Aula de Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais

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Aula da Unidade I - Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais
Ministrada durante a disciplina 6CIN023 Gestão Arquivistica de Documentos Digitais do curso de Arquivologia da uel

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Aula de Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais

  1. 1. Departamento de Ciência da Informação Curso de Arquivologia Disciplina: 6CIN023 Gestão Arquivística de Documentos Digitais UNIDADE I - Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais Prof. Eliandro dos Santos Costa Londrina, PR 2014
  2. 2. Tudo pode ser criado por conta própria?
  3. 3. Ou depende de um conjunto de informações para que possa ser criada?
  4. 4. A mídia estatal da Coréia do Norte chamou o presidente sul-coreano, Lee Myung Bak, de “Escória Humana” e um “Imbecil com 2 megabytes de conhecimento”. Fonte: Estadão
  5. 5. Porque é tão importante armazenar ou guardar as nossas informações?
  6. 6. Onde poderemos armazenar nossas informações se não em nosso próprio cérebro? Pedra? Papiro? Pergaminho? Papel? Fita Magnética? Cd ou Dvd? Hard Disk? Vinil? …..
  7. 7. Quais desses meios de armazenamento não são necessários o uso de equipamentos adicionais para que os humanos acessem as suas informações registradas? Quais desses meios de armazenamento somente dão acesso as informações através do uso de equipamentos?
  8. 8. Bodê (2008)
  9. 9. Gestão Arquivística de documentos Digitais PROGRAMA DA DISCIPLINA UNIDADE 1 – Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais - Conceitos e definições. - Normas nacionais e internacionais para a gestão arquivística de documentos digitais. - Tipos de informação digital, documentos multimídia e hipermídia. - Dispositivos de armazenamento e manipulação de documentos em meio digital. - Ferramentas de criação de documentos em meio digital. - Ferramentas de gestão de conteúdo Web para documentos digitais.
  10. 10. Gestão Arquivística de documentos Digitais PROGRAMA DA DISCIPLINA UNIDADE 2 - Digitalização de documentos - Introdução à digitalização. - Dispositivos para digitalização. - Técnicas de digitalização. - Tratamento da informação digital
  11. 11. Gestão Arquivística de documentos Digitais PROGRAMA DA DISCIPLINA UNIDADE 3 - Organização e utilização da informação digital - Descrição arquivística de documentos digitais . - Normas e sistemas para a descrição arquivística de documentos digitais. - Difusão arquivística de documentos digitais. - Indexação de documentos digitais. - Redes digitais de informação. - Preservação de documentos em meio digital.
  12. 12. Gestão Arquivística de documentos Digitais PROGRAMA DA DISCIPLINA UNIDADE 4 – Microfilmagem, sistemas micrográficos/digitais e híbridos - Conceitos e definições de microfilmagem - Normas para sistemas de microfilmagem - Normas e sistemas para a descrição arquivística de documentos micrográficos. - Difusão de documentos microfilmados e sistemas híbridos
  13. 13. Gestão Arquivística de documentos Digitais PROGRAMA DA DISCIPLINA UNIDADE 5 – Fotografia e documentos fotográficos - Conceitos, definições e evolução da Fotografia e elementos relacionados - Normas para sistemas iconografia e fotografia - Normas e sistemas para a descrição arquivística de documentos fotográficos. - Difusão de documentos fotográficos e sistemas híbridos - A fotografia e a memória como meio para preservação do patrimônio documental
  14. 14. Gestão Arquivística de documentos Digitais PROGRAMA DA DISCIPLINA UNIDADE 6 – Experimentação de Sistemas Informatizados para a Gestão de Documentos - Ica-Atom -Archivemática - Sepiades - Nuxeo - Alfresco
  15. 15. Gestão Arquivística de documentos Digitais UNIDADE I - Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais
  16. 16. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais O que é “GESTÃO” “ARQUIVÍSTICA” de “DOCUMENTOS” “DIGITAIS”? Gestão – visão sistêmica – saber identificar todas as atividades existentes na organização; Arquivística – identificar quais documentos possam apresentar os critérios arquivísticos, ou seja, tenham sido criados no decorrer das atividades da organização; Documentos – identificar quais são os documentos produzidos sob quaisquer naturezas; Digitais – aprender quais documentos realmente são e podem ser ditos digitais ou eletrônicos – digitais = DIGITO Binário“1 e 0” – gerado em meio eletrônico ou migrado para esse meio (refrescamento)
