistema de Gestão Documental (ECM)Sistema de Gestão Documental (ECM) Utilização da tecnologia para capturar, armazenar, partilhar, pesquisar e gerir toda a informação documental (conteúdos) de uma organização, integrando as suas capacidades nos processos da organização.
  5. 5. Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management ● Equivalente a um motor de base de dados (Oracle, SQL Server, PostgreSQL) com uma linguagem de acesso, o SQLSQL ● Trata informação não estruturada (não tabular) ● Serviços standard: gestão de documentos (conteúdos) e metadados ● Linguagem standard de acesso a ECM:
  6. 6. Exemplos CMISExemplos CMIS ● SELECT * FROM cmis:document ● SELECT F.* FROM cmis:folder F ● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:name = 'test' ● SELECT * FROM cmis:document WHERE cmis:creationDate < TIMESTAMP '2010-04-01T00:00:00.000+00:00' ● SELECT * FROM cmis:document WHERE CONTAINS('test') ● SELECT SCORE() FROM cmis:document WHERE CONTAINS(''test'') ORDER BY SEARCH_SCORE
  7. 7. VantagensVantagens ● Facilidade de catalogação e pesquisa ● Acesso remoto ● Acesso simultâneo ● Colaboração ● Gestão uniforme dos processos ● Controlo do fluxo de trabalho, responsabilidades, prazos ● Controlo de acesso, redundância
  8. 8. Registo de Documentos Encaminhamento Inicial Tarefas Pendentes Encaminhar Tarefa Encaminhar e Encerrar Tarefa Encerrar Tarefa Para conhecimento Para despacho Para parecer Para pedido de esclarecimentos
  9. 9. ARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOSARQUITECTURA GESTÃO CONTEÚDOS APLICAÇÕES SISTEMAS DE APOIO Repositório de ficheiros Índices de texto livre Metadados Workflow SGBD – dados estruturados Gestão de Expediente ERP Recursos Humanos ... ECM / CMIS SGBD / SQL
  10. 10. O que é o AlfrescoO que é o Alfresco Plataforma de conteúdos com ligação à Cloud que lhe permite trabalhar em qualquer sítio, com qualquer dispositivo, com as suas aplicações preferidas Plataforma para conteúdos críticos No local, na Cloud ou em ambos Suporte a Tablets e Smartphones iOS e Android, para além de qualquer browser standard Open Source e Open Standards API O melhor ROI e a garantia do seu investimento
  11. 11. O sucesso do AlfrescoO sucesso do Alfresco 3.000 empresas clientes Em 180 países 7 milhões de utilizadores 70% dos quais pagam 4.000 milhões de ficheiros São geridos globalmente Comunidade activa Milhares de developers, 300+ parceiros Receitas por trimestre desde a fundação A maior companhia deA maior companhia de gestão documentalgestão documental open-source do mundoopen-source do mundo
  12. 12. Clientes empresariaisClientes empresariais 70% com mais de 10.000 empregados Escala e serviço para responder à expectativa de algumas das maiores empresas do mundo Espalhados por 180 países Capacidade de apoio global, 24x7 Comerciais, Governo, ONG & Ensino Uma variedade saudável de clientes e requisitos provenientes de diversas indústrias 90% taxa de renovação Uma relação baseada na qualidade e confiança
  13. 13. Gestão de Documentos Workflow Gestão de Recursos Digitais Colaboração Gestão de Conteúdos Web Integração Arquivo de E-Mail Gestão de Imagens
  14. 14. Interface Web (Alfresco Share)Interface Web (Alfresco Share)
  15. 15. Alfresco MobileAlfresco Mobile Aceda em segurança ao Alfresco Navegue ”sites”, pastas & ficheiros Veja “feed” de actividade Previsualize ou descarregue ficheiros Comente e “goste” conteúdo Capture, carregue e etiquete imagens, vídeos & documentos Abra e guarde documentos com OpenOfficeHD ou PDFExpert Use WebDAV para aceder com outras “apps”
  16. 16. Navegação ConteúdoNavegação Conteúdo ● Arquivo de conteúdo em pastas eArquivo de conteúdo em pastas e sub-pastas num repositóriosub-pastas num repositório ● Share implementa conceito deShare implementa conceito de “Site”, Pastas num “Espaço”“Site”, Pastas num “Espaço” ● Navegação a partir de por:Navegação a partir de por: ● PastaPasta ● CategoriaCategoria ● TagsTags ● Filtro (ex: Favoritos)Filtro (ex: Favoritos)
