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AUDITORIA FINANCIERA DEL PROGRAMA CUENCA POOPO - PRESUPUESTO PROGRAMA DE INICIO PP0
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  1. 1. 'f', '(47% 'L COMISIÓN EUROPEA DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO Y COOPERACIÓN - EUROPEAH) («DEVCO») INFORME FINAL El 9 de marzo de 2012 AUDITORÍA FINANCIERA DEL PROGRAMA DE GESTION SOSTENIBLE DE LOS RECURSOS NATURALES DE LA CUENCA DEL LAGO POOPO PRESUPUESTO PROGRAMA DE INICIO - PPO Entidad auditada: Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo País: Bolivia Servicio de la Comisión: Delegación de Ia UE en Bolivia Dirección de DEVCO: Calle 15 Obrajes n°408, Casilia 10 747, La Paz Contrato Marco de Auditoria (CMA): 2010/ S1-000108 (Lote n° 1) - RFS 275452 Auditor: PwC Periodo auditada: Del 23 de noviembre de 2010 al 30 de abril de 2011 Fechas de los trabajos in situ de la auditoria: Del 7 al 10 de noviembre de 2011 Situación del proyecto: en curso EI presente informe ha sido solicitado por la Comlslón Europea. Las opiniones que recoge son las del Auditor extemo y en ningún caso reilejan Ia opinión oficial de la Comisión Europea. Este infonne se ha elaborado exclusivamente para conocimienlo y uso de Ia Comisión Europea. con el fin de permitirle controlar Ia utilización de los iondos asignados al proyecto auditado. Podrá transmitirse a las autoridades oficiales de la UE legalmente autorizadas a acceder a él, como el Tribunal de cuentas Europeo. el Servicio de Auditoria interna y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude. No deberá ser utilizado por ninguna otra parte n¡ para fines distintos de los previstos.
  2. 2. Informe final de auditoría financiera de Programa de Gestión Sastenible de los Recursos Natura/ es de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 Índice INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE AUDITORÍA FINANCIERA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3 1 RESUMEN DE HALLAZGOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... ... .. . . 5 1.1 RESUMEN DE TODOS LOS HALLAZGOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 5 1.2 DATOs DE AUDITORÍA CLAvEs PARA CRIS AUDITORÍA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 9 2 CONTEXTO DEL ENCARGO . ... ... ... ... . . ... ... ... . . ... ... ... . ... ... ... .. . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. . . 11 2.1 MOTIVO DE LA AUDITORÍA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. . . 1 1 2.2 CONDICIONES CONTRACTUALEs. l 1 2.3 PROYECTO AUDITADO . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 11 2.4 ENTIDAD AUDITADA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 14 2.5 INFORME FINANCIERO AUDITADO . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . . 15 3 LA AUDITORIA . ... ... ... ... ... ... ... .. 16 3.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . . . 16 3.2 ALCANCE DE LA AUDITORÍA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 16 3.3 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 17 4 HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES 20 4.1 HALLAZGOS FINANCIEROS . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 20 4.2 HALLAZGOS FINANCIEROS QUE LA COMIsIóN DEBERÍA REExAMINAR. . 20 4.3 HALLAZGOS RELATIVOS AL CONTROL INTERNO . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 22 4.4 OTROS HALLAZGOS RELATIVOS A LA OBLIGACIÓN DE CONFORMIDAD. . 25 s TAREAS ESPECÍFICAS. ... .. 6 TRABAJ OS REALIZADOS POR EXPERTOS ANEXOS . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. . n. . ... ... ... ... .. .u. ..n. ... uu . ... . -uccuuconuvoncnoooco-ooo¡ ANEXO l : INFORME FINANCIERO DEL PROYECTO 28 ANEXO 2: CONCILIACION CON Los FLUJOs DE CAJA . ... ... ... ... ... ... ... ... . . . 29 ANEXO 3: PERsONAs CONTACTADAS O AFECTADAS POR LA AUDITORÍA . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. . . 30
  3. 3. Informe final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesio Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: e/ 9 de marzo de 2012 Informe de auditoria indegendiente Auditoria financiera Comisión Europea Delegación de la Unión Europea en Bolívia Calle 15 N° 406 esq. Av. Hcmando Siles, Obrajes, LA PAZ Hemos auditado los gastos e ingresos señalados en el informe financiero y la conciliación con los flujos de caja del proyecto titulado Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de la Cuenca del Lago Poopó (en lo sucesivo «el Programa»), correspondiente al período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril de 2011 y que figuran en los Anexos l y 2 adjuntos. El presente informe se ha elaborado con arreglo al artículo 5.3 de las condiciones contractuales del Proyecto, correspondiente al Presupuesto Programa de Inicio - PPO, conforme a lo acordado por la Comisión Europea y la Gobemación Autónoma Departamental de Oruro, a través del Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de 1a Cuenca del Lago Poopó (en lo sucesivo «la Entidad»). Nuestros hallazgos se hallan en los apartados correspondientes de nuestro informe, que sólo se ha elaborado para la Comisión Europea a fin de asegurarse de que la financiación apertada al Programa se ha utilizado, en todos los aspectos materiales, de conformidad con las condiciones contractuales aplicables, que figuran en el apartado 2.2 de nuestro informe, y de facilitar la determinación, junto con la Entidad, de los saldos de financiación pagaderos o recuperables, en su caso. Responsabilidades respectivas de los gestores y auditores de la Entidad Con arreglo a las condiciones contractuales, los gestores de la Entidad son responsables de la elaboración del informe financiero y de que éste presente de manera correcta los gastos efectuados y los ingresos recibidos de conformidad con las condiciones contractuales aplicables. Nuestra responsabilidad es auditar el informe financiero y comunicar nuestros hallazgos a la Comisión Europea conforme a los Términos de Referencia del contrato de auditor-ía. Según dichos términos, debemos realizar nuestra labor con arreglo a las normas intemacionales de auditoria (aprobadas por la Federación Intemacional de Contadores - IFAC), en la medida en que dichas normas puedan aplicarse en el contexto específico de una auditoria de conformidad contractual. Tales normas nos obligan a ajustamos a las normas éticas aplicables a la hora de realizar nuestros trabajos. Alcance de la auditoria El alcance de nuestra auditoria figura en los Ténninos de Referencia, como se indica en el apartado 3 de nuestro infomie. Incluye la obtención de evidencia relativa a los importes y los datos del informe ñnanciero que sea suficiente para garantizar, sobre la base de un nivel de confianza del 95 %, que dicho informe no contiene inexactitudes materiales, ya sea por error O fraude. A los efectos de detemiinar lo que es una inexactitud material, hemos aplicado un umbral de materialidad del 2 % del gasto total del Programa, como lo exige la Comisión Europea. Hemos comunicado todos nuestros hallazgos, independientemente del importe. Hemos tenido en cuenta toda la evidencia disponible que se nos ha presentado durante los trabajos in sim, que finalizamos el 9 de noviembre de 2011, incluidas las observaciones posteriores y la información de la Entidad y de la Comisión Europea hasta la fecha del presente informe. Consideramos que las evidencias de auditoria que hemos obtenido son suficientes y adecuadas como base para una opinión favorable.
