Workshop Compras Públicas

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Palestra realizada no 1° Workshop de Gestão de Pública: desafios e soluções para entrega de melhores resultados, oferecida pela EloGroup.

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Workshop Compras Públicas

  1. 1. 1º WORKSHOP DE INOVAÇÃO E PRODUTIVIDADE NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
  2. 2. Compras Públicas Como planejar contratações? Como apoiar os processos de negócio por meio de uma compra? Como garantir a qualidade do que é comprado?
  3. 3. PRINCIPAIS DEFINIÇÕES A contratação pública é um instrumento administrativo realizado por mecanismos de licitação, que visa escolher a proposta mais vantajosa para a Administração, com base em parâmetros definidos Legalidade Impessoalidade Moralidade Eficiência Publicidade Execução Direta A contratação que é feita pelos órgãos e entidades da Administração, pelos próprios meios Execução Indireta A contratação que o órgão ou entidade contrata com terceiros sob qualquer dos seguintes regimes: i) empreitada por preço global; ii) empreitada por preço unitário; iii) empreitada integral; e, iv) tarefa.
  4. 4. 1. Concorrência 2. Tomada de Preço 3. Convite 4. Concurso 5. Leilão Lista exaustiva ! 6. Pregão 6.1 Eletrônico 6.2 Presencial MODALIDADES DE CONTRATAÇÃO LEI nº 10.520 DE 2002 LEI nº 8.666 DE 1993 LEI nº 9.472 DE 1997 Não é comprar mais, é comprar melhor 7. Consulta Exceção da modalidade de contratação MODALIDADES DE CONTRATAÇÕES
  5. 5. ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 É possível reduzir consideravelmente o tempo das contratações sem perder a qualidade da contratação UM BOM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO TEM QUE SER DEMORADO
  6. 6. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES INTERNOS Os longos processo de contratações geram uma completa insatisfação por parte das áreas que são suportadas por estes processos. AUMENTO DE COMPRAS EMERGENCIAIS O processo de planejamento de contratações fica prejudicado pelo longo prazo de contratação, gerando a necessidade da realização de compras emergenciais com maior frequência.
  7. 7. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA • Quando da realização de pesquisas acerca das percepções dos clientes internos que tem suas atividades suportadas pelo processo de contratação ficou constatado (em alguns clientes) que a variável que mais afeta sua satisfação é o prazo das contratações. INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES INTERNOS Os longos processo de contratações geram uma completa insatisfação por parte das áreas que são suportadas por estes processos.
  8. 8. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA O processo de planejamento de contratações fica prejudicado pelo longo prazo de contratação, gerando a necessidade da realização de compras emergenciais com maior frequência. • A necessidade das contratações nem sempre permitem um planejamento adequado, e este problema se agrava quando o tempo de contratação é elevado, pois exige maior previsibilidade das áreas. • As compras emergenciais aumentam consideravelmente o risco de qualidade e custo das contratações. AUMENTO DE COMPRAS EMERGENCIAIS
  9. 9. UM BOM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO TEM QUE SER DEMORADO É possível reduzir consideravelmente o tempo das contratações sem perder a qualidade da contratação • Insucesso em iniciativas de revisão dos procedimentos de contratações • Excesso de idas e vindas entre áreas cliente e área de contratações para realização do certame • Desalinhamento entre diversos atores responsáveis pelo processo de contrações A ORIGEM DO MITO
  10. 10. Elaboração de planejamento anual de contratações Implantação de técnicas gerenciais junto a equipe de contratações Especialização de perfis para o principais tipos de contratações realizadas Construção de documentos padrões para elaboração do processo de contratação Descentralização de compras BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