  17. 17. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Funções arquivísticas • Criação / produção • Aquisição (transferência/recolhimento) • Classificação (agrupa-se o arranjo) • Avaliação • Descrição • Conservação / preservação • Difusão / acesso (comunicação aos usuários)
  18. 18. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais
  19. 19. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Objeto de estudo da arquivística • Arquivos (fundos) • Arquivos – instituições arquivísticas • Documento arquivístico • Informação arquivística
  20. 20. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais SANTOS (2007)
  21. 21. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais Legislação arquivística: • Lei 6546, de 4 de julho de 1978 • Dispôe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e técnico de arquivo, e dá outras providências; • Decreto 82.590, de 06 de novembro de 1978 • Regulamenta a lei 6546. • Art. 2º. São atribuições dos Arquivistas • VI – orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; • IX - Promoção de medidas necessárias à conservação de documentos; • X – elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos; • (...)
  22. 22. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais (PAES, 2001)
  23. 23. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais (CTDE/CONARQ – Glossário) • Espécie documental - Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório. • Formato - Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. • Formato de arquivo - Regras e padrões para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital (PDF, JPG, DOC, ODT, ODF, PNG, TIFF, etc...). • gênero documental - Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso(1), como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais.
  24. 24. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais • ARRANJO é a ordenação estrutural ou funcional dos documentos em fundos, séries, subséries, itens documentais (arquivo permanente); • ORDENAÇÃO distribuição dos documentos numa sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método do arquivamento adotado (arquivos correntes); • NOTAÇÃO é o elemento de identificação das unidades de arquivamento, composta por letras, números ou combinação, permitindo sua localização; • DESCRIÇÃO é o processo que sintetiza elementos em conteúdos textuais para uso nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventários, catálogos)
  25. 25. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Dado: representação do todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo, passível de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática. • Informação: elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num documento • Documento: informação (fixa) + suporte, de forma indivisível • Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte. Document (IPMA, 2014)
  26. 26. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Documento arquivístico: Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. (I) Record. • Documento arquivístico digital: Documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico. (I) Digital record. • Documento arquivístico eletrônico: Documento eletrônico reconhecido e tratado como um documento arquivístico. (I) Electronic record.
  27. 27. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Documento eletrônico: unidade de registro de informações, acessível por meio de um equipamento eletrônico. Electronic Document • Documento digital: unidade de registro de informações, codificada por meio de dígitos binários. Digital Document • Documento digitalizado: documento convencional convertido para um padrão de formato digital por meio de dispositivo apropriado. • Digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. • Dossiê: Conjunto de documentos, relacionados entre si por ação, evento, pessoa, lugar e/ou projeto, que constitui uma unidade. • Dossiê híbrido: Dossiê constituído por documentos digitais e não digitais. Por exemplo: projetos arquitetônicos que apresentam a descrição em papel e as plantas, em disco óptico.
  28. 28. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais Elementos essenciais de um docum. arquiv. digital: •Autoria, integridade e tempestividade. •A autoria do documento escrito se comprova pela assinatura nele aposta ou, naqueles documentos que não se costuma assinar, mediante análises grafológicas. •Sua integridade está relacionada à preservação do conteúdo original, sem alterações posteriores. •A tempestividade relaciona-se ao momento da confecção do documento, que poderá ser conferida pela verificação das formas de impressão, do tipo de tinta utilizada, do material em que está disponível etc.