  4. 4. Informe final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca dei Lago Poopo - Prasupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del infonne: el 9 de marzo de 2012 Oplnlón tavorable En nuestra opinión: - El informe financiero ofrece una imagen fiel, en todos los aspectos materiales, de los gastos soportados y de los ingresos recaudados para el Programa correspondientes a1 período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril de 2011, de conformidad con las condiciones contractuales aplicables, y - Los fondos asignados al Programa por la Comisión Europea se han utilizado, en todos los aspectos materiales, de conformidad con las condiciones contractuales aplicables. Distrlbuclón y utilización La Comisión Europea ha solicitado el presente informe, que va destinado exclusivamente a 1a Comisión Europea y a 1a Entidad para su utilización e información. Brusela s, 9 de Marzo del 2012 PwC Réviseurs d'Entreprises Sccrl
  5. 5. Informe final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sosrenible de los Recursos Naturales de la Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 Resumen de hallazgos 1. 1 Resumen de todos los hallazgos Nuestros hallazgos financieros se resumen en los apertados 1.1.1 y 1.1.2. En los siguientes cuadros se muestra la relación de los hallazgos financieros con los gastos totales del Proyecto comunicados y con el importe total de la financiacíón de la Comisión para el Proyecto. Descripción % de los gastos totales del Proyecto comunicados Gastos totales del Proyecto comunicados y sujetos a 150.053 auditoria (véase el informe financiera del anexo 1) Hailazgos financieros (gastos considerados no elegibles) Hailazgos financieros que la Comisión deberia reexaminar Total de los hallazgos financieros 1,42% Descripción E Gastos totales del Proyecto comunicados y sujetos a auditoria 150.053 (véase el informe financiero del anexo 1) importe a deducir: Hailazgos financieros (gastos considerados no elegibles) Total de los gastos elegibles del Proyecto 150.053 La contribución de Ia Comisión a los gastos elegibles del proyecto es del 100 % 133.946 Financlaclón total de la Comisión para el Proyecto 133.946 importe a deducir: Tramo(s) pagados por Ia Comisión 305.095 Saldo de la financlaclón recuperable por la Comisión 171.149 Nota: Los hallazgos financieros que deberia reexaminar la Comisión (elegibilidad dei gasto cuestionado) no se han tomado en oonsideración en este cuadro. Nuestros otros hallazgos se resumen en los apartados 1.1.3 y 1.1.4.
  6. 6. Infome final de auditor/ a ñnanciera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 1.1.1 Hailazgos financieros No hemos realizado hallazgos financieros. Nuestros hallazgos financieros detallados del apartado 4.1 se pueden resumir del siguiente modo: Problema de ' Hallazgo observaciones conformidad relativo al de la Entidad Total de los hallazgos financieros ( l ) (Número de) Hallazgo relativo a1 control interno (Cl) al que está vinculado el hallazgofinanciero (en . ru caso)
  7. 7. infame final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Soslenible de los Recursos Natura/ es de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 1.1.2 Hallazgos financieros que la Comisión deberia reexaminar Comunicamos unos hallazgos financieros que ascíenden a 2.132 EUR, que representar¡ importes incluidos en el informe financiera auditado y que la Comisión Europea deberia reexaminar. Estos hallazgos se refieren a gastos que podrían no ser elegibles pero respecto a los cuales no hemos obtenido suficiente evidencia apropiada dado que las condiciones contractuales correspondientes no eram bastante claras o no existen. Tras consultas con 1a Comisión. de conformidad con los proccdimientos específicos establecidos en los Términos de Referencia, concluímos que no disponemos de suficiente evidencia de auditoria apropiada de que los gastos en cuestión m son elegibles. Recomendamos que la Comisión reconsidere estos hallazgos a fin de determinar la elegibilidad de los gastos cn cuestión. Nuestros hallazgos financieros detallados del apartado 4.2 que deberia reconsiderar la Comisión se pueden resumir del siguiente modo: Problema de conformidad Hallazgo relativo al Cl (1) Observado nes de la Inexistencia de Documentación que sustenta hallazgo Cl documentación o la reparación de vehículos documentación debe ser revisada inadecuada confonne n°1 Total de los hallazgos financieros que la Comisión deberia reexaminar ( l ) (Número de) Hal/ azgo relativo al control interno (Cl) al que está vinculada el hallazgofínanciero (en su caso)
  8. 8. Informe final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sosfenib/ e de los Recursos Naturales da Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha dal infonne: el 9 de marzo de 2012 1.1.3 Incidencias relativas al control intemo Nuestros hallazgos de control intemo detallados del apartado 4.3 se pueden resumir del siguiente modo: observaciones de la Entidad Hallazgo Problema de control intemo Control de gastos, incluidos los Servicios contratados y bienes conforme procesos y procedimientos de adquiridos que no se contratación relacionados encuenfran formalizados mediante un contrato Sistema y procedimientos de Aspectos relacionados con el no conforme información financiera aporte de contraparte local véase comentario de Ia Entidad, página 23 ( l ) Nivel de prioridad de la recomendacíón (véase el apanado 4.3). 1.1.4 Otros hallazgos relativos a la obligación de conformidad No tenemos otros hallazgos detallados relativos a la obligación de conformidad del apartado 4.4. 1.1.5 Hailazgos relativos a cuestiones específicas No identificamos hallazgos relativos a cuestiones específicas.
  9. 9. infame final de auditoria financiera de Programa de Gestión Sosienible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del infame: el 9 de marzo de 2012 1.2 Datos de auditoria claves para CRIS auditoria Los cuadros sinópticos que figuran a continuación contienen datos de auditoria claves y son para uso exclusivo de la Comisión a efectos de información intema en CRIS auditoria (Sistema Común de Información Rolex). Tipo de auditoria Auditoria financiera Tipo de opinión de auditoria financiera favorable Gastos totales comunicados y sujetos a auditoria -importe en EUFi (véase ei resumen de los hallazgos dei E 150.053 apartado 1.1) Hailazgos financieros - importe en EUR G 0 % de los gastos totales comunicados y sujetos a auditoria 0% Hailazgos financieros que la Comisión deberia reexaminar - importe en EUR e 2132 % de ios gastos totales comunicados y sujetos a auditoria 1,42% Hailazgos financieros Hailazgos financieros que ia Comisión deberia reexaminar N° (1) 'm N” (1) de ¡ n N° Problema de conformidad de ios p°ne los mp° e hallazgos (EUR) hallazgos (EUR) 1 rFalta documentación/ 2 132 documentación inadecuada ' 2 Procedimiento de contratacíón aplicado incorrecto 3 Gastos fuera del período de vigencia del contrato 4 Los gastos inciuyen el IVA l otros impuestos 5 Tipo de cambio utilizado incorrecto - 6 Presupuesto sobrepasado 4 7 Gastos que no son para los fines del proyecto 8 Fraude e irregularidades - 9 Ingresos no declarados/ no comunicados 10 Otros hallazgos financieros - Total de los hallazgos financieros 1 2.132 _L_ ( I ) Es el número de veces que se realizó un hallazgo relativo al problema de conformidad en cueslíón.
