Desafios para a
Implementação de
Processos
Comando da Aeronáutica
Alexandre V. Guimarães
2012
IMPLEMENTAÇÃO
“COLOCAÇÃO EM PRÁTICA”
Quando o processo sai da
prancheta…
PRINCIPAIS DESAFIOS
Alta gerência não está interessada ou tem outro foco.
Gerentes desejam aumento de ROI que não podemos
...
Fonte: CBOK (2011)
A implementação não
deve ser o elo fraco do
ciclo BPM!
Discussão e
compreensão
aprofundadas dos
desafios típicos
da fase de
implementação
OBJETIVO
Identificar os desafios típicos
da fase de implementação de
processos, com base em um caso
real.
Implementação de melhorias (processos) e de
BPM
Descrição do caso selecionado e do cenário
O Plano de Implementação
De...
É IMPORTANTE DISTINGUIR...
O esforço de implementação de um
processo melhorado.
ESTRATÉGIA
GESTÃO DO
DIA-A-DIA
PROJETOS
DE MELHORIA
GOVERNANÇA
TECNOLOGIA
CULTURA
PESSOAS
IMPLEMENTAÇÃO
DE BPM
ALINHAMENTO
ESTRATÉGICO
GOVERNANÇA
PESSOAS
TECNOLOGIACONHECIMENTO
CULTURA
VALOR
CLIENTE
BPM
ESTRUTURA
Maturidade em
BPM
Probabilidade de
êxito na
implementação de
Processos
Caso
Selecionado
Processo “Registro
Analítico de Bens Móveis na
Aeronáutica”
Registro Analítico de Bens
Móveis
• Cadastro dos bens móveis
• Registros
 Incorporações
 Exclusões
 Transferências
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PATRIMÔNIO MÓVEL DO COMAER
Armamento
Aeronaves e
Sistemas Equipamentos
Solo
Equipamentos de
Proteção ao Vôo
Saúde
Viaturas e Eq.
Construção Civil
Ciê...
Escritórios e Representações
• 156 Unidades Gestoras (País e
Exterior)
• Efetivo de 71,4 mil servidores
• Patrimônio móvel de R$ 12,8 bi
•Bens em uso
•...
ORGANIZAÇÕES PARTICIPANTES
Secretaria de Economia e
Finanças da Aer.
Regras de
Negócio
Diretoria de TI Tecnologia
Unidades...
Início em 2010
Reformulação da estratégia
organizacional
Foco em Processos
• Cadeia de Valor
• Projetos de processos co...
- Operações entre Unidades de forma integrada e em
tempo real.
- Capacidade de registro de todas as operações contábeis
pr...
Resultados da Análise, do
Desenho e da Modelagem
“DECISÕES”
•Inclusão de novas rotinas
contábeis
•Ampliação do suporte
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SISPAT – Sistema
de Patrimônio
SILOMS – Sistema Integrado
de Logística de Materias e de
Serviços
“Módulo BMP”
O Processo decisório sobre TI
ocorreu conforme recomenda a
teoria?
TI em Grandes Estruturas Organizacionais
Dono do
ProcessoTecnologia
Planejamento da
Implementação
ANÁLISE
DESENHO
MODELAGEM
IMPLEMENTAÇÃO
“São as pessoas que irão
determinar, em última instância, o
sucesso ou o fracasso ...
Sequência de
Eventos do
Projeto
Revisão da
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DESAFIOS
RELEVANTES
IMPLEMENTAÇÃO DE
PROCESSOS
Estimando prazos…
Quem deve estar
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Como minimizar erros
de tendência?
Qual o risco das
estimativas em bloco?
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Cronograma Factível
Estimativa Inicial
Estimativa Alterada
- 5 meses
- 8 meses
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Estimativas em
Ambientes
Complexos
Conhecimento incompleto
Alinhamento parcial dos
envolvidos
Efeitos não totalmente
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Definição do Escopo
(ENTREGÁVEIS)
Fase 1 Fase 2
MÉTRICAS
Parâmetros para monitoramento
da implementação
O que deveria acontecer…
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O que está acontecendo…
O que deveria a...