  29. 29. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais ●Assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, gerada por um sistema de criptografia assimétrica e que permite aferir, comsegurança, a origem e a integridade do documento . ●Assinatura eletrônica é toda forma de se autenticar um documento digital. Geralmente o usuário utiliza-se de login e senha, no caso de programas ou sítios acessados por computadores, ou somente senha, no caso de acesso aos terminais da rede bancária. ●Assinatura digitalizada é a reprodução da assinatura manuscrita como imagem por um equipamento tipo scanner. Não garante a autoria e integridade do documento eletrônico.
  30. 30. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais Autenticação • Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação. Backup • Cópia de segurança em meio eletrônico. Banco de dados • Conjunto de dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciado por programa específico.
  31. 31. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais Atributos da assinatura digital: -ser única para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatário; -comprovar a autoria do documento digital; -possibilitar a verificação da integridade do documento; -assegurar ao destinatário o “não repúdio” ao documento, pois, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.
  32. 32. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos GDE – Gerenciamento de Documentos Eletrônicos GEDAI – Gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos informatizados BI – Business Inteligence CRM – Customer Relationship Management EDMS – Enterprise Document Managent System ECMS – Enginering Content Management System ERP – Enterprise Ressource Planning – Sistema de gestão integrada
  33. 33. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais O Software Livre • Em 1983, Richard Stallman iniciou o projeto GNU, e em outubro de 1985 fundou a Free Software Foundation (FSF) onde os conceitos quais foram especificamente desenvolvidos para garantir que a liberdade dos usuários fosse preservada. Até meados da década de 1990 a fundação dedicava-se mais à escrita do software. Como hoje existem muitos projetos independentes de software livre, a FSF dedica-se mais aos aspectos legais e estruturais da comunidade do software livre. • Entre suas atribuições atuais, encarrega-se de aperfeiçoar licenças de software e de documentação (como a GNU General Public License, GPL ou a GNU Free Documentation License, GFDL), de desenvolver um aparato legal acerca dos direitos autorais dos programas criados sob essas licenças, de catalogar e disponibilizar um serviço com os softwares livres desenvolvidos (o Free Software Directory), e de discutir e aperfeiçoar a própria definição de software livre.
  34. 34. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais O Software Livre Ademais da relação íntima do SL com Liberdade, os usuários devem poder executar, copiar, distribuir, estudar, alterar e melhorar o software, daí as quatro liberdades (GNU, 2003): ● Liberdade 0 - A liberdade de usar o programa, com qualquer propósito; ● Liberdade 1 - A liberdade de estudar como funciona o programa, e adaptá-lo a tuas necessidades. O acesso ao código fonte é uma condição prévia para isso; ● Liberdade 2 - A liberdade de distribuir cópias, com o que podes ajudar a teu vizinho; ● Liberdade 3 - A liberdade de melhorar o programa e tornar públicas as melhoras aos demais, de modo que toda comunidade se beneficie. O acesso ao código fonte é um requisito prévio para isso.
  35. 35. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais O Software Livre - SL ● Sistemas operacionais (Linux, Haiku, OpenSolaris, OpenBSD, ReactOS); ● Interfaces gráficas (KDE, Gnome, XFCE); ● Ferramentas de escritório (LibreOffice, BrOffice.org, Koffice, GnomeOffice, KPDF); ● Banco de dados (MySQL, PostgreSQL, SQLite); ● CAD (computer aided design) QCad, Varicad; ● Desenho vetorial: Inkscape, Sodipodi; ● Ferramentas para Internet (Firefox, Seamonkey, Thunderbird, Konqueror); ● Editoração eletrônica: Scribus; ● Editor de imagens: Gimp; ● EaD, Educação a distância: Moodle; ● Modelagem Tridimensional Blender3d, Wings3d.
