Indicadores de Produtividade e
Eficiência no Processo Decisório de
Alocação de Recursos
16 de setembro de 2014
Projeto de ...
VISÃO SIMPLIFICADA
DE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA
UNIDADEJUDICIÁRIA
UNIDADE JUDICIÁRIA
Uma unidade judiciária é regulada por normas...
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UNIDADEJUDICIÁRIA
...que são executadas em rotinas de trabalho...
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TRABALHO
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...realizadas por servidores, gestores e magistrados...
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PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
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... suportados por tecnologia e infraestrutura...
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UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA
SOCIEDADE
... para proporcionar ace...
COMO MELHORAR O DESEMPENHO
DE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA
Primeiramente, devemos avaliar a razão entre a taxa de entrega de
justiça com a taxa de demanda da sociedade...
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... para atuar na redução da taxa de congestionamento....
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...conforme pode ser ilustrada no exemplo abaixo!
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Em segundo lugar, podemos avaliar a razão entre a
“quantidade” de justiça entregue e o custo justiça para viabilizá-la.......
..para melhorar a eficiência da vara no uso de recursos humanos e
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...Que também pode ser ilustrada no exemplo abaixo!
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QUAL A COMPLEXIDADE EXISTENTE
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CONGESTIONAMENTO E AUMENTAR
EFICIÊNCIA DE UMA UNIDADE?
O QUE DESEJAMOS
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distintos...
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O mesmo serviço, realizado por entidades diferentes, tende a ter resultados
muito diferentes para a sociedade!
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Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares
possuem lacunas de entrega pública tão diferentes?
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possuem lacunas de entrega pública tão diferentes?
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O QUE DESEJAMOS
... O grande desafio consiste em como provocar as mudanças
necessárias para este aumento de desempenho!
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AUMENTAR
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AUMENTAR
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Exógenos
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DESAFIO: TJDFT
Como melhorar o
serviço ao cidadão?
• Maior velocidade na
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PRINCÍPIO 1:
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COMPARAR UNIDADES É ALGO POSITIVO,
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O objetivo é garantir que as unidades com menor nível de desempenho
consigam fazer a evolução para os patamares de desempe...
E cada nível de nível de desempenho precisa um tratamento específico
FAIXA PRETA
alta produtividade e
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ANÁLISE DOS GRUPOS
Com a separação das unidades judiciárias em grupos, procede-se a análise de cada um dos grupos
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EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS
MODELO DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
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EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS
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A mesma lógica pode ser
realizada em relação à
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Gestor de Assuntos
Jurisdicionais
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Gestor do Foro 1 Gestor do Foro ...
Comece por
• Maior participação na estrutura de custos do órgão
• Maior potencial de redução de custos
• Maior disponibili...
Devido a complexidade dos TJs e seus diversos elementos de despesa, foram definidos grupos de
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GMD: RESULTADOS ÁGUA E ESGOTO - TJMG
