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Elo Group EscritóRio De Processos AtuaçõEs PossíVeis E Arranjos Organizacionais (Sucesu Rj)

  1. 1. Escritório de Processos:Escritório de Processos: Atuações possíveis eAtuações possíveis e arranjosarranjos emem estruturas organizacionaisestruturas organizacionais Leandro Jesus leandro.jesus@elogroup.com.br
  2. 2. ELOELO GroupGroup -- Visão InstitucionalVisão Institucional Quadro de consultores altamente capacitado atuando como professores em MBAs e cursos diversos da COPPE / UFRJ; Fundada no Parque Tecnológico da COPPE/UFRJ, um dos Consultoria especializada nas áreas de Gestão de Processos e Gestão de Riscos Experiência em projetos em diversos segmentos (financeiro, seguradoras, varejo, elétrico, petróleo, fármacos, telecomunicações, governo, construção e manufatura) Fundada no Parque Tecnológico da COPPE/UFRJ, um dos mais reconhecidos centros de pesquisa e desenvolvimento da América Latina; Spin-off do Grupo de Produção Integrada, da Engenharia de Produção da COPPE/UFRJ; Fundadora do Consórcio ISG & ELO no desenvolvimento de novos negócios, inovação e gestão de serviços.
  3. 3. Algumas experiências e ReferênciasAlgumas experiências e Referências
  4. 4. A necessidade de um Escritório de Processos Talvez o maior desafio das iniciativas de processos seja a permanência – buscar manter com que a lógica da gestão de processos continue internalizada e atualizada na organização. Um Escritório de Processos é uma resposta à necessidade de se institucionalizar a Gestão dos Processos, tornando-a, de forma efetiva, parte do cotidiano das tarefas e, ainda, da cultura da organização. Exemplo: grande parte dos investimentos em modelagem e melhoria de processos é perdida ao longo do tempo, pois os modelos de processos não são atualizados e reaproveitados. Contratam-se consultorias caras e os esforços são pontuais e não rotineiros.
  5. 5. A necessidade de um Escritório de Processos (2) Pesquisa com 91 organizações nacionais mostra que muitas (49%) ainda não têm um grupo formal que seja o “dono das iniciativas de BPM”, como por exemplo um Escritório de Processos Fonte Pesquisa ELO Group& iProcess, Jan/08 Pesquisa similar no exterior mostra que apenas 20% dentre as grandesPesquisa similar no exterior mostra que apenas 20% dentre as grandes empresas não possuem tal grupo de BPM. Isso mostra a estruturação de Escritórios de Processos como uma tendência global. Fonte: BP Trends, 2008
  6. 6. Onde localizar um Escritório de Processos? Fonte: IDS Scheer
  7. 7. 34% 1% 0% 8% 6% 18% Nósnão temos um grupo formalde BPM Nosso grupo de BPM está Outros Nosso grupo de BPM está dentro do Controle de Qualidade Nosso grupo de BPM está no nível executivo Onde nas organizações está posicionado o grupo de BPM? 1% 19% 14% Nosso grupo de BPM está dentro de Finanças Nosso grupo de BPM está no nível de diretoriaou departamento Nosso grupo de BPM está dentro da TI Nosso grupo de BPM está dentro do RH ou Treinamento Fonte: The State of Business Process Management, 2006
  8. 8. Algumas possíveis atribuições de um Escritório de Processos Guardião das metodologias de gestão de processos (padrões, regras, medidas de desempenho etc..) Gerenciamento do ciclo de vida dos processos (modelagem, análise, proposição e implantação de melhorias, avaliação dos resultados) Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas de gestão de processos Consolidação dos registros, documentações, avaliação de melhores práticas e difusão de aprendizados Apoio ao gestor do processo no acompanhamento e avaliação do processo Realizar a interlocução entre os gerentes de processos e a alta administração Integração dos múltiplos processos e gestores de processos, consolidando suas informações
  9. 9. Definindo o posicionamento: o Escritório em diferentes estruturas organizacionais Áreas Funcionais Compras Finanças Produção Marketing DistribuiçãoRHTI Presidência Escritório de Processos Processo 1 GF1 GF2 GF3 GF4 Áreas Funcionais Compras Finanças Produção Marketing DistribuiçãoRHTI Presidência Escritório de Processos Processo 1 GF1 GF2 GF3 GF4 Compras Finanças Produção Marketing DistribuiçãoRH TI Processo 1 Processo 2 Processo 3 Presidência Escritório de Processos Compras Finanças Produção Marketing DistribuiçãoRH TI Processo 1 Processo 2 Processo 3 Presidência Escritório de Processos Processo 2 Processo N GF5 GF6 GF7 GF = Gestores Funcionais GF8 GF9 GF10 Processo 2 Processo N GF5 GF6 GF7 GF = Gestores FuncionaisGF = Gestores Funcionais GF8 GF9 GF10 Processo 3 Processo N Processo 3 Processo N Fonte: Grupo de Produção Integrada, 2004 Organização Funcional Organização Matricial
  10. 10. Definindo a governança: até onde vão suas responsabilidades?
  11. 11. Definindo as rotinas: os processos do Escritório Processos Gerenciais Definição do escopo de atuação do escritório Definição do Orçamento do escritório Definição do Plano de Ação do escritório Definição dos níveis de serviço do escritório Gestão do escritório (definição de cargas de trabalho, prioridades, etc) Gestão de relacionamento com a alta direção da empresa Processos Finalisticos Definição de métodos, padrões para modelagem, melhoria e gestão d... Gestão de compliance e atendimento a certificados Suporte aos gestores na gestão dos processos (cálculo dos indicadores de processos, análise dos resultados, identificação de pontos de melhoria) Capacitação da organização nos temas afetos à gestão d... (projeto de melhoria, técnicas de análise e melhoria de processos, Six Sigma, Modelagem, etc.) Promoção da difusão das melhores práticas (entre Prospecção e apoio a adoção de modelos de Gestão dos projetos de melhoria dos processos atendimento a certificados de qualidade, SOX, etc. Gestão da qualidade e layout dos modelos Avaliação da maturidade dos processos melhores práticas (entre áreas) adoção de modelos de referência (ITIL,SCOR,etc.) Divulgação dos processos para a organização (intranet, etc.) Processos de suporte Criação dos artefatos para a aplicação na gestão (templates, formulários... Organização de workshops e eventos Seleção e prospecção de ferramentas de modelagem de processos Organização e Controle de reuniões Gestão de versões e diretórios do projeto Gestão de recursos (alocação de pessoas, etc.) Registro de lições aprendidas Gestão da Interface entre Processos Gestão da Mudança
  12. 12. Abordagem para o projeto de um Escritório Definição do posicionamento organizacional Definição da lógica de governança de BPM Construção dos métodos, artefatos e rotinas Detalhamento do relacionamento com demais áreas Detalhamento da base de recursos Planejamento da Implantação
  13. 13. Leandro JesusLeandro Jesus leandro.jesus@elogroup.com.brleandro.jesus@elogroup.com.br www.elogroup.com.brwww.elogroup.com.br Obrigado! Este material é de propriedade da ELO Group, sendo proibida a sua reprodução em qualquer meio, total ou parcial, sem aprovação por escrito. Todos os direitos estão reservados. A informação contida aqui é confidencial e não pode ser utilizada fora da empresa, não podendo ser divulgada para clientes, parceiros ou outra empresa ou indivíduo, sem o prévio consentimento dos proprietários. As opiniões expressas aqui estão sujeitas a modificação sem aviso prévio.

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