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Cap 2 livro sobre eventos

  1. 1. ORGANIZAÇÃO n: Evzurus Embora sejam inúmeras as dificuldades para organizar eventos, encontram-se, a seguir, alguns cuidados para servir de alerta aos pro- motores de eventos na fase do pré e durante a execução do evento pro« priamente dito: IIUANTIDADE DE PESSOAS Determinar o real número de pessoas é um dos maiores proble- mas a serem avaliados pelo organizador: uma das mais conflitantes situações, comum em even- tos, é o organizador subestimar o real número de convi- dados, convidando mil pessoas, acreditando que só irão comparecer setecentas. E o pior; organizar uma infra-es- trutura para setecentas pessoas e, na realidade, mil com- parecerem ao evento; o planejamento em cima do real número de pessoas es- peradas, gera dificuldade; alguns convidados, após informarem impossibilidade de comparecer, terminam por ir ao evento; já outros confirmam a presença e não comparecem no dia; outra situação são os convidados dos convidados, que comparecem acreditando que, onde entram dois, en- tram três ou quatro, sem diferença alguma. Todos os convidados só deverão ser contatados após elaborada a planilha de custos previsíveis. Não existe varinha mágica para mudar esta dificuldade, porém, com disciplina e um planejamento do real controle de como as ativida- des irão ocorrer, pode-se eliminar, com certeza, pelo menos oitenta por cento do problema. 145
  2. 2. vestir de a consideraç _ j 0 da análise dos convidados: influências regionais ou de j . origem, idosos, crianças, vegetariano f conceitos etc; i s, religiosos, pre- do horário a ser servido como, por exemplo, não ofere- alimento pesado; do tipo de serviço, que deve estar d paço físico, se à francesa, vice ou banquete; cer feijoada à noite, por ser um e acordo com o es- à inglesa, à americana, self-ser- do mobiliário adequado: conforto do convidado X nú- mero de pessoas X espaço fisico;
  3. 3. ORGANIZAÇÃO n: Evrnms ADEIJUAÇÃD nu VESTUÁRIO AO EVENTO É comum, em algumas ocasiões, não se dar importância ao as- sunto vestir de acordo com a ocasião. Há ate' quem diga: "Quem gos- ta de mim deve me receber como eu sou e não como estou". Atitude errada. Em todas as ocasiões, durante o dia ou à noite, devemos nos vestir de acordo com o evento. Eis alguns aspectos a serem levados em consideração: 0 quem determina o traje é o anfitrião, tanto para eventos sociais como profissionais, esportivos ou culturais; I o traje é determinado de acordo com o tipo de evento, seu objetivo, tipo de serviço, local, clima da região e, principalmente, horário da cerimônia; I todos estes quesitos devem ser avaliados em conjunto, não separadamente. Mesmo que o traje não esteja deter- minado no convite, a escolha deve levar em considera- ção os aspectos citados acima; 0 em caso de dúvida, é adequado ligar para o local do evento e perguntar qual é o traje; esta atitude e' preferi- vel, pois demonstra interesse, prestigiando os anfitriões; 0 no convite, deve-se procurar sempre colocar o tipo de traje, pois o discernimento e o óbvio nem sempre ocorrem; 0 hoje em dia, é comum o aluguel de roupas, o que facilita a assertividade; - ao lidar com pessoas, relacíonamo-nos com a linguagem comum a todos - a comunicação. Quanto mais informa- das, mais as pessoas se comportam adequadamente. O importante é que o convidado se sinta bem no evento, comportando-se como o previsto pelos anfitriões. 147
  4. 4. ' ~ CARMEM Zum LOCAL ADEOUADO PARA O EVENTO O local é o cartão de visita, e' a imagem e semelhança do anfitrião. Com certeza, cada vez que se lembrar do local vai lembrar-se, também, do anfitrião. O ANFITRIÃO é quem convida, mas o clube, o hotel, o estado ou o pais e a empresa promotora formam o conceito de ANFITRIÃO. Por isso, e' importante que a escolha adequada do local contemple algims aspectos: - escolha do local X número de pessoas convidadas; 0 organização do local de acordo com a cerimônia, mobi- liário e sua distribuição em consonância com a disponi- bilidade de acesso e locomoção; 0 ventilação do ambiente; 0 acústica, iluminação