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GTD. Cómo mejorar tu productividad en tu trabajo con gtd y herramientas digitales

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GTD. Cómo mejorar tu productividad en tu trabajo con gtd y herramientas digitales

  1. 1. Cómo mejorar tu productividad en tu trabajo con GTD y herramientas digitales Eli Garcia/Miguel Fernandez Mondragon Unibertsitatea
  2. 2. https://www.flickr.com/photos/wiertz/10248755515 // CC-BY 2.0
  3. 3. Motivación ¿Has tenido alguna vez alguna de estas sensaciones?
  4. 4. Son las 12:00 y no he adelantado nada de trabajo. La próxima hora perdida en una reunión Toda la tarde reservada para un cliente Voy tarde ¿En qué se me ha ido el tiempo? https://unsplash.com/photos/URmkfvtK3Qw // CC0 1.0 4
  5. 5. httpshttps://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/06/01/interruptions-at-work-can-cost-you-up-to-6-hours-a-day- heres-how-to-avoid-them///unsplash.com/photos/URmkfvtK3Qw // CC0 1.0 Estamos inmersos en un trabajo y… Una llamada de teléfono Tengo que terminar el informe (pensamiento) Notificación de un nuevo mail Tengo que recoger a mi hija (pensamiento) Nuevo whatsapp en el móvil (dar-dar) (llega alguien) ¿Tienes un minuto? 5
  6. 6. https://commons.wikimedia.org/wiki/File:KranzConsole.jpg // CC0 1.0 ¿Y ahora que tarea hago? ¿Qué es lo más urgente? 6
  7. 7. Objetivos del curso Conocer la metodología GTD. Comenzar a aplicar GTD de manera rápida y efectiva en nuestro trabajo, con herramientas digitales.
  8. 8. ¿Qué es GTD?
  9. 9. GTD: Getting Things Done
  10. 10. Objetivo Despejar la mente de tareas pendientes y registrarlas en un sistema que facilite cumplirlas.
  11. 11. Getting Things Done, David Allen. 2001
  12. 12. GTD: metodología basada en fases Recopilar Procesar y Organizar Revisar Hacer
  13. 13. Recopilar
  14. 14. Recopilar Recoger las tareas pendientes en una bandeja de entrada
  15. 15. Inbox, bandeja de entrada
  16. 16. Inbox, bandeja de entrada
  17. 17. Inbox, bandeja de entrada
  18. 18. Y, por supuesto…
  19. 19. También…
  20. 20. Y también…
  21. 21. Recopilar ¿Dónde recopilar?
  22. 22. Creando una bandeja de entrada en Wunderlist
  23. 23. Recopilar • Registrarse en Wunderlist • Hacer el tour por la herramienta • Añadir las tareas vistas previamente • Lista INBOX
  24. 24. Procesar y Organizar
  25. 25. Procesar y organizar Para Organizar: • Ya conocemos la lista INBOX • Ahora necesitamos las listas: – PRÓXIMO – EN ESPERA – ALGÚN DÍA
  26. 26. Procesar y organizar ¿Cómo proceso la lista INBOX?
  27. 27. Procesar y organizar Para cada elemento de la bandeja de entrada, preguntarse si requiere acción o no.
  28. 28. Procesar y organizar • Requiere acción: – Hacer inmediatamente si requiere menos de 2 minutos de dedicación. – Diferir para acciones que requieran más de dos minutos de dedicación. •Bandeja “Próximo”, calendario… – Delegar cuando la acción corresponde a otros. •Bandeja “En espera”.
  29. 29. Procesar y organizar • No requiere acción (documento, enlace recomendado…) – Archivarlo – Eliminarlo – Bandeja “Algún día”
  30. 30. Procesar y organizar El objetivo de esta fase: Dejar la bandeja de entrada vacía.
  31. 31. Listas en Wunderlist
  32. 32. Procesar y Organizar • Crear las listas GTD (próximo, en espera, algún día) • Mover elementos entre listas
  33. 33. Procesar y organizar • El material procesado como diferido se organiza en: – Próximo – Calendario • También podemos crear bandejas para proyectos determinados – Un proyecto es una lista de acciones concatenadas.
  34. 34. Buenas prácticas • Etiquetas (#): • Temas: GTD, Indusmedia,Analítica,… • Empresas: ED, Orkli, MU, Izar, Guardian… • Acciones: call, mailto, revisar, corregir, ... • Asignaciones: @jesus
  35. 35. Buenas prácticas • Crear tareas en Inbox utilizando el concepto de etiquetas • O bien modificar las tareas ya procesadas y organizadas en el resto de listas
  36. 36. Revisar
  37. 37. Revisar • Bandeja de entrada • La bandeja Próximo • La bandeja En espera • Calendario • (La bandeja Algún día también hay que revisar con cierta peridiocidad)
  38. 38. Hacer
  39. 39. Hacer • GTD propone seguir este orden: – Contexto – Tiempo disponible – Energía – Prioridad
  40. 40. Algunos ejemplos • Reunión del equipo de trabajo. 27 de marzo, a las 18:00 horas. – Está programada para un día y una hora determinados. – Se registrará en el CALENDARIO.
  41. 41. Algunos ejemplos • Devolver una llamada perdida a Iñaki. – Estimo que esta tarea llevará un tiempo aproximado de dos minutos. – Por tanto, se realizará ahora mismo y se eliminará de la bandeja de entrada.
