AS Watson maakt gebruik van de oplossingen van ICreative voor de verwerking van de inkoopfacturen.

1. Referentie Case
A.S. Watson Group
De volledige controle van A.S. Watson
Benelux
Het hoofdkantoor van A.S. Watson Benelux
is gevestigd in Renswoude waar ongeveer
650 mensen werkzaam zijn. Rob Wiecherink:
“De A.S. Watson Group maakt deel uit
van een wereldwijd imperium dat in meer
dan 50 landen operationeel is en ruim
240.000 mensen in dienst heeft. Er zijn zes
verschillende core businesses. Retail is er
hier een van, en binnen deze bedrijfstak
is A.S. Watson Benelux actief. Dat het
moederconcern écht recht van spreken
op de wereldwijde markt heeft, lijdt geen
twijfel: in China wordt er minimaal één A.S.
Watson-winkel per dag geopend.”
De drie grootste winkelformules
Kruidvat (1.000+ vestigingen in Benelux;
14.000 medewerkers), Trekpleister
(130+ Nederlandse vestigingen; 1.500
medewerkers) en ICI PARIS XL (280 winkels
in de Benelux en Duitsland; 2.700 mensen
in dienst) verkopen alles op het gebied van
health & beauty. Van tandenborstels tot
zonnebrandcrème en het nieuwste geurtje
van Davidoff: you name it. “Deze producten
worden massaal ingekocht om vervolgens
via onze logistieke centra in Heteren en
Vilvoorde richting de winkels te worden
gedistribueerd. Voor haar inkoopactiviteiten
in de Benelux ontvangt A.S. Watson
ongeveer een miljoen facturen per jaar.”
Rob Wiecherink
Manager Accounts Payable
“A.S. Watson Health & Beauty
Benelux is nu in full control
en alles loopt op rolletjes.
“Dat we best in class zijn,
zoals onze accountant PWC
aangeeft, bewijst een recent
onderzoek naar onze dubbele
betalingen. We hebben drie
boekjaren laten checken, en deze
gespecialiseerde organisatie
heeft slechts een percentage
van 0,0009% aan dubbele
betalingen en 0,0001% aan niet
teruggevorderde omzetbelasting
kunnen ontdekken. Dit zijn te
verwaarlozen percentages.”
Een tube tandpasta of een verfrissende eau de toilette: de kans dat
u deze producten bij een van de winkels van A.S. Watson koopt, is
zeer aannemelijk. De A.S. Watson Group, onderdeel van het Chinese
moederconcern Hutchison Whampoa Limited, is namelijk het bedrijf achter
de winkelformules van onder meer Kruidvat, Trekpleister en ICI PARIS XL.
Wellicht iets minder bekend, maar ook Prijsmepper en Pour Vous maken
onderdeel uit van A.S. Watson Health & Beauty in de Benelux. Op jaarbasis
komen er honderdduizenden facturen binnen die in de ‘oude’ situatie
vaak handmatig moesten worden geaccordeerd voordat de betaling
kon plaatsvinden. Rob Wiecherink, Manager Finance Accounts Payable
bij A.S. Watson Group Benelux: “Facturatie middels XML is nirwana.”

2. Referentie Case
A.S. Watson Group
Efficiency
De energie spat eraf in Renswoude. Het is
een bedrijf dat dagelijks groei wil realiseren,
ook als de wereldwijde economie niet
altijd even goed meewerkt. Het continu
automatiseren van bedrijfsprocessen staat
daarbij hoog op de agenda, zo ook op de
afdeling AP van Rob Wiecherink. “Vroeger
kregen alle binnengekomen facturen een
stempel, werden de facturen gecodeerd
en moest overal een handtekening op. De
gevolgen? Facturen raakten kwijt, of een
budgethouder die moest accorderen was niet
aanwezig. Zodoende hadden we bij wijze van
spreken meer betalingsherinneringen dan
facturen. Veel extra en vaak onnodig werk
dat we tot een paar jaar geleden nog met
60 medewerkers op de afdeling uitvoerden.
