Redesenho dos processos de Gestão de Eventos do Cebraspe

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Apresentação realizada no BPM Day Brasília no dia 18 de novembro de 2015.

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  • Para que tudo isso fosse feito, criou-se a figura do gestor de evento.
    Explicar que é uma grande quebra de paradigma dentro do Cebraspe.
  • Montamos um cronograma de implementação da gestão de eventos no Cebraspe tendo em mente a seguinte pergunta: o que é preciso definir e/ou criar para suportar o processo desenhado? O que baseia a resposta à essa pergunta é o processo de gestão de eventos.
    Ritos de Gestão: como se dará o dia-a-dia?
  • Ferramenta em Excel destinada ao registro das informações de status dos eventos.

    Deve ser preenchida pelo Gestor de Evento.

    Cada Gestor de Evento tem a sua ferramenta e nela, registra o status de todos os projetos que estão sob sua responsabilidade.

    As informações da ferramenta compõem a pauta das reuniões de acompanhamento da gestão de eventos.
  • Redesenho dos processos de Gestão de Eventos do Cebraspe

    1. 1. REDESENHO DO PROCESSO DE GESTÃO DE EVENTOS
    2. 2. ©EloGroup | Todos os direitos reservados 2015 PESQUISASAVALIAÇÕES CERTIFICAÇÕESSELEÇÕES
    3. 3. ©EloGroup | Todos os direitos reservados 2015
    4. 4. ©EloGroup | Todos os direitos reservados 2015
    5. 5. Do Cespe ao Cebraspe NOVOS DESAFIOS COMO ORGANIZAÇÃO SOCIAL DESAFIOS DE GESTÃO NECESSIDADE DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL
    6. 6. Reestruturação Organizacional 1. Planejamento Estratégico e elaboração da Cadeia de Valor 2. Redesenho da Estrutura Organizacional 3. Redesenho de processos críticos
    7. 7. Redesenho do processo de Gestão de Eventos  Objetivos do redesenho do processo de Gestão de Eventos: 1. Transformar a gestão do evento em gestão de projeto; 2. Aumentar a satisfação dos clientes institucionais com relação à comunicação; 3. Diminuir o índice de atrasos e retrabalho nas etapas de operação; 4. Otimizar o acompanhamento das etapas; 5. Otimizar a comunicação interna entre as áreas de operação.
    8. 8. Estrutura da Diretoria de Eventos Diretoria de Eventos Coordenação de Eventos Coordenação de Negócios Supervisão de Relacionamento com Participantes Supervisão Comercial Supervisão de Editais Supervisão de Avaliações Supervisão de Certificações e Pesquisas Supervisão de Seleções Supervisão de Mercado Supervisão de Comunicação Coordenação de Marketing Evento 1 Evento 2 Evento 3 Evento 4 Evento 5 Papéis e responsabilidades
    9. 9. Principais atividades da Coordenação de Eventos Planejar a execução do evento Monitorar o andamento dos eventos Controlar o desempenho dos eventos Atuar como ponto focal do cliente Gerir portfólio de eventos Gestores de Eventos
    10. 10. Estrutura da Diretoria de Eventos Diretoria de Eventos Coordenação de Eventos Coordenação de Negócios Supervisão de Relacionamento com Participantes Supervisão Comercial Supervisão de Editais Supervisão de Avaliações Supervisão de Certificações e Pesquisas Supervisão de Seleções Supervisão de Mercado Supervisão de Comunicação Coordenação de Marketing Evento 1 Evento 2 Evento 3 Evento 4 Evento 5 Gestores de Eventos
    11. 11. Gestor de Eventos Planejamento do Evento Áreas de conhecimento priorizadas: escopo, tempo, riscos e comunicações. Monitoramento o Evento Monitorar o andamento das atividades, relacionamento com o cliente e interface com as outras áreas. Acompanhar o desempenho dos indicadores do evento. Encerramento o Evento Realizar a comunicações de encerramento com o cliente, pesquisa de satisfação e assegurar a finalização das atividades do evento. GESTORES DE EVENTOS
    12. 12. Gestor de Eventos – Objetivos do Cargo “ Garantir o sucesso dos eventos através do seu gerenciamento desde o planejamento até o encerramento, acompanhando a execução do escopo estabelecido e o progresso das rotinas, a fim de cumprir metas, prazos e custos estabelecidos. Os principais objetivos são de maximizar os resultados do Cebraspe, a satisfação dos clientes e participantes e minimizar os riscos e problemas de execução. “
    13. 13. Gestão de Eventos no Cebraspe NEGOCIAÇÃO E PLANEJAMENTO MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTO
    14. 14. Gestão de Eventos no Cebraspe Análise da viabilidade do evento Preenchimento e acompanhamento do registro do processo Elaboração e validação do cronograma em dias Atualização do plano de execução Organização da documentação do evento Planejamento dos riscos NEGOCIAÇÃO PLANEJAMENTO