  11. 11. Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas. Comprove os resultados alcançados. Caso Compras como suporte da operação, atendimento às demandas internas
  12. 12. NA DEMANDA DA ÁREA EM RELAÇÃO AO ANO ANTERIOR 70% DE AUMENTO TRATAMENTO IGUAL PARA TODOS OS TIPOS DE COMPRAS TUDO É URGENTE DESESTRUTURAÇÃO, ÁREA SEM ATRIBUIÇÕES CLARAS SUBDIMENSIONAMENTO DE CONHECIMENTO SOBRE FORNECEDORES FALTA CONTEXTO ENCONTRADO
  13. 13. 01. PLANEJAR COMPRA 04. EXECUTAR COMPRA 06. FINALIZAR COMPRA 01.02. Consolidar Planejamento de Compras das Áreas 02. CADASTRAR E HOMOLOGAR FORNECEDOR 07. AVALIAR FORNECEDOR 07.02. Elaborar plano de ação para melhorar a performance do Fornecedor 06.01. Identificar tipo de Pagamento01.01 Planejar Compras por Produto (Áreas) 02.02. Cadastrar e Homologar novo Fornecedor 02.01. Identificar novo Fornecedor 03.01. Incluir Solicitação de Compra 04.01. Definir modalidade de Compra 04.02. Criar Processo de Compra 04.04. Analisar Propostas 06.03. Realizar Pagamento 01.03. Revisar Ciclo de Planejamento 01.04. Analisar Resultados do Ciclo e Estruturar Plano de Demandas do próximo ano 04.03. Solicitar Cotação 05.02. Acompanhar Embarque / Chegada da Carga 04.05. Acompanhar Entrega 06.02. Encaminhar solicitação de pagamento para o financeiro 07.01. Avaliar Fornecedor 05.01. Fechar Contrato de Importação 05. IMPORTAR BENS E SERVIÇOS ABORDAGEM APLICADA Construir Visão de Futuro Entender e Analisar Processos Conceber Soluções e Redesenhar Processos Implantar Melhorias e Gerir Mudanças Ativar processo e Realizar operação assistida Metodologia EloGroup 03. SOLICITAR / ANALISAR COMPRA 02.02. Solicitar preenchimento do formulário e entrega dos atestados de capacidade técnica (se necessário) 03.02. Analisar Solicitação de Compra 05.03. Desembaraçar Mercadoria 06.03. Finalizar Processo
  14. 14. DIAGNÓSTICO GERAL TEMPO MUITO ALTO PARA EXECUÇÃO DAS SOLICITAÇÕES DE COMPRAS CLIENTES INSATISFEITOS FALTA DE PLANEJAMENTO (dentro da área e nos clientes) FALTA DE CONTROLE E VISIBILIDADE PARA O CLIENTE
  15. 15. SLA Definição e divulgação de SLA para a área e para os fornecedores PLANEJAMENTO Planejamento de Compras DESCENTRALIZAÇÃO Descentralização de Compras PENALIDADES Definição de Penalidades para o Comprador no pedido de Compras GESTÃO DE FORNECEDORES Criar Gestão de Fornecedores (Portal do Fornecedor) ESPECIALIZAÇÃO Especialização de Compradores SOLUÇÕES PROPOSTAS
  16. 16. SOLUÇÕES PROPOSTAS GESTÃO DE FORNECEDORES Criar Gestão de Fornecedores (Portal do Fornecedor) Criação dos processos de Gestão de Fornecedores, da avaliação, categorização e ações de desenvolvimento e prospecção de fornecedores.
  17. 17. SOLUÇÕES PROPOSTAS DESCENTRALIZAÇÃO Descentralização de Compras Quais compras podem ser descentralizadas? Dispensas de serviços e materiais de consumo no valor de até 30 mil reais (foram detalhados quais serviços e materiais de consumo, exemplo: contratar serviço de pintura de parede, comprar uma televisão para monitoramento dos serviços, etc.). Como? As áreas fazem a cotação, definem o melhor fornecedor e então encaminham a decisão à área de Compras, que irá efetuar o pedido de compra. Capacitação As orientações serão passadas ao gerente da área e a comunicação das compras descentralizadas é de responsabilidade dele. Atendimento SLA para efetuar o pedido de compra após a chegada dos documentos: até 3 dias. A descentralização de compras é a possibilidade das áreas e projetos efetuarem algumas aquisições e contratações diretamente, a descentralização tem como objetivo aumentar a autonomia das áreas e projetos para determinados tipos de compra, agilizando o processo para o cliente interno. 1 2 3 4
  18. 18. 73 49 37 2012 2013 2014 Convite (dias) 60 33 26 2012 2013 2014 Consulta (dias) 27 16 13 2012 2013 2014 Dispensa (dias) 32 22 13 2012 2013 2014 Disp. Justificada (dias) META: 40 dias META: 25 dias META: 10 dias META: 10 dias 50% 50% 56% 60% (( RESULTADOS ALCANÇADOS CLIENTE SATISFEITO!!!
