Análise de processos fluxogrmas aula dia 16-08

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Análise de processos fluxogrmas aula dia 16-08

  1. 1. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ANÁLISE DE PROCESSOS FLUXOGRAMASI. INTRODUÇÃOTodo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem umfluxo das operações de entrada, processamento e saída. Esse fluxo envolve,além dessas operações, as áreas da organização envolvidas, os recursoshumanos e materiais, os custos relativos a esses recursos, o volume detrabalho, os tempos de execução, a documentação que tramita pelo mesmo e atecnologia de informação utilizada.Todas essas variáveis, que devem ser detectadas por ocasião dolevantamento, constituem objetos da etapa de análise e redesenho doprocesso, prevista na metodologia.A análise do processo atual deve começar pela análise crítica do levantamento,visando verificar se nada foi omitido e se todas as questões relativas à atitudeinterrogativa foram devidamente respondidas. Em seguida, deve serelaborado um diagrama, ou uma representação gráfica, do fluxo do processoatual. Esse diagrama, denominado fluxograma, permite uma visão completado fluxo, de maneira clara e precisa, facilitando a análise da situação atual.II. CONCEITOO termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolospreviamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo,ou seqüência, de um trabalho, de forma analítica, caracterizando as operações,os responsáveis e ou as unidades organizacionais envolvidas no processo.
  2. 2. III. ASPECTOSPor intermédio do fluxograma, podemos demonstrar os seguintes aspectos deum fluxo de processo: Quais operações são realizadas; Onde são realizadas as operações; Quem as executa; Quais as entradas e saídas; Qual o fluxo das informações; Quais os recursos empregados no processo; Quais os custos parciais e totais; Qual o volume de trabalho; e Qual o tempo de execução, tanto parcial quanto total.IV. VANTAGENSPodemos destacar as seguintes vantagens principais: Descreve qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos; Permite visão ampla de todo o processo que está sendo estudado; Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo; Possibilita a verificação, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do processo em estudo; Não permite a dupla interpretação, graças à padronização dos símbolos que são utilizados; Possibilita a análise e a proposição de modificações, visando à melhoria do processo; Permite fácil atualização. V.METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO DE FLUXOGRAMASA elaboração de um fluxograma deve ser precedida de uma pesquisaminuciosa junto as Unidades Organizacionais em exame, fazendo umlevantamento dos passos que envolvem o trabalho, desde o operador inicialaté o final, passando, inclusive, pelos formulários envolvidos no processo.Dessa forma, é importante que a elaboração e análise de um fluxograma sigaas seguintes etapas: • OBJETIVODefinir o objetivo do sistema, que justifique a elaboração de um fluxo;
  3. 3. • LEVANTAMENTO PRELIMINARPlanejamento (cronograma);Levantamento e leitura dos documentos existentes;Levantamento da legislação, se houver;Contato com usuário (conversa informal) • LEVANTAMENTO DE DADOS)Questionário, entrevista, leitura de manuais, etc. • ELABORAÇÃO DO FLUXO ( Situação atual) • PROPOSTAFluxograma representativo da situação atual atual;Descrição das falhas;Proposta (fluxograma, formulários);Teste, simulação para verificar distorções;Apresentação clara e objetiva para a Unidade Organizacional interessada; • APROVAÇÃOFormalização (documentação e manuais); • IMPLANTAÇÃOPlanejamentoTreinamento • ACOMPANHAMENTO VI. INFORMAÇÕES BÁSICAS REPRESENTADAS EM UM FLUXOGRAMA • O tipo de operações e trâmites que integram o circuito de informações; • o sentido de circulação ou fluxo de informação; • as unidade organizacionais onde se realizam as operações
  4. 4. VII. ANÁLISE DA ROTINA PELO FLUXOGRAMAPontos básicos: • o que é feito. Para que serve; • necessidade real da fase que está sendo analisada ( influência no resultado final da rotina analisada); • local onde a fase está sendo realizada e a conveniência de manter ou alterar o local, objetivando maior simplificação da rotina; • o momento (quando) esta fase é realizada e se a sua seqüência está corretamente fixada; • quais os responsáveis pela sua execução e se a delegação de competência está correta; • a forma como a fase está sendo executada.VIII. TIPOS DE FLUXOGRAMASExistem, basicamente, dois tipos: o fluxograma vertical e o horizontal com suasvariações.1. Fluxograma verticalTrata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, dotipo linha de produção, no qual se pode dividir um grande processo em váriosoutros, mais simples, com poucas áreas envolvidas e com número restrito deoperações que se encaixam nos símbolos, previamente, estabelecidos pelofluxograma. Podemos, também, utiliza-lo em processos administrativos, desdeque feitas as devidas adequações.Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como formulário padronizado e éconstituído de símbolos e convenções pré-impressos em colunas verticais.O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento (umavez que se trata de um formulário impresso padronizado), a clareza naapresentação e a facilidade de leitura. FLUXOGRAMA VERTICAL Operação ou análise Cliente: Execução ou conferência Processo: Símbolos Totais Demora Atual ( ) ou Proposta ( ) Arquivo Provisório Estudado por: Arquivo Definitivo Transporte Data: Unidade Nº Símbolos Descrição Organizacional 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
