Catalogación 01

DESCRIPCIÓN CATALOGACIÓN
Vamos a describir el módulo de catalogación. Esta descripción no incluye el
proceso de catalogación utilizando los catálogos en línea disponibles en
internet, lo que será objetado detallado de otros tutoriales.
La catalogación de
fondos sólo la pueden
realizar los usuarios
Bibliotecario y
Administrador.
Por política de seguridad
entraremos siempre con
el usuario con privilegios
más bajos, en este caso
el Bibliotecario.
Al describir el módulo
aprovecharemos para
realizar el proceso de
catalogación de un fondo
bibliográfico nuevo.El Bibliotecario (recuérdese) no puede eliminar fondos.
0.Introducción

Para comenzar presionamos sobre el botón Nuevo.
0.Introducción

1.Consultaprevia
Lo primero que nos aparece es esta ventana de consulta. Mediante ella lo
primero que el programa va a hacer es buscar el fondo que queremos
catalogar en nuestro catálogo. Si estuviera ya catalogado, ABIES lo
seleccionaría por defecto. También, si los hemos activado, buscará en el
depósito de ABIES y en el depósito auxiliar para facilitarnos la catalogación.

1.Consultaprevia
Primera opción:
Si es un libro, pondremos el ISBN. Este número de origen comercial
identifica el fondo de manera unívoca. Las editoriales gestionan este
número según los criterios fijados por la agencia internacional.

1.Consultaprevia
Segunda opción:
Utilizaremos cualquier campo de búsqueda. Podemos realizar la consulta
con los operadores lógicos booleanos Y (and), O (or), NO (not). Para ello
presionaremos sobre los botones e irán apareciendo los operadores en este
orden: Y – O – NO.

1.Consultaprevia
En esta búsqueda queremos libros O que en el campo Autor tengan la
palabra Cervantes O que en el campo Título tengan la palabra Quijote
(la búsqueda devolverá libros bien escritos por Cervantes, bien que
analicen el Quijote, bien titulados Quijote). Y que en el campo Editorial
aparezca la palabra Alhambra, pero NO de la Colección Didáctica.

1.Consultaprevia
Como dijimos al comienzo, lo primero que hará ABIES será mirar si ese
libro está en nuestro catálogo.
Veamos un ejemplo, para lo que ponemos un ISBN.

1.Consultaprevia
Al realizar la búsqueda, ABIES encuentra el libro en el Catálogo, por eso
aparece seleccionada la casilla de verificación y el texto en negrita. Los dos
depósitos aparecen en gris, lo que quiere decir que ese libro no está en
ninguno de ellos (tienen que haber sido activados)
Naturalmente en su catálogo es muy posible que ese libro no esté, ya que
esto es un ejemplo.
El número que está al
lado de la palabra
Catálogo, indica el
número de ejemplares
que tenemos de ese
fondo.
Aquí aparece el libro,
su descripción
Abajo podemos
seleccionar ese
registro

1.Consultaprevia
Nos aparece la ficha del libro. Vamos a la tercera pestaña

1.Consultaprevia
Cuando ABIES localiza un libro ya existente en nuestro catálogo, lo que
hace es aumentar un ejemplar más. Nos lo crea en la tabla de ejemplares,
le asigna un número provisional y debemos rellenar los campos marcados
en rojo de forma obligatoria.

1.Consultaprevia
Vamos a buscar
otro libro.
Ponemos el ISBN
y pulsamos en
Aceptar.
ABIES no lo ha encontrado ni en el
catálogo, ni en ninguno de los
depósitos del programa. Pulsamos
Aceptar.
Si el fondo no existe,
explicamos ahora
cómo catalogarlo.

1.Consultaprevia
Volvemos a la pantalla de consulta y pulsamos en Limpiar consulta.
Conviene que repitamos la búsqueda con otro campo, pues puede ser
que el ISBN de ese libro no esté puesto. Aconsejamos realizar siempre
otra búsqueda, si no encontramos el fondo en la primera consulta.

1.Consultaprevia
En esta ocasión
ponemos el título
Los Caminos
de Santiago en
moto y pulsamos
en Aceptar.
Nuevamente, ABIES no lo ha
encontrado ni en el catálogo, ni en
ninguno de los depósitos del programa.
Pulsamos Aceptar.