  17. 17. Controlo de AcessosControlo de Acessos ● Muito para além das permissõesMuito para além das permissões de leitura/escrita de umde leitura/escrita de um file-file- systemsystem ● Abrange conteúdo, propriedades,Abrange conteúdo, propriedades, check-in/out, discussões echeck-in/out, discussões e delegação (convites)delegação (convites) ● Vários perfis de utilizador pré-Vários perfis de utilizador pré- definidos (extensível)definidos (extensível) ● Audit trailsAudit trails permitem controlarpermitem controlar todas as acçõestodas as acções
  18. 18. Principais permissõesPrincipais permissões Permissões/Role Dono Coordenador Colaborador Contribuidor Editor Consumidor Ver conteúdos e propriedades X X X X X X Editar conteúdos/propriedades criados por outros X X X X Adicionar conteúdo X X X X Apagar conteúdos de outros X X Criar sub-pastas X X X X Ver regras da pasta X X X X Check in/out conteúdo X X X Participar em discussões existentes X X X X Convidar outros X X Iniciar novo tópico de discussão X X X X Apagar conteúdo criado por outros X X Criar regras X X
  19. 19. PesquisaPesquisa ● Pesquisa simples e avançadaPesquisa simples e avançada ● Pode-se pesquisar por:Pode-se pesquisar por: ● PastasPastas ● Conteúdos (qualquer tipo)Conteúdos (qualquer tipo) ● Tipos Personalizados (ex:Tipos Personalizados (ex: Artigo)Artigo) ● Aspectos (ex: notícia)Aspectos (ex: notícia) ● PropriedadesPropriedades ● Conteúdo do documentoConteúdo do documento Pesquisa
  20. 20. Controlo de VersõesControlo de Versões ● Não é necessário controlar peloNão é necessário controlar pelo nome do ficheironome do ficheiro ● artigo-v1.htmlartigo-v1.html ● artigo-v1-1.htmlartigo-v1-1.html ● Mantém relacionamentos entreMantém relacionamentos entre versõesversões ● Reposição de versõesReposição de versões ● RastreabilidadeRastreabilidade
  21. 21. Conteúdos e PropriedadesConteúdos e Propriedades ● Possibilidade de gerir qualquerPossibilidade de gerir qualquer tipo de conteúdo (.doc .ppt .xlstipo de conteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odf .xml .mp4.jpeg .mp3 .odf .xml .mp4 ● Meta-informação – dados sobreMeta-informação – dados sobre o conteúdo (nome, título,o conteúdo (nome, título, autor, …)autor, …) ● ExtensívelExtensível ● Tipos de conteúdoTipos de conteúdo personalizadospersonalizados ● Aspectos personalizadosAspectos personalizados
  22. 22. Modelo de MetainformaçãoModelo de Metainformação Aspecto: Noticia Titulo Categoria Autor Aspecto: Publicação Data para publicação Data publ. efectiva Data em que expira Aspecto: Arquivo Ref Arquivo Localização física Suporte Tipo: Artigo Tipo: Programa Tipo: Fotografia Tipo: Factura
  23. 23. Acções e RegrasAcções e Regras ● Regras aplicam-se a pastasRegras aplicam-se a pastas ● Regras executam acçõesRegras executam acções ● Regras são desencadeadas por umRegras são desencadeadas por um evento:evento: ● criação, actualização oucriação, actualização ou eliminação de conteúdoeliminação de conteúdo ● Exemplos de acções:Exemplos de acções: ● Transformar conteúdoTransformar conteúdo ● Iniciar workflowIniciar workflow ● Enviar emailEnviar email Acções e Regras
  24. 24. Conversões (Transformação)Conversões (Transformação) ● Vários motores de transformaçãoVários motores de transformação ● Documentos: OpenOfficeDocumentos: OpenOffice ● Imagens: ImageMagikImagens: ImageMagik ● ...... ● Invocáveis por regrasInvocáveis por regras
  25. 25. Workflow/BPMWorkflow/BPM Criação Edição Revisão Aprovação Publicação ● Baseado em FerramentasBaseado em Ferramentas BPMBPM ● Jboss jBPMJboss jBPM ● ActivitiActiviti ● Possibilidade de desenharPossibilidade de desenhar workflows personalizadosworkflows personalizados que depois arrancam comque depois arrancam com actions na gestão deactions na gestão de conteúdos.conteúdos.