  10. 10. infame ñnal de auditoria financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del infame: el 9 de marzo de 2012 Resumen de los datos de auditoria clave para Ia auditoria CRIS (contínuación) Hailazgos relativos ai control interno Número Número Número de de de Número Problemas de control interno hallazgos hallazgos hallazgos total de Prioridad Prioridad Prioridad hallazgos 1 2 3 Inexistencia de documentación o documentación inadecuada 2 Sistema y procedimientos contabies 3 Sistema y procedimientos de 1 1 . f . , Í. . in ormacion inanciera 4 Sistemas y procedimientos Ti (sistemas de información informatizados) Gestión de activos, incluídos los 6 procesos y procedimientos de contratación 7 Gestión de los haberes en bancos y en caia (-tesorería) Control de gastos. incluidos ios procesos 8 y procedimientos de contratación 1 1 relacionados Gestión de recursos humanos y de salarios. i0 Varios Total de hallazgos de control interno 2 2 ? m ( 1) Es el número de veces que . re realizó un hallazgo relativo al emblema de contnnnidad en cuestión. En cuanto a los níveles de prioridad para clarificar ! as recomendaciones relativas a los hallazgos, véase el apanado 4.3. Otros hallazgos relativos a ia obligación de conformidad Número total de hallazgos Número de Número de Número de hallazgos hallazgos hallazgos Prioridad 1 Prioridad 2 Prioridad 3 Retraso en la entrega de informes (financieros - no financieros) dei Proyecto a Ia Comisión No respeto de ios formatos de infonnes No respeto de los requisitos contractuales de visibilidad y publicidad Otros problemas de No conformidad Varios Total de los otros hallazgos relativos a ia obligación de conformidad .10.
  11. 11. Informe final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales dela Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de mama de 2012 2 Contexto del encargo El encargo de 1a auditoria comprende la auditoria financiera a los ingresos y gastos del Programa, correspondiendo los períodos del 23 de noviembre de 2010 a 30 de abril de 2011, los aspectos más importantes se describen a continuación: 2.1 Motivo de la auditoria La auditoria está prevista en el Convenio de Financiación Específico del Programa y fue contratada por la Comisión Europea. 2.2 Condiciones contractuales Los Convenios, contratos y otros documentos reglamentarios o contractuales en los que se establecen las condiciones contractuales del Proyecto, se encuentran en: o Convenio de Financiación DC] - ALA/2009/021 - 614 ñrmado el 12 de abril de 2010, entre el Gobiemo de Bolivia representado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por el Ministerio de Planiñcación del Desarrollo, por el Ministerio de Medio Ambiente y Agua, por el Ministerio de Minería y Metalurgia, por la Prefectura del Departamento de Oruro y la Comunidad Europea o Convenio Subsidiario suscrito el 25 de octubre de 2010, entre el Estado Plurinacional de Bolivia representado por la Ministra de Planiñcación del Desarrollo, por el Ministro de Economía y Finanzas Públicas y el Gobiemo Autónomo Departamental de Oruro, con el objeto de otorgar en calidad de donación los recursos del Convenio de Financiación a1 ejecutor del Programa y establecer las condiciones que regírán la utilización de dichos recursos en 1a ejecución del Programa a ser ejecutado por el Gobiemo Autónomo Departamental de Oruro 0 Presupuesto programa de inicio por el período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril de 2011 2.3 Proyecto auditado Las características del proyecto auditado y su contexto, se detalla a continuación: El Programa Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de 1a Cuenca Lago Poopó está enmarcado en la declaración "El Consenso Europeo 2005" y en el documento de la "Estrategia País 2007-2013”, elaborados por la CE en Bolivia; dentro de lo indicado responde directamente al eje de intervención 3: Gestión sostenible de los recursos naturales y gestión integrada de las cuencas fluviales y pretende sentar base para mejorar la Creación de oportunidades económicas sostenibles, correspondientes al eje 1 de la Estrategia País. Marco conceptual basado en el Convenio de F inanctkzción En fecha 12 de abril de 2010, el Gobiemo de Bolivia representado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por el Ministerio de Planiñcación del Desarrollo, por el Ministerio de Medio Ambiente y Agua, por el Ministerio de Minería y Metalurgia, por la Prefectura del Departamento de Oruro y la Comunidad Europea suscribieron el Convenio de Financiación DCI - ALA/2009/021-6, por un importe de hasta E 14.210.000 para la ejecución del Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de la Cuenca del Lago Poopó. .11.
  12. 12. infame final de auditoria financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca dei Lago Poopo - Presupuesto Programa de Início - Ppo; Fecha del informe: el 9 de mano de 2012 La estructura inicial del ñnanciarniento es 1a siguiente: Aperte local Pratectura/ ao. :Gg Minicpios É Total ? MQ 19 19 Gl 19 19 1 Servicios 1 .1. Asistencia Técnica htemacionai 2.000.000 - - 2.000.000 1 .2. Asistencia Técnica Local 250.000 100.000 - 100.000 350.000 1 .3. Nbnitoreo. Eraluación y Auditoria Btterna 100.000 - - - 100.000 1 .4. Btudios 500.000 - - - 500.000 1.5 Fomnclón y Capacitación 25.000 › - - 25.000 1.6 htercarrbio de experiencias 30.000 - - - 30.000 2 Surninistros 2.1. Equipamento 250.000 - - - 250.000 2.2. Otros 250.000 75.000 - 75.000 325.000 3 Obras 3.1 Arrbientales. Dque Goias. Dragados de Ros/ laguna. 3.200.000 400.000 - 400.000 3.600.000 tratamento de aguas contaminadas 3.2 Obras hidráulicas. Emausamento. 1.200.000 200.000 100.000 300.000 1.500.000 3.3 hi raestructura, Tratamento de Aguas servidas 1.200.000 200.000 100.000 300.000 1.500.000 4 Información y vis lbiiidnd - - - 4.1 Documentación 200.000 - - - 200.000 4.2 Hotrbción 30.000 - - - 30.000 5 Gastos de Funeionamiento 5.1 Personal Local › 1.000.000 - 1.000.000 1 000.000 5.2 Viáticcs Personal Local 200.000 100.000 - 100.000 300.000 5.3 Otros Gastos de Funcionamento 400.000 100.000 - 100.000 500.000 1 Otros (subvenciones a actores descentrailzados) 7.1 htervención en ia Qience 600.000 450.000 450.000 900,000 1.500.000 B imprevistos 8.1 hprevistos 500.000 - - - 500.000 10.935.000 2.625.000 650.000 3.275.000 14.210.000 La estructura del ñnanciamiento en el PPO (Presupuesto Programa de inicio) de acuerdo a Convenio de Financiación, es la siguiente: Aperte local Prel ectu ral EC. E3 Manicigios Iot_ai_ Total _íllbms 19 19 19 19 19 1 Servicios 1 .1 . Asistencia Tecnica hternacionai - - - - - 1.2. Asistencia Técnica Locai - - « - - 1.3. ivionitoreo, B/ aiuación y Auditoria Externa - - - - - 1 .4. Btudios 48.987 - - - 43.967 1.5 Forrrnción y Capacitación - - - - - 1.6 htercarrbio de experiencias - - - - - 2 Sum Inteiros 2.1 . Ezuiparrienta 178.515 - - - 1 78.515 2.2. Otros - - › - - 3 Obras 3.1 Arrbientaies. Dique Colas. üagados de Fios/ laguna, - - - - ~ tratamemo de aguas contamnadas 3.2 Obras hidráulicas, Bicausamento. - - - - - 3.3 hiraestructura. Tratamento de Aguas servidas - ~ - - - 4 información y vlslbiiidad - - › 4.1 Documentación - - - 4.2 Prorrnción 2.173 - - - 2.173 5 Gastos de Funclonamlento 5.1 Personal Local 49.409 - › › 49.409 5.2 Vláticos Personal Local - - 5.3 Otros Gastos de Funcionamento 77.772 - - - 77.772 7 Otros (suhvenclones a actores descentralizsdos) 7.1 htervención en la Cuenca - - - - - 8 imprevistos 8.1 rrprevistos - - - - « 351 . S56 › › ~ 351 . B5B En fecha 25 de octubre de 2010, se suscribió el Convenio Subsidiario entre el Estado Plurinacional de Bolivia representado por 1a Ministra de Planiñcación del Desarrollo, por el Ministro de Economía y Finanzas Públicas y el Gobiemo Autónomo Departamental de Oruro, con el objeto de otorgar en calidad de donación los recursos del Convenio de Financiación al ejecutor del Programa y establecer las -12.