1.Consultaprevia
Como el libro no está en nuestro catálogo, pulsamos en Cancelar para
cerrar la pantalla de consulta.
La fase de consulta previa ha finalizado, entraríamos ahora a catalogar el
fondo. Vamos a hacerlo, pero antes vamos a describir la ficha de
catalogación de ABIES.

2.Fichacatalogación
Después de la consulta previa, nos aparece la ficha de catalogación.
Pestaña: Datos principales.
Información bibliográfica del fondo.
Ficha bibliográfica.
Pestaña: Datos del ejemplar.
Define la información específica de
cada ejemplar: tejuelo, ubicación,
número registro, etc. Ficha del
ejemplar.
Pestaña: Datos adicionales.
Contiene los descriptores del
fondo. Ficha de clasificación.

Las dos primeras pestañas hacen referencia al Fondo y la tercera al
Ejemplar. Los datos de las dos primeras son comunes a todos los
ejemplares de los que conste ese fondo.
El botón IberMarc
nos muestra la ficha
bibliográfica con el
formato Marc 21
según la adaptación
hecha por la Biblioteca
Nacional.
El botón ISBD
(International Standard
Bibliographic
Description) muestra
la ficha bibliográfica
con el estándar
internacional de
descripción.

En la ficha tenemos tres tipos distintos de campos.
1. Campo de escritura libre. Introducimos directamente la información.
2. Campo de selección.
3. Campo protegido.

Campo de escritura libre:
Al escribir, lo hacemos con la escritura normal, esto es, en minúsculas,
menos las mayúsculas que marque la norma ortográfica. No debemos
escribir todo en mayúsculas. Utilizamos las tildes también correctamente.
Esto es importante para que los alumnos puedan realizar correctamente las
búsquedas.
Este es el tipo de
campo más
numeroso. En él
introducimos la
información textual
directamente.

Campo de selección:
Para introducir
información en estos
campos, debemos
pulsar en la flecha de la
lista desplegable y
elegir de ella el valor
correcto.
Si no estuviera el
valor deseado
debemos pulsar en el
icono de la hoja, para
crear el nuevo valor.
Antes de pulsar crear el valor nuevo, debemos asegurarnos y tener la
precacuión de no repetir valores, pues podemos escribir todas las
veces que queramos el mismo valor (Anaya, por ejemplo) y ABIES
creará ese valor sin advertirnos de que está repetido. Esto es un
problema que debemos vigilar y prevenir poniendo especial cuidado.

En estos campos podemos proceder de dos maneras:
1. Según hemos dicho, pulsamos sobre las flechas para desplegar la lista
del menú de valores y en ella elegimos el valor correcto.
2. Situamos el curso en el campo y comenzamos a escribir, la lista irá
avanzando siguiendo el orden de escritura, hasta encontrar el valor.

Si el valor no lo encontramos de ninguna de las dos maneras. Pulsamos
en crear el nuevo valor. Volvemos a insistir en la necesidad de fijarnos
durante este proceso.
Vamos a ver ahora todos los campos que funcionan con este
procedimiento.

En la pestaña Datos principales, tenemos dos campos de esta
tipología.
1. Campo para introducir el nuevo valor.
2. Botones comunes.
Todos las ventanas emergentes tiene la misma estructura.

En la pestaña Datos adicionales, tenemos dos campos de esta
tipología, aunque con una pequeña diferencia con respecto a los
otros.
2. Campo de clave: deben ser tres caracteres, normalmente las
tres primeras letras del país (primer caso) o de la lengua
(segundo caso).
3. Botones comunes.

En la pestaña Datos del ejemplar, tenemos tres campos de esta
tipología.
2. Botones comunes.
Tiene la misma estructura que los casos anteriores:

Al lado del icono de crear un
nuevo valor, en los campos
de selección encontramos el
icono de una goma; si
pulsamos, en él borraremos
el valor introducido en el
campo, pero no lo
borraremos de la lista. Para
borrarlo de ella debemos ir
al módulo Auxiliares.
El único campo de selección en el que no aparece la opción de borrar
es el de Tipo de documento. Este campo debe estar
obligatoriamente relleno, por eso no da opción a borrar el valor, pues
siempre debe haber un valor en él.

