Le tutoriel DigitaleBox vous accompagne dans vos premiers pas sur l'outil, vous permet de rapidement constituer votre base de données, lancer votre premiere campagne de masse ou ciblées (Email, DM, SMS) ou encore gérer vos réseaux sociaux.

1. Logiciel d’organisation de communautés
DigitaleBox
Tutoriel version entreprises & administrations
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2. Sommaire
A. Importez un maximum de contacts
1. Connectez tous vos réseaux sociaux
2. Importez tous vos fichiers
2.1 Importation de base
2.2 Importation avancée
3. Vos listes d'envois, vos contacts emails.
B. Gérez vos contacts, segmentez votre base de données.
1. Ajouter un contact manuellement.
2. Modifier ou supprimer un contact.
3. Les mots clefs.
4. Lancer une recherche avancée dans la base de données.
5. Sauvegarder un résultat de recherche, segmenter la base.
C. Communication de masse ou ciblée​​(Email, Twitter, SMS)
1. Préparer votre message.
2. Lancer une campagne de masse ou ciblée.
3. Suivre vos campagnes avec les statistiques avancées.
D. Trouvez de nouveaux contacts partageant vos centres d'intérêts.
E. Programmez vos publications
F. Système
Pour mieux vous guider les manipulations apparaissent en bleu
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3. ​A. Importez un maximum de contacts
DigitaleBox vous permet de centraliser toutes vos données en une base de données unique quel que
soit le format, désormais vous allez synchroniser automatiquement tout nouveau contact sur les
réseaux sociaux, abonné newsletter, pas d’évènement sans aucune opération manuelle.
1. Connectez tous vos réseaux sociaux
Connectez vos comptes sociaux en un clic à votre DigitaleBox.
Cliquez sur connexion ​à la gauche de votre interface.​​Voir vidéo
Vos amis, followers, fans seront importés en une fois et synchronisés à chaque nouvel arrivant.
Connectez votre Page Facebook (connectée à un profil Facebook ayant tous les droits administrateurs).
Votre Compte Twitter principal.
Votre profil Linkedin (porte parole, dir com, CEO de l’entreprise) ainsi que la page linkedin de la
campagne ou de l’entreprise.
2. Importez tous vos fichiers
Importez tous vos fichiers Excel converti en CSV, les fichiers de contacts clients, listes de contact
newsletter. Ces contacts une fois importés sont affichés sur l'outil de cartographie et les données
seront croisées dans votre base de données.
Le format d’importation peut être modifié depuis ​Système > champs customisables
2.1 Importation de base
Dans Communauté > Importation
Le format d’importation de base est le suivant (dans votre fichier CSV la premiere ligne ne doit pas etre
l’intitulé, la ligne 1 doit etre les informations de contacts.
<PRENOM>,<NOM>,<EMAIL>,<MOBILE>,<ADRESSE_POSTALE>,<CODE
POSTAL>,<VILLE>,<SEX>,<DATE_DE_NAISSANCE>,<NOTES>,<ADRESSE 2>
Sexe:​Inconnu-0, Femme-1, Homme-2.
​CELLULAIRE:​Doit être renseigné au format international
Date de naissance:​YYYY-MM-DD renseignez 0000-00-00 si inconnu
Code postal:​14390
ADRESSE_POSTALE:​27 Avenue Pasteur
VILLE:​Cabourg
Champ inconnu:​Renseignez N/A si il vous manque une information.
Ex: Daniel,Vetori,daniel@yahoo.com,N/A,N/A,N/A,2,N/A
Notes:​Text
Nombre maximum de lignes:​100000
ADRESSE 2:​TEXT
Contactez-nous pour tout accompagnement à l'importation des fichiers support@digitalebox.fr
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4. 2.2 Importation avancée
Communauté > Importation avancée
Le module permet d’importer simultanément jusqu’à 5 fichiers de 20 000 contacts chacun en file
d’attente, soit 100 000 fiches simultanément.
L’importation avancée permet d’uploader des fichiers déjà très qualifiés, notamment des fichiers
comportant un grand nombre de mots clefs différents.
Exemple dans le même fichier :
Ligne 1 : Martin,Dupont, mot clef : médecin,
Ligne 2 : Jacques,Martin, mot clef : fonctionnaire,
Comment procéder ?
Un nouveau champ est apparu dans votre format d’importation ​<MOTS_CLEFS>
Format:​<PRENOM>,<NOM>,<EMAIL>,<MOBILE>,<ADRESSE>,<CODE_POSTAL>,<VILLE>,<SEXE>,<DATE_
DE_NAISSANCE>,<NOTES>,<MOTS_CLEFS>
Tous ​vos mots clefs doivent être tous réunis dans la même colonne dans votre fichier, dans l’ordre
indiqué par le format. Les mots clefs pas encore créés dans votre compte le seront automatiquement.
