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Análisis Organizacional
Aplicando TI
Propuesta de optimización de
sistemas de manejo de inventario
y de retroalimentación de parte de
los clientes.                        Realizado por:
                                     Bernal, Ana
                                     Concepción, Sabrina
                                     Almendral, Felix
                                     Biollo, Rolando
                                     Nogueira, Henrique
Justificación
Empresa de Alimentos
Antecedentes
Grupo dedicado a Alimentos
• La empresa que se estudia es panameña, con
  amplia trayectoria en el campo de la
  alimentación.

• A pesar de tener muchas divisiones nos hemos
  enfocado en una de ellas, la de alimentos, donde
  se reciben, desarrollan y manejan todo lo
  relacionado a los productos alimenticios.
El inventario de las
   La llegada de                         distintas divisiones
 abastecimientos                            se maneja por
   por parte de                          separado y esto no
  proveedores se                         permite visibilidad
hace semi-manual.                        en la organización.




                       Se maneja un
                        sistema de
                    tabulación para la
                    información, pero
                      la recepción es
                          manual.
Manejo de Clientes
• Actualmente no se cuenta con ninguna
  logística de retroalimentación departe de los
  clientes.
Retroalimentación de los clientes
• Cuando existan quejas, sugerencias o
  cualquier tipo de retroalimentación, la
  misma se pierde ya que no se maneja ningún
  tipo de sistema, ni manual ni electrónico.
FODA
 Fortalezas                                               Oportunidades
 • Producto de Alta Calidad                               •   Competencia limitada
 • Se maneja un trabajo en equipo diario                  •   Mercado en constante movimiento
 • Alto desarrollo de innovaciones                        •   Oportunidad de crecimiento
 • Producción local                                       •   Continuo crecimiento de la red de proveedores
                                                          •   Personal capacitándose constantemente
 • Alianzas con estrategicas




 Debilidades                                              Amenazas
 •   Sistema actual es dividido y básico                  • Los competidores son igual de grandes que la
 •   Alta rotación del personal                             compañía, por ende hay capacidad de desarrollo
 •   Información dividida                                 • El personal y los proveedores pueden no ser fieles
 •   No hay una adecuada integración de los sistemas      • Problemas con los inventarios
 •   Requiere mayor atención en la seguridad industrial   • Problemas con los proveedores
Metodología
Aplicación de las Herramientas
                              • Cambios en la
                Objetivos
                                organización
                              • Mejora
                                contínua


                                   • Creación de
                   Planificación
                                     procesos
                                   • Adaptación de
                                     procesos


                              • Manejo de los
               Ejecución
                                tiempos
                              • Contingencias
                                necesarias
¿Qué nos proponemos?
             Procesos al                Entrega de
             recibir material           Producto

Automático                      En Tiempo

Contabilizado                      Automática

                                                                     Desarrollo más
                                                Ligados              Eficiente
                    En tiempo
                                            Evaluación

             Información               Corrección



 Manejo de                 Unificación
                                                          Procesos
 Base de Datos             del Sistema
Desarrollo
Fases Generales del Proyecto

                    Diagnóstico         Estratégias       Implementación      Impacto




                    Estrategia de      Estrategia de       Estrategia de    Información y
                      Negocio            Negocio          Implementación      Ejecución


Organización del
                   Necesidades de     Estrategia de las   Migración de la   Definición y
   Equipo de
                   la Información      Aplicaciones         Estrategia         Plan
    trabajo


                   Situación actual    Estrategia de       Estrategia de
                                                                            Planificación
                   de la Tecnología     Tecnología          Seguridad
Nuestro Proyecto
                                                                         Equipos




 Diagnóstico                Información
                              perdida
                                                      Necesidades de
                                                      la Información
                                                                                   Falta de recurso
                                                                                     tecnológico
                                                                                                           Autoevaluación




  Estrategias               Estrategia de
                              División
                                                      Estrategia de la
                                                       Organización
                                                                                    Estrategia de
                                                                                     Tecnología




Implementación          Implementación
                                                      Adecuación de
                                                       la estrategia
                                                                                Cumplir normas




   Impacto       Ejecutar
                                            Cumplir
                                            tiempos
                                                                       Rectificar                   Informes
Organización
Empresa de Alimentos
• La trayectoria del Grupo XXXX por más de 60
  años estan basados en pilares fundamentales del
  espíritu de lucha, los valores familiares, la
  firmeza en las decisiones y la confianza en el
  futuro. Estas han sido las bases que nos legaron
  sus fundadores.
• Hoy en día el Grupo tiene el modelo más
  eficiente en la industria avícola de los países del
  área gracias a una completa integración vertical
  de todos los procesos
Personal Involucrado en el Proyecto
Diagnostico
¡Clientes!