Construção
da
arquitetura
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Exportação
de dados do
SISPAT
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SILOMS
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Controle de Qualidade
Projeto Bens Móveis Permanentes
Validação das novas funcionalidades
(testes funcionais) – equipe da...
MEIOS DE COMUNICAÇÃO
•Complexidade X Escopo
•Planejamento
•Interações ágeis e eficazes
•Documentação
(protocolos)
Secretaria de
Economia e Finanças
Diretoria de Tecnologia
da Informação
Unidades Gestoras
NEGÓCIO TECNOLOGIA
TREINAMENTO
Procedimentos de
transição
GAP de conhecimento
para novo processo
Planejamento
Quem será treinado e em
que...
Dirigentes
Agentes de
Controle Interno
Gestores de Registro
(operacional)
Projeto Bens Móveis Permanentes
Gestão de Pessoas…
Gestão de Mudanças…
PESSOAS…
Quem são os atores?
Onde atuam?
Qual o seu contexto de trabalho?
Qual a sua motivação para o
projeto?
O que os fa...
Gestão da
Mudança
Trazer os Gestores
para o projeto e
promover a
colaboração na
implementação…
RH
ALIANÇAS
RECURSOS
ESTRUTURALOCAIS
ATITUDES
CRENÇAS
TECNOLOGIA
MUDANÇA
Fonte: Haberberg and Rieple (2001)
Projeto Bens M...
Gerenciamento de
Riscos na
Implementação
Quando nem tudo dá
certo…
Projeto Bens
Móveis
Peformance do novo sistema
Funcionamento da ferramenta
de migração
Omissão de rotinas
Quantidade d...
Gerenciamento
de Riscos
Gerenciamento de
Contingências
Importante…
Identificação e
prevenção dos
eventos de risco
O que fa...
A importância de considerar e
planejar o “rollback”...
Minimiza os danos às atividades
do processo em curso
Diminui o im...
LIDERANÇA
Como foi estruturada a liderança
do projeto?
Aspectos Relevantes
Decisões centralizadas
Solução de Conflitos
...
Desafios da Implementaçao
Estimativas de prazos
Definição do escopo
Métricas
Comunicações
Treinamento
Qualidade
Pes...
Preparo da implementação…
Sucesso no Projeto do Processo!
Desafios para a
Implementação de
Processos
Comando da Aeronáutica
Alexandre V. Guimarães
guima1500@uol.com.br
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[BPM DAY Brasília DF] Case Aeronáutica - Desafios para implementação de processos

  1. 1. Desafios para a Implementação de Processos Comando da Aeronáutica Alexandre V. Guimarães 2012
  2. 2. IMPLEMENTAÇÃO “COLOCAÇÃO EM PRÁTICA”
  3. 3. Quando o processo sai da prancheta…
  4. 4. PRINCIPAIS DESAFIOS Alta gerência não está interessada ou tem outro foco. Gerentes desejam aumento de ROI que não podemos atingir. Existem muitos esforços de mudanças competindo por atenção. Insucessos anteriores em projetos de processos. Gerentes não desejam realizar investimentos no momento. Principais Obstáculos para a Aceitação de Esforços de BPM Fonte: Wolf e Harmon (2012) – BP Trends
  5. 5. Fonte: CBOK (2011)
  6. 6. A implementação não deve ser o elo fraco do ciclo BPM!
  7. 7. Discussão e compreensão aprofundadas dos desafios típicos da fase de implementação
  8. 8. OBJETIVO Identificar os desafios típicos da fase de implementação de processos, com base em um caso real.
  9. 9. Implementação de melhorias (processos) e de BPM Descrição do caso selecionado e do cenário O Plano de Implementação Desafios Enfrentados ROTEIRO
  10. 10. É IMPORTANTE DISTINGUIR... O esforço de implementação de um processo melhorado.
