Materi Dasar tentang Microsoft access database seperti type-type data pada microsoft access dan object-object pada microsoft access

1. Microsoft Access Database [By Dewa] Page 1
A. Teori Dasar
- Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang
digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan
kapasitas yang besar.
- Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu
dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi
antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.
B. Cara Menggunakan
1. Pertama Anda Harus Menginstall Terlebih dahulu software microsoft office. Yang bisa anda
unduh di http://office.microsoft.com atau http://office.microsoft.com/access
2. Setalah software tersebut terinstall lalu klik
tombol start -> all programs -> microsoft office -> microsoft office acess 2007
3. Lalu untuk membuat database baru klik button “Blank Database”
4. Kemudian pada form “Blank Database” isikan filename sesuai dengan apa yang anda
inginkan di sini saya mengisinya dengan “database-dewa.accdb”
Kemudian Klik button “Create”

2. Microsoft Access Database [By Dewa] Page 2
C. Type-Type Data Pada Microsoft Access 2007
TYPE DATA KETERANGAN UKURAN
Teks Merupakan tipe data bawaan yang akan
dipilihkan Microsoft Access (default) ketika suatu
field baru diciptakan. Tipe ini digunakan untuk
menyatakan teks atau data yang bisa
mengandung huruf, angka, dan karakter-karakter
yang lain seperti tanda * dan Contoh: nama
orang, alamat, dan bahkan untuk angka yang
tidak dimaksudkan
Maksimum 225 Karakter
Memo Merupakan Data Teks Berukuran Besar Dapat Mencapai 65.535
Karakter
Number Merupakan tipe data untuk suatu nilai bilangan
yang bias dihitung. Ada bermacam-macam pilihan
lebih lanjut untuk nilai ini, yang akan dijelaskan
pada tabel detil berikutnya.
1, 2, 4, 8 atau 16 byte
tergantung tipe detilnya
Date/Time Nilai jam dan tanggal dimulai dari tahun 100
sampai dengan 9999
8 byte
Currency Merupakan tipe data untuk nilai uang.
Keakuratan sampai 15 digit di sebelah kiri tanda
pecahan dan 4 digit di sebelah kanan tanda
pecahan.
8 byte
AutoNumber Menyatakan nilai yang urut. Nilai dibangkitkan
oleh Microsoft Access dan tak dapat diubah oleh
pemakai.
4 byte
Yes/No Menyatakan data yang hanya memiliki dua
kemungkinan nilai saja. Contoh, benar atau salah,
pria atau wanita.
1 bit
OLE Object Menyatakan data objek seperti lembar kerja
Excel, dokumen Word yang dihubungkan atau
dilekatkan ke Microsoft Access
Sampai 1 GB
Hyperlink Menyatakan data alamat hyperlink (misalnya
digunakan sebagai alamat web atau untuk
melompat ke Word)
2084 Karakter
Lookup Wizard Memungkinkan berhubungan dengan nilai pada
tabel lain melalui fasilitas kotak daftar (list box)
atau kotak kombo (combo box)
4 byte