Voordat ICreative met Basware om de
hoek kwamen kijken, waren dit zelfs 100
medewerkers. Vandaag de dag doen we veel
meer werk met minder medewerkers. Op dit
moment werken er een kleine dertig mensen
op de afdeling AP waarbij alles veel efficiënter
is ingericht en het proces gesmeerd verloopt.”
Over op EDI
De afdeling Accounts Payable kun je in drie
delen opsplitsen. De eerste tak is meteen de
grootste: hier werken dagelijks tien tot twaalf
FTE’s die de 900.000 handelsfacturen (‘trade-
facturen’) verwerken. “Dit zijn facturen die
wij van leveranciers ontvangen voor alles
wat in onze winkels wordt verkocht. Deze
rekeningen worden via ons zelfgebouwde
matchingsysteem verwerkt en vervolgens
betaald. In de afgelopen jaren kregen we
50 tot 60 procent van de facturen via EDI
binnen, maar dit percentage was te laag en
moest omhoog. Daarom hebben we een
aantal medewerkers vrijgemaakt om een
en ander in kaart te brengen. Binnen een
periode van twee jaar hebben we ervoor
gezorgd dat 99% van alle trade-facturen nu
via EDI binnenkomt. Dit bespaart ons heel
veel intikwerk. Daarnaast lag het percentage
facturen dat automatisch door het systeem
gematcht kon worden rond de 60%. Ook daar
wilden we wat aan doen. En met succes,
want dit percentage is inmiddels naar 95%
gestegen.”
Van de miljoen jaarlijkse facturen komen
er 90.000 tot 100.000 non-trade-facturen
binnen. “Denk daarbij aan rekeningen voor
bijvoorbeeld energiekosten en kosten voor
uitzendkrachten. Van dit aantal komt de helft
per post binnen en de andere helft via mail
en PDF. De PDF-facturen worden door het
systeem en door Basware’s scanningoplossing
herkend. De overige 50.000 stuks dienen
handmatig te worden gescand. Op de
‘Basware’-afdeling zijn 6,5 FTE bezig met
het sorteren, uitpakken en scannen van
deze facturen. Het verwerken van de 10%
van de totale facturenstoom is relatief het
meest arbeidsintensief. We willen daarom
leveranciers meer en meer aanzetten tot het
elektronisch aanleveren van facturen. We
hebben onderzoek gedaan naar onze grootste
leveranciers en hen persoonlijk benaderd.
Binnen een halfjaar was 45% van deze groep
‘over’ en stuurde zij ons vanaf toen facturen
in PDF-vorm. Omdat we een toonaangevende
organisatie zijn en andere partijen graag
zaken met ons doen, hebben veel leveranciers
meteen aan ons verzoek gehoor gegeven.
Binnen drie jaar wil onze organisatie alles
digitaal aangeleverd krijgen.”
Toekomstplannen …
Papier is passé, dat is duidelijk. En
wat nog meer duidelijk is, zijn de
toekomstplannen voor A.S. Watson in de
Benelux: het uitbreiden van PDF én het
aanbieden van XML. “Met ED Ontvangt, de
e-invoicingmodule van ICreative, kan een
organisatie zoals die van ons alle digitale
factuurformaten ontvangen. Zo kun je
nagaan welke klanten reeds digitaal zijn
en mogelijk de overstap naar XML kunnen
maken. Je kunt ook zien welke groep
leveranciers hun eerste stapjes in de richting
van elektronisch factureren nog moeten
zetten. XML is een alternatief voor EDI en is
volledig elektronisch. Deze oplossing kent
vele elementen en instellingen zodat je
alle informatie op een goede manier in je
systeem ontvangt zonder dat daar manuele
handelingen bij komen kijken. XML ziet er
op het scherm voor iedereen hetzelfde uit,
waarbij het niet uitmaakt wie de afzender
van de factuur is. Om kort te gaan: XML is
voor onze onkostenfacturen wat EDI voor de
handelsfacturen is.”
… en toekomstmuziek.
