D.Janusa

1. ICON risinājums
Automatizētai dokumentu
radīšanai un apritei
Daira Januša, Projektu vadītāja
27.04.2012

2. Kas ir ICON Suite?
Neatkarīga, ar citām organizāciju sistēmām
integrējama sistēma, kas nodrošina vienotu
dokumentu izveides, apstrādes un nosūtīšanas
mehānismu
ICON Suite ražotājs: ICON gmbh, Vācija

3. ICON Suite galvenie ieguvumi
 Vienota stila komunikācija ar klientu
 Iespēja paaugstināt efektivitāti, ierobežojot
lietotāju iespējas rediģēt dokumentu
 Iespēja samazināt izmaksas, izmantojot
elektroniskos saziņas līdzekļus un lielapjoma
druku
 Vienkārša un ātra dokumentu veidņu pārvaldība

4. ICON funkcijas un vieta
organizācijā

5. ICON – automatizētai dokumentu
radīšanai

6. Forrester pētījums, kā tiek radīti dokumenti,
ICON prot visu
Piedāvājumi
Rēķini On-line atbildes
Konta izdrukas Pasūtījumu
Paziņojumi apstiprinājumi
Standarta līgumi
Pēc
Strukturēti pieprasījuma
Interaktīvi
Vēstules
Nestandarta līgumi
Ceļazīmes
POS atbildes

7. Dažādi lietotāja iesaistīšanās līmeņi
STRUKTURĒTI DOKUMENTI
Centralizēta pakešapstrāde
• Bez lietotāja iesaistīšanās
Piemērs: Rēķini
Automatizāijas līmenis
PĒC PIEPRASĪJUMA
Centralizēta «online» apstrāde
• Galvenokārt «fonā»
• Individuāli uz teksta komponenšu bāzētiem
šabloniem
• Daļēja lietotāja iesaistīšanās
Piemēra: Zvanu centrs, Sūdzību apstrāde
INTERAKTĪVI
Decentralizēta interaktīva
apstrāde
• Augsta lietotāja koncentrēšanās
• Augsts iesaistīšanās līmenis
Piemērs: Individuālas vēstules
zems vidējs augsts
Personalizācijas līmenis

8. Kā rodas dokumenti?
Mūsdienu scenārijs

9. Daudz sistēmu, kas rada dokumentus
Grāmat-
vedības A B
CRM
sistēma sistēma sistēma

10. Dažādi
piegādātāji, sarežģīta, laikietilpīga
izmaiņu vadība
Grāmat-
vedības A B
CRM
sistēma sistēma sistēma

11. Manuāla dokumentu izveide no
lokālām veidlapām
Grāmat-
vedības A B
CRM
sistēma sistēma sistēma
Dati

12. Lokālā printera izmantošana
Grāmat-
vedības A B
CRM
sistēma sistēma sistēma
Dati

13. Laikietilpīgs vizēšanas process
Grāmat-
vedības A B
CRM
sistēma sistēma sistēma
Dati
Lietotājs savāc nepieciešamās vīzas un
parakstus

14. Dokumenta korekcijas
Grāmat-
vedības A B
CRM
sistēma sistēma sistēma
Dati
Lietotājs savāc nepieciešamās vīzas un
parakstus

15. Ierobežota komunikācija ar klientu
Grāmat-
vedības A B
CRM
sistēma sistēma sistēma
Dati
Lietotājs savāc nepieciešamās vīzas un
parakstus

16. ICON koncepts
Kā ICON uzlabos efektivitāti

17. ICON scenārijs
Grāmat-
A B
vedības CRM
sistēma sistēma
sistēma
ICON infrastruktūra

18. ICON dokumentu radīšanas princips
 Šablonu depozitorijs
 Katrs šablons ir unikāls
 Katrs dokumenta šablons var
sastāvēt no vairākiem
šabloniem
 Šablonu izmantošanu nosaka
likumi

19. Efektīvs dokumentu veidošanas
process

20. Dokumenta konstruktors

21. ICON koncepts
Grāmat-
A B
vedības CRM
sistēma sistēma
sistēma
ICON infrastruktūra
Lietotājs savāc nepieciešamās vīzas un
parakstus

22. ICON online vienā bildē
ICON
Biznesa sistēma vai veidlapu izvēlne
administrators
ICON WYSIWYG
desktop
ICON
depozitārijs
ICON/SERVER
Online, Web un
Pakešdokumentu
ģenerēšana
ICON
dokumentu
datu bāze
ICON sūtīšana funkcija/Dokumentu izveidošana
Lokālais
Fakss, pasts Web portāls Arhīvs (PDF/A, Lielapjoma
printeris (PCL,
(PDF, HTML) (PDF, HTML) TIF) druka (AFP utt.)
PS e.t.)

23. Kam nepieciešams ICON?
ICON klienti

24. Esat ICON klients, ja:
Daudz klientu
Daudz dokumentu
• Līgumi
• Rēķini
• Brīdinājumi
• Piedāvājumi
Regulāra sarakste
Daudz darbinieku
Svarīga juridiski precīza informācija

25. ICON klients Latvijā
Telekomunikāciju Monopolu
Valsts iestādes
uzņēmumi uzņēmumi
Likumsargājošās
Bankas Apdrošinātāji
iestādes

26. DPA un ICON
DPA loma ICON ieviešanā un uzturēšanā

27. DPA un ICON
1) Līgums ar Icon International Gmbh
par ICON pārstāvniecību DPA
uzņēmumu valstīs:
2) Kompetence ICON sistēmanalīzē
un izstrādē
3) Pirmais projekts saņems papildus
konsultācijas no ražotāja ICON gmbh

28. DPA loma ICON ieviešanā
Ekonomiskais Sistēmu analīze Ieviešana
pamatojums • Infrastruktūra • ICON integrācija
• Scenārija ekonomiskā • Šabloni • Korporatīvā šablona
pamatojuma izpēte • Dokumenti izstrāde
Uzturēšana Lietotāju apmācība
• Konsultācijas • Administratoru, redaktoru
• Administrēšana apmācība

29. Paldies!

30. Organizācijas, kas jau izmanto ICON

31. Par Icon
Dibināts 1995 Štutgartē, 8 īpašnieki, visi darbojas uzņēmumā, līdz 1998
sniedza tikai konsultācijas
Pašfinansēts - nav ārvalstu kapitāls, nav kredītu, nav kontroles no
ārpuses, pašu izaugsmes rādītājs 30%
Vairāk kā 90 darbinieku (2011)
40 darbinieki izstrādē, atbalstam, pakalpojumiem (in-house)
50 profesionāļi klientu projektos
Gada apgrozījums 2011: 9 Milj. €
Vairāk kā 25 DOPE risinājumi ieviesti un darbojas
Vācijā, Austrijā, Šveicē, Luksemburgā
 2 - 3 instalācijas katru gadu
ICON International Software Distribution and Services AG – DOPE
mārketingam, pārdošanai, ieviešanai un uzturēšanai ārpus DACH reģiona