  13. 13. Informe final de auditoria financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del iníorme: el 9 de marzo de 2012 condiciones que regirán la utilización de dichos recursos en la ejecución del Programa a ser ejecutado por el Gobiemo Autónomo Depanamental de Oruro. Duración del Programa El plazo de ejecución del Convenio es de 60 meses a partir de la finna del Convenio de F inanciacián el 12 de abril de 2010. Este plazo comprende dos fases: a) Fase operacional, el plazo de ejecución es de 54 meses a partir de la entrada en vigor del Convenio de Financiación. b) Fase de cierre, el plazo de ejecución es de 6 meses a partir de la fecha de vencimiento de la fase de ejecución operativa. Objetivo del Proyecto El objetivo general y específico del Programa son los siguientes: Objetivo general El objetivo general del Programa es contribuir al logro de los objetivos del milenio, particularmente aquellos que se refieren al manejo Sostenible de los recursos naturales y a la reducción de la pobreza. Objetivo específico El objetivo específico del Programa es: el Manejo sostenible de los recursos naturales de la Cuenca del Lago Poopó priorizando aspectos medioambientales y para alcanzarlos se ha definido los siguientes resultados esperados: Resultado l: Desarrollar e implementar políticas, estrategias y proyectos para un manejo sostenible de la Cuencas del Poopó. Realización de un diagnóstico del comportamiento hídrico de la cuenca, contemplando factores climáticos, físico, químicos, cobertura y uso actual de la tierra, mediante la recopilación, sistematización e intercambios sobre información existente, 1a priorización y concertación sobre los problemas y soluciones ambientales y socioeconômicas, la realización de estudios complementarios biofísicos y socioeconômicos de la Cuenca Poopó y la presentación y difusión de 10s resultados obtenidos. La elaboración y difusión de un Plan Maestro Cuenca Poopó concertado y operativo, lo que permitirá en una primera fase de establecer una línea base y plan de acción en los municípios afectados por la contaminación minera y su integración en los Planes Operativos Anuales de los municípios y la Prefectura del Departamento de Oruro (actual Gobiemo Autónomo Departamental de Oruro). Resultado 2: Mejorar la conservación del ecosistema La identiñcación, priorización, ñnanciamiento e implementación de medidas ambientales de carácter preventivo y/ o de mitigación, con la realización de estudios y diseños para la posterior Construcción de obras ambientales, 1a implementación de un sistema de: control y monitoreo ambiental en prefecturas y municípios, la capacitación a productores agropecuarios y a los mineros en manejo ambiental y la implementación y ejecución de un fondo concursable para proyectos de mitigación ambiental. Resultado 3: Reducida la pobreza y mitigación La generación y consolidación de empleos altemativos o integrales generados y/ o consolidados, vinculados con la gestión del medio ambiente y de los naturales de la cuenca del Poopó, con la prestación de asistencia técnica complementaria en las cadenas y proyectos productivos, el fortalecimiento de procesos productivos y cadenas priorizadas, 1a implementación y ejecución de un fondo concursable para -13.
  14. 14. infame final de auditoria financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Natura/ es de Ia Cuenca dei Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 proyectos de mitigación ambiental (forestaciones, conservación de RRNN). Resultado 4 Fortalecidas las capacidades y la eficiencia de las organizaciones e instituciones locales en la implementación de desarrollo económico local El fortalecimiento de 1a gestión pública en la prefectura y en los municípios beneñcíarios, con priorídad en la promoción del desarrollo económico, mediante la realización de capacitación en temas medio ambientales, el Fortalecimiento de las unidades ambientales locales, la capacitación en la implementación del concepto de desarrollo económico local (DEL) y el fortalecimiento de las productivas o de DEL 2.4 Entidad auditada La responsabilidad de la ejecución del Programa recae en la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) del Gobiemo Autónomo Departamental de Oruro (GADOR), quien, en aplicación del Convenio de Financiación (CF), nombra y delega poderes a un Administrador de anticipos y a un Contable para la gestión de la parte en régimen administrativo de los presupuestos-programa. Bajo la responsabilidad de estos dos puestos, se crea una Unidad de Gestión del Programa (UGP), concebida como unidad descentralizada adscrita a la Secretaría de Medio Ambiente y Madre Tierra del GADOR. Por su mísma naturaleza, y en el marco del CF firmado por la UE y el Estado Plurinacional de Bolivia, la UGP dispone, dentro de los márgenes y en las condiciones establecidas en la delegación de poderes del MAE de] GADOR. de autonomia de gestión, pero, al mismo tiempo, como unidad descentralizada de esta institución pública, se integra en los procesos de toma de decisiones del GADOR con los correspondientes niveles jerárquicos. El Programa responde a un nuevo desafio en la modalidad de intervención por parte de la Unión Europea en Bolivia, puesto que prevé al GADOR. como gobiemo subnacional, como ente ejecutor, siendo el Gobiemo Nacional a través del Vice ministerio de Recursos Hídricos y Riego (VRHyR) el supervisor del Programa. El modelo de intervención es de presupuesto-programa y prevé como mecanismos de ejecución: (i) la adjudicación contratos de obras y servicios; y (ii) subvenciones. Para esto se ha previsto la puesta en funcionamiento de una Unidad de Gestión de Programa (UGP) que debe gestionar el programa bajo el régimen de adrninistración delegada. El Programa ha sido concebido como una operación descentralizada directa por cuanto debe efectuarse mediante cuentas bancarias administradas por dos personas (un Director y un Administrador) nombrados por la MAE del GADOR, previo acuerdo del Jefe de 1a Delegación de la Unión Europea en Bolivia (DELBOL). .14.