De ontwikkelingen op het gebied van IT
binnen A.S. Watson Benelux zitten in een
stroomversnelling. Zo wil het bedrijf heel
graag een eigen facturenportal, maar is
één en ander is wel afhankelijk van de ICT-
kalender. “Als het aan ons ligt, wordt het voor
onze kleinere leveranciers straks eenvoudig
Over AS Watson
A.S. Watson is de grootste
internationale retailer in Health
& Beauty in Azië en Europa met
meer dan 11.400 vestigingen,
bekende winkelformules en
13 retailmerken. A.S. Watson
Health & Beauty Benelux
is een onderdeel van A.S.
Watson Group. Dit maakt van
ons een internationale speler
op Nederlandse en Belgische
bodem!
Gekozen producten:
Basware, Imageviewer,
IC modules en ED Ontvangt
ERP: Oracle EBS
Inkomende facturen: 1.000.000
Gebruikers: 365
Medewerkers HQ: 650

3. Referentie Case
A.S. Watson Group
hun factuurgegevens op een portal in te
voeren. Deze gegevens komen één op één in
het systeem binnen waarbij wij zelf bepalen
hoe alles eruit komt te zien. Ter illustratie: we
hebben ongeveer 1.400 filialen waar 1.300
verschillende glazenwassers ieder kwartaal de
ramen komen zemen. En als voor elk bezoek
een aparte papieren factuur naar Renswoude
wordt gestuurd, creëert dit onnodig veel
extra werk. Met de introductie van deze
portal kan de glazenwasser zijn gegevens,
ordernummer en het factuurbedrag invoeren
en hoeft hij geen rekening meer per post te
verzenden.”
Samenwerking
Tien jaar geleden maakte A.S. Watson
Benelux kennis met ICreative, en in de
loop der jaren heeft de samenwerking zich
stapsgewijs uitgebreid. “Zo waren wij in
Nederland een van de eerste bedrijven die
op ED Ontvangt is overgestapt. We kunnen
ICreative altijd bereiken en hebben we één
vast aanspreekpunt. Het eerstvolgende
project dat we samen gaan doen en waarbij
ICreative ons gaat helpen, wordt XML-
facturatie. We gaan ED Ontvangt verder
inrichten zodat we facturen direct via XML
kunnen gaan ontvangen. ICreative is hier
de geschikte partij voor en heeft reeds veel
ervaring met XML-facturatie. Dit geldt voor
zowel inkomende en uitgaande facturen. De
eerste leveranciers zijn daar beslissend in.
Zijn de grootste eenmaal ‘om’ en houd je er
slechts nog een aantal over, wordt het meer
een kwestie van copy-paste. Maar voordat die
eerste groep is overgestapt, ben je wel een
paar maanden verder.”
Tien met een griffel
A.S. Watson Health & Beauty Benelux
is nu in full control en alles loopt op
rolletjes. “Dat we best in class zijn, zoals
onze accountant PWC aangeeft, bewijst
een recent onderzoek naar onze dubbele
betalingen. We hebben drie boekjaren
laten checken, en deze gespecialiseerde
organisatie heeft slechts een percentage van
0,0009% aan dubbele betalingen en 0,0001%
aan niet teruggevorderde omzetbelasting
kunnen ontdekken. Dit zijn te verwaarlozen
percentages. Overigens zijn deze dubbele
betalingen allemaal teruggevorderd. Over de
nabije toekomst zou het mooi zijn als onze
leveranciers op z’n minst op PDF kunnen
overstappen. XML is nirwana, maar is nog niet
voor iedereen vanzelfsprekend.”
Over ICreative
ICreative is de Nederlandse Purchase-2-Pay en integraal Document Flow specialist die
multinationals, nationale bedrijven en instellingen bedient. Als Basware & Kofax partner
adviseert, implementeert en onderhoudt ICreative oplossingen voor factuurverwerking,
dynamisch document beheer, e-procurement, e-invoicing, personeelsdeclaraties, budgetbeheer
en gerelateerde financiële processen. Dit doet ICreative met marktleidende oplossingen van
Basware, Kofax en EasyDistribution. Deze sterke en unieke combinatie, samen met de jarenlang
opgebouwde proces- en materiedeskundigheid, maakt ICreative de belangrijkste leverancier in
Nederland.
Oortlaan 2, Ede
info@icreative.nl
+31 (0) 318 493 150
www.icreative.nl