  11. 11. ESTRATÉGIA GESTÃO DO DIA-A-DIA PROJETOS DE MELHORIA GOVERNANÇA TECNOLOGIA CULTURA PESSOAS IMPLEMENTAÇÃO DE BPM
  12. 12. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO GOVERNANÇA PESSOAS TECNOLOGIACONHECIMENTO CULTURA VALOR CLIENTE BPM ESTRUTURA
  13. 13. Maturidade em BPM Probabilidade de êxito na implementação de Processos
  14. 14. Caso Selecionado Processo “Registro Analítico de Bens Móveis na Aeronáutica”
  15. 15. Registro Analítico de Bens Móveis • Cadastro dos bens móveis • Registros  Incorporações  Exclusões  Transferências  Reavaliações  Depreciações Descrição Geral • Interação com a plataforma contábil SIAFI
  16. 16. PATRIMÔNIO MÓVEL DO COMAER
  17. 17. Armamento Aeronaves e Sistemas Equipamentos Solo Equipamentos de Proteção ao Vôo Saúde Viaturas e Eq. Construção Civil Ciência e Tecnologia Equipamentos de TI e Comunicações Grandes Grupos COMAER
  18. 18. Escritórios e Representações
  19. 19. • 156 Unidades Gestoras (País e Exterior) • Efetivo de 71,4 mil servidores • Patrimônio móvel de R$ 12,8 bi •Bens em uso •Bens em almoxarifados •Bens em importação •Bens em trânsito •Bens em reparo •Bens a alienar
  20. 20. ORGANIZAÇÕES PARTICIPANTES Secretaria de Economia e Finanças da Aer. Regras de Negócio Diretoria de TI Tecnologia Unidades Gestoras Usuárias
  21. 21. Início em 2010 Reformulação da estratégia organizacional Foco em Processos • Cadeia de Valor • Projetos de processos como base para ganhos mensuráveis • Estrutura • Risco Projeto Estratégia Organizacional SEFA
  22. 22. - Operações entre Unidades de forma integrada e em tempo real. - Capacidade de registro de todas as operações contábeis preconizadas pela STN. Requisitos do Processo “Registro de Bens Móveis” - Aumento da segurança dos dados e das informações. - Redução das discrepâncias cadastrais.
  23. 23. Resultados da Análise, do Desenho e da Modelagem “DECISÕES” •Inclusão de novas rotinas contábeis •Ampliação do suporte normativo interno (Manual Contábil) •Substituição da tecnologia
  24. 24. SISPAT – Sistema de Patrimônio SILOMS – Sistema Integrado de Logística de Materias e de Serviços “Módulo BMP”
  25. 25. O Processo decisório sobre TI ocorreu conforme recomenda a teoria?
  26. 26. TI em Grandes Estruturas Organizacionais Dono do ProcessoTecnologia
  27. 27. Planejamento da Implementação
  28. 28. ANÁLISE DESENHO MODELAGEM IMPLEMENTAÇÃO “São as pessoas que irão determinar, em última instância, o sucesso ou o fracasso do projeto…” Jeston e Nelis (2008)
  29. 29. Sequência de Eventos do Projeto
  30. 30. Revisão da ferramenta (banco de testes e aderência) Projeto Registro de Bens Móveis - Implementação Instruções de Procedimentos Contábeis Divulgação das Orientações de Transição (Manual e vídeo-aula) Reuniões Presenciais (RJ e Brasília) Cadastramento de Usuários no SILOMS Migração dos dados do SISPAT para o SILOMS Cadastramento de Setores no SILOMS Confronto de Relatórios e Conformidade Início das rotinas de lançamento no SILOMS Ajustes nos dados do SISPAT 2011 2012
  31. 31. DESAFIOS RELEVANTES IMPLEMENTAÇÃO DE PROCESSOS
  32. 32. Estimando prazos… Quem deve estar envolvido? Como minimizar erros de tendência? Qual o risco das estimativas em bloco? Gray Fonte: Gray e Larson (2006)
  33. 33. Cronograma Factível Estimativa Inicial Estimativa Alterada - 5 meses - 8 meses Extensão dos ajustes nos dados do sistema de origem Nível de detalhamento das orientações escritas Disponibilidade de pessoas nas Unidades
  34. 34. Estimativas em Ambientes Complexos Conhecimento incompleto Alinhamento parcial dos envolvidos Efeitos não totalmente previsíveis
  35. 35. Definição do Escopo (ENTREGÁVEIS) Fase 1 Fase 2
  36. 36. MÉTRICAS Parâmetros para monitoramento da implementação O que deveria acontecer… X O que está acontecendo… O que deveria acontecer… X O que está acontecendo… Onde e o que mensurar?