3. Microsoft Access Database [By Dewa] Page 3
D. Object yang ada pada Microsoft Access
1. Table
Database adalah kumpulan data yang disusun dalam daftar yang saling terhubung. Pada
Access, data disimpan dalam tabel, tabel merupakan elemen paling penting dalam
database. Tabel disusun dalam kolom vertikal dan horisontal baris Dalam Access, baris
dan kolom disebut sebagai Records dan Fields. Field adalah lebih dari sekedar kolom: itu
adalah cara untuk mengorganisasikan informasi dengan jenis data yang sama. Setiap
bagian dari informasi dalam kolom/field adalah dari jenis yang sama. Misalnya, setiap
entri dalam field yang disebut "Nama" akan menjadi nama, dan setiap entri di field yang
disebut "Alamat" akan menjadi alamat. Demikian juga, sebuah record lebih dari sekedar
baris - itu merupakan unit informasi. Setiap sel dalam suatu baris merupakan bagian dari
baris itu. Perhatikan bagaimana setiap record meliputi beberapa fields. Meskipun
informasi dalam setiap record diatur dalam fields, itu merupakan bagian informasi lain
dalam baris/record itu. Lihat nomor di sebelah kiri setiap baris? Itulah nomor ID yang
mengidentifikasi setiap record. Nomor ID untuk rekord mengacu pada setiap bagian dari
informasi yang terdapat pada baris itu. Tabel baik untuk menyimpan informasi yang
saling terkait erat. Katakan bahwa Anda memiliki roti dan memiliki database yang
meliputi tabel dengan nama pelanggan Anda 'dan informasi seperti nomor telepon
mereka, alamat rumah, dan alamat email. Karena potongan-potongan informasi adalah
semua rincian tentang pelanggan Anda, Anda akan memasukkan mereka semua di table
yang sama. Setiap pelanggan akan diwakili oleh catatan unik, dan masing-masing jenis
informasi tentang para pelanggan akan disimpan di fieldnya sendiri. Jika Anda
memutuskan untuk menambahkan informasi lagi - misalnya, ulang tahun pelanggan -
Anda hanya akan membuat field baru dalam tabel yang sama.
2. Form
Form yang digunakan untuk memasukkan, memodifikasi, dan melihat record. Anda
mungkin harus mengisi formulir pada banyak kesempatan, seperti ketika mengunjungi
kantor dokter, melamar pekerjaan, atau mendaftar untuk sekolah. Alasan form
digunakan begitu sering adalah bahwa ini adalah cara yang mudah untuk memandu
orang untuk memasukkan data dengan benar. Bila Anda memasukkan informasi ke
dalam bentuk di Access, data akan disimpan dalam satu atau lebih tabel terkait sesuai
dengan keingninan pembuat aplikasi. Form membuat memasukkan data lebih mudah.
Bekerja dengan tabel yang banyak dapat membingungkan, dan ketika Anda telah
merelasikan lebih dari satu tabel, Anda mungkin perlu untuk bekerja dengan lebih dari
satu sekaligus untuk memasukkan set data. Namun, dengan menggunakan Form, akan
mungkin untuk memasukkan data ke dalam tabel sekaligus, semua dalam satu tempat.
Pembuat database bahkan dapat mengatur pembatasan pada komponen Form untuk
memastikan bahwa semua data yang diperlukan dimasukkan dalam format yang benar.
Form membantu agar data tetap konsisten dan terorganisir dengan baik, penting untuk
database yang akurat dan benar.

4. Microsoft Access Database [By Dewa] Page 4
3. Query
Query adalah cara untuk mencari dan mengumpulkan data dari satu atau lebih tabel.
Menjalankan query seperti mengajukan query rinci dari database Anda. Ketika Anda
membangun sebuah query di Access, Anda mendefinisikan kondisi pencarian khusus
untuk menemukan apa data yang Anda inginkan. Query jauh lebih hebat daripada
pencarian sederhana yang Anda lakukan dalam sebuah tabel. Sementara
Pencarian/search akan dapat membantu Anda menemukan nama satu pelanggan pada
bisnis Anda, Anda bisa menjalankan query untuk menemukan nama dan nomor telepon
dari setiap pelanggan yang sudah melakukan pembelian dalam seminggu terakhir.
Sebuah query yang dirancang dengan baik dapat memberikan informasi yang Anda
mungkin tidak dapat mengetahui hanya dengan melihat melalui data dalam tabel Anda.
4. Report
Report menawarkan kemampuan untuk menyajikan data dalam format tercetak. Jika
Anda pernah menerima printout komputer dari jadwal kelas atau faktur dicetak dari
pembelian, Anda telah melihat laporan database. Report berguna, karena mereka
memungkinkan Anda untuk menyajikan komponen dari database Anda dalam format
yang mudah dibaca. Anda bahkan dapat menyesuaikan tampilan laporan untuk
membuatnya menarik secara visual. Access menawarkan kemampuan untuk membuat
laporan dari tabel atau query
E. IIF Function in Microsoft Access Database 2007
Using the IIF Function in Microsoft Access will allow you to evaluate a specific condition
and specify results whether the condition meets True or False values.
The syntax for the IIF Function in Microsoft Access is:
IIf(expr, truepart, falsepart)
The IIf function syntax has the following named arguments:
Part Description
exp Required. Expression you want to evaluate.
truepart Required. Value or expression returned if expr is
True.
falsepart Required. Value or expression returned if expr is
False.
IIf always evaluates both truepart and falsepart, even though it returns only one of
them. Because of this, you should watch for undesirable side effects. For example, if
evaluating falsepart results in a division by zero error, an error occurs even if expr is
True.
Now let's consider the following example:
We have an application that tracks Product Purchases. These products are electrical
components, and each product has the option of having an extended Guarantee
purchased with it.
We would like to track Guarantee Renewal Dates, when the optional Guarantee is
purchased and we use the following DateAdd function: