Открытый семинар для студентов в компании CUSTIS (10 апреля 2014 года). Лектор: Вячеслав Муравлев, ведущий Java-разработчик. Аннотация: Перед разработчиком часто встает непростая задача — полностью сосредоточиться на работе, — но жизнь не стоит на месте: звонки, письма, вопросы коллег тормозят и прерывают рабочий процесс. На этом семинаре мы рассмотрим способы организации поступающей информации и ее эффективного использования (методика GTD), а также методы концентрации на выполняемых задачах, борьбы с прокрастинацией и достижения «состояния потока» (методики AutoFocus, Agile Results). В завершение встречи мы поговорим о необходимом инструментарии и попрактикуемся в применении нескольких из предложенных методов. Видеозапись семинара: https://vimeo.com/92140248.

1. 10 апреля 2014 года
Личная
эффективность программиста:
как сосредоточиться на работе
и не забыть обо всем остальном
Вячеслав Муравлев
Ведущий Java-разработчик

2. О себе
 Окончил ВМиК МГУ
 8 лет работал в inhouse-разработке крупного
банка (Java)
 В компании работаю ~1,5 года (все та же Java)
 Женат, двое детей
 Хобби
 Музыка
 Спорт
 Саморазвитие
 Приусадебное хозяйство
2/83

3. О компании
Проектирование, разработка и бережное
внедрение масштабных IT-систем >200 человек
>20 проектных группБольшинство
использует SCRUM
PL/SQL, C#, Java
3/83

4. План семинара
1. «Кто виноват?»: что и почему мешает
сосредоточиться на работе
2. «Что делать?»: как организовать дела так,
чтобы позволить себе о них не думать
3. «Как хоть что-то сделать?»: как преодолеть
и мотивировать себя
4. «Чем делать?»: чем пользоваться и что читать
18:30 – 20:30 Перерыв будетЗадавайте вопросы!
4/83

5. Кто виноват?
1 2 3 4
5/83

6. Обычная рабочая ситуация
Наконец-то
поработаю!!!
6/83

7. Состояние потока
 Полная концентрация на задаче
 Время летит незаметно
 Все получается
 Ощущение контроля над ситуацией
7/83

8. Тяжело войти – легко выйти
 Вход в «поток» занимает около 20 минут
 Зато из «потока» очень легко выйти:
 От внешних раздражителей
 Из-за всплывающего из подсознания
8/83

9. Все время что-то отвлекает
9/83

10. Концентрация на задаче падает
сознание
подсознание
10/83

11. Никакого удовольствия от работы
 Постоянное переключение между
разнотипными задачами (разговоры, звонки,
почта, кодирование, поиск в Интернете)
 Постоянное ощущение незавершенности,
потерянного зря времени
 Чувство вины за проваленные задачи
 Усталость в конце дня
11/83

12. Что делать?
1 2 3 4
12/83

13. Два варианта:
легкий и который мы будем обсуждать
Либо полностью
блокировать входящую
информацию
Либо научиться
обрабатывать ее так,
чтобы она не мешала работе
13/83

14. Методика Getting Things Done
 Дэвид Аллен (2002 год)
 Продуктивность без стресса
 Не упускать ничего
 Поставить рутину на поток
 Освободить голову для креатива
14/83

15. Основные идеи GTD
 Не держать ничего в голове
 Регулярно пересматривать записанное
 Всегда определять следующий конкретный
шаг
15/83

16. Все должно быть записано!
 Завести инструменты для быстрой записи –
«корзины»
 Набор «корзин» ограничен
 «Корзины» регулярно опустошаются
 Не оставлять ничего
 Не возвращать в корзину
16/83

17. Примеры записей
 Шеф: выступить на TechScience июль
 Телефон маме ДР заказ в «Супертелефон»
 Тренер отборочные
 26 марта семинар по философии
 Стажировка в Сингапуре через год
 Немецкий язык?
 Пароль CUSTIS wi-fi Custis76Univer
17/83