  19. 19. ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Com os recursos certos e uma boa estratégia de fiscalização pode-se obter sucesso na fiscalização descentralizada de contrato IMPOSSIBILIDADE DE FISCALIZAÇÃO DESCENTRALIZADA DE CONTRATO
  20. 20. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA REDUÇÃO DO ALCANCE DAS POLÍTICAS A descentralização de recursos, via de regra, limitação no controle de sua aplicação. A fiscalização precária pode determinar a não realização das políticas, no formato proposto pelo Órgão que disponibiliza os recursos financeiros. BAIXO CONTROLE SOBRE A DESTINAÇÃO DOS RESCURSOS $
  21. 21. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA BAIXO CONTROLE SOBRE A DESTINAÇÃO DOS RESCURSOS A descentralização de recursos determina, via de regra, limitação no controle de sua aplicação. $ • O Órgão financiador não possui recursos humanos e financeiros necessários para realização da fiscalização in loco, de forma a determinar o cumprimento integral das condições acordadas • Desconhecimento das condições operacionais do ente responsável pela aplicação dos recursos financeiros
  22. 22. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA REDUÇÃO DO ALCANCE DAS POLÍTICAS A fiscalização precária pode determinar a não realização das políticas, no formato proposto pelo Órgão que disponibiliza os recursos financeiros. • O fracasso total ou parcial do programa a ser implantado pode ser definido por falhas na estratégia de fiscalização, como por exemplo:  Caráter meramente formal da fiscalização;  Processos de fiscalização com baixa versatilidade e integração entre os órgãos;  Não envolvimento de grupos da sociedade civil, quando possível.
  23. 23. IMPOSSIBILIDADE DE FISCALIZAÇÃO DESCENTRALIZADA DE CONTRATO Com os recursos certos e uma boa estratégia de fiscalização pode-se obter sucesso na fiscalização descentralizada de contrato • Limitação orçamentária presente no rotina dos órgãos públicos • Insuficiência de recursos humanos para fiscalização dos diversos contratos, especialmente, aqueles descentralizados • Falta de comprometimento do ente beneficiado A ORIGEM DO MITO
  24. 24. Contratação da Solução Integradora para as operações da copa do mundo realizada pela SESGE - MJ!
  25. 25. Fiscalização do contrato do Centro de Apoio aos Pescadores do Amazonas!
  26. 26. Elaboração de matriz de risco Criação de roteiro próprio para fiscalização Uso da tecnologia disponível Solicitação de auxílio externo (oneroso e não oneroso) Imposição das regras contratuais BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
  27. 27. ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 A proposta mais vantajosa para a administração pública pode não ser a de menor preço SEMPRE TENHO QUE CONTRATAR O MENOR PREÇO
  28. 28. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA DIFICULDADE NA ENTREGA DE VALOR DO ÓRGÃO AUMENTO DO GASTO PÚBLICO $ A baixa qualidade nas contratações de bens e serviços provocam atrasos constantes na execução das políticas públicas. Manutenções e retrabalhos gerados pela baixa qualidade dos bens e prestadores de serviço elevam consideravelmente o gasto público.