1. RESUMO DA EFICIÊNCIA DAS COMARCAS NA DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO POR M²
2. RESUMO DOS...
Janaina Penalva
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  • Complexidade da causa, (matéria/gelo), fatores exógenos à atuação jurisdicional (calor, chuva), niveis recorribilidade (mertodo), gestao heterogeneidade de recursos disponiveis (gestaoa e produtividade)
  • [BPM Global Trends 2014] Janaina Penalva (CNJ) – Indicadores de Produtividade e Eficiência no Processo Decisório de Alocação de Recursos (Projeto de Diagnóstico e Fortalecimento dos Judiciários Estaduais por meio do CNJ)

    1. 1. Indicadores de Produtividade e Eficiência no Processo Decisório de Alocação de Recursos 16 de setembro de 2014 Projeto de Diagnóstico e Fortalecimento dos Judiciários Estaduais por meio do CNJ Janaina Penalva jlpenalva@gmail.com Daniel Vila-Nova danielvilanova@cnj.jus.br
    2. 2. VISÃO SIMPLIFICADA DE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA
    3. 3. UNIDADEJUDICIÁRIA UNIDADE JUDICIÁRIA Uma unidade judiciária é regulada por normas... 3
    4. 4. UNIDADEJUDICIÁRIA ...que são executadas em rotinas de trabalho... 4 PROCESSO DE TRABALHO
    5. 5. UNIDADEJUDICIÁRIA ...realizadas por servidores, gestores e magistrados... 5 PROCESSO DE TRABALHO PESSOAS
    6. 6. UNIDADEJUDICIÁRIA PROCESSO DE TRABALHO PESSOAS ... suportados por tecnologia e infraestrutura... 6 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA
    7. 7. UNIDADEJUDICIÁRIA PROCESSO DE TRABALHO PESSOAS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA SOCIEDADE ... para proporcionar acesso à justiça para a Sociedade! 7 PROCESSO DE TRABALHO JURISDICIONADO PROCESSO JUDICIAL SENTENÇA ACÓRDÃOINICIAL PROCESSO BAIXADO
    8. 8. COMO MELHORAR O DESEMPENHO DE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA
    9. 9. Primeiramente, devemos avaliar a razão entre a taxa de entrega de justiça com a taxa de demanda da sociedade... 9 UNIDADEJUDICIÁRIA PROCESSO DE TRABALHO PESSOAS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA JURISDICIONADO PROCESSO JUDICIAL JUSTIÇAENTREGUE DEMANDA DA SOCIEDADE
    10. 10. ... para atuar na redução da taxa de congestionamento.... 10 UNIDADEJUDICIÁRIA PROCESSO DE TRABALHO PESSOAS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA JURISDICIONADO PROCESSO JUDICIAL JUSTIÇAENTREGUE DEMANDA DA SOCIEDADE TAXA DE CONGESTIO- NAMENTO
    11. 11. ...conforme pode ser ilustrada no exemplo abaixo! 11 MAG ASS. ASS. COPAWC D.SEC. P ano 1 ano 2 ... ano 3
    12. 12. Em segundo lugar, podemos avaliar a razão entre a “quantidade” de justiça entregue e o custo justiça para viabilizá-la.... 12 UNIDADEJUDICIÁRIA PROCESSO DE TRABALHO PESSOAS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA JURISDICIONADO PROCESSO JUDICIAL JUSTIÇAENTREGUE JUSTIÇA ENTREGUE CUSTOJUSTIÇA
    13. 13. ..para melhorar a eficiência da vara no uso de recursos humanos e orçamentários... 13 UNIDADEJUDICIÁRIA PROCESSO DE TRABALHO PESSOAS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA JURISDICIONADO PROCESSO JUDICIAL JUSTIÇA ENTREGUE CUSTOJUSTIÇA TAXA DE EFICIÊNCIA
    14. 14. ...Que também pode ser ilustrada no exemplo abaixo! 14 MAG ASS. ASS. COPAWC D.SEC. ano 1 ano 2 ... ano 3
    15. 15. QUAL A COMPLEXIDADE EXISTENTE NO DESAFIO DE REDUZIR CONGESTIONAMENTO E AUMENTAR EFICIÊNCIA DE UMA UNIDADE?
