Gestão Associação Estudantes

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Uma introdução ao associstivismo para interessados, e um módulo de competências pessoas e profissionais para dirigentes associativos

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Gestão Associação Estudantes

  1. 1. Gestão Associação Estudantes Workshop gestão associativa ‘09
  2. 2. Associativismo na Escola <ul><li>Vantagens para os estudantes : </li></ul><ul><li>Maior representação; </li></ul><ul><li>Maior defesa dos seus interesses; </li></ul><ul><li>Realização de projectos e actividades; </li></ul><ul><li>Desenvolvimento da capacidade de organização. </li></ul>
  3. 3. Associativismo na Escola <ul><li>Relações Internas e Externas: </li></ul><ul><li>Fomentar uma boa relação com o Conselho Executivo: </li></ul><ul><li>_ Oportunidade de parceria e desenvolvimento de projectos em conjunto; </li></ul><ul><li>_ Maior cumplicidade e compreensão; </li></ul><ul><li>_ Mais liberdade e confiança. </li></ul><ul><li>No início do ano, notificar o Conselho Executivo e a Divisão da Juventude dos projectos que a AE tenciona realizar; </li></ul>
  4. 4. Inscrição no RNAJ <ul><li>1º - Cópia da Acta da Constituição aprovada em Assembleia Geral; </li></ul><ul><li>2º - Cópia dos estatutos de constituição publicados em Diário da República e/ou alterações realizadas; </li></ul><ul><li>3º - Cópia do Cartão de Contribuinte; </li></ul><ul><li>4º - Cópia da Acta de eleição e tomada de posse dos Órgãos Sociais; </li></ul><ul><li>5º - Cópia do Cartão de Contribuinte de todos os elementos do Órgão Executivo; </li></ul><ul><li>6º - Cópia do Bilhete de Identidade de todos os elementos do Órgão Executivo </li></ul>
  5. 5. Reconhecimento de uma AE <ul><li>Indicar que são uma Associação de Estudantes com Personalidade Jurídica; </li></ul><ul><li>O pedido deverá ser feito ao Ministério da Educação, e será necessário: </li></ul><ul><li>_ Cópia da Acta da Constituição da AE; </li></ul><ul><li>_ Cópia dos Estatutos Actualizados; </li></ul>
  6. 6. Órgãos Associativos <ul><li>Assembleia-Geral </li></ul><ul><li>Direcção </li></ul><ul><li>Conselho Fiscal </li></ul>
  7. 7. Princípios Gerais <ul><li>Democraticidade e participação activa de todos os alunos </li></ul><ul><li>Eleição por sufrágio directo e secreto de todos os cargos </li></ul><ul><li>Independência a todos os níveis (política, religiosa, entre outros aspectos) </li></ul>
  8. 8. Assembleia-Geral
  9. 9. O que é? <ul><li>É o órgão deliberativo máximo da Associação, no qual todos os alunos são intervenientes e todos os sócios efectivos têm poder de voto </li></ul>
  10. 10. O que lhe compete? <ul><li>Discutir e votar alterações aos estatutos </li></ul><ul><li>Aprovação de relatórios e contas, bem como no início do ano proceder à aprovação do orçamento e plano de actividades elaborado pela Direcção </li></ul><ul><li>Destituir os titulares dos órgãos gerentes da Associação </li></ul>
  11. 11. Como funciona? <ul><li>Convocação R.G.A’s, por meio elementos Assembleia, pedido da Direcção e/ou Conselho Fiscal, ou ainda a pedido de pelo menos 10% dos alunos </li></ul><ul><li>Convocadas entre 8 a 15 dias úteis antes, sendo que uma alteração em qualquer aspecto implica nova convocatória </li></ul><ul><li>O carácter extraordinário de convocação pode ser exercido unicamente pelo Presidente, 48h antes da R.G.A. </li></ul>
  12. 12. Como funciona? - Continuação <ul><li>Nomeação Mesa de Assembleia, cujos membros são responsáveis pela condução das R.G.A.’s e não têm direito de voto </li></ul><ul><li>Presença de pelo menos 50% dos alunos para tomadas de decisões, aprovadas unicamente por maioria simples </li></ul><ul><li>Casos especiais: alteração estatutos e revisão/alteração estatutos necessita voto favorável ¾ membros Associação </li></ul>
  13. 13. Quem a compõe? <ul><li>Presidente </li></ul><ul><li>Secretário </li></ul><ul><li>Podem ocorrer casos em que existem 1º Secretário e 2º Secretário </li></ul>
  14. 14. Direcção
  15. 15. O que é? <ul><li>É o órgão responsável pelo plano anual de actividades, desde a sua concepção até à sua execução </li></ul><ul><li>Devem cumprir integralmente o orçamento aprovado </li></ul>
  16. 16. O que lhe compete? <ul><li>Elaboração e apresentação do plano anual de actividades e do seu orçamento </li></ul><ul><li>Após aprovação, execução do mesmo </li></ul><ul><li>Promoção de actividades desportivas e culturais, preenchendo com sugestões interessantes e criando uma agenda de valor acrescentado para a vida escolar </li></ul>
  17. 17. Como funciona? Modelos de gestão dinâmicos e únicos
  18. 18. Sugestões <ul><li>Criação de uma newsletter de envio regular com novidades </li></ul><ul><li>Utilização de redes sociais online </li></ul><ul><li>Promoção de eventos desportivos e de lazer pagos </li></ul><ul><li>Promoção de eventos culturais gratuitos, complementares à formação escolar </li></ul><ul><li>Criação de apoios sociais, e implementação de políticas respeitantes da sociedade de direito actual </li></ul>
  19. 19. Quem a compõe? <ul><li>Presidente </li></ul><ul><li>Vice-Presidente </li></ul><ul><li>Tesoureiro </li></ul><ul><li>Secretário </li></ul><ul><li>Vogais (mínimo 3) </li></ul>
  20. 20. Conselho Fiscal
  21. 21. O que é? <ul><li>O Conselho Fiscal é um órgão autónomo e independente, que corresponde a uma componente do poder central da Associação de Estudantes. </li></ul><ul><li>O Conselho Fiscal, cada vez mais, tem-se estruturado ao definir competências e critérios específicos especializados que asseguram o desempenho de todas as suas atribuições com competência, a fim de maximizar os escassos recursos financeiros. </li></ul>
  22. 22. O que lhe compete? <ul><li>Controlar as actividades financeiras da Direcção da Associação de Estudantes tendo acesso a todos os respectivos documentos </li></ul><ul><li>Convocar R.G.A. para resolução de assuntos da sua competência </li></ul><ul><li>Realizar e apresentar inquéritos sobre a situação financeira da Direcção sempre que a R.G.A. o solicite </li></ul><ul><li>Apreciar e dar pareceres fundamentados acerca dos relatórios apresentados pela Direcção. </li></ul>
  23. 23. Como funciona? <ul><li>Ao Conselho Fiscal devem chegar, por via da Direcção, todos os documentos respeitantes à actividade desenvolvida pela Associação de Estudantes; </li></ul><ul><li>Com base nesta informação, o Conselho Fiscal verifica se tais dados estão de acordo com as observações que registou através da proximidade com que acompanhou as actividades desenvolvidas. </li></ul>
  24. 24. Como funciona? - Continuação <ul><li>Através dos Relatórios de Contas elaborados mensalmente pela Tesouraria, o Conselho Fiscal confirma a informação fornecida e vai utilizar este instrumento como base para um outro relatório respeitante a todo o período, no qual vai acrescentar às contas uma opinião imparcial sobre as decisões económico-financeiras que se tomaram e como se deverá proceder à gestão dos recursos no futuro tendo em conta o panorama actual da Associação. </li></ul>
  25. 25. Quem o compõe? <ul><li>Presidente </li></ul><ul><li>Relator </li></ul><ul><li>Secretário </li></ul>
  26. 26. Recursos Humanos vs. Financeiros Dinâmica necessária
  27. 27. Os 6 passos <ul><li>Controlo (que produz) </li></ul><ul><li>Nicho (rentável) </li></ul><ul><li>Alavancagem (que funciona) </li></ul><ul><li>Equipa (sem mim subsiste, através dos que me completam) </li></ul><ul><li>Sinergias (expansão) </li></ul><ul><li>Resultados (liberdade) </li></ul>
  28. 28. 1. Áreas Controlo <ul><li>Destino </li></ul><ul><li>Financeiro </li></ul><ul><li>Tempo </li></ul><ul><li>Entrega </li></ul>
  29. 29. Destino <ul><li>Visão (futuro) </li></ul><ul><li>Objectivos (defini-los) </li></ul><ul><li>Razões (porquê, como) </li></ul>
  30. 30. Financeiro <ul><li>Orçamento </li></ul><ul><li>Reporting </li></ul><ul><li>Demonstrações financeiras </li></ul><ul><li>Break-even point: encontro entre custos totais e vendas, 0€ lucro e 0€ prejuízo </li></ul><ul><li>Cash Gap: diferença entre o dia em que recebo dinheiro, e o dia em que pago o inventário </li></ul>