18. 18/83

19. Для каждой записи – 2 вопроса
 Что это?
 Можно ли с этим что-то сделать?
19/83

20. Шеф: выступить на TechScience июль
«Выступить на TechScience 6 июля 2014»
20/83
ПРОЕКТ

21. Естественное планирование
ПОЕЗДКА НА TECH
SCIENCE
1. ЗАЧЕМ?
2. ЧТО В РЕЗУЛЬТАТЕ?
3. МОЗГОВОЙ ШТУРМ
4. ОРГАНИЗАЦИЯ
5. СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ
21/83

22. Билеты
Страховка
Виза
Маршрут
Проекты в GTD
Цель
Материалы
Список действий
Выступить
на TechScience
в июле 2014
Написать…
Позвонить…
Найти…
Встретиться…
ПРОЕКТЫ
ПРОЕКТ
22/83

23. Следующие действия
 Можно сделать сразу
 Четко сформулированы
 Есть необходимая информация
 Всегда с собой
 Зависят от контекста
 Дома
 Когда поеду в…
 Когда встречу…
 Если ничего не хочется
23/83

24. Тренер отборочные
«Обсудить отборочные соревнования с тренером»
24/83
Вопрос для обсуждения с человеком при встрече

25. Повестки (Agendas)
 Вопросы к людям
 Научный руководитель
 Тренер
 Друзья
 Родители
 ...кто угодно, с кем вы регулярно решаете
какие-то вопросы
 Повестка совещаний/встреч
25/83

26. Телефон маме ДР заказ «Супертелефон»
«Доставят заказанный в “Супертелефон”
телефон для мамы»
26/83
Ожидаемый результат

27. Список ожидаемого
 Контроль поручений
 Ожидание ответа
 Проставлять дату отправки/поручения
 Ставить напоминание о проверке
27/83

28. 26 марта семинар по философии
Событие в календаре
28/83

29. Календарь
 События, привязанные ко времени
 События на день
 Триггеры проектов
 «Окна креативности»
29/83

30. Стажировка в Сингапуре через год
Немецкий язык?
Отложенные или возможные задачи и идеи
30/83

31. Когда-нибудь/Возможно
 Отложенные проекты
 Перспективные идеи
 Личные желания
 Прагматичные списки
 Кино
 Музыка
 Книги
 Куда поехать
31/83

32. Пароль CUSTIS wi-fi Custis76Univer
Просто справочная информация
32/83

33. Справочная система
 Материалы по проектам
 Всегда под рукой
 Сопутствующие материалы для действий
 Список для прочтения
 Просто справочные материалы
 Удобная система хранения
 Папки в шкафу
 Онлайн-хранилища
33/83

34. Электронная почта
 Папка «Входящие» должна очищаться
регулярно
 2 варианта структуры папок
 Список действий
 1_Задачи
 2_Ожидающие
 Список материалов
 1_Для_задач
 2_Для_ожидающих
34/83

35.  Информация в системе устаревает
 Доверие к системе падает
 Система воспринимается как бесполезная
нагрузка
«Ничто не вечно под луной»
35/83

36. Обзор системы
 Проводится на регулярной основе
 Разбор входящих
 Обзор выполненного и произошедшего
 Актуализация списков
 Взгляд в будущее
36/83

37. Из чего состоит обзор
 Расчистка всех корзинок
 Календарь и выполненные задачи
за прошедшую неделю
 Обзор проектов
 Следующие шаги
 Ожидаемые результаты
 Материалы по проектам
 Календарь на будущую неделю
 Список Когда-нибудь/Возможно
37/83

38. Уровни обзора
Взлетная полоса
текущие дела/рутина
10 000
текущие проекты
20 000
области фокуса
30 000
цели на 1–2 года
40 000
цели на 3–5 лет
50 000
ценности/принципы
38/83