  37. 37. Construção da arquitetura de setores no SILOMS Exportação de dados do SISPAT Importação de dados no SILOMS Geração de relatórios e correção de inconsistências Momento 1 Momento 2 Repetição do Ciclo Indicadores – Ação Gerencial Redução dos Riscos
  38. 38. Controle de Qualidade Projeto Bens Móveis Permanentes Validação das novas funcionalidades (testes funcionais) – equipe da Secretaria Apreciação conjunta das orientações escritas e vídeo-aula (Secretaria e Diretoria de Tecnologia) Teste de migração com banco de dados de Unidades Gestoras Processo-piloto com Unidade Gestora
  39. 39. MEIOS DE COMUNICAÇÃO •Complexidade X Escopo •Planejamento •Interações ágeis e eficazes •Documentação (protocolos)
  40. 40. Secretaria de Economia e Finanças Diretoria de Tecnologia da Informação Unidades Gestoras NEGÓCIO TECNOLOGIA
  41. 41. TREINAMENTO Procedimentos de transição GAP de conhecimento para novo processo Planejamento Quem será treinado e em que nível Oportunidade de contato direto
  42. 42. Dirigentes Agentes de Controle Interno Gestores de Registro (operacional) Projeto Bens Móveis Permanentes
  43. 43. Gestão de Pessoas… Gestão de Mudanças…
  44. 44. PESSOAS… Quem são os atores? Onde atuam? Qual o seu contexto de trabalho? Qual a sua motivação para o projeto? O que os fará colaborar? ESFORÇO DE COMUNICAÇÃO
  45. 45. Gestão da Mudança Trazer os Gestores para o projeto e promover a colaboração na implementação…
  46. 46. RH ALIANÇAS RECURSOS ESTRUTURALOCAIS ATITUDES CRENÇAS TECNOLOGIA MUDANÇA Fonte: Haberberg and Rieple (2001) Projeto Bens Móveis Permanentes
  47. 47. Gerenciamento de Riscos na Implementação Quando nem tudo dá certo…
  48. 48. Projeto Bens Móveis Peformance do novo sistema Funcionamento da ferramenta de migração Omissão de rotinas Quantidade de discrepâncias nos bancos de dados do antigo sistema Perda de consistência na migração EVENTOS DE RISCO
  49. 49. Gerenciamento de Riscos Gerenciamento de Contingências Importante… Identificação e prevenção dos eventos de risco O que fazer caso o evento aconteça Plano “B”
  50. 50. A importância de considerar e planejar o “rollback”... Minimiza os danos às atividades do processo em curso Diminui o impacto para a imagem do projeto Aumenta a probabilidade de êxito na retomada da implementação Evidencia percepção de risco compatível com ambientes complexos
  51. 51. LIDERANÇA Como foi estruturada a liderança do projeto? Aspectos Relevantes Decisões centralizadas Solução de Conflitos Ligação com nível estratégico
  52. 52. Desafios da Implementaçao Estimativas de prazos Definição do escopo Métricas Comunicações Treinamento Qualidade Pessoas Mudanças Riscos Liderança
  53. 53. Preparo da implementação… Sucesso no Projeto do Processo!
  54. 54. Desafios para a Implementação de Processos Comando da Aeronáutica Alexandre V. Guimarães guima1500@uol.com.br guimaraesav@sefa.aer.mil.br

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