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8                       6 – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICASCruz, Tadeu – Sistemas, Organização & Métodos – Estudo Integrado das...
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  1. 1. 1 FLUXOGRAMA *NILSON ZEFERINO RIBEIRO 1 - INTRODUÇÃO Implantar melhorias exige um grau de organização apurado, para que asmodificações não causem complicações no momento em que forem introduzidas noprocesso. Um plano suficientemente detalhado para garantir que todos os cuidadostomados estejam sendo cumpridos e que todas as etapas da implantação tenham asegurança que esse comportamento exige. Estarei mostrando como o fluxograma é uma importante ferramenta queajudará o profissional a conhecer e a entender como determinadas tarefas,processos ou atividades são realizados para que se possam propor quaisquermudanças e ou intervenções no sentido de trazer melhorias e benefícios aosmesmos. Demonstrarei através do fluxograma, conforme descrito por Tadeu Cruz(1997, pág 114) “que ainda hoje é sem dúvida uma das maneiras mais usadas parase descrever passo a passo como as pessoas interagem dentro da empresa, ouentre o funcionamento interno e os clientes” todo o processo, procedimentos enormatização desenvolvidos juntos aos mesmos. Mostrarei, também, através de um fluxograma, um caso real de implantaçãode um processo de carteira de empréstimos em um fundo de pensão que contratouum profissional formado em administração de empresas, para “criar” todo o processoda carteira de empréstimos para atender aos seus participantes, aposentados efuncionários.
  2. 2. 22 . O FLUXOGRAMA COMO FORMA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS Fluxograma é uma técnica de representação gráfica, em que são utilizadossímbolos que permitem a descrição clara e precisa da seqüência de um processo,bem como sua análise e redesenho. É muito importante no processo decomunicação tanto para processos internos e externos á empresa. Os fluxogramas permitem a identificação de falhas; verificação eaprimoramento dos processos de trabalho; definição de responsabilidades eexposição de possíveis problemas de comunicação, de retrabalhos e redução decustos operacionais.2.1 - Etapas para criação de um fluxograma:  Escolher a rotina a ser trabalhada  Coletar os dados  Desenhar a rotina  Todo fluxo deve ter início e fim. Nenhuma simbologia pode ficar solta, sem indicação da continuidade do processo ou com a simbologia de fim.  Nunca esquecer das setas no fluxograma e do processo.  Sempre que se for enviar um documento, utilizar a simbologia de "documento".  Antes do "arquivo", obrigatoriamente tem que haver a simbologia de "documento", já que só se arquivam documentos.
  3. 3. 32.2 - Símbolos utilizados para a construção do fluxograma:Terminal: é utilizado para representar o início ou o fim de um processo ou parareferir-se a outro processo que não seja objeto de estudo.Operação: representa qualquer ação para criar, transformar, conferir ou analisaruma operação ou procedimento. Dentro do símbolo, descreve-se o objeto da ação.Decisão: indica um ponto no processo que apresenta ações condicionantes, onde hácaminhos alternativos, se acontecerem determinado evento (sim ou não).Conector: indica onde continua a seqüência do fluxo (quando não há espaçosuficiente para a continuação do desenho).Área/Cargo: indica o nome do cargo ou da área que executará determinadaatividade.Documento: representa qualquer documento ou formulário.