  36. 36. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais Softwares de Gestão arquivística: Nuxeo, Knowledgetree, Alfresco, Athento Softwares de Descrição arquivística: Ica-Atom, Sepiades Sistemas Gerenciadores de Banco de dados: MySql, PostgreSQL, LibreOffice Base – pt-Br, Microsoft Access(não livre) Servidores web: Nginx, Apache, Tomcat, wamp, easyphp Softwares de Preservação Digital: Archivematica, Dspace, Fedora, RODA Softwares para E-Groupware: Egroupware, Moodle, TUTOS, CiviNext, Open-Xchange, BSCW, Kolab Software Gerenciadores de Conteúdo (CMS): Joomla!, Wordpress, Drupal, PHP-Nuke, Zikula, Plone, Geeklog, Website Baker, CMS Made Simple
  37. 37. Unidade I: Conceitos, bases e normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Sistema de Informação (SI) – armazena e fornece acesso à informação, diz respeito à aquisição de conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e gestão de informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de uma organização. Conarq (2004)
  38. 38. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Sistema de Gestão de Documentos (SGD) – apóia a utilização de documentos para a atividade em curso. Inclui indexação de documentos, gestão de armazenamento, controle de versões, integração direta com outras aplicações e ferramentas para recuperação dos documentos, como por exemplo as ferramentas de GED.
  39. 39. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais • Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SGAD) – É um conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente) de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma organização.
  40. 40. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) – É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. (e-Arq Brasil, 2011)
  41. 41. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais PPoorr qquuee oo ddooccuummeennttoo ddee aarrqquuiivvoo éé iimmppoorrttaannttee? Por apresentar as seguintes características:  Estabilidade  Durabilidade
  42. 42. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais EE nnoo aammbbiieennttee eelleellttrrôônniiccoo? É um grande problema não só tecnológico, como também arquivístico. O documento eletrônico é: 1. Facilmente manipulável; 2. Instável; 3. Vulnerável a intervenção humana e a obsolescência tecnológica;
  43. 43. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais CCoommoo mmaanntteerr ddooccuummeennttooss eelleettrrôônniiccooss ccoonnffiiáávveeiiss? É preciso que tenham fidedignidade e autenticidade. Mas o que são esses critérios? • Fidedignidade - Capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que atesta. Refere-se à autoridade e à confiabilidade de um documento. Está relacionada ao momento da produção do documento. • Autenticidade - Capacidade de um documento arquivístico ser o que diz ser. Refere-se à fidedignidade ao longo do tempo.4 Está relacionada com a forma de transmissão e as estratégias de preservação e custódia. • Luciana Duranti
  44. 44. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais • De quem é a culpa quando some um documento? • Em órgão público? Do(a) servidor(a); • Em empresa privada? Do(a) secretário(a)
  45. 45. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Mudança no paradigma na arquivística: • EUA - Sarbanes-Oxley Act (SOx) 2002; • Contempla registros contábeis; • Adoção de regras de auditoria; • Controle de qualidade; • Ética e normas de elaboração de relatórios; • Sanções; • Normatiza o manuseio de informações confidenciais e estabelece prazos de retenção para documentos e mensagens digitais, de 5 a 7 anos, de acordo com o tipo de informação;
  46. 46. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais • Estudos desenvolvidos sobre documentos digitais: • Estudo 8 ICA: Guia para gestão arquivística de documentos eletrônicos ; • MANUAL PARA ARQUIVISTAS: DOCUMENTOS DE ARQUIVO ELECTRÓNICOS – ICA Estudo nº 16
  47. 47. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais ISO 5127 - 2 - Documentación e información – Vocabulário ISO 9001 -Sistemas de gestão de qualidade – Requisitos ISO 14001 - Sistemas de gestão de meio ambiente - Especificacões e diretrizes para a utilização ISO 15489 – padrão para gestão de documentos ISO 23081 – Information and documentation – Records management processes ISO 30300 – Management System for Records – Fundamentos e Vocabulários ISO 30301 - Management System for Records – Requisitos
  48. 48. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais Open Archival Information System (OAIS) Tem como propósito a definição de um modelo referencial para Sistemas Abertos de Informações de Arquivos.