  31. 31. Tempo <ul><li>Não urgente e não importante (distracções) </li></ul><ul><li>Urgente mas não importante (ilusão) </li></ul><ul><li>Urgente e importante (resposta) </li></ul><ul><li>Não urgente mas importante – ZONA – Estratégia e Administração, Direcção </li></ul><ul><li>“ O que é verdadeiramente importante não é urgente, só se torna urgente quando já é tarde demais” </li></ul>
  32. 32. Entrega <ul><li>Consistência está ligada às expectativas do cliente </li></ul><ul><li>“ A consistência é mais importante do que a excelência” </li></ul>
  33. 33. 2. Nicho <ul><li>Sem competição pelo preço: </li></ul><ul><li>Proposta única de venda </li></ul><ul><li>Definição de garantia </li></ul><ul><li>Cada € gasto em marketing , pode equivaler a muitos mais em vendas </li></ul>
  34. 34. Marketing <ul><li>Modos baratos, persuasivos e inovadores </li></ul><ul><li>Plano de marketing constante </li></ul><ul><li>Operação dentro e fora da escola </li></ul><ul><li>Constante esforço para trazer alunos inactivos, manter os activos, e gerar novas oportunidades para estudantes interessados </li></ul>
  35. 35. O chassis do sucesso No. de contactos No. de alunos Vendas X = X = X Taxa de conversão No. de transacções Margens L U C R S O Não podemos actuar directamente sobre o número de alunos, vendas e lucros, mas podemos fazer variar os outros indicadores indirectos.
  36. 36. 3. Alavancagem <ul><li>Sistematizar o processo operacional, no sentido de fazer um trabalho, um sistema, uma vez, e se rentabilize todas as vezes seguintes em que este processo se fará sem a minha intervenção. </li></ul><ul><li>É assim possível subir no organigrama da AE, ao delegar, libertando-me da urgência do operacional: </li></ul><ul><li>Sistematizar a rotina (80%) </li></ul><ul><li>Humanizar a excepção (20%) </li></ul>
  37. 37. 4. Equipa (vencedora) <ul><li>+ Forte liderança; por coacção tiramos o mínimo, por soft power e influência obtemos excelência </li></ul><ul><li>+ Objectivo comum </li></ul><ul><li>+ Regras do jogo </li></ul><ul><li>+ Plano de acção, definição de estratégia, apontar o caminho, assegurar que cada um está ciente do que deve fazer </li></ul><ul><li>+ Encorajar a inovação </li></ul><ul><li>+ Envolvimento e integração a 100% </li></ul>
  38. 38. 5. Sinergias <ul><li>O conceito está ligado a crescimento, aumentar a quantidade de actividades e projectos assegurando-se que os sistemas aguentam; </li></ul><ul><li>Estabelecer parcerias, procurar o exterior e novos públicos que se possam interessar; </li></ul><ul><li>Desenvolver o multilateralismo entre entidades que tenham objectivos comuns, aonde seja possível fazer convergir as estratégias. </li></ul>
  39. 39. 6. Resultados <ul><li>Com o resultado do trabalho, obtém-se liberdade para: </li></ul><ul><li>Investir dinheiro </li></ul><ul><li>Investir tempo </li></ul><ul><li>Investir outros recursos </li></ul>
  40. 40. Competências pessoais <ul><li>Boas práticas </li></ul><ul><li>Servir a muitos </li></ul><ul><li>Não há pessoas incapazes </li></ul>
  41. 41. Estrutura dos objectivos <ul><li>+Clareza </li></ul><ul><li>+Porquê? </li></ul><ul><li>+Acção massiva </li></ul><ul><li>+Feedback </li></ul><ul><li>+Afinar </li></ul><ul><li>Metodologia SMART </li></ul>
  42. 42. Objectivos SMART <ul><li>Específicos </li></ul><ul><li>Mensuráveis </li></ul><ul><li>Alcançáveis </li></ul><ul><li>Resultados (orientados para) </li></ul><ul><li>Tempo (enquadrado no) </li></ul>
  43. 43. Formação de um líder <ul><li>Planear </li></ul><ul><li>Informar </li></ul><ul><li>Controlar </li></ul><ul><li>Apoiar </li></ul><ul><li>Avaliar </li></ul>
  44. 44. Um trabalho da autoria de: Diogo Barbosa Mateus e Inês Pepe Quaisquer dúvidas poderão ser esclarecidas através do contactos: [email_address] [email_address]

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