  4. 4. 4Arquivo: representa o arquivamento da documentação inerente ao processo.Setas: indicam o sentido do fluxo.2.3 - Simbologia dos Fluxogramas Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo evidenciar a origem,processo e destino da informação escrita ou verbal componente de um sistema. Existe uma tendência cada vez mais generalizada para a padronização dossímbolos convencionais que representam elementos ou situações correntes. Autilização desses símbolos ampliou-se de tal forma que chegou a constituir umalinguagem corrente entre os usuários. É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais desde que nãoofereçam dificuldade de compreensão para o leitor e desde que sejam definidospreviamente. Esta situação é decorrente de características específicas de algunssistemas que exigem essa flexibilidade. Para elaborar um fluxograma, existem alguns softwares indicados, taiscomo: Aris; Visio; Flow Charting; Word; Excel; Power Point. 3. VANTAGENS DO USO DE FLUXOGRAMAS
  5. 5. 5 Visão de conjunto e integrada de todo o processo; visualização dosdetalhes críticos do processo; identificação dos pontos de controle potenciais;verificação e aprimoramento do processo decisório; identificação das inconsistênciase pontos frágeis, como falhas processuais, problemas de comunicação e retrabalho;verificação de etapas burocratizadas em excesso; detecção da utilização incorretade recursos; inserção de metodologia para melhoria contínua nos processos;integração dos objetivos da organização com os objetivos individuais de cada área;identificação das responsabilidades individuais; desenvolvimento de sistemasinformatizados para integração de todas as áreas da empresa; geração deinstrumentos de formação para todos os colaboradores da organização. Representam, ainda, um eficaz sistema de Gestão de Documentação, de fácilutilização e necessário à Certificação ISO e de Sistemas de Gestão da Qualidade. 4. FLUXOGRAMA DENTRO DE UMA ORGANIZAÇÃO Mostrarei, a seguir, através de um fluxograma, como ficou a implantação deum processo da Carteira de Empréstimos Pessoais em um fundo de pensão.Estamos falando de um caso real em que foi contratado um profissional da área deOSM, formado em administração de empresas, e que partiu de um ponto zero, ouseja, esta organização, um fundo de previdência privada, estava “criando” umacarteira de empréstimos para atender aos seus participantes, beneficiáriosaposentados e aos funcionários da mesma. O objetivo era, dentro da abertura legale incentivos proporcionados pelo governo Lula às diversas empresas do ramofinanceiro, de “competir” fazendo pressão para baixar as taxas de empréstimos aosaposentados de maneira geral com desconto em folha de pagamento. Através do fluxograma, conforme descrito por Tadeu Cruz (1997, pág. 114)“que ainda hoje é sem dúvida uma das maneiras mais usadas para se descreverpasso a passo como as pessoas interagem dentro da empresa, ou entre ofuncionamento interno e os clientes” todo o processo, procedimentos e normatizaçãodesenvolvidos juntos dos mesmos.
  6. 6. 6PARTICIPANTE PATROCINADORA BANCO Início Verifica as Verifica as condições do condições do empréstimo empréstimo Participante solicita empréstimos Prepara a Prepara a Autorização Autorização Desconto Desconto Assistido Preenche Solicitação de Empréstimo Coleta assinatura Coleta assinatura Assistid o ou Prepara o contrato Prepara o contrato Ativo CONTRATO CONTRATO FI 2ª 2ª M via via Recebe o empréstimo Envia ordem de Credita a conta crédito para corrente participante Envia ordem de crédito
  7. 7. 7 5 - CONCLUSÃO Atualmente é vital entender a empresa como um conjunto de processosinterligados entre si. Esta visão possibilita maior clareza de análise e profundidadena visão organizacional do que a departamentalizada. Em termos de planejamento, igualmente é mais importante revermos osprocessos para depois então pensarmos e repensarmos na estrutura organizacionalideal para suportá-los. Coerência nas ações e transparência nas comunicações internas comolastro para qualquer ação de organização, sistemas e métodos são essenciais. Hoje, o que vale é a criatividade aliada á capacidade de trabalho da empresaatravés do uso adequado das ferramentas e tecnologias de informação existentes. No caso da correta utilização do fluxograma, verificamos as inúmerasvantagens para que as organizações possam ganhar tempo nas implantações deatividades, nas reorganizações de atividades existentes. No âmbito da gestão dos empreendedores podemos ver as facilitações nacriação dos pontos de controle e de qualidade necessários ao melhoracompanhamento do desempenho dos funcionários e melhor clareza e visão nastomadas de decisões, pois se tem um “mapa” abrangente de todos os processoscom seus “gargalos” e possíveis soluções com um ganho bastante expressivo detempo que não se teria com a ausência dos fluxogramas.
  8. 8. 8 6 – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICASCruz, Tadeu – Sistemas, Organização & Métodos – Estudo Integrado das NovasTecnologias de Informação. Ed Atlas, São Paulo, 1997.Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças – Sistemas, Organização e Métodos: umaabordagem sistêmica. Ed Atlas, São Paulo, 1992.Ballestero – Alvarez, Maria Esmeralda – Manual de OSM: abordagem teórica eprática da engenharia da informação. Ed Atlas, São Paulo, 1997.*Trabalho apresentado no 4º período de Administração de Empresas.

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