• No existe actualmente ninguna manera de
  evaluación de la satisfacción del cliente
• La división maneja clientes externos e internos
• La retroalimentación es nula con los clientes y
  esto deja un mal sabor en la post venta
• Se pierde un porcentaje de mejora contínua por
  no saber de fuentes externas las fallas
Procesos de Recepción

• La recepción de los productos de parte de los
  proveedores viene dada por un sistema semi
  manual.
• Esto hace el proceso más lento e inexacto.
• Al ser manual es dependiente del personal y no
  se manejan tiempos de entrega.
• El despacho hacia los clientes internos es de
  igual manera.
LOGÍSTICA DE PRODUCCIÓN Y ABASTECIMIENTO.


                        Planta de sacrificio         • Recepción de             Planta Manuel E.
                        y cosecha de aves.             materias primas
                                                                                      Melo
                                                       cárnicas
                                                       provenientes de
                                                       planta de sacrificio.
                        •Abastecimiento diario       • Añade valor             •Producción altamente
                         programado.                                            automatizada.
                                                       agregado
•Granjas avícolas       •Procesamiento de piezas       convirtiendo carne      •Productos formados
 propias.                y aves enteras para                                    (Patties,
                         abastecer a las otras dos     en embutidos y           hamburguesas, wings,
•Granjas satelitales.    plantas que procesan          conservas.               chiken fingers, etc.)
•Manejo manual de la     productos con valor         • Fuerte cantidad de
 producción.                                                                   •Manejo de
                         agregado y clientes           R.R.H.H.                 abastecimiento de
•Fuerte necesidad de     externos.                                              materias primas no
                                                     • Producción
 recurso humano.        •Producción y sacrificio                                cárnicas manual, uso
                         altamente                     semiautomática.
                                                     • Productividad            de software básico para
        Producción en    automatizado, registro                                 control de inventarios.
           campo.        computarizado                 basada en KPI de
                         automático de                 operarios y             •Indicadores de
                         producción,                                            rendimiento basados
                                                       maquinaria               en producción y
                         rendimientos,                 utilizando software
                         cantidades requeridas                                  medición manual de
                         por los clientes externos     automático.              tiempos y mermas en
                         e internos.                                            producto.

                                                        Planta de
                                                     embutidos ECOSA.
CADENA DE VALOR
Empresa familiar con estructura jerárquica, División comercial y de alimentos.
División de alimentos: granjas de producción, 4 plantas de procesamiento y diferentes puntos de comercialización.
Cadena de valor con flujo vertical. Todas en constante comunicación y flujo de información.                                       Actividades
Reclutamiento de personal descentralizado y participativo. Rotación de gerentes de R.R.H.H por la diferentes áreas                     de
productivas. Gran cantidad de mano de obra. Empowerment. Áreas independientes pero en constante                                     apoyo
comunicación.

Desarrollo tecnológico medio. Uso de software para manejo de inventario, producción, ventas y manejo de personal.
Correo para uso interno.

 Manejo de inventarios con base en proyecciones de producción. Pedidos a proveedores definidos por niveles de producción.
 Variedad de proveedores.

                               COMPRAS.                   MANEJO DE             MANEJO DE
 LOGÍSTICA EXTERNA                                                                                         ATENCIÓN AL
                                                          MERCADEO              PRODUCCIÓN
 ALMACENAMIENTO Y                                                                                          CLIENTE.
                               Auto
 DISTRIBUCIÓN.
                               abastecimiento de          Fuerte inversión en   Producción diaria
                                                                                                           Pobre servicio de
                               materia prima              marketing y           basada en demanda
 Recepción periódica y                                                                                     atención al cliente.
                               principal (pollos)         publicidad.           histórica del mercado.
 programada de materias
                               entre empresas de
 primas.                                                                                                   Falta de
                               Grupo Melo.                Desarrollo continuo   Software para manejo
                                                                                                           implementación
                                                          de nuevos             de estadísticas de
 Control de inventarios                                                                                    de programas de
                               Pedidos a                  productos.            producción y
 computarizado.                                                                                            CRM.
                               proveedores con                                  abastecimiento de
                               base en                    Distribución con      clientes.
 Transporte de materias                                                                                    Respuesta reactiva
                               proyecciones de            flota de camiones
 primas con recursos                                                                                       a reclamos de
                               producción.                propios.              Medición diaria de KPI
 propios y externos.                                                                                       productos
                                                                                de producción con
                                                                                                           dañados.
                               Manejo de                  Ruteo por zona y      software automático
 Distribución con base en
 pedidos de los clientes,
                               estadísticas y
                               contabilidad a
                                                          tipo de clientes.
                                                          Supermercados y
                                                                                conectada cada
                                                                                máquinas de                                       Actividades
 realizados por rutas
 programadas.
                               través de uso de           tiendas al detalle.   producción.                                        primarias
                               software
                               específicos.
Estrategias
¿Cómo se implementará?
Misión Buscada


