TCE/PE - Governança de processos para melhoria da gestão pública a experiência do TCE/PE

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Fórum de Gestão Pública - Dia 2
Trilha: Processos - Manhã

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  • Falar das características da organização:
    -Cultura de planejamento estratégico desenvolvida e consolidada
    -Gerenciamento de projetos definida e bem disseminada (existência do EPROJ
    -Estrutura recentemente revisada (Matricial, flexível)

    Falar do desafio fundamental: Diminuir o distanciamento entre planejamento e execução da estratégia e da existência de um objetivo relacionado ao gestão desenvolvimento da gestão de processos desde os primeiros ciclos estratégicos.

  • A instituição de uma unidade organizacional especialmente dedicada ao desenvolvimento e sustentabilidade da iniciativa é um fator crítico de sucesso observado nas visitas técnicas realizadas e na literatura.
    Falar do primeiro obstáculo: Ausência de conhecimento específico e como foi solucionado (Convênio).
    Falar que o esforço foi organizado por meio de um projeto: Projeto de estruturação do escritório de processos.
  • Falar que a execução da estratégia é realizada por meio de projetos e processos e que a cultura organizacional é identificado como um dos principais obstáculos para o sucesso das iniciativas de BPM.
    Falar que a preocupação com a cultura organizacional existiu desde o início da nossa iniciativa e que procuramos trabalha-la com ações voltadas à disseminação de informação e conhecimento. Ex: Plano Estratégico de Comunicação e Plano Estratégico de desenvolvimento de competências em BPM.
  • Falar que todo conhecimento produzido e disseminado na organização é gerenciado pelo Escritório assim como os sistemas relacionados à gestão de processos sejam eles ferramentas simples de apoio à operação do escritório ou até mesmo ferramentas de BPMS. Falar que essa centralização garante que os modelos elaborados sejam efetivamente implementados e uma padronização dos procedimentos de implementação. Assim como a disseminação de boas práticas de BPM na organização. Falar da existência do Portal de Processos.
  • Falar que um dos principais desafios é rodar o ciclo de vida dos processos. Fazer com que eles percorram todas as etapas do PDCA.
  • Falar que no início deste processo de estruturação foram tomadas três decisões fundamentais.
  • [AGUARDANDO RETORNO JOÃO]

    Apresentar o framework de operação do EPROC.
    Dizer que a apresentação será focada na área de governança.
  • Falar que quando aplicado a BPM o conceito significa....


    Objetivo da iniciativa de Gestão de Processos no TCE-PE: “estabelecer um modelo de gestão integrada, focado na visão sistêmica dos processos de trabalho e alinhado às diretrizes estratégicas do TCE-PE”.
     
    Avaliação dos resultados e impactos desejados pela organização.
    Alinhamento entre estratégia e atividades efetivamente realizadas.
    Promover uma visão sistêmica dos processos organizacionais alinhados as diretrizes estratégicas;
    Evolução do desempenho dos processos na organização.
    Apoiar a tomada de decisão.
    Fomentar a cultura de gerenciamento por processos.
  • Explicar como a gestão estratégica se relaciona com a governança BPM e o gerenciamento dos processos para que a execução de processos atinja as metas estratégicas.
    Falar que o sucesso ou insucesso desta operação depende do maior ou menor aproximação ou combinação entre os elementos de governança identificados.
  • Mas, como traduzir este conhecimento teórico em ações?
    Falar que identificamos um caminho.
  • Ressaltar que o diagnóstico sistêmico foi o Ponto de partida.
    Falar que trata-se de uma espécie de swot sob a perspectiva interna apenas e que foram estudados os relacionamentos entre os fatores identificados.
    Falar que a ideia é identificar riscos positivos e negativos para traçar estratégias de atuação (ciclos de balanceamento) de forma a minimizar os fatores que impactam negativamente e potencializar os fatores que impactam positivamente.
  • Ressaltar como segundo passo. Dizer que a ideia aqui foi entender como se relacionam os diversos elementos de governança e priorizar a instanciação deles na realidade do TCE-PE.
  • Dizer que uma gestão mínima de uma iniciativa requer que tenhamos bem definidos esses elementos. Explicar rapidamente como se relacionam.
  • Ressaltar como terceiro passo.
    Apresentar rapidamente os processos.
    Falar que todos os processos estão diagramados e documentados.
    Falar que destacamos o processo de Gestão da Cadeia de Valor para apresentar mais detalhadamente.

    Ver se há alguma atualização com Liliane.


  • - Benefícios

    Mapeamento dos principais produtos ou serviços entregues pela organização (análise situação vigente);
    Avaliação dos resultados e impactos desejados pela organização (análise situação futura);
    Revisão do portfólio de macroprocessos da organização, visualizando o valor ou benefício que agregam aos produtos e serviços oferecidos.
    Alinhamento entre estratégia e atividades efetivamente realizadas.
    Criação de uma visão completa do fluxo de informação na organização e de todas as relações entre os processos;
    Evolução do desempenho dos processos na organização.

    Atualizar
  • Para finalizar falar das lições aprendidas. Rever. Fazer brainstorm.
  • Melhorar a transição deste slide e do anterior.
    Falar como executamos na prática. Exemplo do processo eletrônico.
  • [Incluir os resultados do processo de aposentadoria].

