PLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DE
  PROJETOS DE ESTRUTURAÇÃO DE
 TAXONOMIA AUTOMATIZADOS PARA
                 ORGANIZAÇÕES


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AGENDA

Conceituando taxonomia e temporalidade documental
Porque as organizações estão em busca da construção
de
d suas t
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Conceituando taxonomia e
temporalidade documental
Conceito de Taxonomia
CONCEITO DE TAXONOMIA


  É um ramo da Teoria da Informação ou Ciência
da Informação que incorporou novos conceitos e
   p...
CONCEITO DE TAXONOMIA




      Taxonomia é uma lista
    crescente de conceitos e
    categorias segundo os
    quais se ...
CONCEITO DE TAXONOMIA


             Trata-se do
    desenvolvimento de uma
        tabela de conteúdo,
                  ...
Conceito de Tabela de
Temporalidade Documental
CRESCIMENTO DA DEMANDA DE ELABORAÇÃO DA

    TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL


                        Eletrônico
     ...
RAZÕES QUE DEMANDAM ESTE TIPO DE TRABALHO




                   ♦      necessidade de se
                         expurga...
O MODELO CONVENCIONAL


♦ Demanda muito
  trabalho e longo prazo
  para conclusão

♦ Transforma-se numa
  responsabilidade...
O NOVO MODELO



♦ Trabalho de rápida
               á
  conclusão
♦ Transforma-se numa
  responsabilidade de
  todos, sob...
ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE   ”NÃO”
                                   NÃO
                                  É A TTD



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ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE   ”NÃO”
                                  NÃO
                                 É A TTD



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CONCEITUANDO CORRETAMENTE O QUE   “É” A TTD
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          ♦ INSTRUMENTO DE GESTÃO
     ...
O INSTRUMENTO DEVERÁ INFORMAR:
                                 Á



♦ O que deverá ser retido ou guardado
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♦ P quanto te...
INFLUÊNCIA NO NEGÓCIO EMPRESARIAL




♦ Minimização de riscos e custos
          ç
           operacionais
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Porque as organizações estão
 em busca da construção de
      suas Taxonomia
CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA


  Delphi Group revela que 84% do conteúdo das
empresas com presença global são textuais,
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CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA




  Profissionais gastam
35% do seu tempo
      d      t
produtivo procurando por
informaçõ...
CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA


Com a globalização e a Internet
                       Internet,
as organizações precisam d...
CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
Como utilizar este recurso para dar
C      tili     t               d
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    precisão à recuperação de
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NATUREZA DAS INFORMAÇÕES



         Conteúdos de
         natureza endógena
         exógena

         Textuais /Bases de...
OTIMIZAÇÃO DE RESULTADOS ATRAVÉS
         Ç
        DO CONTROLE DE VOCABULÁRIO


  Velocidade de recuperação da
informação...
Porque é necessário
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integrar processos de negócio
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C h         t     d
     Conheça as etapas de
implementação de um projeto
 de construção de Taxonomia
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METODOLOGIAS UTILIZADAS



 Existem várias formas de se construir
          uma taxonomia:
  Utilizando taxonomias pré exi...
PASSO A PASSO


1 Análise
    áli

  dados a cerca da infra estrutura do local
                   infra-estrutura
  aplica...
PASSO A PASSO



2 Tecnologia

  Avaliar se o programa que está sendo
  utilizado fornece interfaces com outras
  bases
  ...
PASSO A PASSO



3 Proposta de reestruturação

  Propor ao cliente uma nova
 reestruturação da Taxonomia de acordo
 com os...
PASSO A PASSO



4 Validação

  Validar junto ao cliente a nova
  reestruturação de conceitos e
  agrupamentos

  Validar ...
PASSO A PASSO



5 Prototipar

  Proposta validada

  Teste
  Te te de f
           funcionalidade do modelo por
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PASSO A PASSO