    16. 16. O QUE DESEJAMOS Identificar a necessidade da redução do congestionamento e aumento da eficiência na justiça é bastante simples... 16 CUSTOJUSTIÇAJUSTIÇAENTREGUE UNIDADEJUDICIÁRIA PROCESSO DE TRABALHO PESSOAS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA JURISDICIONADO PROCESSO JUDICIAL TAXA DE CONGESTIO- NAMENTO TAXA DE EFICIÊNCIA
    17. 17. Organizações públicas prestam diversos serviços diferentes para clientes distintos... 17 SERVIÇO 1 SERVIÇO 2 SERVIÇO 3 SERVIÇO 4 CLIENTE A e B CLIENTE A e C CLIENTE B e D CLIENTE E
    18. 18. O mesmo serviço, realizado por entidades diferentes, tende a ter resultados muito diferentes para a sociedade! 18 SERVIÇO 1 SERVIÇO 1 SERVIÇO 1 SERVIÇO 1 CLIENTE A e B CLIENTE A e B CLIENTE A e B CLIENTE A e B
    19. 19. Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares possuem lacunas de entrega pública tão diferentes? 19 UNIDADES Processos Baixados por Servidor Entrega de Justiça Unidade 1 89,6 14,5% Unidade 2 115,7 23,0% Unidade 1 86,0 34,4% Unidade 2 59,8 17,1% Unidade 3 102,2 28,5% Unidade 4 87,0 22,7% Unidade 1 111,6 12,0% Unidade 2 210,1 48,5% Unidade 3 77,5 11,0% Unidade 4 55,3 10,8% Unidade 1 52,0 14,7% Unidade 2 46,0 17,2%
    20. 20. Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares possuem lacunas de entrega pública tão diferentes? 20
    21. 21. O QUE DESEJAMOS ... O grande desafio consiste em como provocar as mudanças necessárias para este aumento de desempenho! 21 CUSTOJUSTIÇAJUSTIÇAENTREGUE UNIDADEJUDICIÁRIA PROCESSO DE TRABALHO PESSOAS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA JURISDICIONADO PROCESSO JUDICIAL TAXA DE CONGESTIO- NAMENTO TAXA DE EFICIÊNCIA COMO PROVOCAR MUDANÇAS?
    22. 22. AUMENTAR PRODUTIVIDADE REDUZIR CONGESTIONAMENTO Em segundo lugar, devemos ressaltar a própria...
    23. 23. AUMENTAR PRODUTIVIDADE REDUZIR CONGESTIONAMENTO Fatores Exógenos Recursos Heterogêneos Complexidade da Causa Níveis de Recorribilidade ...complexidade do ambiente de justiça! Heterogeneidade Temática Cultura
    24. 24. DESAFIO: TJDFT Como melhorar o serviço ao cidadão? • Maior velocidade na resolução de processos • Menor custo por processo CONTEXTO • Serviços similares • Heterogeneidade temática • Cultura resistente a mudanças 5-10 minutos de reflexão individual DICA! A mesma abordagem serve para agências bancárias, postos do DETRAN, hospitais, etc
    25. 25. PRINCÍPIO 1: COMPARAR UNIDADES É ALGO POSITIVO, CONTUDO SÓ COMPARE UNIDADES DE NATUREZAS SEMELHANTES....
    26. 26. UJ H UJ I UJ F UJ E UJ J UJ A UJ D UJ M UJ B UJ K UJ G UJ C UJ L UJ A UJ D UJ M UJ H UJ B UJ K UJ I UJ C UJ E UJ L UJ J UJ G UJ F Primeiramente, devemos agrupar as unidades judiciárias com características semelhantes...
    27. 27. UJ J ... E descrever cada um dos grupos! UJ A CÍVEL Centros Urbanos CÍVEL interior CRIMINAL MISTA UJ D UJ M UJ H UJ B UJ K UJ I UJ G UJ F UJ C UJ L UJ E
    28. 28. PRINCÍPIO 2: COMPARAR UNIDADES É ALGO POSITIVO, CONTUDO SÓ COMPARE UNIDADES DE NATUREZAS.... ...E DESEMPENHO SEMELHANTES, TAMBÉM!
