Opgemaakt, samengevat en ingeklopt: notariële akten in Brabant 1743-1935

1. “Goed genoeg is ruim voldoende”
Opgemaakt, samengevat en ingeklopt:
notariële akten in Brabant 1743-1935
Christian van der Ven, digitale archivaris BHIC
Bijeenkomst RHC’s DTR WP3 toegankelijkheid, Den Haag, 24 september 2015

2. Goed idee!
Zullen we onze schepenprotocollen en
notarisakten scannen en ze daarna op de best
mogelijke manier toegankelijk laten maken?!

3. Beste index
van ooit!

4. Resultaat
De beste index van ooit?
Nee, na 10 jaar hard werken door een groep
vrijwilligers was ongeveer 1% van het totale
aantal akten gedaan…
…en het project werd gestopt

5. Ondertussen online…

6. Gebruikers
zoeken namen
van personen
en plaatsen

7. Gebruikers zetten
indexen online

8. Soort akte
Bronvermelding
Samenvatting
Datum

9. Samenvatting
Datum, soort akte
en bronvermelding
Zoeken
Koppeling naar onze scans…

10. …of foto’s van gebruikers!

11. Overige weetjes
• Conversie van platte tekst op websites, Word-
documenten, boekjes via OCR etc.
• Beheer in MAIS-Flexis
• Gekoppeld aan de toegang (inv.nr.) en
doorzoekbaar via aparte ingang
• Scans/foto’s gekoppeld per akte

12. Resultaten
• Binnen 2 jaar meer dan 270.000 schepen-,
notaris- en andere akten toegankelijk gemaakt
• Community zorgt voor gestage stroom nieuwe
indexen en foto’s
• Na de genealogische database de meest
populaire zoekingang

13. Doel notarisproject
Met als motto “goed genoeg is ruim voldoende”
Zo snel mogelijk een van onze belangrijkste en
populairste, maar ook een van de omvangrijkste
archieven digitaal toegankelijk maken

14. Repertoria
Eigentijdse nadere toegangen op akten:
• Aktenummer
• Datum
• Soort akte
• Omschrijving namen, plaatsen en goederen
• (Datum registratie en betaalde rechten)

16. Repertoria
• Toegankelijk maken op basis van repertoria
• Voordelen:
– Belangrijkste gegevens al samengevat, vergt dus
minder ervaring en tijd
– Informatie over aanwezigheid akten beschikbaar
(brevet/originali, minuut), ook van niet aanwezige
akten dus toch informatie
– Sluit aan bij bestaande praktijken gebruikers

17. Repertoria
• Nadelen:
– Handschrift soms lastiger te lezen
– Informatie niet altijd even uitgebreid
(bijvoorbeeld alleen voorletters vermeld of
slechts hele korte samenvatting)
– Nabewerking nodig voor specifieke zoekopties
(bijvoorbeeld alleen zoeken op achternaam)

18. VeleHanden
• www.velehanden.nl
• Crowdsourcing / vrijwilligerswerk nieuwe stijl
• Iedereen kan online helpen
• Waar, wanneer en hoeveel je wilt
(onze topcontroleur woont in Nieuw-Zeeland)
• Hulp via forum, e-mail, chat etc. van andere
deelnemers en archiefmedewerkers

19. VeleHanden
Invoervelden:
• Aktenummer
• Datum
• Brevet/originali, minuut of soort akte
(normalisatie achteraf voor filtering)
• Omschrijving

21. VeleHanden
Kwaliteitscontrole:
• Enkele invoer en controle
• Goede instructies, praktische voorbeelden
• Voorkeur opgeven voor plaats en periode
• Tekst markeren bij twijfel
• Ervaren controleurs
• Actieve communicatie met de community

23. VeleHanden
Tussentijdse resultaten:
• Looptijd: vanaf april 2015
• Totaal aantal scans: 32.300
• Aantal scans gereed: +/- 6.300 (bijna 20%)
• Aantal aktes ontsloten: +/- 55.000
• Kwaliteit invoer: goed
• Kwaliteit toegang: goed genoeg :-)

26. Vervolgacties
• Gedurende project gebruikersindex aanvullen
• Scannen en koppelen akten: DTR
• Samenvattingen verbeteren en verrijken, op
basis van (fout)meldingen gebruikers
• Geautomatiseerd overzetten (persoons)-
namen naar specifieke velden: Catch/MISS
(danwel deze namen ‘taggen’, zodat ze
specifiek doorzoekbaar zijn)

29. Da’ was’t