2. A organização de um evento demanda que se
assumam diversos riscos. Por vezes, é difícil prever o
desfecho de certas decisões e as incertezas
costumam ser um tópico constante. O fracasso em
eventos pode ser observado nas mais variadas
formas, a depender de seu escopo. De uma maneira
geral, no entanto, dinheiro é um dos elementos mais
importantes na composição das métricas de sucesso.
Mesmo quando um evento não tem fins lucrativos,
um eventual desempenho ruim na supressão dos
objetivos para ele estabelecidos pode ser
minimizado caso sua execução tenha partido de um
orçamento enxuto. Por isso, a redução de custos é
um tema frequente entre organizadores, sejam os
tempos de crise ou de bonança.
Ainda que a prática, a princípio, seja saudável, pode
suscitar em tomadas de decisão equivocadas que,
aos poucos, minam a credibilidade de um evento. É a
famosa economia burra. Às vezes, ela é observada
em um coffee break minguado que causa leve
irritação nos participantes cujo juízo foi prejudicado
pela fome. Outras vezes, assume a forma de um
fornecedor incapaz de entregar aquilo que
prometeu. Em ambos os casos, parte-se de uma
decisão bem intencionada, porém desacertada e
passível de produzir prejuízos, seja no curto, médio
ou longo prazo.
É por isso que apresentamos o guia rápido para
evitar a economia burra em eventos. Compilando 18
dicas práticas que irão te ajudar a reduzir custos de
maneira inteligente, podendo gerar, inclusive, mais
receita para o seu evento!
INTRODUÇÃO
3. Pode parecer óbvio, mas nem todos os
organizadores realizam um planejamento financeiro
efetivo de seus eventos. É comum observar aqueles
que recebem um orçamento limite, gastando-o a
esmo. Outros apenas priorizam certos gastos em
detrimento de outros. Ao invés disso, considere, de
fato, planejar os seus gastos, alocando de maneira
inteligente os recursos do seu evento e
estabelecendo metas de captação. Para tanto, se
você tiver um histórico de gastos de edições
anteriores ou eventos semelhantes, vale estudá-lo
com cuidado.
PLANEJE OS SEUS GASTOS1
Você provavelmente não acertará o seu
planejamento financeiro logo de cara. Com o tempo,
contudo, a tendência é que ele se torne mais e mais
preciso. Para que isso aconteça, é necessário que
você o monitore com cuidado. Analise a relação
entre gastos planejados e gastos reais. Quanto
menor for a diferença, maior será o seu controle
sobre o evento. Quanto maior for o excesso de
custos reais, maior deverá ser a sua margem de
manobra. Nesses casos, tente descobrir quais foram
os motivos da discrepância.
COMPARE OS GASTOS
PLANEJADOS E OS GASTOS REAIS
2
4. Realize benchmarks com outros organizadores de
eventos, buscando insights sobre redução de
custos, diminuição nos níveis de desperdício ou
novos fornecedores. A partir das dicas que obtiver,
nada impede que você faça correções de rota
durante o percurso, otimizando constantemente os
seus investimentos.
FAÇA UMA REVISÃO CONSTANTE
DAS SUAS AÇÕES
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Quando discernir sobre os gastos do seu evento,
antes de fechar o planejamento, nada melhor do que
reunir a sua equipe, buscando compreender as
necessidades de cada área. Eventualmente, a equipe
de comunicação pode pensar em estratégias que,
em última instância, promovam melhorias a nível
logístico, por exemplo. Esse é também o espaço para
que todos apresentem aquilo que julgam
imprescindível ou de grande potencial para a sua
área. Com um pouco de conversa, pode-se chegar a
um meio termo saudável para todos.
REÚNA A SUA EQUIPE 4