    29. 29. O objetivo é garantir que as unidades com menor nível de desempenho consigam fazer a evolução para os patamares de desempenho superior FAIXA PRETA alta produtividade e baixo congestionamento FAIXA VERDE alta produtividade e alto congestionamento FAIXA BRANCA baixa produtividade e alto congestionamento
    30. 30. E cada nível de nível de desempenho precisa um tratamento específico FAIXA PRETA alta produtividade e baixo congestionamento FAIXA VERDE alta produtividade e alto congestionamento FAIXA BRANCA baixa produtividade e alto congestionamento • Baixa produtividade • Falta de controle das atividades e prazos • Servidores altamente desmotivados CARACTERÍSTICAS • Grande acervo impactando no congestionamento • Aumento constante da produtividade • Preocupação com a melhoria contínua • Baixa taxa de congestionamento • Alta produtividade • Alta eficiência nas atividades desenvolvidas pelos cargos • Busca por inovação constante! • Treinamento dos profissionais • Padronização dos processos e boas práticas • Celebração dos primeiros resultados! AÇÕES ESPECÍFICAS • Estratégias para baixa de estoque • Disseminação de boas práticas • Reconhecimento das unidades mais esforçadas • Celebrar e recompensar resultados • Reconhecimento como unidade de referência Disseminar boas práticas para os demais
    31. 31. ANÁLISE DOS GRUPOS Com a separação das unidades judiciárias em grupos, procede-se a análise de cada um dos grupos para que seja possível a classificação por ENTREGA DE JUSTIÇA e PRODUTIVIDADE. Para isto, foram utilizadas os seguintes indicadores:  Produtividade de Servidor (IPS) - Número de Processos Baixados / Número de Servidores  Entrega de Justiça (inverso do congestionamento) - Processos Baixados / Novos + pendentes Essas duas variáveis definem o posicionamento das varas no estágio de produtividade, se são faixas PRETA, VERDE ou BRANCA. Em sua maioria foi utilizada a MEDIANA dos valores do grupo. Mediana IPS do grupo Mediana Entrega de Justiça do Grupo FAIXA BRANCA baixa produtividade e alto congestionamento FAIXA VERDE alta produtividade e alto congestionamento FAIXA PRETA alta produtividade e baixo congestionamento PRODUTIVIDADE PARADIGMA (média do quartil superior) PRODUTIVIDADE ESPERADA (média do quartil superior) Entrega de Justiça Produtividade servidor
    32. 32. EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS MODELO DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS Diagnóstico e Fortalecimento dos Judiciários Estaduais 1. DEFINIÇÃO DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS Casos Novos PARADIGMA ESPERADA Papel, PJe ou ambos 3º quartil 3º quartil 2. EVOLUÇÃO DA DEMANDA DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS QUANTITATIVAS QUALITATIVAS VARAS CÍVEIS A SEREM APLICADOS À PRODUTIVIDADE: INDIQUEOS PARÂMETROS 2014 A matriz apresenta os valores de alocação de recursos humanos a serem utilizados nos grupos de VARAS CÍVEIS para o ano de 2014. Ele considera a produtividade de cada grupo e a estimativa de aumento de demanda para o ano, com base no histórico dos anos anteriores. Para a melhor comparação entre unidades judiciárias, o agrupamento a partir de características semelhantes é fundamental. Para isso foram definidas variáveis quantitativas e qualitativas para essa separação, são elas: Grupo 4Grupo Trad 1 Grupo Trad 2 Grupo Trad 3 3.481 3.282 3.595 3.919 R² = 0,6205 2011 2012 2013 2014 5.720 6.979 8.133 9.932 R² = 0,9895 2011 2012 2013 2014 8.008 13.728 13.014 18.253 R² = 0,8536 2011 2012 2013 2014 R² = #N/A 2011 2012 2013 2014 Definição de variáveis quali e quant Análise histórica e estimativa de demanda futura Definição do parâmetro do produtividade para a gestão matricial