• La misión que se busca en este proyecto es
  mantener una mejora contínua en los procesos
  de relación con el cliente y de la logística con los
  proveedores y los clientes internos y externos. La
  idea concebida es optimizar cualquier forma de
  el recurso saliendo o entrando a la organización.
E=Encargado


Roles y Responsabilidades
                                                                                                                         P=Participa
                                                                                                                         S=Supervisa
                                                                                                                         T=Tomador de Decisiones
                                                                                                                         N=No aplica




                              Involucrados


                  Partes Evaluadas                Gerente General        VP Comercial         VP RRHH        VP Tecnologia       VP Finanzas         Proyectos

Identificacion de mejoras en el sistema      S                      S                   S               E                    S                 T

Evaluacion de Equipo                         ST                     N                   E               P                    N                 EP

Evaluacion del negocio                       EP                     P                   N               P                    P                 P

Manejo de la Informacion                     S                      T                   P               EP                   P                 TP

Nuevas Oportunidades                         EPS                    TP                  P               P                    S                 T

Cadena de Valor                              S                      S                   N               P                    S                 EP

Manejo de Recursos Actuales                  N                      N                   ESP             P                    N                 PS

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Impacto en el Recurso humano                 S                      S                   EPS             N                    N                 T

Tiempo de Ejecucion                          S                      S                   S               S                    S                 EPT

Evaluacion                                   ES                     P                   P               P                    P                 P
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  retener nuestros clientes contentos.
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                               estabilidad y
                                  control


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                               Mecanisista
           Organizacional




             Estructura        Burocrática




                              Bien definidos,
             Procesos
                              pocos cambios
Flujo de Proceso
Manejo de la información
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Implementación
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Conclusiones y Recomendaciones
Crecer Continuamente
• Como empresa siempre debe pensarse en crecer
  continuamente.
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  comprender que debe haber una estrategia y una
  forma de llevar la misma.
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  empaquetada, ninguna empresa es igual a otra.
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  todas las organizaciones se manejan diferente.
Comprender la necesidad del recurso
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  desarrollo de una buena estrategia
• No podemos crecer solos, tenemos que ir de la
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Trabajo final- Análisis y desarrollo para Empresa de Alimentos