  29. 29. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA DIFICULDADE NA ENTREGA DE VALOR DO ÓRGÃO A baixa qualidade nas contratações de bens e serviços provocam atrasos constantes na execução das políticas públicas. • Quando se tem uma especificação técnica ampla, o menor preço pode representar um produto de baixa qualidade ou um prestador de serviços com baixa qualificação • O sucesso das políticas públicas muitas vezes está diretamente relacionado à capacidade do órgão concretizar suas compras e contratações de maneira tempestiva e assertiva
  30. 30. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA AUMENTO DO GASTO PÚBLICO Manutenções e retrabalhos gerados pela baixa qualidade dos bens e prestadores de serviço elevam consideravelmente o gasto público. • Licitações mal sucedidas geram gastos dispendiosos aos órgãos, seja pela necessidade de novas licitações ou pelas manutenções e ajustes necessários durante a execução dos contratos $
  31. 31. SEMPRE TENHO QUE CONTRATAR O MELHOR PREÇO A proposta mais vantajosa para a administração pública pode não ser a de menor preço • Aumento da utilização do Pregão Eletrônico para maior parte das licitações realizadas • Aumento significativo na quantidade de participantes nas licitações (fabricantes e fornecedores) • Receio de sofrer impugnações nas licitações por “Direcionamento do objeto licitado”, muitas vezes causado pelo baixo conhecimento do mercado e dos fornecedores A ORIGEM DO MITO
  32. 32. Aquisição realizada pelo Corpo de Bombeiros do DF para as operações da Copa do Mundo!
  33. 33. Entendimento claro e objetivo da demanda Conhecimento dos produtos e soluções existentes no mercado Aprimoramento da definição técnica do que se pretende contratar Auxílio de apoio técnico qualificado Constante qualificação das equipes BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
  34. 34. ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Fornecedores não consolidados no mercado sempre existirão, mas cabe ao órgão estipular o nível do fornecedor que deseja contratar NÃO CONSIGO EVITAR OS FORNECEDORES NÃO CONSOLIDADOS NO MERCADO
  35. 35. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA CONTAMINAÇÃO DAS LICITAÇÕES O fornecedor não consolidado que for habilitado e contratado provavelmente gerará problemas durante a execução do contrato. ELEVAÇÃO DO RISCO NA EXECUÇÃO DO CONTRATO ! A não aplicação de multas quando da participação de fornecedores não consolidado incentiva a continuidade da contaminação das licitações, principalmente, a modalidade de pregão eletrônico.
  36. 36. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA ELEVAÇÃO DO RISCO NA EXECUÇÃO DO CONTRATO O fornecedor não consolidado que for habilitado e contratado provavelmente gerará problemas durante a execução do contrato. ! • A probabilidade de ter problemas na execução dos contratos aumenta consideravelmente quando fornecedores são contratados sem a devida comprovação de quesitos como:  Qualificação técnica;  Lastro financeiro para cumprimento das obrigações contratuais; e,  Capacidade de cumprimento das garantias pós- contratuais
  37. 37. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA CONTAMINAÇÃO DAS LICITAÇÕES A não aplicação de multas quando da participação de fornecedores não consolidado incentiva a continuidade da contaminação das licitações, principalmente, a modalidade de pregão eletrônico. • Propagação de cultura errônea: o processo licitatório permite, de forma ampla, a recusa em manter a proposta apresentada, bem como as demais obrigações oriundas do instrumento convocatório • Necessidade de aplicação dos princípios da razoabilidade, proporcionalidade e prudência • TCU vs. STJ e STF
  38. 38. NÃO CONSIGO EVITAR OS FORNECEDORES NÃO CONSOLIDADOS NO MERCADO Fornecedores não consolidados no mercado sempre existirão, mas cabe ao órgão estipular o nível do fornecedor que deseja contratar • Aumento da utilização do Pregão Eletrônico para maior parte das licitações realizadas • Definição inapropriada dos critérios de habilitação de fornecedores • Avaliação simplificada, ou em alguns casos, meramente formal das propostas e respectivos licitantes A ORIGEM DO MITO
  39. 39. Aquisição realizada pelo SESI - PA!