Le fichier CSV doit être compressé en fichier ZIP
Nous contacter pour une démonstration support@digitalebox.fr
3. Vos listes d'envois, vos contacts emails.
Connectez votre compte Mailchimp si vous en avez un, DigitaleBox synchronisera automatiquement
chaque nouvel abonné à vos lettres d'information avec le reste de vos données. Vous utilisez un autre
système d'envoi d'email ?
Rendez-vous dans Système > Configuration​, copiez collez le code de contact newsletter et coller le sur
vos blogs et sites internet, chaque nouvel inscrit sera synchronisé directement avec votre base
digitalebox.​​Voir la vidéo
B. Gérez vos contacts, segmentez votre base de données.
La base de données vous permet de manager tous vos contacts, de les gérer par segments ou groupes
de contacts, les cartographier, les organiser pour votre stratégie.
1. Ajouter un contact manuellement.
Comme nous l’avons vu précédemment dans A.2 il est possible d’importer des fichiers de contacts,
mais il est aussi possible d’ajouter des contacts manuellement
Aller à ​Communauté > Recherche dans la base > Ajouter un contact (bouton bleu).
Il vous faudra à minima renseigner les champs « Prénom » et « Nom », l’occasion aussi de commencer
à renseigner la fiche dans le champ « Notes » ou de le rajouter à un groupe de contact avec un « mot
clef » (voir B.3). Exemple le contact est medecin : ajoutez le mot clef « profession libéral » à sa fiche.
2. Modifier ou supprimer un contact.
La base de données vous montre les contacts les plus récents dans la base de données, qu’ils viennent
des réseaux sociaux, d’une page d’évènement ou d’une pétition, etc…
Vous avez la possibilité d’utiliser les filtres dans la base de données pour modifier ou supprimer la
fiche souhaitée, ​cliquez sur le crayon en bout de ligne de chaque fiche contact pour modifier, ou sur la
poubelle pour supprimer un contact.
3. Les mots clefs.
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5. Dans B.1 nous avons évoqué l’ajout de mots clefs sur une fiche contact, les mots clefs peuvent être
gérées depuis ​Communauté > Mots clefs
Vous pouvez créer les mots clefs de votre choix pour qualifier au maximum votre base de données ex :
« professions libérales » « amateur de foot », etc…
Les mots clefs différent d’un champ dans la base de données, en effet ils sont dynamiques et vous
permettent de qualifier automatiquement des contacts à chacune de leurs interactions.
Exemple : un participant à un évènement se verra automatiquement attribué le mot clef attaché à la
page évènement par son créateur, idem pour les pétitions, idem pour les réseaux sociaux (voir B).
Les mots clefs une fois créés pourront être confrontés aux filtres dans ​Communauté > Recherche
avancée.
Exemple recherche 1 : aucun filtre utilisé, mot clef « football » = tous les contacts marqués par le mot
clef football apparaissent.
Exemple recherche 2 : filtre code postal 92200, mot clef « football » = seuls les contacts marqués «
football » résidant au code postal 92200 apparaissent.
4. Lancer une recherche avancée dans la base de données.
La base de données vous permet de ​lancer des recherches par filtres : « Prénom » « Nom » « code postal
» « sexe » etc…
Exemple si vous souhaitez trouvez les femmes entre 45 et 65 ans, vous sélectionnerez le Sexe : Femme
et l’âge : 45-65.
Mais aussi par Mots Clefs​, vous pouvez confrontez les filtres et les mots clefs comme expliqué
ci-dessus en B.3
Par contre si vous utilisez 2 mots clefs dans votre recherche, « football » et « rugby » le résultat de
recherche vous montrera les contacts étant marqués par « football » ou « rugby ».
5. Sauvegarder un résultat de recherche, segmenter la base.
Dans Communauté > Recherche avancée > Sauvegarder la recherche.
Chaque résultat de recherche peut être sauvegardé, les critères de la recherche seront ainsi sauvés,
ceci permet de mettre à jour la liste à chaque nouveau contact entrant.
Exemple : à chaque nouveau contact dans la base avec le mot clef « football » le contact apparaitra
dans toutes les recherches sauvegardées incluant ce critère.
Vous pouvez voir vos différentes recherches sauvegardées, modifier les critères ou les supprimer à
Communauté > Recherches sauvegardées.
​C. Communication de masse ou ciblée​​(Email, Direct Message Twitter, SMS)
Préalable : Avant d’envoyer un email ou SMS, transmettez à support@digitalebox.fr l’adresse email émetteur
ou le nom de l’émetteur SMS pour vos communiqués, nous effectuerons pour vous le paramétrage.
1. Préparer votre message.
Aller à Communication > Modèle de message > Cliquer sur ajouter un modèle.
Le modèle de message propose un champ pour chaque canal disponible : Email, Direct Message
Twitter, SMS. Chaque champ devra être rempli même si vous ne les utilisez pas tous. (à minima 1
caractère).