  15. 15. 2.5 Informe financiera auditado La información financiera auditada son los gastos e ingresos señalados en el informe ñnanciero del Proyecto correspondientes al período del 23 de noviemrbe de 2010 y el 30 de abril de 2011 (véase el anexo 1). Fuentes de tinanciaclón e Ingresos - importes en Euros Fuentes de flnaneiaclón e ingresos Real C'b"dlUE 'I 'df' "', tt . t ontn ucion e a segune convenio e ¡nanciacion con rao(s) ec 305.095 contribución apertada por otros donantes (coiinanciación) n 16 107 contribución apertada por el beneiiciario de ios fondos de Ia UE K contribución en especie apertada por el beneficiado J Ingresos directos dei proyecto J T tald I fi i íó l i o e a nanc ac ny os ngresoe 321.202 Comentarios: Contribución de la EU: De acuerdo al artículo 6 del Convenio de Financiación se establece la ejecución del Programa mediante el régimem administrativo de presupuestos - programas. En fecha 2) de diciembre de 2010, la UGP registra la transferencia de EUR 305.095 recibida de la Unión Europea. Asimismo, el aporte local asciende a EUR 16.107 ejecutado directamente por la Gobernación correspondiente al pago de honarios del personal de la Unidad de Gestión del Programa (UGP). Análisis por categoría! principales tipos de gasto - importes en Euros categoria de gasto Gasto cuestionable 2.Suministros 2.132 4. Información y visibilídad - 5. Gastos de funcionamiento - ííí Gasto total del proyecto 2.132 Comentarios: La ejecución del programa -presupuesto de inicio asciende a Euros 150.054, de los cuales Euros 133.947 correspondeu a recurso de la Unión Europea y Euros 16.107 correspondeu a los aportes de la contraparte (detalle en el Anexo l). Ei presente informe ha sido solicitado por la Comisión Europea. Las opiniones que recoge son las dei Auditor extemo y en ningún caso reileian ia opinión oficial de ia Comisión Europea. Este informe se ha elaborado exclusivamente para oonocimiento y uso de Ia Comisión Europea, con el fin de permitiria controlar la utilización de los fondos asignados al proyecto auditado. Podrá transmitirse a las autoridades otíciaies de la UE legalmente autorizadas a aoceder a él. como el Tribunal de cuentas Europeo, el Servicio de Auditoria Interna y la Oficina Europea de Lucha contre el Fraude. No deberá ser utilizado por ninguna otra pane ni para fines distintos de ios previstos.
  16. 16. infame final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - PpO; Fecha del infame: ei 9 de marzo de 2012 3 La Auditoria Hemos sido contratados por 1a Comisión Europea para llevar a cabo esta auditoria conforme a los Términos de Referencia, y hemos tomado conocimiento de los siguientes aspectos: 3.1 Objetivos de Ia auditoria Los objetivos de esta auditoria son permitir al Auditor expresar una opinión que certifique eu que' medida: Los Informes financieros presentan una imagen fiel, eu todos los aspectos materiales, de los gastos efectivamente desembolsados y los ingresos recaudados para el programa desde el mes de noviembre de 2010 hasta el mes de abril de 2015, de conformidad con las condiciones contractuales; y Los fondos asignados a1 programa por 1a Comisión Europea se han utilizado, eu todos sus aspectos materiales, de conformidad con las condiciones contractuales aplicables. Los objetivos adicionales específicos de esta auditoria son: Examinar sí el estado de activos refleja adecuada (es decir, número, descripcióu y valor de los bienes) y totalmente (es decir, la totalidad de los bienes a los que correspondeu los gastos del Informe financiero) los bienes adquiridos para el programa para los periodos: del 23 de noviembre de 2010 a 30 de abril de 2011; de 1 de mayo de 2011 a 31 de marzo de 2012; de 1 de abril de 2010 a ll de abril de 2013; de 12 de abril de 2013 a 11 de abril de 2014; de 12 de abril de 2014 a 11 de abril de 2015, de conformidad con las condiciones contractuales y con 1a iuforrnación contenida eu el Informe financiera. Examinar, determinar y certificar a través de un cuadro 1a ejecución presupuestaria acumulada en Euros y en Boliviauos, desglosada por rubros y sub-rubros según el Convenio de Financiación, abarcando el periodo auditado y acumulado desde el inicio del Programa identificando claramente y separadamente recursos europeos y nacionales. Este cuadro deberá resaltar el IVA a recuperar. Verificar 1a transferencia definitiva de obras y sumiuistros. Se entenderá por transferencia definitiva, el documento técnico y legal 1a entrega física de 1a obra o sumínistro a1 beneficiarío, de acuerdo a 1o estipulado en el Plan de transferencia. Examinar y verificar que todos los documentos justificativos de la ejecución del gasto, adquisición de bienes, saldo eu cuentas, transferencias de bienes, cierre de cuentas, y demás documentos relativos al periodo del Presupuesto-Programa auditado estén contenidos en 1o que se denomina "Carpeta de cierre" y que esta, se encuentre de conformidad a1 Plan de transferencia y cierre aprobados por el financiador. No tenemos la obligación de expresar opinión sobre los objetivos específicos adicionales. Los hallazgos (por ejemplo, excepciones, errores, inexactitudes, etc. ) y las conclusiones deberán consignarse eu 1a Sección 5 (Cuestiones especificas) y 1a Sección 6 (Tareas realizadas por los expertos) de cada informe de auditoria. 3.2 Alcance de Ia auditoria Las auditorias se realizarán sobre la base del artículo 5.3 del anexo II "disposiciones Técnicas y Administrativas" del Convenio de Financiación. Las auditorias se llevarán a cabo en Oruro- Bolivia y se realizarán visitas a proyectos en campo (municípios del área7 de intervención de acuerdo a las Disposiciones Técnicas Administrativas del Convenio de Financiación) según sea necesario. El Auditor deberá confirmar con la Entidad el lugar o los lugares eu los que vaya a llevarse a cabo las auditorias antes del inicio del trabajo de auditoria sobre el terreno y asegurarse de que todos los justificantes pertinentes y todos los miembros clave del equipo estén disponibles durante las auditorias. El Auditor deberá tener en cuenta que la Comisión exige por lo general 1a celebracióu de reuuiones para preparar las auditorias y examinar los proyectos de informe, 1o que suele requerir desplazamientos adicionales. Las condiciones contractuales de este programa se fijan en: . 15 .