e decoração apropriadas ao núme- ro de pessoas e ao tipo de cerimônia; 0 facilidade de acesso ao local pelos convidados (lembrar de mapear o local no convite, caso seja de dificil acesso); 0 sinalização do interior do local, como: restaurante, toa- lete, secretaria, sala de imprensa, sala VIP, auditório etc, e do exterior, como: faixas, galhardetes ou estandartes, setas indicativas, enfim, tudo para facilitar o trânsito dos convidados e participantes do evento; 0 ao se escolher o local, deve-se visitar, no mínimo, cinco lugares, ficando com o que ofereça o melhor ambiente para atingir os objetivos do evento; 0 o local adequado ao evento é aquele que leva em conta a responsabilidade com o conforto, _tranqüilidade e segu- rança dos convidados. 148
  5. 5. í- . anfitrião. i também, @tado ou EIÃO. Por alguns i. : v a mobi- TÍ sponi- « " _ime- ORGANIZAÇÃO n: Evrnms Toda vez que, em uma avaliação, o quesito ÉTICA estiver em pri- meiro lugar, mais se acertará na definição do local do evento, preservan- do a boa imagem do promotor. CUMPRIMENTO DA PROGRAMAÇÃO PRÊ-ESTABELECIOA A questão ÉTICA, mais uma vez, é ressaltada. Uma programação bem pensada, detalhada e divulgada é um compromisso. Algumas observações para serem analisadas ao se estabelecer a programação de um evento: 0 o termo programa - o conteúdo a ser realizado ou apre- sentado - é diferente de programação - mais completo, contendo as informações pertinentes ao evento. Como exemplo, num seminário, pode-se apresentar aos interessa- dos no pré-evento somente o programa dos temas a serem abordados pelos palestrantes, o conteúdo, a carga horária e o nome do conferencis- ta. Já na programação apresentam-se as informações complementares: 0 conteúdos dos temas a serem abordados, cargas ho- rárias, palestrantes, dias, horários e as salas onde irão ocorrer as palestras; 0 atividades paralelas, como exposições, e atividades de lazer, turísticas e de entretenimento; 0 premiações, concursos, preços das inscrições, indica- ções de hotéis ou pousadas, formas de pagamento, patrocinador, apoio, empresa promotora e quem trans- porta com menor custo os participantes de outros es- tados ou paises, entre outros aspectos importantes da programação; 0 toda a programação do evento precisa ser cumprida. É possível altera-la, adaptá-la ou fazer ajustes, modificar as atividades, adequando às necessidades ou dificulda- 145
  6. 6. CARMEM Zum des. Todavia, é imprescindível comunicar as mudanças aos convidados ou participantes, justificando-as, prefe- rencialmente, em tempo hábil, mostrando, assim, res- peito aos que compraram a idéia do evento. A programação é definida de acordo com a realidade do evento, além do: 0 espaço físico, número de pessoas, duração e horário; 0 objetivo do evento, o valor dos serviços a serem presta- dos, a metodologia ou dinâmica a ser usada; 0 condutor do evento, empresa promotora, patrocinio e apoios recebidos. Enfim, quem "compra" a idéia de participar em um evento, está comprando sua programação. É desagradável para a imagem da pro- motora não cumprir o estabelecido. Não se admite, por exemplo, convidar as pessoas para um casa- mento, iniciar a cerimônia religiosa às dezenove horas e servir o jantar às três horas da manhã, com a desculpa de que, após a refeição, os con- vidados irão se retirar. Os convidados desejam, sim, participar da ceri- mônia, cumprimentar os noivos, aproveitar a festa e ir para casa, felizes por terem estado no evento! AERADAR A TODOS Não e' fácil agradar a todos, mas pode-se tentar diminuir ao má- ximo todo e qualquer ruido, mal estar ou descontentamento. É impor- tante avaliar previamente o que poderá deixar alguém constrangido, causando uma situação desagradável. Para isso, deve-se analisar e res- ponder alguns aspectos: - quem são os convidados, suas origens e interesses? - qual o seu grau de conhecimento, de experiências e ati- vidades afins? ISO Em: : próximu- . ações des. : conclui PDLÍTICE Ao ; convidado mente a d; Por: : ação, é pci do, veritx apenas u r mesa dire'.

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