6 Implementar

 implementar seguindo os critérios
 estabelecidos na modelagem




 disponibilizar para o ...
PASSO A PASSO



7 Capacitação

 Treinamento  para  manutenção     da
taxonomia implantada - inclusão de
novos te
 o o ter...
Definição tecnológica para
construção e manutenção da
     taxonomia e TTD
DEFINIÇÃO E MODELAGEM TECNOLÓGICA
Necessidades de tecnologias para implantação do projeto
MODELAGEM BÁSICA CONCEITUAL DA SOLUÇÃO
                                TECNOLÓGICA DOCUMENTAR
                            ...
PRESSUPOSTO BÁSICO




Análise interna dos recursos tecnológicos
visando a potencialização do uso da
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TECNOLOGIAS UTILIZADAS




    Algumas tecnologias voltadas p
      g               g            para este
tema, possibili...
TECNOLOGIAS UTILIZADAS




   Os sistemas têm mecanismos de leitura e
 análise para fornecer de forma automática os
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TECNOLOGIAS UTILIZADAS


 Uso de dicionário
associado aos termos
com regras fonéticas
               é
multilíngüe.
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TECNOLOGIAS UTILIZADAS


Pontos importantes das ferramentas




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TECNOLOGIAS UTILIZADAS


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TECNOLOGIAS UTILIZADAS


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TECNOLOGIAS UTILIZADAS


Pontos importantes das ferramentas

A SOLUÇÃO DEVE OFERECER ACESSO ÀS
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TECNOLOGIAS UTILIZADAS


Pontos importantes das ferramentas
A SOLUÇÃO DEVE SUPORTAR VÁRIOS
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PLAYERS
IMPORTÂNCIA DA PARTICIPAÇÃO
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Quais são os seus cenários
       futuros ?
APLICAÇÕES DE TAXONOMIA




Gestão D
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   Inteligência Competitiva
   ...
APLICAÇÕES DE TAXONOMIA




      As taxonomias,
          taxonomias
  quando usadas para
  uma Intranet podem
          ...
APLICAÇÕES DE TAXONOMIA




    Uma das aplicações mais importantes da
taxonomia no mundo corporativo é reconhecer o
 quot...
APLICAÇÕES DE TAXONOMIA




Pode ajudar na criação
de um mapa explícito e
  funcional da base de
 conhecimento de uma
orga...
PERGUNTAS?



Endereço: Rua Barão de Macaúbas
460,
460 20o andar
          d
30350-090 – Belo Horizonte – MG
Fonefax: (31)...
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Taxonomia Automatizada para Organizações