  5. 5. 2. Fluxograma horizontalEsse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal.Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendoou lendo, ou seja, da esquerda para a direita, utilizando símbolos e convençõespreviamente definidos. Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma, odescritivo e o de colunas.a. Fluxograma horizontal descritivoTrata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dosdocumentos e das informações que circulam em um processo, por meio desímbolos padronizados.A elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar desomente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descriçãodo fluxo do processo de maneira clara e precisa.b. Fluxograma horizontal de colunasEsse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere à maneira derepresentar graficamente as áreas envolvidas no processo. Elas sãoapresentadas em colunas, o que permite que se tenha uma visão completa,clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área, demonstra acirculação de documentos ou informações através de áreas deresponsabilidade.Demonstra ainda , através da simbologia adotada, que tipos de decisões ouoperações se realizam ao longo de um processo, bem como evidencia ofuncionamento de um sistema.IX. TÉCNICAS DE DESENHO DE FLUXOGRAMASPodemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização desoftwares que rodam em microcomputadores, oferecendo uma gama muitogrande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo.1. Desenhando um fluxograma manualmenteNo fluxograma vertical, como se trata de formulário impresso, o desenho dofluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos.A elaboração, ou desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivocomo o de colunas requer algumas regras básicas:
  6. 6.  O papel quadriculado é o mais adequado, pois facilita o traçado de linhas horizontais e verticais; Dispor de gabaritos, que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais; Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si; O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo, e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos, tanto lateral como verticalmente; O desenho deve ser feito da esquerda para a direita e de cima para baixo, como se estivesse escrevendo; Deve-se utilizar lápis, ou lapiseira, pois permitem alterações mais rápidas, bastando para isso apagar o que se deseja modificar; O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma, ou seja: nome da empresa, processo, data, versão e executante.2. Desenhando um fluxograma com o uso da informáticaA informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho defluxograma, possibilitando ganho de produtividade muito grande.Como referencial podemos citar os seguintes softwares:  Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos;  FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas;  Process Chart: software específico para análise e desenho de processos.  Excel, PowerPoint e Word: são softwares que possuem recursos que permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais;
  7. 7. X. SIMBOLOGIA UTILIZADA NOS FLUXOGRAMASHORIZONTAIS Terminal - é utilizado para Informação verbal - representa os representar o início ou fim do contatos mantidos entre os processo, ou para referir-se a outro participantes do processo. processo que não seja objeto de estudo. Conector - indica onde continua a Processamento/Operação - seqüência do fluxo. representa qualquer ação para criar, transformar, conferir ou analisar uma operação. Numerar dentro o símbolo e criar uma coluna de descrição. Arquivo definitivo - representa o Processamento/Operação - arquivamente definitivo da representa qualquer ação para criar, documentação inerente ao processo. transformar, conferir ou analisar uma operação. Dentro do símbolo, descreve-se o objeto da ação. Arquivo temporário - representa o Sentido de circulação de arquivamente temporário da documentos - são seta que servem documentação inerente ao processo. para interligar os diversos símbolos, indicando o fluxo do processo. Decisão - indica um ponto do Sentido de circulação de processo que apresenta ações informações verbais - são seta que condicionantes (se). servem para interligar os diversos símbolos, indicando o fluxo do processo. Documento - representa qualquer Material - representa o material que documento criado ou transformado circula no processo. no fluxo do processo.XI. BIBLIOGRAFIAD’ASCENÇÃO Luiz Calor – Organização, Sistemas e Métodos – São Paulo,Atlas: 2001ARAÚJO Luis César – Organização, Sistemas e Métodos – São Paulo, Atlas:2001CURY, Antônio – Organização e Métodos – Uma Visão HolísticaOLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças – Sistemas, Organização e Métodos

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