Le champ Email de DigitaleBox vous permet d’importer des Templates si vous en avez déjà à votre
disposition.
Dans le champ Email, ​aller sur Outil > Code source ​vous pourrez copier/coller le code de votre
template ici.
Si vous ne disposez pas de Template Email, vous pouvez en créer un rapidement à partir de nos
Templates modifiables, cliquez sur la boite de couleurs dans les menus d’outils.​​Voir vidéo.
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6. 2. Lancer une campagne de masse ou ciblée.
Aller à ​Communication > Nouvelle campagne​​Voir la vidéo
Chaque recherche sauvegardée peut devenir une liste d’envoi d’une campagne de communication.
Une fois dans Nouvelle campagne, il vous est proposé d’envoyer votre campagne en 4 étapes
successives.
Commencer par choisir le canal privilégie : un Email ou un Direct Message privé Twitter ou un SMS à
chaque personne de cette liste, ou All (chaque personne de la liste recevra le message 1 fois selon le
canal disponible).
Choisissez la liste de contacts.
Choisissez le modèle de message.
Faites un test de votre message pour vous assurer que le titre et texte ne contient pas de coquilles ou
que les liens s’ouvrent bien.
3. Suivre vos campagnes avec les statistiques avancées.
Aller à Communication > Campagnes envoyés
Les statistiques vous permettent de suivre pour l’emailing qui ouvre votre mail, qui clique sur les liens
et quels sont les liens qui ont été cliqués.
Les statistiques pour les Direct Message Twitter et SMS vous indiqueront uniquement si les messages
ont été délivrés.
D. Trouvez de nouveaux contacts partageant vos centres d'intérêts.
Aller à Communauté > Activité sociale > Mots Clefs
Choisissez les centres d'intérêts, les associations de mots, qui vous permettront de détecter de
nouveaux contacts. Exemple : "bouchon Grenoble" vous permettra d'identifier des usagers des axes
autoroutiers de votre région. Un seul mot risque de ne pas être assez restrictif, Exemple
:"entrepreneur" est utilisé dans plusieurs langues, méfiez-vous aussi de ne pas cibler un langage trop
militant inconnu de vos sympathisants.​​Voir la vidéo
Une fois identifié, les conversations apparaitront dans Communauté > Activité sociale
Engagez une conversation, ces parfaits inconnus ont au moins un point commun avec vous, l'occasion
d'une poignée de main virtuelle, de vous faire connaitre, n'hésitez pas à personnaliser vos messages
comme vous le feriez sur un marché.
E. Programmez vos publications
Aller à Communauté > Activité sociale > Publications
Vos contenus peuvent désormais être programmés à l'avance et diffusés sur les réseaux sociaux.
Facebook (Page et Profil), Linkedin (Page et Profil) et Twitter.
Un message adapté à chaque réseau
> L'audience de Facebook, grand public est très différente de celle de Linkedin, adaptez le même
message en fonction du réseau, vous disposez de 500 caractères sur FB, 700 sur Linkedin, soyez concis
sur Twitter 140 caractères.
> Toutes les études montre que plus de 40% des conversations politiques ont lieu sur Twitter, mais ne
négligez pas Linkedin qui est en pleine croissance sur ce sujet, surtout si l'audience Linkedin, urbain,
très éduqué et CSP+ correspond à votre cœur de cible. Pour en savoir plus ​consultez notre article de
blog​sur le même sujet.
Découvrez les bonnes pratiques de publications à travers nos articles de blog :
#Twitter Après la création du compte, bien compléter son profil
#Twitter Réussir ses premiers tweets
Combien de fois par jour pouvez vous poster sur les réseaux sociaux
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7. #Twitter Uploader les photos et infographies aux bonnes dimension
Tweetez, Publiez le week end
Combien de fois pouvez-vous poster le même contenu sur les réseaux sociaux ?
La fin du Tout-Facebook
F. Système
Système > Configurations
1. Emetteur Email.
Paramétrer votre compte en quelques étapes, définissez votre adresse email émetteur ainsi que votre
Nom émétteur. Privilégier les adresses propriétaires ex : charles​@​degaulle.com plutot que les adresses
emails gratuites qui vous exposent aux spams ex: ​charlesdegaule@gmail.com​.
Pour valider votre adresse email vous devez prendre contact avec ​support@digitalebox.fr
2. ​Formulaire de contacts.
Les formulaires peuvent etre collé sur vos sites, blogs et autres formulaires de contacts pour récuperer
les données directement depuis votre site vers votre base de données DigitaleBox.
Ex: votre bouton de newsletter synchronisera les données de vos abonnées directement dans votre
base de données depuis votre site.
Pour tout intégration veuillez prendre contact avec ​support@digitalebox.fr
N'hésitez pas à nous solliciter !
Le Lab ​DigitaleBox
support@digitalebox.fr
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