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CHECK-IN TO A NEW PORTAL DIMENSION
VANTAiO workflowManager für SAP
Mehr Effizienz für die Digitalisierung Ihrer Prozesse
Björn Adam, Head of Software Solutions
März 2018

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VANTAiO workflowManager
Prozesse digitalisieren – eine typische Ausgangssituation im Unternehmen
Wir müssen viel
mehr Services als
bisher bereitstellen!
Viele Abläufe dauern
eigentlich bei uns zu lange
und erfordern zu viele
Rückfragen der Benutzer.
Die Auswertbarkeit von
Prozessdurchlaufzeiten
und mehr Transparenz
wäre hilfreich…
Heute fehlen
uns auf jeden
Fall die richtigen
Werkzeuge….
Strategische Rollen
bei der Sicherung und Weiterentwicklung des Unternehmens
Operative Rollen
bei der Bereitstellung von Services für die Geschäftsbereiche
Strategiesitzung zur
Digitalisierung

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Welche Werkzeuge können Ihnen helfen, die Digitalisierung von Prozessen zu beschleunigen?

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VANTAiO workflowManager
Auf einen Blick!
Standardsoftware entwickelt auf Basis der
Erfahrungen von mehr als 50
SAP Workflow Projekten
Workflow Engine, Plattform und Ablaufumgebung
für spezifische Unternehmensprozesse
Wirksames Unterstützungswerkzeug und
Hilfsmittel, um eine schnelle Digitalisierung von
Prozessen im Unternehmen zu erreichen
Moderne Benutzeroberflächen für alle Anwender
unter Nutzung der Technologie SAP FIORI
Prozesse und Workflows können isoliert oder mit
einer Datenanbindung zu einem SAP System
abgebildet werden

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VANTAiO workflowManager
Leistungsmerkmale und Features (1/2)
Beinhaltet eine Vielzahl vordefinierter Formulare und Apps als Standardvorlagen*
Breites Lösungsportfolio abbildbar: Vom einfachen Workflow bis zur App!
Benutzerfreundliche grafische Modellierung der Workflow Abläufe/Prozesse (u.a. BPMN)
Workflows eigenständig oder mit SAP Backend Integration
Intelligentes Verfahren für Feldprüfungen, die im SAP System bereits vorhanden sind
Formulare mit dynamischer Anpassung (je nach Bearbeitungsstufe oder Bearbeiter)
Geeignet zur Vorerfassung und nachfolgendem Übertrag der Daten nach SAP
Responsive, geräteunabhängige Darstellung der Oberflächen für Anwender
Formularspezifische Aktionsbuttons (separat für jedes Formular einstellbar)
Einfache Anpassungen der Workflows bei fachlichen Änderungen (ABAP-Userexits)
*Abhängig vom gewählten Lizenzumfang!

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VANTAiO workflowManager
Leistungsmerkmale und Features (2/2)
100% in SAP integriert. Keine zusätzliche Middleware oder Konnektoren erforderlich
Tiefe Integration mit einem zentralen SAP Portal möglich (VANTAiO)
Integration der Geräte-Kamera in Formularen und Applikationen
Anbindung an Archivsysteme und elektronische Personalakten
Anheften von zusätzlichen Notizen und Anlagen an Workflows
Versand von automatisierten E-Mails (z.B. Hinweise zur Genehmigung)
Berücksichtigung von Berechtigungskonzepten
…

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VANTAiO
workflowManager Basis
Workflow Engine
Formular Generator
Workflow Designer
VANTAiO workflowManager
Struktur und Aufbau
wM
Workflow Monitor
Process Engine &
Designer BPM
Manager Cockpit
(A) Software Komponenten
Ready to Run Package ESS Starter Package
(B) Formulare & Apps
für den Bereich HR

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VANTAiO workflowManager
Software Architektur
SAP HCM System 7.X ABAP
SAP NetWeaver Gateway (embedded)
Workflow API
ABAP-Userexits
HCM API
ABAP Workflow Daten SAP HCM Infotypen
Aufträge
(Kundennamensraum)
Aufträge
(Kundennamensraum)
SAPUI5 BSP Container
VANTAiO
Your Portal
OData URL Rewriting SAP Web Dispatcher (Reverse Proxy)

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Anwendungsbeispiele für den
VANTAiO workflowManager

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VANTAiO workflowManager
Typische Anwendungsbeispiele
(A) Zugangskarte
„Ich möchte als
Mitarbeiter einen
Zugang für einen
externen Mitarbeiter
beantragen.“
(D) OrgEinheit ändern
„Ich möchte die
Organisations-
zuordnung für einen
Mitarbeiter einfach
ändern.“
„Ich möchte mein Team
erweitern und gerne
einen neuen Mitarbeiter
einstellen.“
(C) Personalanforderung(B) Datennutzung
„Ich möchte mein
Einverständnis zur
Datennutzung
zurückmelden.“