  26. 26. Workflow (BPMN apenas)Workflow (BPMN apenas)
  27. 27. Workflow - Run TimeWorkflow - Run Time
  28. 28. InteroperabilidadeInteroperabilidade Desktop Apps Mobile Apps Redes Sociais Serviços na Web Alfresco Cloud Sistemas de Informação Open Web APIs CMIS JSR-168 Connectors WebDAV, CMIS CIFS, SharePoint Protocol Open Web APIs CMIS CMIS-based Alfresco Sync CMIS WebDAV
  29. 29. Políticas de ArmazenamentoPolíticas de Armazenamento Políticas A. Políticas A. SSD $$$ FCD $$ SATA $ ● Armazenamento dinâmico regidoArmazenamento dinâmico regido por políticas pré-configuradaspor políticas pré-configuradas relativas ao tipo e ciclo de vidarelativas ao tipo e ciclo de vida dos conteúdos. Exemplos:dos conteúdos. Exemplos: ● vídeos do dia são colocadosvídeos do dia são colocados em drives mais rápidas (eem drives mais rápidas (e mais caras)mais caras) ● notícias mais lidas no últimonotícias mais lidas no último mês são colocadas emmês são colocadas em volumes de custo intermédiovolumes de custo intermédio ● conteúdos arquivados sãoconteúdos arquivados são colocados em dispositivoscolocados em dispositivos mais lentos mas mais baratasmais lentos mas mais baratas
  30. 30. Soluções MoreData RelacionadasSoluções MoreData Relacionadas ● MoreDoc – Gestão de Expediente para a Administração Pública ● http://www.moredoc.com.pt ● SpringDocs – Integração entre Alfresco e o ERP Primavera ● http://www.youtube.com/watch?v=xMJqNdoKce4 ● Módulo SGQ – Parametrização do Alfresco para gestão do Sistema de Gestão de Qualidade ● http://www.youtube.com/watch?v=hmds8Soksms ● Connexas – middleware para interligação com SAP ● http://www.moredata.pt/oferta/connexas.html
  31. 31. Referências MoreData/AlfrescoReferências MoreData/Alfresco
  32. 32. Projectos de destaqueProjectos de destaque
  33. 33. OHIM: Migração + integração SAPOHIM: Migração + integração SAP
  34. 34. Importação automáticaImportação automática
  35. 35. Protótipo Alfresco/DrupalProtótipo Alfresco/Drupal ●Modelo de metadados flexível ●Workflows ●“Rules” e “Actions” ●Interface web customizada
  36. 36. Integração com LiferayIntegração com Liferay Interface Alfresco Classificação dos cadernos Portet LifeRay - Navegação Navegação no repositórios de cadernos Portet LifeRay - Pesquisa Pesquisa livre ou por meta-informação Componente pré-visualização Pré-visualização caderno Consulta Meta-informação Opção de download
  37. 37. Alfresco - Kofax - EMail - PortalAlfresco - Kofax - EMail - Portal @ Custom Action Java Cria Pasta no Alfresco com metadados (mapeamento XML) Importa ficheiros (pdf, doc, etc) do Sistema de Ficheiros Custom Action Java Desencadeada à Entrada Cria Pasta com Metadados Move ficheiros para local
  38. 38. WF - Apl. Negócio - ViewerWF - Apl. Negócio - Viewer WS Java API Aplicação Workflow Aplicação Negócio PDF X Change Viewer Custom Action Java Desencadeada à Entrada Arranca workflow (SP Oracle)
  39. 39. Integração com Primavera ERPIntegração com Primavera ERP
  40. 40. SIGPOA - AlfrescoSIGPOA - Alfresco API Webservices (AMP) candidaturas consultas