  17. 17. infame final de auditor/ e financiera de Programa de Gestión Sostenible de ias Recursos Naturales de Ia Cuenca dei Lago Poapa - Presupuesto Programa de Inicia - Ppo; Fecha dei infame: ei 9 de marzo de 2012 Í El Convenio de financiacíón DCl-ALA/2009/021-614 firmado entre la Comisión y el Estado Plurinacional de Bolivia el 12/04/2010, incluidos el Anexo I (Condiciones Generales) y el Anexo II (Disposiciones técnicas y administrativas) y su addendum N° l. J Los cinco (5) presupuestos-programa estimados para la ejecución del Programa por los periodos comprendidos entre 23/11/2010 y 15/04/2015. El programa auditado abarca las actividades que se recogen en las condiciones contractuales más arriba descritas, El objeto de la auditoria lo constituyen los gastos e ingresos consignados en el Informe financiero del programa durante el período comprendido entre 23111/2010 y 15/04/2015. Comunicaremos cuanto antes a la Comisión todas las limitaciones del alcance de nuestros trabajos, de existir, con las que tropecemos antes de las auditorias o durante las mismas. Notificaremos todo intento, por parte de 1a Entidad, de restringir el alcance de las auditorias, o toda falta de cooperación por su parte. Consultaremos a la Comisión acerca de las acciones que deban emprenderse, de la conveniencia de proseguir las auditorias, y en qué condiciones, y de los posibles cambios eu el alcance o el calendario de las auditorias. 3.2.1 Condiciones contractuales Las condiciones contractuales del Proyecto ñguran en el apartado 2.2 del presente informe. El alcance de esta auditoria incluye la obtención de un entendimiento suficiente de la legislación y los reglamentos de la CE aplicables que son de aplicación al Proyecto, de las condiciones contractuales y, eu especial, de los requisitos de elaboración, presentacióu y transmisión de información financiera y la elegibilidad de los gastos. 3.2.2 Alcance de los trabajos El alcance de los trabajos de esta auditoria financiera abarca los gastos e ingresos señalados en el infonne financiera del Proyecto correspondientes al período del 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril de 201 1. El alcance de los trabajos incluye consideraciones específicas y procedimientos que se exponen más detalladamente en el apartado 3.3. 3.2.3 Limitaciones dei alcance del trabajo No aplica, en la auditoria realizada no se presentaron situaciones de limitaciones a nuestro alcance. 3.3 Procedimiento de auditoria El alcance de los trabajos incluye las condiciones específicas y procedinrientos siguientes: Obtención de un entendimiento del contexto del encargo De acuerdo con el contrato de servicios profesionales suscrito, con los términos de referencia y con nuestra propuesta técnica, el objetivo principal es realizar una auditoria financiera y emitir una opinión profesional e independiente sobre la razonabilidad de los estados financieros del Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de la Cuenca del Lago Poopó por el período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril de 2011, financiado parcialmente con recursos provenientes del Convenio de Financiación DCl-ALA/2009/O21-614 de la Comunidad Europea y el Gobiemo Autónomo Departamental de Oruro, y ejecutado por el Gobiemo Autónomo Departamental de Omro a través de la Unidad de Gestión del Programa, de acuerdo con los términos y condiciones del Convenio de financiacíón. Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con las normas de auditoria promulgadas por la Federación Intemacional de Contadores (IFAC) y los requerimientos de la Comunidad Europea detalladas en las “Guidelines for Auditors”. Por consiguiente, incluyó las pmebas de los registros contabies que consideramos necesarias según las circunstancias. -17-
  18. 18. Informe iina/ de auditoria financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del infonne: el 9 de marzo de 2012 Evaluación del riesgo y materialidad Como está requerido en el numeral 6.2 de los términos de referencia, hemos considerado una materialidad general del 2% de los gastos ejecutados durante el período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril del 2011 con recursos del Convenio de Convenio de Financiación DCI ~ ALA/2009/021-6. Obtención de evidencia sobre el diseño de los controles y las pruebas de control Los controles aplicados por la Unidad de Gestión de Programa están inmersos en los procedimientos de contratación, adquisición y pagos de la Guía Práctica de los procedirriientos contractuales para las acciones exteriores de la Unión Europea. Hemos considerado la evaluación de carácter sustantivo que tuvo un alcance del 84% de los gastos ejecutados durante el período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril del 2011. Procedimientos sustantivos En función a determinaciones de los organismos de ñscalización de Bolivia (que establecen la revisión sustantiva de al menos el 70% de 1a ejecución presupuestaria de gastos), hemos determinado una muestra de auditoria que tiene un alcance del 84% de los gastos ejecutados y el 100% de los ingresos recibidos. La revisión contempló: Ingresos recibidos Desembolsos con ñnanciamiento de la Comunidad Europea: Enviamos cartas de conñrmación a1 Financiador solicitando información sobre los desembolsos realizados al Programa durante el período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril de 2011, asi' como los desembolsos acumulados a esa fecha. Cotejamos los fondos recibidos con los extractos bancarios de la cuenta especial y verificamos que los desembolsos realizados durante el período bajo examen, hayan sido adecuadamente registrados, asegurando su ingreso a las diferentes cuentas especiales y/ o ñscales, según corresponda. Gastos efectuados Selección y contratación de bienes y servicios: Seleccionamos una muestra representativa, conformada principalmente por los pagos por conceptos de equipamientos y gastos de funcionamiento realizados durante el período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril de 2011. respecto de los cuales se efectuaron pagos durante el período bajo examen. Efectuamos la revisión de la documentación adjunta en los carpetas de cada proceso de contratación con el objeto de verificar que los procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios realizados por el Gobiemo Autónomo Departamental de Oruro a través de la Unidad de Gestión el Programa, se realizaron de conformidad con los requerimientos establecidos en el Convenio de Financiación N” DCI - ALA/2009/O2l-6l4 y sus anexos y las normas de la Comunidad Europea y que sean elegibles para el ñnanciamiento, de acuerdo con los objetivos del Programa. Pagos: Verificamos la documentación de respaldo de los pagos efectuados, respecto de las contrataciones revisadas, y otros pagos significativos realizados en el período, con el ñn de alcanzar un porcentaje de revisión apropiado de los gastos pagados en el período de revisión. Nuestra revisión de los pagos fue realizada a partir de los registros contabies de la Unidad de Gestión de Programas y comprendió, principalmente, la veriñcación de la documentación original básica, que comprende principalmente: .13.