    Apresentar alguns dos resultados já obtidos e ressaltar que o maior resultado esperado é mesmo a revisão das regras de negócio e a estruturação das deliberações que permitirá o monitoramento e controle do cumprimento das determinações do Tribunal pelos jurisdicionados.
  • Para finalizar falar das lições aprendidas. Rever. Fazer brainstorm.
  • TCE/PE - Governança de processos para melhoria da gestão pública a experiência do TCE/PE

    1. 1. Governança de Processos para a Melhoria da Gestão Pública A experiência do TCE-PE Glória Fraga glorinha@tce.pe.gov.br
    2. 2. Conhecendo o TCE-PE 2
    3. 3. Escritório de Processos O propósito do nosso escritório de processos é desenvolver e dar sustentabilidade à Gestão de Processos de Negócio na organização. 3
    4. 4. Fomentar a gestão por resultados através da disseminação da cultura de gestão por processos. O B J E T I V O S 4
    5. 5. O B J E T I V O S Centralizar a gestão do conhecimento e dos sistemas de TI relacionados à BPM. 5
    6. 6. O B J E T I V O S Instituir a melhoria contínua dos processos de negócio do TCE-PE 6
    7. 7. Escritório de Processos PASSOS - Posicionamento organizacional - Forma de atuação - Estratégia de implantação FUNDAMENTAIS 7
    8. 8. 8
    9. 9. Governança BPM Organização dos meios necessários para direcionar a iniciativa de Gestão de Processos e garantir que seja efetiva e alinhada ao direcionamento estratégico. 9
    10. 10. Governança em Gestão de Processos de Negócio Gestão Estratégica Gerenciamento dos Processo Execução dos Processos GERENCIA ORGANIZA ESTABELECE DIRETRIZES PARA Governança BPM Objetivos Estrutura organizacional Papéis e responsabilidades Atividades Infraestrutura Padrões metodológicos Processo de tomada de decisão Controle e avaliação 10
    11. 11. Mas como OPERACIONALIZAR a Governança BPM? 11
    12. 12. Diagnóstico sistêmico Diagnóstico com ênfase na análise de forças e fraquezas da iniciativa de Gestão de Processos do TCE-PE, de modo a estabelecer estratégias para promover o aumento da maturidade da iniciativa. 1 4 á r e a s entrevistadas Perguntas baseadas em f a t o r e s c r í t i c o s d e s u c e s s o em BPM Criação de a r q u é t i p o s s i s t ê m i c o s (padrões de comportamento) 12
    13. 13. Modelo de Governança BPM Construção de um modelo conceitual e um guia de implementação para governança BPM. 13
    14. 14. Modelo de Governança BPM Descrevendo o modelo em perspectivas de Governança BPM Arquitetura de Processos Portfólio de Ações de Melhoria de Processos Requisitos Direcionadores de Melhorias de Processos Ciclo de BPMAgentes e Papéis ...14
    15. 15. 15
    16. 16. Gestão da Cadeia de valor 16
    17. 17. Resultados obtidos 17
    18. 18. Alinhamento estratégico 18
    19. 19. Processo Eletrônico VIRTUALIZAÇÃO DO PROCESSO (substituir documentos físicos por eletrônicos) e CONTROLE DO TRÂMITE PROCESSUAL via sistema. 19 Modelagem e implementação dos processos. Configuração de documentos e revisão de normativos. Identificação de competências e realização de treinamentos. Participação do EPROC Atuação na campanha de comunicação interna e eventos sobre mudanças.
    20. 20. Processo Eletrônico Cerca de 1.200 prestações de contas de governo e gestão. Coleta eletrônica com assinatura digital de 34.000 documentos. Interação com o cliente em todas as fases processuais. 98% das prestações de contas entregues no prazo. 20
    21. 21. Processo Eletrônico 21 2018 - DENÚNCIA - GESTÃO FISCAL -APOSENTADORIA, REFORMA E PENSÕES - 1º CICLO EVOLUÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS 2016 - AUDITORIA ESPECIAL - AUTO DE INFRAÇÃO - CAUTELAR - TAG 2017 - CONSULTA - TOMADA DE CONTAS ESPECIAL - ADMISSÃO DE PESSOAL 2015 - PRESTAÇÃO DE CONTAS - RECURSO E PEDIDO DE RESCISÃO - AQUISIÇÃO - INTEGRAÇÃO COM DEMAIS SISTEMAS Estratégia de Implantação Proposta Processo Eletrônico
    22. 22. Lições aprendidas 22
    23. 23. É preciso SE ALINHAR ÀS PRIORIDADES DA ORGANIZAÇÃO, entendendo as oportunidades e simplificando algumas ações. O Escritório de Processos deve ter papel de FACILITADOR, atuando como parceiro e apoiar as áreas de negócio - reais protagonistas. 23 É melhor ter RESULTADOS RELEVANTES E SIMPLES, DE FORMA RÁPIDA, do que buscar resultados perfeitos e completos.
    24. 24. Obrigada! Glória Fraga glorinha@tce.pe.gov.br

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