sistema de informacion gerencial

1. Hermes cerón Pabón
diego Fernando Sánchez

2. BATERIAS MAC S.A. es la red más grande de comercialización
de baterías, autopartes, conductores eléctricos, equipos de
diagnóstico automotor y prestación de servicios de mecánica
automotriz rápida en Colombia.
Actualmente opera bajo un esquema de organización matricial,
en cabeza de una Presidencia a la que le reportan cinco unidades
de negocio:
• Unidad de Ventas Mayor y Tele mercadeo
• Unidad de Centros de Servicio
• Unidad Industrial
• Unidad de Compras, Distribución y Logística
• Unidad de Cartera y Servicios Administrativos

3. Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre
personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados
sistemas de información- orientados a solucionar problemas
empresariales. Los SIG o MIS (también denominados así por sus
siglas en inglés: Management Information System) se diferencian
de los sistemas de información comunes en que para analizar la
información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades
operacionales de la organización. Académicamente, el término es
comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos
de gestión de la información vinculada a la automatización o
apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de
apoyo a la decisión, Sistemas expertos y Sistemas de información
para ejecutivos).

4. La compañía BATERIAS MAC S.A, no cuenta con un sistema de
información gerencial, confiable, seguro, de fácil manejo, que
le permita a los directivos tomar decisiones importantes e
inferir con la información disponible con el fin de proyectar sus
ventas, recaudos y rotación de inventarios. Permitiendo
generar mayores utilidades a la compañía.
En los últimos meses se ha podido establecer la disminución de
las ventas, al igual que la edad de la cartera, debido a que los
recaudos también han disminuido, por otro lado el valor de
inventario se ha aumentado sustancialmente, lo cual genera un
costo financiero muy alto.

5. Aumentar los ingresos por ventas de repuestos
automotores, mediante campañas agresivas de
ventas a todos clientes que se tiene buscando una
mayor idealización, al igual que incentivar los
recaudos mediante campañas de descuentos
financieros por pronto pago, para lo cual es
necesarios conocer mediante reportes gerenciales
cual es realmente los clientes que han disminuido
las ventas, al igual aquellos que en los últimos
meses han aumentado la edad de la cartera por
falta de pagos.

6. Mejorar los rublos de las ventas a clientes que son potenciales.
Recuperación de cartera.
Establecer un buen niveles de inventarios
Manejo de un sistema de información gerencial que permita
tener la información a tiempo para poder tomar decisiones
oportunas.

7. La solución propuesta está conformada por los siguientes elementos:
Diseño e Implementación de un Bodega de Datos con los siguientes DataMart:
Ventas
Inventario
Cartera
Recaudo
Implementación de una solución de software para la visualización de la información de la Bodega de
Datos.
Estos componentes se integran para generar una solución que apoye los procesos de control,
seguimiento y toma de decisiones, facilitando un acceso rápido a la información crítica de la
organización y presentando interfaces sencillas para optimizar el análisis de la misma por parte de los
usuarios finales.
Estos reportes serán una herramienta vital para la generación de estrategias para el aumento de las
ventas y recaudos, logrando la recuperación de la cartera y el óptimo manejo de niveles de inventarios
con estrategia de justo a tiempo y no generar gastos financieros de costosos inventarios de baja
rotación.

8. Desarrollar un sistema de información, que sea una
herramienta de Business Intelligence diseñada para optimizar
los procesos de administración y análisis de la información
crítica de las organización, eliminando la carga operativa que
se genera alrededor de la obtención de la misma y
presentando datos oportunos para facilitar los procesos de
toma de decisiones a nivel directivo.
El sistema de información será el enlace ideal entre las
actividades diarias y la estrategia organizacional, permitiendo
verificar como las Gerencias y Unidades de Negocio de la
Organización apoyan el cumplimiento de los objetivos
estratégicos planteados.

9. Facilidad para realizar análisis personalizados por cada usuario sin ningún conocimiento
técnico.
Flexibilidad para la creación, actualización o eliminación de indicadores de acuerdo a la
evolución de los procesos de medición de la empresa.
Reducción de los costos asociados al manejo de indicadores, creación de reportes, etc. al
disminuir de manera significativa la carga operativa de los mismos.
Confiabilidad y disponibilidad permanente de la información (generación periódica y
automática).
Facilidad en el análisis de la información, permitiendo hacer diferentes tipos de consultas y
utilizando diversas formas de visualización gráfica para una mejor comprensión de los datos.
Optimización de los tiempos en las juntas directivas, elaboración de informes, reuniones de
avance, etc.
Evaluación del cumplimiento de las metas establecidas cada una de las Gerencias y Unidades de
Negocio de la Organización, permitiendo mostrar resultados concretos sobre la gestión de cada
uno de los mismos.
Control de la planeación estratégica de la organización, permitiendo asociar indicadores de
gestión a cada uno de los objetivos estratégicos, con el fin de verificar su cumplimiento en el
tiempo.
Apoyo en la implementación de la metodología Balanced Scorecard, permitiendo estructurar la
planeación bajo las cuatro perspectivas (financiero, clientes, procesos internos y aprendizaje y
desarrollo).
Aumento de la productividad de los empleados en los diferentes niveles organizacionales.