  19. 19. Informe final de auditor/ a financiera de Pmgrama de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 Solicitud de pago emitida por la unidad solicitante del bien o servicio. Documentación de respaldo del pago, como ser: facturas, recibos, informes de conformidad La vigencia del contrato suscrito. Informe de actividades de los consultores Verificación de las garantias requeridas contractualmente. Cuenta esmcial Nuestra revisión de la cuenta especial, comprendió los siguientes procedimientos: Enviamos una carta de confirmación al Banco Central de Bolivia (BCB) con relación al saldo y movimiento de la cuenta especial, por el período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril de 2011. Solicitamos para nuestro examen, los extractos de cuenta que el BCB mensualmente envía a la Coordinación del Programa. Verificamos la información proporcionada por el BCB (estados de cuenta mensual y otros) con los registros contabies que mantiene el Programa sobre la cuenta especial. Verificamos que los retiros de las cuentas especiales, correspondan a: i) pagos por concepto de servicios de consultorias y otros pagos relacionados íntegramente con 1a ejecución del Proyecto, ii) fecha de pago y iii) aplicación del tipo de cambio del euro respecto al boliviano. Determinamos e identificamos todos aquellos usos de los fondos de la cuenta especial que no correspondan a gastos elegibles, de ser aplicable. Verificamos la adecuada operación y uso de la cuenta especial, en relación con lo establecido en el Convenio de Financiamiento. Procedimientos analíticos Por las características de las o raciones realizadas or la UGP, en consideración al alcance de nuestros . . y procedimientos sustantivos, no efectuamos procediimentos analíticos. Muestreo y otros métodos de seleccíón de los elementos que deben someterse a prueba Para la seleccíón de la muestra de auditoria, hemos utilizado el template de la metodolía de PwC, denominado “target testing" considerando el importe de los gastos, que tuvo un alcance del 84% de los gastos durante el período auditado. Representaciones escritas Hemos obtenido la carta de representación de la Dirección de la UGP en base a la información y documentación que nos fueran proporcionadas. -19.
  20. 20. Informe final de auditoria financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 4 Hallazgos y recomendaciones 4.1 Hallazgos financieros Comunicamos que no identificamos hallazgos financieros que representan importes incluidos en el informe financiera auditado y que en nuestra opinión no son elegibles para financiacíón conforme a las condiciones contractuales. 4.2 Hallazgos financieros que Ia Comisión deberia reexaminar Comunicamos unos hallazgos financieros que representan importes incluidos en el informe financiera auditado y que la Comisión Europea deberia reexaminar. Estos hallazgos se refieren a gastos que podrían no ser elegibles pero respecto a los cuales no hemos obtenido suficiente evidencia apropiada dado que las condiciones contractuales correspondientes no eran bastante claras o no existen. Pedimos a la Comisión una aclaración conforme a los procedimientos específicos establecidos en los Términos de Referencia. Sin embargo, no obtuvimos ninguna aclaración satisfactoria. Por consiguiente, concluímos que no disponemos de suficiente evidencia de auditoria apropiada de que los gastos en cuestión n_o son elegibles. Recomendamos que la Comisión reconsidere estos hallazgos a fin de detemiinar la elegibilidad de los gastos en cuestión. Los hallazgos financieros que deberia reexaminar la Comisión se exponen detalladamente a continuación. Hallazgo N°:1 Título: Documentación que sustenta la reparación de vehículos por EUR 2.132 que debe ser revisada Problema de control intemo: Inexistencia de documentación o documentación inadecuada Descripción del hallazgo: Hechos Mediante Actas de fecha 2 de febrero de 2011, el Programa solicita en calidad de préstamo dos vehículos de propiedad de la Unidad de Saneamiento Básico y Ia Secretaría Departamental de Desarrollo Productívo del Gobiemo Autónomo Departamental de Omro. En estas Actas se establece Io siguiente: a) “. ..Los vehículos no se encuentran en condiciones operatlvas, por consiguiente el Programa en primera instancia efectuará su reparación. b) Los mlsmos serán para uso exclusivo del Programa. el periodo de préstamo será por un plazo hasta Ia recepción de los cuatro vehículos, mismos que se encuentran en proceso de licitación. c) A Ia conclusíón del préstamo el Programa se compromete a devolver el vehlculo en condiciones operativas. . . ". AI respecto, identificamos los siguientes aspectos: a) Los gastos de reparación de los vehículos por Euros 2.132. que no son de propledad del Programa, no se encuentran expresamente aprobados por Ia Delegación de Ia Unión Europea. Para ambos vehículos, existen órdenes de compra/ servicio de fecha 4-2-2011, en las cuales se establece que Ia reparación de los mismos tiene fecha de entrega del servicio de 10 días. Sin embargo, los informes de conformidad de reparación de ambos vehículos son de fecha 26-4-2011, existiendo aproximadamente dos meses de retraso entre Ia prestaclón del servicio y Ia emisión de Ia conformidad. b) Las tres vagonetas NISSAN y Ia camioneta TOYOTA, vehículos nuevos adquiridos, fueron recepcionadas por el Programa en techas 28-04-11 y 23-5-11 respectivamente. Sin embargo, solo uno de los vehículos prestados fue devuelto a la Gobemación pero en fecha 29-7-2011 y no así en el plazo definido mediante Acta. Asimismo, a la fecha, el Programa mantiene en calidad de préstamo el otro vehículo perteneciente a la Gobernación. criterio La ejecución de gastos por adquisición de bienes y suministros debe ser documentada de acuerdo al Presupuesto - Programa auditado y gue se encuentra de conformidad al Plan de transferencia y cierre -20-
  21. 21. /niorme final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 aprobado por el financiador. Causa Durante el periodo de ejecución del Presupuesto Programa de inicio (PP-O) se realizaron gestiones intensas con los beneficiarios para la coordinación de los proyectos a ser ejecutados. razón por Ia cual fue necesario contar con vehículos para Ia movilizar al personal que trabajaba el Programa. Impacto Gastos que podrlan ser observados por el Financiador. Recomendación: Se recomienda establecer procedimientos de control y presentar ante el financiador, las mejores opciones para que las cláusulas y aspectos del Convenio de financiacíón y el Convenio Subsidiario sean cumplidos. Prioridad de la recomendaclón: Prioridad 3 - Es conveniente adoptar una medida oorrectíva especifica, para mejorar los controles intemos que beneficiaría la ejecución del Proyecto. observaciones de la Entidad: a) Si bien los gastos no están expresamente aprobados por el Financiador. la utilización de los vehículos prestados ha sido única y exclusivamente para las actividades del Programa tal como se menciona en acta firmada con Ia Gobemación. Durante el periodo del PP-O se realizaron gestiones intensas con los beneticiarios. principalmente con los Gobiemos Municipales en la coordinación de proyectos a ser ejecutados, lo cual ha derivado a la fecha en Convenios Marco, Convenios Específicos los cuales han dado lugar a las licitaciones y contrataciones de consultorias de servicios en primera instancia. Consecuentemente lo que se hizo inicialmente es movilizar al reducido personal con el que contaba el Programa, agotar los procesos administrativos previos para contar con vehículos prestados y realizar Ia reparación de los mismos. Evidentemente los informes de conformidad se realizaron el 26-4-11 debido a que el Programa estaba impedido de cancelar los servicios por Ia demora en la inscripción de los recursos de donación en el VIPFE, situación que ocurríó una semana antes del cierre del PPO. b) La devolución de uno de los vehlculos prestados en fecha 29-7-11 obedece a que previamente ser realizó los trâmites administrativos legales de contratación de seguros automotor, solicitud de placas diplomáticas, Ilenado de tarjetas de propiedad y otros necesarias para poner en circulación los vehlculos adquiridos. Respecto al segundo vehículo resta realizar Ia devolución a la Gobemación, lo cual será inmediato. observaciones de la Comisión: No existe observación ya que el proceso de adquisición de los nuevos vehículos demoró y se habia advertido que se repararían los vehículos de Ia Gobemación. Otras observaciones del Auditor: Estamos de acuerdo con los comentarios de Ia Entidad y de la Delegación de la Comisión Europea. .21.