    15. 15. Gestão de Eventos no Cebraspe MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTO NEGOCIAÇÃO E PLANEJAMENTO
    16. 16. Gestão de Eventos no Cebraspe MONITORAMENTO E EXECUÇÃO Atualização e acompanhamento do plano de execução Realização de reuniões com a equipe Coleta de lições aprendidas Resolução de problemas Produção de relatórios para o cliente Mensuração e análise de indicadores de desempenho do evento Participação em reuniões da Diretoria de Eventos
    17. 17. Gestão de Eventos no Cebraspe MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTO NEGOCIAÇÃO E PLANEJAMENTO
    18. 18. Gestão de Eventos no Cebraspe ENCERRAMENTO Finalização do plano de execução Finalização da mensuração e análise dos indicadores de desempenho Elaboração de relatório de encerramento Reunião de encerramento com o cliente Coleta de lições aprendidas Análise da pesquisa de satisfação com o cliente
    19. 19. Suporte Ferramental MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTO NEGOCIAÇÃO E PLANEJAMENTO Ritos de Gestão Plataforma Sharepoint
    20. 20. RITOS DE GESTÃO Suporte ao gerenciamento da Diretoria de Eventos REUNIÕES ATIVIDADES DE GESTÃO ALÇADAS DE DECISÃO
    21. 21. Reuniões  As reuniões possuem os seguintes objetivos: • Gerenciar e acompanhar a execução das atividades; • Planejar e acompanhar a resolução de problemas; • Manter o alinhamento com a equipe; • Otimizar processos e métodos além de corrigir anomalias dos processos e interfaces que estejam desconexas; • Divulgar informações importantes da empresa; • Informar sobre as decisões tomadas por outras instâncias ou outras áreas. Reuniões Internas Reuniões Externas Reuniões Extraordinárias
    22. 22. Reuniões Internas Reuniões Internas Acompanhamento da gestão de eventos (Supervisor e Gestor do Evento) Reunião da Supervisão (Supervisor e Gestores dos Eventos) Reunião da Coordenação Reunião de Eventos Reunião da Diretoria de Eventos Envolvem somente os colaboradores do Cebraspe.
    23. 23. Boletim de Eventos
    24. 24.  São realizadas com skateholders. Reuniões Externas Reuniões Externas Para a definição dos participantes, deve-se observar a motivação de envio do ofício. PARTICIPANTES Operacional • Coordenador de Eventos • Supervisor de Eventos responsável Negociação • Coordenador de Negócios • Coordenador de Eventos Mídia • Coordenador de Marketing e Comunicação • Coordenador de Eventos
    25. 25. Reuniões Extraordinárias Reuniões Extraordinárias  São reuniões voltadas para a resolução de problemas urgentes.  Dado o objetivo da reunião, os participantes devem ser definidos a partir das orientações das Alçadas de Decisão.  A ocorrência dessas reuniões não substitui a necessidade de realização das reuniões internas.
    26. 26. RITOS DE GESTÃO Suporte ao gerenciamento da Diretoria de Eventos REUNIÕES ATIVIDADES DE GESTÃO ALÇADAS DE DECISÃO
    27. 27. Atividades de Gestão Mensuração dos indicadores de desempenho dos eventos Análise dos indicadores de desempenho dos eventos Banco de Boas Práticas Gestor do Mês CRITÉRIOS DE ESCOLHA • Capacidade de resolver problemas • Influência e penetração nas áreas de operação • Assiduidade com a atualização do Sharepoint e reuniões • Relacionamento com o cliente • Planejado X realizado do plano de execução
    28. 28. RITOS DE GESTÃO Suporte ao gerenciamento da Diretoria de Eventos REUNIÕES ATIVIDADES DE GESTÃO ALÇADAS DE DECISÃO
    29. 29. Alçadas de Decisão TIPOS DE PROBLEMAS IMPACTO DO PROBLEMA Supervisores de Eventos + Supervisores de Operação PRIMEIRA instância de resolução Coordenadores de Eventos + Coordenadores de Operação SEGUNDA instância de resolução
    30. 30. Alçadas de Decisão TIPOS DE PROBLEMAS IMPACTO DO PROBLEMA Diretor de Eventos + Diretores de Operação MÍDIA JUCIDICAL CLIENTE
    31. 31. Alçadas de Decisão TIPOS DE PROBLEMAS IMPACTO DO PROBLEMA SUPORTE FERRAMENTAL: Matriz de exemplos de problemas X Alçadas de decisão
    32. 32. Suporte Ferramental MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTO NEGOCIAÇÃO E PLANEJAMENTO Ritos de Gestão Plataforma Sharepoint
    33. 33. Plataforma Sharepoint
    34. 34. Próximos Passos 1. Treinamentos dos Gestores de Eventos e Recursos Operacionais 2. Execução de pilotos da nova Gestão de Eventos 3. Implantação da nova Estrutura Organizacional 4. Implantação do novo Modelo de Gestão 5. Segunda onda de implantação da nova lógica de Gestão de Eventos com os seguintes objetivos: – Tornar o cliente mais independente do Gestor de Eventos; – Implantar melhorias das lições aprendidas na primeira onda.
    35. 35. Obrigado!

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