  49. 49. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InteRPARES) Identificar métodos que garantam a preservação dos documentos digitais a partir do momento em que estes deixam de interessar à instituição que os criou e passam a assumir um contexto de importância histórico social. Endereço eletrônico: http://www.interpares.org/
  50. 50. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais InterPARES I, II e III
  51. 51. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais InterPARES Trust
  52. 52. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InteRPARES) InterPARES Trust Iniciou-se, em 2013, a atual fase do Projeto, chamada "InterPARES Trust" (http://www.interparestrust.org/), um programa que visa a apoiar o desenvolvimento, em diversos países, de redes integradas e consistentes no estabele- cimento de políticas, regras, leis, procedimentos e padrões destinados aos documentos arquivísticos digitais armazena- dos na Internet. Essa iniciativa conta, no Brasil, com a participação do Arquivo Nacional, que coordena, sob a supervisão do TEAM América Latina, um estudo de caso em parceria com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. A atual fase tem previsão de conclusão em 2018.
  53. 53. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais InterPARES ENTIDADE DIGITAL Contextos Jurídico Administrativo Proveniência, Procedimentos Documental Tecnológico. Conteúdo Estável Forma Fixa Mídia Estável Ação motivadora Criar, Manter, Modificar Extinguir situações Vínculo Arquivístico Relação orgânica entre os documentos de uma mesma ação Pessoas envolvidas Autor, Redator, Destinatário, Produtor, Originador
  54. 54. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais ●O Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Dirks) Preconiza que a identificação dos requisitos para o gerenciamento arquivístico de documentos digitais seja feita com base na garantia literária.
  55. 55. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais Metodologia DIRKS ETAPA A Investigação Preliminar ETAPA B Análise de ativida-des da organização ETAPA C Identificação dos Requisitos ETAPA F Design do Sist. de Gestão de Documentos ETAPA E Identificação das estratégias ETAPA D Identificação dos Requisitos ETAPA G Implementação de Sistema de Gestão de Documentos Política Normas Design Implementação ETAPA H Revisão posterior A Implementação (ALONSO, 2013)
  56. 56. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais ● Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos eletrônicos (MoReq) – Destaca os requisitos funcionais para a gestão de documentos de arquivo eletrônicos através de um Sistema de Gestão de Arquivos Eletrônicos (SGAE), aplicado a organizações dos setores públicos e privados.
  57. 57. Unidade I: Conceitos, bases e NORMAS para a gestão arquivística de documentos digitais ●Padrão Department of Defense Records Management Program (DoD 5015.2-STD) ● Determina diretrizes, requisitos funcionais fundamentais e desejáveis para certificar vendedores de softwares de gerenciamento eletrônico de documentos.