10. Extracción automática o con archivos planos desde las diferentes bases de datos y sistemas de la
Organización.
Manejo de una estructura piramidal que permite definir diferentes niveles del Balanced Scorecard que
a su vez hagan parte de uno principal.
Manejo de cubos para optimizar el análisis de información.
Almacenamiento de datos históricos, de manera que se puedan realizar análisis comparativos entre
distintos periodos de tiempo para encontrar tendencias y patrones de comportamiento.
Captura de información por pantalla y a través de Excel.
Generación de consultas personalizadas por usuario
Almacenamiento de consultas favoritas.
Generación de Informes personalizados.
Exportación a formato Excel y PDF.
Sistema de semáforos para visualización de alertas (rojo, amarillo o verde, de acuerdo a las metas
establecidas).
Utilización de relaciones causa-efecto y análisis multidimensional para hacer drill down sobre los
indicadores, permitiendo hacer fácilmente un análisis que vaya de lo general a lo particular.
Utilización de relaciones causa-efecto y análisis multidimensional para hacer drill down sobre los
indicadores, permitiendo hacer fácilmente un análisis que vaya de lo general a lo particular.

11. METAS
Proceso Magnitud Unidad de
medida
Descripción Semana 01 Semana 02 Semana 03 Semana 04
Ventas por
líneas
20000 Unidad Incentivar las
líneas de ventas
que estén mas
bajas en ventas
5000 5000 5000 5000
Implementar
un sistema de
información
Gerencial en
un lapso de
(3)meses
60
(semanas)
Proceso Implementar los
diferentes
reportes
financieros y
comerciales que
permitan tener
un diagnostico
de los
problemas de
ventas, recaudos
y inventarios.
20 20 10 10
Implementar
una política
de inventarios
40 (días) proceso Se debe
proyectar los
pedidos de
inventarios de
acuerdo a las
ventas, por lo
menos con una
rotación de
inventarios de
30 días
10 10 20 20

12. Indicadores de objetivos y productos
Nombre del
indicador
Formula del
indicador
Estado inicial Valor esperado Período
Ventas por línea Unidad 0% de ventas
perdidas
45% del
incremento de las
ventas
diario
Recaudos por
cliente
Proceso 0% Clientes con
cartera vencida
70% de los
clientes tengan una
cartera con
rotación de 60 días
documentados.
5 semanas
Rotación de
inventarios
Proceso 10% de ventas
perdidas , por falto
de inventarios
Rotación de
inventarios a 45
días
5 semanas

15. La implantación se realiza con el fin de que el software funcione
adecuadamente y con el objetivo de garantizar que lo usuarios
estén en capacidad de utilizar la aplicación de la manera más
efectiva para el logro de sus objetivos. La implantación incluye:
Instalación del servidor
Pruebas del servidor Pruebas de interacción con las bases de
datos externas
Pruebas de funcionalidad de la aplicación
Capacitación a los usuarios
Capacitación al Administrador del Sistema.
Los indicadores que no puedan ser extraídos desde la bodega de
datos deberán ser alimentados manualmente o a través de las
tablas propias del sistema.

16. El desarrollo de la Bodega de Datos se hace con el objetivo de
optimizar la generación y acceso detallado a la información
más crítica de la organización. Una vez creada y alimentada la
bodega de datos, el acceso a la información se hará a partir
del software, el cual permitirá que los usuarios naveguen con
facilidad por la información de la manera que lo desee.
Algunas de las características del Datamart son:
Posibilidad de realizar análisis de información en múltiples
dimensiones.
Utilización de tecnología OLAP para optimizar los tiempos
de generación de las consultas y reportes.
Integración con el sistema gerencial de indicadores para
hacer análisis de dril down.