    33. 33. EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS 3. RESUMO DA ALOCAÇÃO ENTRE OS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS GRUPO PRODUTIVIDADE do grupo por ano UNIDADE JUDICIÁRIA / COMARCA TOTAL Estimativa total de casos novos - 2014 Total de casos pendentes de 2013 Total de processos baixados de 2013 Entrega de Justiça de 2013 Total de servidores em 2013 Quadro de pessoal necessário 120 FAIXAS PRETA 4 25 -7 FAIXAS VERDE 2 11 1 FAIXAS BRANCA 1 SEM FAIXAS 0 298 FAIXAS PRETA 4 23 -7 FAIXAS VERDE 1 6 -2 FAIXAS BRANCA 4 SEM FAIXAS 1 248 FAIXAS PRETA 3 22 0 FAIXAS VERDE 2 12 13 FAIXAS BRANCA 2 SEM FAIXAS 2 EloGroup © 2014 167 -28 139 254 31 -4 3.919 9.932 18.253 13.850 3.541 19,93% 23.596 10.318 30,77% 9 -6 28 -15 42.371 12.750 21,03% 95 Grupo 1 Grupo 2 205 Grupo 3 Agrupamento das unidades judiciárias semelhantes Média do indicador externo de entrega de serviço do grupo Estágios de eficiência dentro do grupo Alocação atual Alocação baseada em produtividade
    34. 34. EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – ANÁLISE DO GRUPO 0.00 20.00 40.00 60.00 80.00 100.00 120.00 140.00 160.00 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 20% 44,71 UNIDADES JUDICIÁRIAS Quadro atual (2013) Lotação para 2014 GAP Casos Novos para 2014 Casos Pendentes 2013 Processos Baixados 2013 IPS FAIXA PRETA Colinas do Tocantins - 2ª Vara Cível 8 3 -5 327 2.244 558 69,75 Taguatinga - 1ª Vara Cível 7 5 -2 591 744 313 44,71 Prod. Paradigma Guaraí - 1ª Vara Cível 5 5 0 553 1.950 555 111,00 Guaraí - 2ª Vara Cível, Família e Sucessões Inf. e Juvent. 5 5 0 641 1.028 741 148,20 120,30 UNIDADES JUDICIÁRIAS DO GRUPO ESTÁGIO Produtividade de Servidor (IPS) Entrega de Justiça Colinas do Tocantins - 2ª Vara Cível 69,75 20,79% Miracema do Tocantins - 1ª Vara Cível 44,56 11,18% Taguatinga - 1ª Vara Cível 44,71 27,36% Guaraí - 1ª Vara Cível 111,00 22,12% Guaraí - 2ª Vara Cível, Família e Sucessões Inf. e Juvent.148,20 44,94% Gurupi - 2ª Vara Cível 100,40 18,26% Gurupi - 3ª Vara Cível 78,50 15,09%
    35. 35. Dimensione e redistribua os recursos para o próximo ano 35 UNIDADE A UNIDADE B UNIDADE C Produtividade do grupo MAG ASS SERV OF MAG ASS SERV OF MAG ASS SERV OF A / B = LOTAÇÃO ESPERADA A / B = LOTAÇÃO ESPERADAA / B = LOTAÇÃO ESPERADA Produtividade do Grupo + Demanda da unidade = produtividade ideal Produtividade do Grupo + Demanda da unidade A = produtividade ideal A Produtividade do Grupo + Demanda da unidade B = produtividade ideal B Produtividade do Grupo + Demanda da unidade C = produtividade ideal C
    36. 36. A mesma lógica pode ser realizada em relação à economicidade de um Serviço ou Órgão Público
    37. 37. Energia Elétrica Telefonia Água e esgoto Papelaria Parâmetro de Eficiência FAIXA PRETA alta produtividade e baixo congestionamento FAIXA PRETA alta produtividade e baixo congestionamento FAIXA PRETA alta produtividade e baixo congestionamento FAIXA VERDE alta produtividade e alto congestionamento FAIXA BRANCA baixa produtividade e alto congestionamento FAIXA VERDE alta produtividade e alto congestionamento FAIXA VERDE alta produtividade e alto congestionamento FAIXA BRANCA baixa produtividade e alto congestionamento FAIXA PRETA alta produtividade e baixo congestionamento FAIXA VERDE alta produtividade e alto congestionamento FAIXA VERDE alta produtividade e alto congestionamento FAIXA VERDE alta produtividade e alto congestionamento R$/servidor R$/servidor R$/servidor R$/servidor A mesma lógica pode ser realizada em relação à economicidade de um Serviço ou Órgão Público
    38. 38. Gestor de Assuntos Jurisdicionais Gestor de comunicação Gestor de viagens Gestor de obras Gestor do Foro 1 Gestor do Foro 2 Gestor do Foro 3 GESTORES DE ENTIDADES Negociam e assumem metas GESTORES DE PACOTES Definem metas preliminares De forma a garantir que as unidades consigam um melhor desempenho, é importante instituir uma lógica de gerenciamento matricial
    39. 39. Comece por • Maior participação na estrutura de custos do órgão • Maior potencial de redução de custos • Maior disponibilidade de dados Como definir os pacotes?