  58. 58. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais e-ARQ Brasil
  59. 59. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais As Normas Arquivísticas e seu Contexto de Aplicação • O GED é um reagrupamento de um conjunto de técnicas e de métodos que tem por objetivo facilitar o arquivamento, o acesso, a consulta e a difusão dos documentos e das informações que ele contém. Pode-se entender, então, que o gerenciamento eletrônico de documentos é o somatório de todas as tecnologias e produtos que buscam gerenciar informações e conhecimento de forma tecnológica. (Angeloni, 2008)
  60. 60. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais As Normas Arquivísticas e seu Contexto de Aplicação 1ª. Fase •Em princípio o GED limitava-se basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando imagens digitais a partir de equipamentos (scanners). •Document Imaging (DI) ou gerenciamento de imagens de documentos, possibilitando também (além do papel) o gerenciamento de imagens de documentos em microfilme. •Há o documento digital gerado da digitalização
  61. 61. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais As Normas Arquivísticas e seu Contexto de Aplicação 2ª. Fase •O reconhecimento dos caracteres que contem no documento digital, podendo ser feito de duas formas: • Processador de textos • Sistema de processamento de dados •Nessa fase pode-se passar a transformar um imagem de um texto em um arquivo de dados textual, o qual pode ser editado. •Para precisa reconhecer caracteres padronizados de documentos impressos utiliza-se o OCR (Optical Character Recognition); •No caso de reconhecer textos manuscritos, utiliza-se a ICR (Intelligent Character Recognition); •A evolução dessas tecnologias gerou a Forms Processing (Processamento de Formulários) usando sistemas digitais – editores de texto, planilhas eletrônicas e demais
  62. 62. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais As Normas Arquivísticas e seu Contexto de Aplicação 3ª. Fase •Com os todos documentos sendo gerado em imagem ou meio digital surgiu a necessidade de melhor acompanhar a tramitação ou funcionamento desses documentos, precisando gerenciar o documento papel e o digital ao mesmo tempo. • Para isso surgiu o WORKFLOW. •Essa tecnologia deu abertura para a criação de ferramentas para o controle de localização, atualização, versões e temporalidade de guarda de documentos. • Ferramentas para a Gestão de Documentos ou Document Management (DM).
  63. 63. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais As Normas Arquivísticas e seu Contexto de Aplicação 4ª. Fase •A tecnologia COLD (Computer Output to Laser Disk), foi inicialmente introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM (Computer Output to Microfilm), contando com uma grande vantagem: • O armazenamento e gerenciamento de informações de forma digital seriam mais viáveis financeiramente do que estas operações no sistema de microfilmagem. •Devido à abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM (Enterprise Report Management) (visão de abordagem bem próxima do conceito de ERP
  64. 64. Unidade I: Conceitos, bases e Normas para a gestão arquivística de documentos digitais As Normas Arquivísticas e seu Contexto de Aplicação 5ª. Fase •Com a facilidade de produção de documentos e o excesso de informações não estruturadas, surge o conceito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED); •E com a necessidade de uma maior padronização na produção de ferramentas de GED desenvolveu-se inúmeras iniciativas tendo como resultados algumas normas, como:
  65. 65. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Normas Internacionais de referência para e-Arq: •ISO 15408 – Common criteria 2.x., 2005 •AS ISO 15489-1 – Australian standard records management. Part 1: general, 2002 •AS ISO 15489-2 – Australian standard records management. Part 2: guidelines, 2002 •ISO 14721 – Reference model for an open archival information system (OAIS), 2003 •ISO 23081-1 – Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles, 2006 •ISO 15836 – Dublin core metadata element set, 2003
  66. 66. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos • Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos • Design criteria standard for electronic records management software applications: DOD 5015.2-STD, 2002 • MoReq – Modelo de requisitos para a gestão de arquivos electrónicos, 2002 • Requirements for electronic records management systems: Functional requirements, United Kingdom, 2002; • Padrões, modelos e esquemas de metadados • e-Government Metadata Standard – e-GMS, United Kingdom, v. 3.0, 2004; • MoReq 2 – Model requirements for the management of electronic records update and extension, 2007 • Padrão de Metadados do Governo Eletrônico – e-PMG, Brasil (minuta) • PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata – version 2
  67. 67. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos • Orientações para gestão e preservação de documentos digitais • Directrices para la preservación del patrimonio digital, 2002 • Documentos de arquivo electrónico: manual para arquivistas, ICA, Estudo n. 16, 2005. • Electronic Records Management Initiative. Disponível em: <http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/erm-over view.html> • INTERPARES Project. Disponível em: < http://www.interpares.org>; • Management, appraisal and preservation of electronic records guidelines. Disponível em: <http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advic e/guidelines.htm>
  68. 68. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos • Nacional: • Resolução do CONARQ n. 14, de 24 de outubro de 2001 - • Resolução do CONARQ n. 20, de 16 de julho de 2004 • Resolução n.º 20 do CONARQ, de 16 de julho de 2004, que dispõe sobre a inserção de documentos arquivísticos digitais em programas de gestão arquivística de documentos. • Resolução n.º 25 do CONARQ, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre a adoção do “Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - e-ARQ Brasil” pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). • Resolução n.º 32 do CONARQ, de 17 de maio de 2010, que dispõe sobre a inserção dos metadados na Parte II do e-ARQ Brasil.