  1. 1. PLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS DE ESTRUTURAÇÃO DE TAXONOMIA AUTOMATIZADOS PARA ORGANIZAÇÕES Por: Rosália Paraíso Matta de Paula Sócia Fundadora das Empresas Documentar www.documentar@documentar.com.br ( ) (31) 3296-4405
  2. 2. AGENDA Conceituando taxonomia e temporalidade documental Porque as organizações estão em busca da construção de d suas t taxonomia i Como utilizar este recurso para dar precisão à recuperação de informações e à tomada de decisões? Porque é necessário integrar processos de negócios com taxonomia e temporalidade documental Conheça as etapas de implementação de um projeto de construção de taxonomia ç Definição tecnológica para construção e manutenção de taxonomias e temporalidade documental
  3. 3. Conceituando taxonomia e temporalidade documental
  4. 4. Conceito de Taxonomia
  5. 5. CONCEITO DE TAXONOMIA É um ramo da Teoria da Informação ou Ciência da Informação que incorporou novos conceitos e processos com a Tecnologia da Informação
  6. 6. CONCEITO DE TAXONOMIA Taxonomia é uma lista crescente de conceitos e categorias segundo os quais se organizam os conteúdos empresariais.
  7. 7. CONCEITO DE TAXONOMIA Trata-se do desenvolvimento de uma tabela de conteúdo, conteúdo precisa e intuitiva que p permite aos usuários encontrar mais depressa a informação que necessitam, necessitam apresentando um mapa contextual dos resultados da pesquisa p q (organizando a informação relacionada por “mesmo tema”, “mesmo conceito”, t ” “ it ” etc.).
  8. 8. Conceito de Tabela de Temporalidade Documental
  9. 9. CRESCIMENTO DA DEMANDA DE ELABORAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL Eletrônico El ô i Papel
  10. 10. RAZÕES QUE DEMANDAM ESTE TIPO DE TRABALHO ♦ necessidade de se expurgar a coleção ♦ diminuir espaços físicos ou eletrônicos ♦ preservar de forma segura os registros de valia i t d li para a organização
  11. 11. O MODELO CONVENCIONAL ♦ Demanda muito trabalho e longo prazo para conclusão ♦ Transforma-se numa responsabilidade da área de D & I ♦ Cria um relatório impresso guardado ou perdido nas gavetas
  12. 12. O NOVO MODELO ♦ Trabalho de rápida á conclusão ♦ Transforma-se numa responsabilidade de todos, sob a controle t d b t l da área de D& I ♦ Trata-se de um sistema automatizado ♦ Minimiza os riscos de processos, pois é elaborada por consenso
  13. 13. ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO” NÃO É A TTD ♦A Atenção para não confundir uma LISTA ã ã f di DE PRAZOS DE RETENÇÃO com uma TTD
  14. 14. ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO” NÃO É A TTD ♦ LISTA DE PRAZOS DE RETENÇÃO APRESENTA: ⇒ Documento ou lote documental ⇒ Data prevista para expurgo ⇒ É definida por qualquer um que esteja responsável pela remessa ao arquivo inativo i ti
  15. 15. CONCEITUANDO CORRETAMENTE O QUE “É” A TTD É ♦ INSTRUMENTO DE GESTÃO DOCUMENTAL QUE VISA: ⇒ Monitorar de forma segura e automatizada, por espécie documental relacionada a área usuária, que acervo deverá ser preservado a luz de uma metodologia de consenso
  16. 16. O INSTRUMENTO DEVERÁ INFORMAR: Á ♦ O que deverá ser retido ou guardado ¨ ♦ P quanto tempo d Por t t deverá ser mantido á tid ♦ De quem é a responsabilidade da guarda ♦ Em que mídia será preservado Opera como um sistema e não mais como um relatório impresso e eventualmente consultado l tó i i t l t lt d
  17. 17. INFLUÊNCIA NO NEGÓCIO EMPRESARIAL ♦ Minimização de riscos e custos ç operacionais
  18. 18. P i õ tã Porque as organizações estão em busca da construção de suas Taxonomia
  19. 19. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA Delphi Group revela que 84% do conteúdo das empresas com presença global são textuais, dispersos em servidores Web, dentro dos p , departamentos ou nos desktops dos Funcionários”. Algumas intranets corporativas em 2002 eram tão grandes quanto toda a Internet em 1996 – grandes, (Intitute for the future).