  42. 42. Algunos ejemplos • Redacción de una propuesta para un cliente. Se la he encargado a mi compañero Urko. – Se guardará esta acción en la lista de tareas EN ESPERA, con una nota que recuerde quién es la persona que la realiza, en qué fecha se le delegó y para qué fecha se espera tener acabada la tarea.
  43. 43. Algunos ejemplos • Preparar el informe de calidad mensual. – Esta tarea es habitual en el trabajo, y hay que realizar en los próximos días. – Se puede planificar en el CALENDARIO.
  44. 44. Algunos ejemplos • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando. – No tiene una fecha concreta, hay que acabarla a lo largo de las próximas dos semanas. – Por tanto, se moverá a la lista PRÓXIMO.
  45. 45. Algunos ejemplos • Viaje a Londres el 14 de septiembre. – Hay que acudir a Londres para asistir a dos reuniones importantes – Independientemente de lo que se registre en CALENDARIO, esta tarea está compuesta de varias acciones: • Buscar vuelos. • Buscar hotel. • Concretar reuniones. • Elaborar puntos de la orden del día de cada reunión. • Preparar presentaciones. • Preparar documentación. – Por tanto, se creará un proyecto llamado ”REUNIONES LONDRES 14/09"
  46. 46. GTD – Metodología con el correo electrónico • Contesta inmediatamente si te va suponer menos de 2 minutos. • Clasifica los mensajes que recibas en carpetas o etiquetas: – Próximo: requiere una acción que supone más de 2 minutos. – En espera – Algún día – Proyectos: una carpeta por proyecto importante.
  47. 47. GTD – Correo electrónico
  48. 48. GTD - Tareas
  49. 49. GTD – Creando eventos de calendario desde el correo
  50. 50. GTD – Creando tareas desde el correo
  51. 51. Uso productivo del correo • Haz una comprobación rápida del correo a primera hora, para descartar que tengas algo urgente • Reserva espacios de tiempo para atender al correo. – Ej.: 15 minutos a las 10:00, 13:00 y 17:00. • Cierra la aplicación de correo cuando no la estés usando. – Elimina también las notificaciones.
  52. 52. Combinando el correo con Wunderlist • Extensión para el navegador: – Add to Wunderlist • Útil para crear tareas en Wunderlist desde el correo electrónico. • También para capturar en Wunderlist cualquier página web.
  53. 53. Instalando “Add to Wunderlist” en Firefox
  54. 54. Instalando “Add to Wunderlist” en Chrome
  55. 55. Add to Wunderlist
  56. 56. Combinando el correo con Wunderlist • También podemos enviar correos a: – me@wunderlist.com • Desde la cuenta de correo con la que nos hemos registrado en Wunderlist. • Es muy útil para crear tareas desde el correo cuando estamos usando el móvil.
  57. 57. Combinando el correo con Wunderlist Hay que habilitarlo en: https://www.wunderlist.com/account/mailtowunderlist
  58. 58. Combinando el correo con Wunderlist
  59. 59. Sincronizando Wunderlist con el calendario • Podemos sincronizar las fechas de vencimiento de las tareas de Wunderlist con nuestro calendario. • Wunderlist ofrece un feed del calendario que podemos incorporar a nuestra aplicación de calendario. • La sincronización se hace cada 8 horas, en el caso de Google Calendar
  60. 60. Sincronizando Wunderlist con el calendario
  61. 61. Sincronizando Wunderlist con el calendario
  62. 62. Sincronizando Wunderlist con el calendario
  63. 63. Integración de Wunderlist con Outlook https://www.wunderlist.com/blog/wunderlist-for-outlook-add-in
  64. 64. Cómo organizar mi información
  65. 65. Cómo organizar mi información GO
  66. 66. Trello - https://trello.com/
  67. 67. Toodledo- http://www.toodledo.com/
  68. 68. Referencias • Técnicas – GTD: •http://gettingthingsdone.com/ – ZTD: •http://zenhabits.net/zen-to-done-ztd- the-ultimate-simple-productivity-system/ – GED •http://markforster.squarespace.com/ – Pomodoro •http://pomodorotechnique.com/
  69. 69. Referencias • Tareas – Wunderlist: https://www.wunderlist.com/ – Kanbanflow: https://kanbanflow.com – Toggl: https://www.toggl.com/ – Hightrack: http://www.hightrack.me – Remenber the milk:https://www.rememberthemilk.co m/ – Trello: https://trello.com/ – Asana: https://asana.com/
  70. 70. Referencias • Correo y documentos – Google Apps •http://www.google.es/intx/es_es/work/ap ps/business/ – Office 365 •http://office.microsoft.com/es- es/business/office-365-empresa- premium-FX103037625.aspx • Medición productividad – RescueTime •https://www.rescuetime.com/
  71. 71. Referencias
  72. 72. The end Eli Garcia egarcia@mondragon.edu