  41. 41. Alfresco sobre InformixAlfresco sobre Informix
  42. 42. Interface Adm. PúblicaInterface Adm. Pública
  43. 43. Sistema Gestão QualidadeSistema Gestão Qualidade
  44. 44. Integração contabilísticaIntegração contabilística
  45. 45. Adaptação de interfaceAdaptação de interface
  46. 46. DigitalizaçãoDigitalização ● Processo de digitalização ● Aquisição de equipamento ● Subcontratação serviços ● Captura de Meta-Informação ● Preenchimento Manual ● OCR simples ● OCR com captura automática de campos
  47. 47. Aspectos a ter em contaAspectos a ter em conta ● Longevidade previsível dos documentos ● Suporte continuado; Preservação digital ● Multiplicação de origens de documentos ● Necessidade de controlo; centralização ● Normas e recomendações ● RNID, MEF, MIP, Moreq ● Flexibilidade vs. Formalismo ● Independência dos especialistas
  48. 48. Aspectos a ter em conta (cont.)Aspectos a ter em conta (cont.) ● Gestão da adopção ● Usabilidade, formação, coaching ● Gestão da mudança organizacional ● Reengenharia de processos; monitorização do desempenho ● Integração e interoperabilidade ● CMIS!, WS, REST, ShPntProtocol ● Extensibilidade e evolução tecnológica ● Vitalidade do ecosistema comunidade+empresa
  49. 49. 51 Questões Relevantes OrganizativasQuestões Relevantes Organizativas ● Gestão centralizada de Entidades ● Arquivo centralizado à entrada (excepto confidenciais) ● Política de integração do Email ● Política de digitalização e reconhecimento de texto (OCR) ● Plano de Classificação e Arquivo
  50. 50. 52 SumárioSumário ● Maior parte da informação das organizações não está estruturada (nem vai estar) ● Sistemas de ficheiros e bases de dados SQL não são suficientes ● Sistemas de Gestão Documental são necessários ● Forte componente de integração entre aplicações e sistemas, com especial foco na web e ambientes móveis ● Ambiente tecnológico complexo, inclui desafios técnicos e organizacionais ● Alfresco é solução tecnológica abrangente
  51. 51. Posicionamento MoreDataPosicionamento MoreData ● Mais de 30 anos a desenvolver Sistemas de Informação à medida e a integrá-los em organizações complexas ● Implementações de gestão documental integradas em ambientes multi-plataforma ● Uma equipa experiente e versátil ● Um modelo de serviços baseados em Open Source e Java que permite investimentos incrementais
  52. 52. Serviços Gestão DocumentalServiços Gestão Documental ● Projectos piloto com trial version ● Instalação, configuração, costumização (modelo, classificação, regras, acções, workflows, reports, dashlets, integração, clustering, backups, …) ● Content Management Administration (CMA) ● Benchmarking e tuning ● Apoio 1ª linha / interface com Alfresco Inc. ● Formação e consultoria
  53. 53. ConclusãoConclusão Gestão DocumentalGestão Documental ParaPara toda a outra informaçãotoda a outra informação http://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.htmlhttp://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.html https://www.facebook.com/moredatahttps://www.facebook.com/moredata

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