  • 1. Análisis Organizacional Aplicando TI Propuesta de optimización de sistemas de manejo de inventario y de retroalimentación de parte de los clientes. Realizado por: Bernal, Ana Concepción, Sabrina Almendral, Felix Biollo, Rolando Nogueira, Henrique
  • 5. Grupo dedicado a Alimentos • La empresa que se estudia es panameña, con amplia trayectoria en el campo de la alimentación. • A pesar de tener muchas divisiones nos hemos enfocado en una de ellas, la de alimentos, donde se reciben, desarrollan y manejan todo lo relacionado a los productos alimenticios.
  • 6. El inventario de las La llegada de distintas divisiones abastecimientos se maneja por por parte de separado y esto no proveedores se permite visibilidad hace semi-manual. en la organización. Se maneja un sistema de tabulación para la información, pero la recepción es manual.
  • 7. Manejo de Clientes • Actualmente no se cuenta con ninguna logística de retroalimentación departe de los clientes. Retroalimentación de los clientes • Cuando existan quejas, sugerencias o cualquier tipo de retroalimentación, la misma se pierde ya que no se maneja ningún tipo de sistema, ni manual ni electrónico.
  • 8. FODA Fortalezas Oportunidades • Producto de Alta Calidad • Competencia limitada • Se maneja un trabajo en equipo diario • Mercado en constante movimiento • Alto desarrollo de innovaciones • Oportunidad de crecimiento • Producción local • Continuo crecimiento de la red de proveedores • Personal capacitándose constantemente • Alianzas con estrategicas Debilidades Amenazas • Sistema actual es dividido y básico • Los competidores son igual de grandes que la • Alta rotación del personal compañía, por ende hay capacidad de desarrollo • Información dividida • El personal y los proveedores pueden no ser fieles • No hay una adecuada integración de los sistemas • Problemas con los inventarios • Requiere mayor atención en la seguridad industrial • Problemas con los proveedores
  • 10. Aplicación de las Herramientas • Cambios en la Objetivos organización • Mejora contínua • Creación de Planificación procesos • Adaptación de procesos • Manejo de los Ejecución tiempos • Contingencias necesarias
  • 11. ¿Qué nos proponemos? Procesos al Entrega de recibir material Producto Automático En Tiempo Contabilizado Automática Desarrollo más Ligados Eficiente En tiempo Evaluación Información Corrección Manejo de Unificación Procesos Base de Datos del Sistema
  • 13. Fases Generales del Proyecto Diagnóstico Estratégias Implementación Impacto Estrategia de Estrategia de Estrategia de Información y Negocio Negocio Implementación Ejecución Organización del Necesidades de Estrategia de las Migración de la Definición y Equipo de la Información Aplicaciones Estrategia Plan trabajo Situación actual Estrategia de Estrategia de Planificación de la Tecnología Tecnología Seguridad
  • 14. Nuestro Proyecto Equipos Diagnóstico Información perdida Necesidades de la Información Falta de recurso tecnológico Autoevaluación Estrategias Estrategia de División Estrategia de la Organización Estrategia de Tecnología Implementación Implementación Adecuación de la estrategia Cumplir normas Impacto Ejecutar Cumplir tiempos Rectificar Informes
  • 16. Empresa de Alimentos • La trayectoria del Grupo XXXX por más de 60 años estan basados en pilares fundamentales del espíritu de lucha, los valores familiares, la firmeza en las decisiones y la confianza en el futuro. Estas han sido las bases que nos legaron sus fundadores. • Hoy en día el Grupo tiene el modelo más eficiente en la industria avícola de los países del área gracias a una completa integración vertical de todos los procesos
  • 17. Personal Involucrado en el Proyecto
  • 19. ¡Clientes! • No existe actualmente ninguna manera de evaluación de la satisfacción del cliente • La división maneja clientes externos e internos • La retroalimentación es nula con los clientes y esto deja un mal sabor en la post venta • Se pierde un porcentaje de mejora contínua por no saber de fuentes externas las fallas
  • 20. Procesos de Recepción • La recepción de los productos de parte de los proveedores viene dada por un sistema semi manual. • Esto hace el proceso más lento e inexacto. • Al ser manual es dependiente del personal y no se manejan tiempos de entrega. • El despacho hacia los clientes internos es de igual manera.
  • 21. LOGÍSTICA DE PRODUCCIÓN Y ABASTECIMIENTO. Planta de sacrificio • Recepción de Planta Manuel E. y cosecha de aves. materias primas Melo cárnicas provenientes de planta de sacrificio. •Abastecimiento diario • Añade valor •Producción altamente programado. automatizada. agregado •Granjas avícolas •Procesamiento de piezas convirtiendo carne •Productos formados propias. y aves enteras para (Patties, abastecer a las otras dos en embutidos y hamburguesas, wings, •Granjas satelitales. plantas que procesan conservas. chiken fingers, etc.) •Manejo manual de la productos con valor • Fuerte cantidad de producción. •Manejo de agregado y clientes R.R.H.H. abastecimiento de •Fuerte necesidad de externos. materias primas no • Producción recurso humano. •Producción y sacrificio cárnicas manual, uso altamente semiautomática. • Productividad de software básico para Producción en automatizado, registro control de inventarios. campo. computarizado basada en KPI de automático de operarios y •Indicadores de producción, rendimiento basados maquinaria en producción y rendimientos, utilizando software cantidades requeridas medición manual de por los clientes externos automático. tiempos y mermas en e internos. producto. Planta de embutidos ECOSA.