Campo protegido: AUTOR
En la pestaña de
Datos principales
tenemos dos campos
protegidos: Autor y
Otros autores. Los dos
se comportan de la
misma manera. No
podemos escribir
directamente en ellos,
por eso están en
amarillo.
Tenemos el botón de
borrar (icono de la
goma), pero a diferencia
de los campos de
selección contamos con
otro botón que es una
tabla.
Para poner el autor debemos pulsar en el botón
de la tabla.

Tipo de autor, donde hay tres
opciones.
Campo para buscar el autor.
Tabla con la lista completa de
autores que figuran en nuestro
catálogo.
Campos opcionales: tratamiento, fecha nacimiento.

En el campo de búsqueda vamos escribiendo el nombre del autor.
Primero los apellidos y después el nombre separado este por una coma.
Según vamos
escribiendo, la lista
de autores nos va
mostrando los
valores que
coincidan con lo
que estamos
escribiendo.

En el momento en el que deja de existir la coincidencia, el campo de
búsqueda se pone en rojo. Nos indica que el valor que buscamos no
existe y debemos crearlo.
El apellido Pardo no figura en
la lista. Se busca en la lista,
primero para garantizar que
siempre escribimos los
autores de la misma manera y,
segundo, para evitar repetir
autores. En los campos de
selección, sí puede haber
repeticiones, en los campos
protegidos, no puede haberlos
(caso diferente es que
escribamos de manera distinta
el mismo autor).

Para crear el valor, pulsamos en el icono de la hoja en blanco.

En esta ventana escribimos el
autor, el tipo de autor y la
información asociada que
consideremos relevante. Basta
con cubrir los dos primeros
campos.
Primero el apellido y después
el nombre tal y como hemos
indicado. Por defecto la opción
de Tipo de autor es Persona.

Campo protegido:
El autor ya aparece en la lista de autores de nuestro catálogo y el campo
de búsqueda ya no está en rojo.

Elegimos el autor de la lista (con lo que se marca en azul). Pulsamos
en Aceptar

El autor ya aparece en su campo. Si nos hubiésemos equivocado, pulsamos
sobre el icono de la goma y se borra el valor del campo, pero no de la lista
de autores. Volveríamos a repetir el proceso descrito.

Completamos el resto de los campos de la pestaña Datos principales y,
cuando acabemos, pulsamos sobre la segunda pestaña: Datos
adicionales.

Campo protegido:
En la pestaña de
Datos adicionales
tenemos tres campos
protegidos:
Descriptores,
Aplicación
pedagógica y CDU.
Los dos primeros se
comportan de la misma
manera que el campo
autor. El campo de la
CDU tiene unas
pantallas de usuario
distintas. No podemos
escribir directamente en
ellos, por eso están en
amarillo. Brevemente vamos a describir los dos primeros
y detallaremos más el de la CDU.

Campo protegido:
El icono de borrado de los valores introducidos es una aspa.
Pulsamos sobre el botón de la tabla.

Campo protegido: DESCRIPTOR
Botones de Crear un
nuevo valor y borrar,
Campo para
buscar el valor.
Valor seleccionado
Lista de
descriptores.

Campo protegido: DESCRIPTOR
En el campo de búsqueda escribimos el valor que deseamos escribir. La
lista de valores nos va mostrando las coincidencias. Si encontramos
una, la seleccionamos y pulsamos Aceptar. Si no estuviera la que
buscamos, debemos crear el valor.

Campo protegido: APLICACIÓN PEDAGÓGICA
Botones de Crear un
nuevo valor y borrar,
Campo para
buscar el valor.
Valor seleccionado
Lista de
descriptores.
Esta lista tiene los valores de acuerdo a la
normativa LOGSE vigente cuando salió el
programa en el año 2000.

Campo protegido: APLICACIÓN PEDAGÓGICA
En el campo de búsqueda escribimos el valor que deseamos escribir. La
lista de valores nos va mostrando las coincidencias. Si encontramos
una, la seleccionamos y pulsamos Aceptar. Si no estuviera la que
buscamos, debemos crear el valor.

