Melhores práticas para reuniões altamente eficazes

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Abordagens ágeis estimulam reuniões e interações face a face entre os envolvidos no processo de desenvolvimento de software. Porém, apesar da proximidade e o contato frequente entre membros de equipe de desenvolvimento serem fundamentais para o sucesso de abordagens ágeis, pesquisas mostram que em geral, 50% do tempo gasto em reuniões é desperdiçado, apontando a necessidade de melhores práticas para fazer essas reuniões mais eficazes. Se você sente que isso acontece em suas reuniões, venha conhecer algumas técnicas para lidar com esse problema. Essa talk apresentará práticas genéricas para melhorar a produtividade de qualquer reunião, e também práticas específicas para melhorar a eficácia de cerimônias ágeis, tais como reuniões diárias, planejamentos, reviews e retrospectivas.

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Melhores práticas para reuniões altamente eficazes

  1. 1. BestPracticesforHigh EffectiveMeetings Dairton Bassi
  2. 2. • Comerciais • Negociações • Informativas • Planejamento/acompanhamento • Tomada de decisão • Colunas sociais • Indefinidas
  3. 3. • Sem estrutura • Sem agenda • Muito formal • Muito Informal • Falta de informação • Início atrasado, fim atrasado • Favoritismo • Loop infinito • “mas e se… ?” • whatsapp em paralelo Anti-padrões
  4. 4. Checklist1: Planejamento • Defina objetivos • Defina a duração • Participantes • Materiais e preparativos • Infraestrutura
  5. 5. Checklist2: Condução • Inicie na hora marcada; termine na hora marcada • Comunique os objetivos • Relembre a duração • Contextualize rapidamente os assuntos • Identifique as tarefas e responsáveis • Resumo da reunião
  6. 6. Reuniõesdasequipes de software • Standup meetings • Planejamentos • Retrospectivas
  7. 7. www.extremeagile.com.br • pessoas sentadas • celulares • interrupções • distrações • report para o gerente/PO • atrasos para começar • atrasos de alguns participantes • conversas paralelas • argumentações • detalhamento excessivo Anti-padrões emStandups
  8. 8. www.extremeagile.com.br Boas práticaspara StandupMeetings • defina um horário e um local • não chame os participantes para a reunião • informe o tempo a cada 5 minutos • indique no quadro as histórias e tarefas que estão em pauta • crie um token para indicar quem detém a palavra • marque com bolinhas vermelhas atividades que não progrediram
  9. 9. Planejamentos • Saiba o que é prioritario • Verifique a granularidade • Defina um timebox • Quem é o responsável por essa reunião? • Sprint i+1 • Saiba como medir • Comprometimento real
  10. 10. www.extremeagile.com.br Retrospectivas • defina as regras: • duração • timeframe • celulares sobre a mesa • entrada e saída de participantes • Rodada de declarações • defina um facilitador • Identifique o principal objetivo da retrospectiva • O facilitador faz as perguntas • Identifique as ações e mudanças
  11. 11. #LIDERANÇA #GESTÃO #RESULTADOS
  12. 12. Maissobreoassunto: • 9 Secrets for Truly Productive Meetings: http://stproject.org/ tools-2/9-secrets-to-truly-productive-meetings/ • How To Run Your Meetings Like Apple and Google: http:// 99u.com/articles/7220/how-to-run-your-meetings-like-apple-and-google • Effective Meetings: 20 Ways to Have a More Productive Business Meeting: http://hiring.monster.com/hr/hr-best-practices/workforce- management/hr-management-skills/effective-meetings.aspx • Taking the bias out of meetings: http://www.mckinsey.com/business- functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/taking-the-bias-out-of-meetings • Fun Retrospectives: http://www.funretrospectives.com/ • Bônus: https://www.youtube.com/watch?v=BKorP55Aqvg

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