  69. 69. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos O que é um SIGAD •O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos é um sistema que controla o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. A gestão arquivística de documentos compreende a captura, a tramitação, a utilização e o arquivamento até a sua destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. •Uma solução SIGAD (conjunto de procedimentos de gestão arquivística de documentos e de tecnologias da informação) pode ser implementada por um único software ou pela integração de diversos softwares. •O SIGAD abrange as fases corrente e intermediária da gestão de documentos e apoia procedimentos de preservação. Conforme disposto no art. 8º, §§ 1º e 2º, da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991: “consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes”; e “consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
  70. 70. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos • É dividido em duas partes: • Parte I: Gestão Arquivística de Documentos Digitais • Política arquivística, planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de documentos, (...) • Parte II: Especificação de requisitos para Sistemas Informatizados de gestão arquivística de documentos • Aspectos de funcionalidade: organização de documentos – classificaçãõ, produção, tramitação, captura, destinação, recuperação da informação, segurança, armazenamento, preservação, funções administrativas e técnicas e req. adicionais. • Metadados – documento, evento de gestão, classe, agente, componente digital, evento de preservação.
  71. 71. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Os requisitos contidos nessa norma são divididos em três tipos: •(O) = Obrigatório = “O SIGAD tem que ...” • Tem = o requisito é imprescindível. •(AD) = Altamente Desejável = “O SIGAD deve ...” • Deve = podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada antes de se escolher uma proposta diferente. •(F) = Facultativo = “O SIGAD pode ...” • Pode = o requisito é opcional.
  72. 72. E-Arq Brasil – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
  73. 73. Gestão Arquivística de documentos Digitais 1º trabalho – Vídeo sobre a situação dos documentos convencionais e digitais de uma organização (perfil do Arquivista, Conservação de documentos digitais ou micrográficos, Problemas Ergonômicos no trabalho de Arquivista, ...). Entrega e apresentação em aula: dia 03/11 (publicar no youtube) Pode ser desenvolvido em forma de entrevista dos funcionários da organização ou das pessoas no campus (livre). O importante nesse trabalho é manter o foco no objeto escolhido revelando a situação em que se encontra a organização ou o perfil do profissional, o reconhecimento do mesmo em determinada região ou na organização, entre outros exemplos. 2º trabalho – Projeto de Sistema Informatizado para Gestão Arquivística de Documentos – Estudo de Caso de elaboração de sistema de arquivos para documentos digitais/eletrônicos usando recursos informáticos ou softwares (Ex.: Access, PostreSql, MySql, Joomla, Ica-Atom, Archivemática, Alfresco, Drupal, Mambo, ). Pode também envolver sistemas híbridos (convencionais e digitais com ou sem software pago ou gratuito) . Entrega e apresentação em aula: dia 17/11 Poderá estar vinculado a produção do vídeo, mas ambos serão avaliados separadamente. Nesse trabalho, o maior objetivo é gerar uma proposta de implementação de SIGAD para determinada organização (pública ou privada), inclusive recomenda-se realizar em organizações sem fins lucrativos e com papel de preservação do patrimônio histórico e cultural de determinada área geográfica ou arquivo pessoal, etc....
  74. 74. OBRIGADO! Dúvidas pelo e-mail: eliandrocosta@gmail.com

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