    40. 40. Devido a complexidade dos TJs e seus diversos elementos de despesa, foram definidos grupos de despesa para o teste do modelo, de forma a possibilitar o teste nos 3 TJs desta etapa Despesas utilizadas para teste do modelo Durante o teste do modelo de orçamento, algumas limitações foram encontradas que impossibilitaram análises mais aprofundadas, tais como: Ausência de dados para agrupamento: • Idade dos prédios • Nível de sustentabilidade dos prédios Ausência de dados de consumo: • Uso em Litros de água • Uso em Kw/h de energia elétrica • Uso em minutos de telefonia fixa DESPESA PARÂMETROS Água e Esgoto M² e por pessoa Energia Elétrica M² e por pessoa Telefonia Fixa Por pessoa Postagens Por Postagem e por Processo
    41. 41. GMD: RESULTADOS ÁGUA E ESGOTO - TJMG 1. RESUMO DA EFICIÊNCIA DAS COMARCAS NA DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO POR M² 2. RESUMO DOS DADOS DA DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO POR M² Valores para Agrupamento 1º quartil 2º quartil Menor valor Mediana ÁGUA E ESGOTO DESPESA POR M² As comarcas estão classificadas em três estágios de eficiência: a FAIXA PRETA , que é composta pelo 1º quartil de eficiência; a FAIXA VERDE , com as comarcas que ficaram entre o 1º e o 2º quartil de eficiência; e a FAIXA BRANCA , cuja composição é das comarcas que ficaram depois do 2º quartil de eficiência. O Valor de Referência para a FAIXA PRETA é o menor valor, já para as demais faixas o valor é o 1º quartil. FAIXA PRETA R$ por servidor R$ 0,09 FAIXAS VERDE E BRANCA R$ por servidor R$ 1,34 R$ 1,34 R$ 2,38 R$ 0,09 GANHO PROJETADO Ref. 1º Quartil R$ 1.826.463,00 R$ 2,38 GANHO PROJETADO Ref. Menor Valor R$ 1.878.097,13 R$ 0,00 R$ 5,00 R$ 10,00 R$ 15,00 R$ 20,00 R$ 25,00 R$ 30,00 R$ 35,00 R$ 40,00 R$ 45,00 Pratápolis LimaDuarte Jacuí SãoGonçalodoSapucaí Montalvânia Formiga MardeEspanha LagoadaPrata MonteBelo PatosdeMinas Nepomuceno BrasíliadeMinas Palma Uberlândia SãoJoãodoParaíso BonfinópolisdeMinas Eugenópolis Bonfim Uberaba CampinaVerde Cássia Carangola Viçosa Ervália Ubá Barbacena Manga Caratinga Varginha Coromandel Ipatinga SantaRitadeCaldas MontesClaros Curvelo Frutal
    42. 42. Janaina Penalva jlpenalva@gmail.com Daniel Vila-Nova danielvilanova@cnj.jus.br

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