39. Схема обработки информации по GTD
39/83

40. И еще раз про артефакты системы
 Списки
 Проекты
 Следующие действия
 Ожидающие
 Когда-нибудь/Возможно
 …любой другой полезный список
 Справочные материалы
 Материалы по проекту
 Просто справочные материалы
 Календарь
 Привязанные к дате (и времени) события
 Триггеры проектов 40/83

41. Для кого все это?
 В чистом виде GTD больше применима
для руководящих работников
 Для творческих работников необходимы
изменения и расширения
41/83

42. Стоит ли результат усилий?
42/83

43. Два пути внедрения GTD
 Большая разборка: собрать все
и организовать
 Список того, что вертится в голове
 Окружающие вещи
 Список подсказок
 …и распределить все это по корзинам
 Постепенное внедрение
 GTD – серия привычек
 По привычке в месяц
 Собирать
 Обрабатывать
 3 задачи на день и т. д.
43/83

44. Адаптации GTD
 ZenToDone (Leo Babauta)
 Минималистский подход к GTD
 Целевая аудитория: творческие личности
 Постепенное внедрение привычек
 Enabled или «Верхом на корове»
(Василий Кислый)
 Конкретная реализация GTD
 Целевая аудитория: руководящий состав
 Конвейер обработки и управления
информацией
44/83

45. Перерыв
 10 минут
 Чай
 Кофе
 Поговорим
45/83

46. Как хоть что-то сделать?
1 2 3 4
46/83

47. Это не лень, это прокрастинация
 От лат. procrastinatus: pro- (вместо,
впереди) и crastinus (завтрашний)
 Причины:
 Самообман
 Отсутствие информации
 Страх
 Негативное отношение
47/83

48. В итоге получается так
48/83

49. Слишком большой список задач
 Задачи выполняются выборочно
 «Лягушки» долго живут в списке
49/83

50. Автофокус
 Автор: Марк Форстер
 Несколько версий: 1–4 и Final Version (FV)
 Рассчитана на работу с большим списком
задач
 Соблюдает баланс между необходимыми
и желаемыми задачами
 Дополняет GTD – обработка списка
следующих действий
50/83

51. Автофокус: алгоритм работы
 Проверить почту
 Составить таблицу расходов
 Прочитать первую главу Domain Driven Design
 Доработать страницу входа на сайт
 Позвонить маме
 Записаться к врачу
 Сделать бэкап
 Выбрать самокат
 Заказать билеты на концерт
51/83

52. Автофокус: алгоритм работы
 Составить таблицу расходов
 Прочитать 1 главу Domain Driven Design
 Позвонить маме
 Сделать бэкап
 Выбрать самокат
 Заказать билеты на концерт
 Договориться с начальником об отгуле
 Сделать окно для смены пароля
 Проверить почту
Новые
задачи
52/83

53. Нет ограничений – нет стимула
 В GTD нет мотивации на выполнение задач
 В итоге: рутина на потоке, а результатов нет
 Выход: установление временных рамок
53/83

54. Agile Results
 Нацеленность на результат
 3 результата на неделю в понедельник
 3 результата на каждый день
(созвучных результатам недели)
 Рефлексия
 Пятничный обзор
 Что надо улучшить
 Что было хорошо
 Карта сфер влияния (hot spots)
54/83

55. И все равно отвлекаешься
 Не пришла ли новая почта?
 А что там интересного в Facebook/Twitter?
 Нет ли свежих новостей из…?
 Надо рассказать соседу про новый фильм!
55/83

56.  Работа над задачами долгими интервалами
(«помидорами») с перерывами на отдых
 Мотивация – вознаграждение в виде полноправного
отдыха
 Физическая активность
 Интернет/соцсети
 Почта/разговоры и т. п.
 Все входящие «сигналы» моментально фиксируются
без отрыва от работы
 Отличное средство для поддержания состояния потока
 Инструмент: Focus Booster
Pomodoro Technique: don’t stop me now!!
56/83