  • 22. CADENA DE VALOR Empresa familiar con estructura jerárquica, División comercial y de alimentos. División de alimentos: granjas de producción, 4 plantas de procesamiento y diferentes puntos de comercialización. Cadena de valor con flujo vertical. Todas en constante comunicación y flujo de información. Actividades Reclutamiento de personal descentralizado y participativo. Rotación de gerentes de R.R.H.H por la diferentes áreas de productivas. Gran cantidad de mano de obra. Empowerment. Áreas independientes pero en constante apoyo comunicación. Desarrollo tecnológico medio. Uso de software para manejo de inventario, producción, ventas y manejo de personal. Correo para uso interno. Manejo de inventarios con base en proyecciones de producción. Pedidos a proveedores definidos por niveles de producción. Variedad de proveedores. COMPRAS. MANEJO DE MANEJO DE LOGÍSTICA EXTERNA ATENCIÓN AL MERCADEO PRODUCCIÓN ALMACENAMIENTO Y CLIENTE. Auto DISTRIBUCIÓN. abastecimiento de Fuerte inversión en Producción diaria Pobre servicio de materia prima marketing y basada en demanda Recepción periódica y atención al cliente. principal (pollos) publicidad. histórica del mercado. programada de materias entre empresas de primas. Falta de Grupo Melo. Desarrollo continuo Software para manejo implementación de nuevos de estadísticas de Control de inventarios de programas de Pedidos a productos. producción y computarizado. CRM. proveedores con abastecimiento de base en Distribución con clientes. Transporte de materias Respuesta reactiva proyecciones de flota de camiones primas con recursos a reclamos de producción. propios. Medición diaria de KPI propios y externos. productos de producción con dañados. Manejo de Ruteo por zona y software automático Distribución con base en pedidos de los clientes, estadísticas y contabilidad a tipo de clientes. Supermercados y conectada cada máquinas de Actividades realizados por rutas programadas. través de uso de tiendas al detalle. producción. primarias software específicos.
  • 25. Misión Buscada • La misión que se busca en este proyecto es mantener una mejora contínua en los procesos de relación con el cliente y de la logística con los proveedores y los clientes internos y externos. La idea concebida es optimizar cualquier forma de el recurso saliendo o entrando a la organización.
  • 26. E=Encargado Roles y Responsabilidades P=Participa S=Supervisa T=Tomador de Decisiones N=No aplica Involucrados Partes Evaluadas Gerente General VP Comercial VP RRHH VP Tecnologia VP Finanzas Proyectos Identificacion de mejoras en el sistema S S S E S T Evaluacion de Equipo ST N E P N EP Evaluacion del negocio EP P N P P P Manejo de la Informacion S T P EP P TP Nuevas Oportunidades EPS TP P P S T Cadena de Valor S S N P S EP Manejo de Recursos Actuales N N ESP P N PS Propuesta de Mejoras S S P E S ET Implementacion S S S S S ET Impacto en la organizacion S S PS EPS S ET Impacto en el Recurso humano S S EPS N N T Tiempo de Ejecucion S S S S S EPT Evaluacion ES P P P P P
  • 27. Modelo utilizado: Potencial Competitivo  Incrementar procesos en la organización a Estrategia de partir de herramientas Estrategia de Negocios tecnología de la Información sugeridas por el dpto de TI.  El cambio de la estrategia de manera Infraestructura Infraestructura de Tecnología parcial o completa. Organizacional de información  Nuevos procesos, productos o formas de manejar el negocio frente a los clientes.
  • 28. Optimizamos, Ganamos • Optimizando nuestro servicio a nuestros clientes, podemos asegurar que los mismos se sentirán confiados de consumir la marca y satisfechos con el servicio brindado. • Ganamos confianza que es lo principal para retener nuestros clientes contentos. • Establecemos una relación estrecha con los clientes y con los proveedores.
  • 29. Producción Masiva Modelo de Producción negocio Masiva Eficiencia mediante Enfoque estabilidad y control Ventaja Bajo Costo Estratégica Forma Mecanisista Organizacional Estructura Burocrática Bien definidos, Procesos pocos cambios
  • 31. Manejo de la información
  • 37. Crecer Continuamente • Como empresa siempre debe pensarse en crecer continuamente. • Para el crecimiento contínuo es importante comprender que debe haber una estrategia y una forma de llevar la misma. • No podemos creer que existe la solución empaquetada, ninguna empresa es igual a otra. • Así como todas las personas son distintas así todas las organizaciones se manejan diferente.
  • 38. Comprender la necesidad del recurso humano • Creer en quien se tiene como empleado y en quien es nuestro cliente, es la clave del desarrollo de una buena estrategia • No podemos crecer solos, tenemos que ir de la mano de nuestros colaboradores. • Mantener siempre las buenas relaciones con el cliente para que el mismo crea en la organización, por ende no se puede abandona al mismo.