Notas

  • Beldurra sartu hasieran motibazioa lortzeko (teatrillo)
  • Aipatu “do not disturb” LED gadget-a
    http://blog.adamowen.co.uk/wp-content/uploads/2015/01/Luxafor_6.jpg

    Nola ekidin etenak
    https://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/06/01/interruptions-at-work-can-cost-you-up-to-6-hours-a-day-heres-how-to-avoid-them/

  • “Huston we have a problem” esperando a que alguien venga con este lema para hacer eso en vez de decidir nosotros mismos qué vamos a hacer
    PLANIFICACIÓN  Reto



    GTD + Wunderlist lana antolatzeko
    Denboraren lapurrak (Berto Pena, liburua http://thinkwasabi.com/wp-content/downloads/LadronesTiempo.pdf)



    “Huston we have a problem” (John Swigert) esaldiaren azalpena bere testuinguruan
    http://www.phrases.org.uk/meanings/houston-we-have-a-problem.html
  • Al finalizar nuestra jornada, o al iniciar una nueva, debemos tomarnos unos minutos a planificar qué vamos a hacer, es decir, qué tareas vamos a abordar según las distintas prioridades que tengan o los plazos que tengamos que cumplir. Esta lista de tareas debemos visualizarla y no solamente en nuestra mente, debemos plasmarla en un papel (una hoja de nuestro cuaderno que luego ir techando) o en algún tipo de herramienta de gestión de tareas o en algún cuaderno digital que manejemos (tipo Evernote o OneNote).
  • Es posible que, durante la jornada, nos lleguen tareas imprevistas o urgencias de última hora que no podamos evitar (por mucho que pensemos que “la falta de planificación de alguien no es nuestra emergencia”) y, si tenemos que darles respuesta, tendremos que reasignar prioridades en nuestra lista de tareas y, quizás, posponer algo al día siguiente.
  • Posponer una tarea, o replanificar, no implica procrastinar siempre que la replanificación tenga su origen en una adaptación a cambios puesto que si posponemos algo porque, simplemente, no nos gusta, nos aburre o nos desagrada, nos estaremos engañando y cayendo de pleno en los temibles brazos de la procrastinación (y mermando nuestra productividad).
  • Documentos
  • notas
  • tareas
  • mails
  • Hacer un tour por la herramienta en directo (en safari)
  • Priorizar, fijas fechas de vencimiento…
    Esta fase se suele fundir con la anterior: “Procesar”.
  • la lectura de los mensajes (y su respuesta) es una tarea que también debemos planificar. Dicho de otra forma, los mensajes de correo son algo a revisar “cada x tiempo” y no cada vez que vemos la notificación de correo nuevo en Thunderbird u Outlook.



    Salvo que nuestro trabajo sea esperar, por ejemplo, que nos lleguen correos electrónicos para procesarlos (pensemos en una gestión de incidencias); Salvo que nuestro trabajo sea esperar, por ejemplo, que nos lleguen correos electrónicos para procesarlos (pensemos en una gestión de incidencias); l
  • Apuntar cosas es una práctica muy recomendable y llevar este cuaderno a todas partes es fundamental para tener siempre a mano toda esta información. Personalmente, utilizo Evernote para tomar notas porque, además, puedo consultarlas desde mi smartphone, adjuntar documentos o transformar cómodamente los correos electrónicos en notas (con archivos adjuntos inclusive) pero también podemos añadir notas a los correos electrónicos con Message Notes Plus en Thunderbird, usar OneNote o recurrir al clásico cuaderno de papel.
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