57. Полезные привычки
 Составлять план дня
 3 наиболее важные задачи на день
 Нет проверке почты/Facebook/Twitter утром
 Сократить отвлечения:
 Мы можем поговорить об этом через полчаса?
 Ни одно письмо не требует немедленного ответа –
отключите уведомления
 Моментальная фиксация входящих идей,
событий и т. п.
 Hardcore: Ограничение доступа в Интернет
и к другим программам
57/83

58. План дня
 Отличный «якорь» для начала работы
 Помогает сохранять фокус в течение дня
 Интегрирует информацию из различных
инструментов
 Должен быть красивым 
58/83

59. План дня (Excel): в начале дня
59/83

60. План дня (Excel): в конце дня
60/83

61. План дня на бумаге:
Emergent task planner
61/83

62. Чем делать?
1 2 3 4
62/83

63. Инструментарий
 Лучший инструментарий – тот, что есть
под рукой
 Процесс выбора очень затягивает
 Простота использования лучше богатой
функциональности
 Доступен в любой момент
 Должен нравиться 
63/83

64. Grab your gear, corporal Upham!
64/83

65.  Блокнот и ручка
 Диктофон
 «Входящие» в почте
 Фотографии в телефоне
 Лоток для бумаг
Инструменты для «корзин»
65/83

66. Обычные списки задач
Wunderlist
Google tasksApple iCloud Reminders
66/83

67. Конструктор RTM
67/83

68. Конструктор Toodledo
68/83

69. Еще списки задач
 Outliners
 Workflowy
 Todoist
 MyLifeOrganized
 Реализация GTD
 Apple: Things, OmniFocus, 2Do
 ThinkingRock (Java, cross-platform)
 Онлайн-сервисы: DoIt.IM, Nozbe, NirvanaHQ
 Канбаноподобные
 Trello
69/83

70. Справочные системы
 Хранение данных
 Evernote
 Microsoft OneNote
 Springpad
 Google Drive (Google Keep)
 Обычная флешка
 Списки для чтения
 ReadItLater
 Instapaper
 Apple: Safari Reading List
70/83

71.  Apple iCloud Calendar
 Google Calendar
 Outlook.com
 Групповые встречи: Doodle
Календари
71/83

72. Пример проекта
 Выступление на научной конференции
 Используем DoIt.IM
72/83

73. Интерфейс DoIt.IM и входящие
73/83

74. Получился новый проект
74/83

75. Переходим от плана к конкретным
действиям
75/83

76. Список задач по контекстам
76/83

77. Список задач по проектам
77/83

78. Появились новые шаги по проекту
78/83

79. Обзор проекта
стимулирует новые идеи
 Регулярный обзор стимулирует идеи
по проектам
 Почему бы немного не задержаться
и посмотреть город?...
 Идеи трансформируются в новые
конкретные шаги
 Составить список «куда сходить»
 Обменять билеты
 Найти гостиницу подешевле
 … 79/83

80. Все, финиш!
80/83

81. Книги
 Глеб Архангельский «Тайм-драйв»
 Дэвид Аллен «Как привести дела
в порядок» (Getting Things Done)
 Михай Чиксентмихайи «Поток»
 J.D. Meier Getting Results the Agile Way
 Monica Ramirez Basco The Procrastinator
Guide to Getting Things Done
81/83

82. Ресурсы
 www.gtdtimes.com – сайт компании Аллена и блог о GTD
 www.improvement.ru – сайт компании Глеба Архангельского
 www.betteri.ru – сайт о методиках личной эффективности
 www.petrosian.ru – очень интересный блогер Армен Петросян
(журнал «Жить интересно»)
 www.zenhabits.net – блог Leo Babauta о ZTD (упрощенной
версии GTD)
 www.time-mngmnt.narod.ru – статьи В. Кислого
о тайм-менеджменте
 www.davidseah.com – шаблоны для бумажных планировщиков
82/83

83. Спасибо!
Вопросы?
Вячеслав Муравлев
vmuravlev@gmail.com
83/83