  40. 40. Utilização eficaz dos dispositivos legais para habilitação Implementação de trabalho multidisciplinar Realização de diligências (recentes mudanças na jurisprudência do TCU) Aplicação de Penalidades Constante qualificação das equipes BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
  41. 41. Caso Compras como instrumento de execução da política pública Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas. Comprove os resultados alcançados.
  42. 42. POLÍTICA PÚBLICA NACIONAL 1 PROGRAMAS DE GOVERNO RELACIONADOS VÁRIOS UNIDADES FEDERATIVAS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO 27 MUNICÍPIOS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO 5.651 EXECUÇÃO DA POLÍTICA PÚBLICA NA PONTA BAIXA DE VISIBILIDADE DA EFETIVIDADE DOS INVESTIMENTOS REALIZADOS FALTA CONTEXTO ENCONTRADO
  43. 43. ABORDAGEM APLICADA PLANEJAR DEMANDA DE CONTRATAÇÃO PLANEJAR CONTRATAÇÃO SELECIONAR FORNECEDOR GERIR ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS FORMALIZAR E GERIR CONTRATO GERIR IMPORTAÇÃO, ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO Construir Visão de Futuro Realizar imersão Redesenhar Processos Desenvolver e testar soluções Escalar soluções Metodologia Redesenho do Serviço Público REALIZAR COMPRAS
  44. 44. RETORNO QUESTIONÁVEL SOBRE A EXECUÇÃO DE INVESTIMENTOS DIFICULDADE NO RELACIONAMENTO COM OS ENTES BAIXOS RESULTADOS ALCANÇADOS PELA POLÍTICA PÚBLICA BAIXA PADRONIZAÇÃO E QUALIDADE NAS COMPRAS REALIZADAS BAIXA VISIBILIDADE DA EXECUÇÃO DA POLÍTICA NA PONTA BAIXO NÚMERO DE REGISTRO DE PREÇOS NACIONAIS $ DIAGNÓSTICO GERAL
  45. 45. ENVOLVIDOS SECRETARIA A • Programa A • Programa B • Programa C SECRETARIA B • Programa D • Programa E • Programa F SECRETARIA C • Programa G • Programa H • Programa I PROCESSOS CORPORATIVOS PROCESSOS DE COMPRAS PROCESSOS DE TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS RESULTADOS $ NOVO MODELO DE OPERAÇÃO RECURSO TRANSFERIDO PARA EXECUÇÃO DA POLÍTICA PÚBLICA ATAS NACIONAIS DE REGISTRO DE PREÇOS PUBLICADAS
  46. 46. SOLUÇÕES PROPOSTAS ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS Criação de uma cultura de resultado, onde haja o monitoramento efetivo dos impactos gerados pela política pública REESTRUTURAÇÃO DO SISTEMA Revisão das ferramentas de TI que suportam a operação, buscando aprimorar suas funcionalidades assim como torná-la mais amigável ao usuário CRIAÇÃO DE ARPs NACIONAIS Padronização dos itens contratados pelos entes por meio de ARPs Nacionais, afim de garantir a qualidade e a efetiva execução do investimento pelos entes FORTALECIMENTO DO RELACIONAMENTO COM OS ENTES Estruturação de rede de comunicação com os entes a fim de garantir total alinhamento entre os investimentos realizados e as necessidades locais DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES Criação de matriz de responsabilidades que define papéis e atribuições dos envolvidos nos processos eliminando sobreposições e indefinições de atividades PRÁTICAS DE ESPECIFICAÇÃO E GARANTIA DE QUALIDADE Utilização de melhores práticas para garantir que os itens contratados atendam a necessidade com qualidade
  47. 47. SOLUÇÕES PROPOSTAS PRÁTICAS DE ESPECIFICAÇÃO E GARANTIA DE QUALIDADE Utilização de melhores práticas para garantir que os itens contratados atendam a necessidade com qualidade UTILIZAÇÃO DE CENTROS DE REFERÊNCIA PARA ESPECIFICAÇÃO1 CRIAÇÃO DE PADRÕES DE DESCRIÇÃO DE MATERIAIS (PDMs)2 PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES 3
  48. 48. Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília | Fortaleza | Curitiba

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