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VANTAiO workflowManager
Zugangskarte beantragen
Einfaches Beantragen
einer Zugangskarte für
einen externen
Mitarbeiter
Automatische
Stammdatenbefüllung
aus SAP
Nach Beantragung
Weiterleitung der Daten
zur Kartenausgabe
Weiterführende
Informationen zum
Prozess sehr einfach über
das Portal verwaltbar

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VANTAiO workflowManager
Einverständnis zur Datennutzung
Einmalige Zustimmung
eines Mitarbeiters zur
Nutzung seiner Daten
Nutzung einer
elektronischen
Unterschrift
Automatische Erkennung
einer korrekten
Unterschrift (Vorname /
Nachname)

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VANTAiO workflowManager
Personalanforderung
Anfordern einer neuen
Stelle oder Antrag auf
Weiterbeschäftigung
eines Mitarbeiters
Integration und Auslesen
von Daten aus dem SAP
System (Beispiel:
Kostenstelle)
Anzeige relevanter Felder
abhängig vom Bearbeiter
bzw. Bearbeitungsstatus

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VANTAiO workflowManager
Änderung der Organisationseinheit
Neuanlage, Verschieben
oder Abgrenzen einer
Organisationseinheit
Möglichkeit zur
Vorerfassung und
anschließender
gesammelter
Übertragung an SAP
möglich!

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Modularer Aufbau der Benutzeroberfläche
des VANTAiO workflowManager

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VANTAiO workflowManager
Modularer Aufbau der Benutzeroberfläche
Meine Apps &
Formulare
Übersicht aller für
mich verfügbaren
Formulare & Apps
(berechtigungs-
abhängig)
Formular Editor
/ Designer
Gestaltung der
Workflow Formulare
mit grafischem Editor
Workflow
Historie
Übergreifende
Darstellung aller
beendeten
Workflows
Meine
Workflows
Alle von mir
gestarteten bzw.
initierten Workflows
inkl. grafischem
Status
Workflow
Designer
Grafische Gestaltung
der Workflow
Abläufe
Benutzer –
Einstellungen
Meine persönlichen
Einstellungen zu
Workflows
(Beeinflussung der
Ansichten etc.)
Teamvorgänge
Manager
Vorgänge und
Workflows meines
Teams, meiner
Abteilung oder
meines Bereiches
Process
Designer
(BPMN)
Erweiterte
Gestaltung der
Workflow Abläufe
per BPM Notation
Mein
Arbeitsvorrat
Meine
Genehmigungen und
TO DOs für einzelne
Workflows
Meine
Workflow-
Statistik
Statistische
Übersicht meiner
Workflows
Mitarbeiter und Führungskräfte Intern & Administratoren
Alle Vorgänge
Filterbare Liste aller
Workflows für
Administratoren
Recherche
Schnelles Auffinden
von Antragstellern
und Vorgängen

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VANTAiO workflowManager
Meine Apps & Formulare
Übersicht aller für mich
verfügbaren Formulare &
Apps
Berechtigungs-abhängige
Darstellung
Suchmöglichkeit nach
Formularen & Apps
Gruppierte Darstellung
nach Themengebiet
möglich
Unterstützung von
Favoriten

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VANTAiO workflowManager
Meine Workflow Statistik
Meine Genehmigungen
und TO Dos für einzelne
Workflows

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VANTAiO workflowManager
Workflow Designer
Grafische Modellierung
des Workflow Ablaufs

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VANTAiO workflowManager
Welchen Nutzen erreichen Sie mit der Lösung? (1/2)
Einfache Ablösung von dokumentorientierten
Prozessen durch echte digitale Lösungen
Schnelles Einführen neuer Prozesse und
Bereitstellung effizienter Abläufe für Mitarbeiter
Einheitliche Serviceschnittstelle zum Benutzer
(durch die Nutzung im Portal)
Intensivere Kommunikation zwischen den
Prozessbeteiligten
Bessere Einhaltung von Fristen und Termine
durch automatische Erinnerungen
Gesteigerte Operative Effizienz – Freiräume für
Ihre Abteilungen werden geschaffen

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VANTAiO workflowManager
Welchen Nutzen erreichen Sie mit der Lösung? (2/2)
Mehr Transparenz für Manager über alle
Vorgänge des eigenen Bereiches oder
Abteilung
Einfaches Eingreifen für Administratoren
bei Fehlleitungen etc.
Einheitliche und moderne
Benutzeroberfläche für die Anwender
Flexible Anwendung durch
Benutzungsmöglichkeit mit verschiedenen
Geräteklassen
….

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Foliensatz hier herunter!
Björn Adam, Head of Software Solutions
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T +49 6131 62228-0 / F -70
bjoern.adam@vantaio.com
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Oder rufen sie
uns gerne an:
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622280

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