17. De acuerdo con el levantamiento de requerimientos realizado, bodega de datos a construir tendrá las siguientes
características:
Datamart de Ventas:
Dimensiones
Las dimensiones indican las posibilidades de análisis y cruces información que se podrán hacer en la Bodega de Datos.
Unidad de Negocio
Vendedor
Referencia
Linea
Cliente
Regional
Sucursal
Forma de Pago
Fecha
Medidas
Las medidas indican los posibles datos que serán analizados por los usuarios:
 Venta en Cantidades
Venta en Valores
Costo de Ventas

18. Dimensiones
Las dimensiones indican las posibilidades de análisis y cruces información que se podrán
hacer en la Bodega de Datos.
Unidad de Negocio
Vendedor
Cliente
Regional
Sucursal
Fecha de Vencimiento
Fecha de Emisión
Rango de Edad Cartera
Medidas
Las medidas indican los posibles datos que serán analizados por los usuarios:
Días
Valor
Saldo

19. Dimensiones
Las dimensiones indican las posibilidades de análisis y cruces información que se podrán
hacer en la Bodega de Datos.
Unidad de Negocio
Vendedor
Cliente
Regional
Sucursal
Forma de Pago
Fecha Recaudo
Medidas
Las medidas indican los posibles datos que serán analizados por los usuarios:
Días
Valor
Saldo

20. Para la visualización de la información contenida en la bodega de datos, el usuario
tendrá las siguientes posibilidades:
Creación ilimitada de consultas multi-dimensionales
Estas son consultas personalizadas en las que el usuario podrá hacer los cruces de
información que requiera y guardar dichos análisis para ser utilizados
posteriormente
En la implementación dejará creadas 10 consultas multi-dimensionales para que
sean usadas por los usuarios.
Acceso a reportes dinámicos
Estos son reportes que se dejan predefinidos y se construyen con los usuarios en el
proceso de implementación.
Los reportes tienen opciones de filtros y cruces de información predeterminados, de
manera que dan diferentes opciones de análisis a los usuarios.
La principal ventaja de los reportes son su facilidad de uso y la velocidad en su
generación ya que toda la información es pre calculada.

21. PARTICIPACION DE VENTAS POR LINEA TOTAL DE VENTAS LINEA SOBRE
TOTAL DE LAS VENTAS
PARTICIPACION DE VENTAS POR
CLIENTE
TOTAL DE VENTAS DEL CLIENTE
SOBRE TOTAL DE LAS VENTA
PARTICIPACION DE VENTAS POR
REGIONAL
TOTAL DE VENTAS DE LA
REGIONAL SOBRE TOTAL DE LAS
VENTA
PARTICIPACION DE VENTAS POR
SUCURSAL
TOTAL DE VENTAS DE LA
SUCURSAL SOBRE TOTAL DE LAS
VENTA
INFORMES DEVENTAS

22. ANALISIS DE VENCIMIENTO POR
REGIONAL
DIAS DE VENCIMIENTO ES IGUAL A
LA FECHA DE LA FACTURA MENOS
LA FECHA DE CORTE, Y ORDENADO
EN FORMA DESCENDENTE
ANALISIS DE VENCIMIENTO POR
SUCURSAL
DIAS DE VENCIMIENTO ES IGUAL A
LA FECHA DE LA FACTURA MENOS
LA FECHA DE CORTE, Y ORDENADO
EN FORMA DESCENDENTE
ANALISIS DE VENCIMIENTO POR
VENDEDOR
DIAS DE VENCIMIENTO ES IGUAL A
LA FECHA DE LA FACTURA MENOS
LA FECHA DE CORTE, Y ORDENADO
EN FORMA DESCENDENTE
ANALISIS DE VENCIMIENTO POR CLIENTE DIAS DE VENCIMIENTO ES IGUAL A
LA FECHA DE LA FACTURA MENOS
LA FECHA DE CORTE, Y ORDENADO
EN FORMA DESCENDENTE

23. De acuerdo a las necesidades detectadas hasta el momento se
plantea el un cronograma de dos (3) meses para la implantación.
Dicho cronograma será ajustado en la etapa de planeación del
proyecto dependiendo del recurso humano disponible y de otras
necesidades puntuales detectadas-

24. LIBRO SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
JULIO AMAYA AMAYA
GOOGLE
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informaci%C3%B3n
_gerencial.
http://html.rincondelvago.com/sistema-de-informacion-
gerencial.html.
www.ilazarte.com.ar/mt-
static/blog/archives/sig_introduccion.ppt.
www.monografias.com/.../información-
gerencial/informacion-gerencial.shtml.
www.bateriasmac.com.
www.coexito.com.co.