Campo protegido: CDU
Vamos a detallar la descripción del tercero de los campos protegidos de
esta pestaña: CDU, la Clasificación Decimal Universal. Este valor debemos
introducirlo, aunque luego no lo usemos como signatura topográfica de
nuestra biblioteca. La CDU nos servirá también como una clasificación
temática.
Los botones de este
campo son los mismos
que los de los otros
campos protegidos de
esta pestaña.

La estructura de la ventana es
igual que la de los descriptores
o aplicaciones: Texto de
búsqueda, Lista de valores y
Valor seleccionado.
La forma de crear nuevos
valores cambia. Ahora no la
explicaremos, pues se hará en
otro tutorial más adelante
(donde explicaremos con
detalle cómo trabajar con la
CDU en ABIES.
La lista de valores es una serie
de menús desplegables de
manera jerárquica.
Para poner un valor podemos ir desplegando las opciones que hay en el
menú pulsando en el signo más que está a la izquierda de cada valor.

Resulta útil buscar el valor en el campo de búsqueda. Veamos dos
ejemplos.

Escribimos Ocio en el texto de
búsqueda.
El valor que devuelve no es
adecuado al libro. No lo aceptamos
y repetimos la búsqueda borrando
el término con la goma.

Escribimos Turismo en el texto de
búsqueda.
El valor que devuelve sí es
adecuado al libro. Lo seleccionamos
y pulsamos en Aceptar.

Vemos el valor introducido. Automáticamente este valor pasará a la primera
celda de la signatura en la pestaña de Datos del ejemplar. Esto implica que
ABIES está configurado para utilizar la CDU como signatura topográfica. En
la pestaña siguiente podemos cambiar y poner otra signatura.

Completamos el resto de los campos de la pestaña Datos adicionales y,
cuando acabemos, pulsamos sobre la segunda pestaña: Datos del
ejemplar.

Al lado tenemos la tabla
de los ejemplares del
fondo.
La signatura, la genera ABIES tomando
datos de las dos pestañas anteriores. La
primera celda la rellena, si tenemos
puesta la CDU en la pestaña anterior.
Los campos siguientes
van asociados a cada
ejemplar creado en la
tabla de ejemplares.
Esta celda nos sirve
para aumentar el
número de ejemplares
del fondo definido en las
dos pestañas anteriores.
El ISBN puede ser distinto
al de la pestaña anterior;
sirve para diferenciar entre
ISBN de la obra completa
y el de una parte de ella

Si el fondo tuviera sólo un ejemplar, rellenamos el resto de la
ficha.
Si el fondo tiene varios ejemplares, en la celda de Ejemplares
vamos aumentando el número de ellos.

En este caso creamos dos ejemplares más, con lo que tendríamos tres
Al pinchar en cada ejemplar en
la tabla de ejemplares, vamos
viendo los campos de cada
uno de ellos.
Vamos a completar la información
para cada ejemplar creado.

Ejemplar 1:
Completamos todos los campos de la pestaña ejemplar.

Ejemplar 2:
Completamos todos los campos del segundo ejemplar, pero en Tipo
de ejemplar ponemos Restringido (por ejemplo, para que sólo
puedan sacar ese libro los lectores de una clase determinada).

Ejemplar 3:
Completamos todos los campos del tercer ejemplar, pero en Tipo de
ejemplar ponemos No prestable, para garantizar que en la sala de la
biblioteca siempre pueda consultarse ese libro.
Cuando disponemos de varios ejemplares, es deseable que uno se
defina como No prestable, de esa manera garantizamos que en la
biblioteca siempre haya un ejemplar, previniendo posibles pérdidas.

Acabado esto, habremos completado la Ficha de catalogación.
Pulsamos en Aceptar.

3.Final
Nos vuelve a salir la pantalla de
consulta previa. Cancelamos.
Asimismo sale la ficha de
catalogación para catalogar otro
fondo. Cancelamos.
De esta manera volveremos a ir al Catálogo.

3.Final
Al final de nuestro catálogo estará el nuevo valor creado.

3.Final
Presentación en "La bitácora de ABIES" by
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under a Creative Commons Reconocimiento-
NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional
License.
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