  20. 20. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA Profissionais gastam 35% do seu tempo d t produtivo procurando por informações online. 40% deles não consegue dele ão o e e encontrar, nas Intranets de suas empresas, as informações que eles precisam para realizar suas tarefas diz o W ki t f di Working Council of CIOs .
  21. 21. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA Com a globalização e a Internet Internet, as organizações precisam de tecnologias p g para administrar sua comunicação e os repositórios de conhecimentos. Além disso, os relacionamentos disso com o mercado levam a um contexto heterogêneo, gerando um conhecimento abundante, diversificado, importante para o negócio e desatualizável numa velocidade jamais vivida.
  22. 22. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
  23. 23. Como utilizar este recurso para dar C tili t d p precisão à recuperação de p ç informações e à tomada de decisões?
  24. 24. NATUREZA DAS INFORMAÇÕES Conteúdos de natureza endógena exógena Textuais /Bases de Dados /Aplicações /Pessoais Real-time/dinâmicas/ estáticas Sem padrão Segurança
  25. 25. OTIMIZAÇÃO DE RESULTADOS ATRAVÉS Ç DO CONTROLE DE VOCABULÁRIO Velocidade de recuperação da informação ç Baixa revocação com alta precisão Confiabilidade/credibilidade na base de dados corporativa Processo indutivo gerando conhecimento Compartilhamento ativo do capital intelectual corporativo Dentre outros…
  26. 26. Porque é necessário q integrar processos de negócio com t taxonomia e i temporalidade documental
  27. 27. C h t d Conheça as etapas de implementação de um projeto de construção de Taxonomia ç
  28. 28. METODOLOGIAS UTILIZADAS Existem várias formas de se construir uma taxonomia: Utilizando taxonomias pré existentes no pré-existentes mercado Seguindo o macrofluxo do processo empresarial Utilizando um processo de negócio extratégico para a organização Focando em bancos de dados pré existentes pré-existentes na organização (bibliotecas/arquivos)
  29. 29. PASSO A PASSO 1 Análise áli dados a cerca da infra estrutura do local infra-estrutura aplicabilidade da taxonomia que está em uso ( (quando existente) d i t t ) necessidades dos usuários (coleção específica) área de atuação da empresa á ã análise dos processo de negócio necessidades, expectativas e finalidade do produto que vai ser entregue.
  30. 30. PASSO A PASSO 2 Tecnologia Avaliar se o programa que está sendo utilizado fornece interfaces com outras bases se é amigável se possui escalabilidade Suporta customizações que sejam definidas possui recursos para atender as necessidades de uma estrutura de classificação.
  31. 31. PASSO A PASSO 3 Proposta de reestruturação Propor ao cliente uma nova reestruturação da Taxonomia de acordo com os dados que foram levantados na o o d do e fo le t do análise da situação atual e de acordo com a avaliação tecnológica.
  32. 32. PASSO A PASSO 4 Validação Validar junto ao cliente a nova reestruturação de conceitos e agrupamentos Validar junto ao cliente a proposta V lid j li tecnológica
  33. 33. PASSO A PASSO 5 Prototipar Proposta validada Teste Te te de f funcionalidade do modelo por io lid de odelo o amostragem Aprovação da modelagem
  34. 34. PASSO A PASSO 6 Implementar implementar seguindo os critérios estabelecidos na modelagem disponibilizar para o uso
  35. 35. PASSO A PASSO 7 Capacitação Treinamento para manutenção da taxonomia implantada - inclusão de novos te o o termos e / o atualização d b e o ou t li ão da base de dados
  36. 36. Definição tecnológica para construção e manutenção da taxonomia e TTD
  37. 37. DEFINIÇÃO E MODELAGEM TECNOLÓGICA
  38. 38. Necessidades de tecnologias para implantação do projeto
  39. 39. MODELAGEM BÁSICA CONCEITUAL DA SOLUÇÃO TECNOLÓGICA DOCUMENTAR Ó GESTOR PMI CAMADA METODOLOGIA GERIR TAXONOMIA TTD / DOCNET MAPEAMENTO REGISTROS DE GERENCIAMENTO CONTENT INTERFACE INTERFACE DE DE EMAIL MANAGER ERP , CRM e USUARIOS GERENCIAMENTO OUTROS PESQUISAS PROCESSOS DE RISCOS CORPORATIVO GED
  40. 40. PRESSUPOSTO BÁSICO Análise interna dos recursos tecnológicos visando a potencialização do uso da i d t i li ã d d tecnologia já utilizada e/ou outros recursos a serem adquiridos (Taxonomia, d i id (T i TTD, Content Management, GED, workflow, COLD COM workflow COLD, COM, sistema híbrido etc.)
  41. 41. TECNOLOGIAS UTILIZADAS Algumas tecnologias voltadas p g g para este tema, possibilitam criar automaticamente as taxonomias a partir de tópicos de negócio e classificar toda a informação. l ifi t d i f ã Estes aplicativos ainda são capazes de classificar todos os documentos pelos vários ramos do conhecimento estruturado
  42. 42. TECNOLOGIAS UTILIZADAS Os sistemas têm mecanismos de leitura e análise para fornecer de forma automática os conceitos de uma taxonomia pré-concebida ou aceitar uma nova construção manual. ç Os softwares atuais utilizam de regras de classificação sofisticadas, como booleana, ç , , palavra-chave, por repositório e categorização estatística.
  43. 43. TECNOLOGIAS UTILIZADAS Uso de dicionário associado aos termos com regras fonéticas é multilíngüe. Buscas por apelidos, em palavras com erros ortográficos, ortográficos por fonética, por radicais, por expressões p p próximas, com velocidade independente do número de acessos
  44. 44. TECNOLOGIAS UTILIZADAS Pontos importantes das ferramentas Redefinição das regras de eg as categorização de documentos
  45. 45. TECNOLOGIAS UTILIZADAS Pontos importantes das ferramentas Facilidades F ilid d para adicionar novos tó i tópicos ou subtópicos
  46. 46. TECNOLOGIAS UTILIZADAS Pontos importantes das ferramentas Otimização da estrutura da taxonomia para adequação às regras de negócio
  47. 47. TECNOLOGIAS UTILIZADAS Pontos importantes das ferramentas A SOLUÇÃO DEVE OFERECER ACESSO ÀS Ã À INFORMAÇÕES RÉCEM PUBLICADAS Indexação contínua Ajustar se Ajustar-se às freqüências de atualização dos repositórios Permitir indexação por demanda Fazer indexação por lotes
  48. 48. TECNOLOGIAS UTILIZADAS Pontos importantes das ferramentas A SOLUÇÃO DEVE SUPORTAR VÁRIOS IDIOMAS Se adaptar às internacionalizações Alcançar outros mercados Unificar o acesso às bases de informações corporativas
  49. 49. PLAYERS
  50. 50. IMPORTÂNCIA DA PARTICIPAÇÃO Ç HUMANA NO TRABALHO Com toda tecnologia, ainda a presença do profissional de informação é fundamental na construção e manutenção de uma taxonomia. Encontrar o nível ótimo de quot;granulação dos dados - o granulação dadosquot; coeficiente entre a g generalização e o detalhe - ç também constitui um desafio que exige elementos de arbitrariedade e habilidade humanas.
  51. 51. Quais são os seus cenários futuros ?
  52. 52. APLICAÇÕES DE TAXONOMIA Gestão D G tã Documental Corporativa t lC ti Inteligência Competitiva Sites de e-commerce Portais Corporativos Gestão de Conteúdo Projetos de BI Gestão do Conhecimento dentre outras aplicações
  53. 53. APLICAÇÕES DE TAXONOMIA As taxonomias, taxonomias quando usadas para uma Intranet podem p refletir muitas vezes a estrutura organizacional e de o i io l conhecimento e podem ajudar a identificar possíveis melhorias na sua forma de funcionar.
  54. 54. APLICAÇÕES DE TAXONOMIA Uma das aplicações mais importantes da taxonomia no mundo corporativo é reconhecer o quot;raciocínioquot; que permite que funções ligadas à gestão do conhecimento (knowledge management), como a inferência e o armazenamento, sejam parcialmente automatizadas.
  55. 55. APLICAÇÕES DE TAXONOMIA Pode ajudar na criação de um mapa explícito e funcional da base de conhecimento de uma organização auxiliando na avaliação e na administração dos ativos digitais e da propriedade intelectual da empresa
  56. 56. PERGUNTAS? Endereço: Rua Barão de Macaúbas 460, 460 20o andar d 30350-090 – Belo Horizonte – MG Fonefax: (31) 3296 4405 ( ) site: www.documentar.com.br e-mails: documentar@documentar.com.br rosalia.paraiso@documentar.com.br

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