  22. 22. Informe final de auditoria ñnancíera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de la Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 4.3 Hallazgos relativos al control interno Hallazgo N°:1 Título: Servicios contratados y bienes adquiridos que no se encuentran formalizados mediante un contrato Problema de control Interno: Control de gastos, incluidos los procesos y procedimientos de contratación relacionados Descripción del hallazgo: Hechos De la revisión efectuada a los gastos y en base a una muestra, evidenciamos que algunos servicios contratados y/ o adquisición de bienes no fueron formalizados mediante la suscripción de un "contrato". Los mismos. cuentan unicamente con órdenes de compra/ servicio que no establecen principalmente las responsabilidades y otros aspectos forrnales (plazos, objeto. multas. vigencia. etc. ) que son necesarios para la contratación de servicios y/ o adquisición de bienes. criterio La ejecución de gastos por adquisición de bienes y suministros debe ser documentada de acuerdo al Presupuesto - Programa auditado y que se encuentre de conformidad al Plan de transferencia y cierre aprobado por el financiador. Causa El Programa no cuenta con procedimientos preestablecidos para adquisiciones menores a Euros 10.000 Impacto Adquisición de bienes y/ o servicios cuyas condiciones no se encuentran formalizadas. Recomendación: Recomendamos al Programa definir lineamientos. aprobados por la Delegación de la Unión Europea. en los cuales se establezca cuantías, tipo de servicio o bien, que requieren Ia suscripción de contratos o simplemente Ia aplicación de órdenes de compra/ servicio. Prioridad de la recomendaclón: Prioridad 3 - Es conveniente adoptar una medida correctiva específica, para mejorar de los controles internos que beneficiaria la ejecución del Proyecto. observaciones de la Entidad: La observación reiiere a montos menores a Euros 10.000 que son realizados mediante Órdenes de Servicio u Órdenes de Compra en algunos casos, existiendo otros que están con contratos; ambos siguen procedimientos desde Ia certificación presupuestaria, cotizaciones, cuadros comparativos hasta derivar en las Órdenes. Asimismo, se cuenta con las actas de recepción de materiales o conformidad de los servicios (generalmente imprenta) lo cual garantiza que los requerimientos han sido recepcionados a satisfaoción. Conforme a Norma Europea. la adquisición de servicios. suministros u obras menores a Euros 10.000 no requiere cotizaciones, es decir puede ser realizado con oferta única, no obstante y con la tinalidad de contar con procedimientos transparentes y competitivos se realizan cotizaciones con varios proveedores. No obstante de Io mencionado anteriormente. el Programa forrnalizará dicho procedimiento con la elaboración de un documento que recopile los lineamientos generales y pondrá en conocimiento del Financiador. observaciones de Ia Comisión: No existe observación Otras observaciones del Auditor: No hay objeción de Ia Delegación. .22.
  23. 23. Informe tina! de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - PpO: Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 Hallazgo N°: 2 Título: Aspectos relacionados con el aporte de contraparte local Problema de control interno: Sistema y procedimientos de información financiera Descripción del hallazgo: Hechos En Ia revisión del aporte local por el período comprendido entre el 23 de noviembre de 2010 y el 30 de abril de 2011, identificamos Ia ejecución de Euros 16.107, importe que corresponde al pago directo por parte del Gobiemo Autónomo Departamental de Oruro a personal local del Programa. AI respecto no se cuenta con lineamientos previamente establecidos para Ia ejecución de los recursos del aporte local. EI Presupuesto Programa de inicio (PPO). en el numeral 3.9.4 establece que “EI TGN, los Gobiemos Municipales y Otros actores institucionales deberán realizar una transferencia de recursos a favor del Programa en Ia cuenta fiscal de recursos de contraparte. ..". AI respecto, hemos verificado que la Gobernación Autónoma Departamental de Oruro ha realizado su aporte mediante pago directo a los funcionarios (personal local) y no asi a través de la transferencia al Programa. EI Presupuesto programa de inicio en su punto 1.2. “Actividades que deben realizarse", establece como una de las actividades, la elaboración del Manual de Funcionamiento de la UGP, incluido el reglamento del Comité Directivo. Al respecto a la fecha de emisión del presente informe no se cuenta con Ia aprobación del Manual de Funcionamiento por parte de Ia Delegación de la Unión Europea en Bolivia. criterio EI artículo 3 Financiación del Beneficiario, establece que: "Cuando haya una contribución no financiera del Beneficiario" el convenio de financiacíón determinará sus modalidades en las Disposiciones Técnicas y Administrativas del Anexo ll. Causa Estos gastos fueron ejecutados directamente por el Gobierno Autónomo Departamental de Oruro. Impacto Falta de procedimientos previamente elaborados por el ejecutor y aprobados por el Financiador. Recomendación: Se recomienda establecer lineamientos para la administración de los recursos relacionados con el aporte local tanto para ingresos como Ia ejecución de los gastos. Prioridad de la recomendación: Prioridad 3 - Es conveniente adoptar una medida correctiva especifica, para mejorar de los controles internos que beneficiaria la ejecución del Proyecto. observaciones de Ia Entidad: Se adjunta listado y documentación de sustento de la contraparte local Gobiemo Autónomo Departamental de Oru ro. Respecto a los lineamientos para Ia administración de recursos locales, estos han sido definidos con la Secretaria Departamental Administrativa Financíera cuya posición ha sido el centralizar dichos pagos y remitir intormes SIGMA al Programa para su introducción en el sistema integrado propio. observaciones de la Comisión: No existe observación Otras observaciones del Auditor: No hay objeción de Ia Delegación. .23.
  24. 24. infonne final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de la Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del infonne: el 9 de marzo de 2012 Niveles de prioridad para las recomendaciones de claslñcación Prioridad 1 - Hay que adoptar con urgencia una medida cor-reativa. Los controles intemos esenciales bien no existen o bien no se realizan regularmente. Hay una debilidad o deficiencia fundamental en un control intemo o en una serie de controles intemos que implican un riesgo sustancial de error material o bien de irregularidad o fraude en cuanto a los gastos e ingresos señalados en el informe financiero del Proyecto. Hay un considerable riesgo de no consecución dc los objetivos de control del Proyecto relativos a la fiabilidad de la información financiera. la efectividad y eiiciencia de las operaciones y el cumplimiento de la legislación y los reglamentos aplicables, sobre rodo las condiciones contractuales del Proyecto. Estos riesgos podrlan tener una incidencia negativa en el infame financiero del Proyecto. Se requíere urgentemente una medida correctiva. Prioridad 2 - Hay que adoptar con rapidez una medida específica. Hay una carencia o deficiencia fundamental en un control intemo o en una serie de controles intemos que. si bien no es fundamental, refleja un defecto que expone algunos âmbitos de control intemo específicos (p. ej. gestión de caja y bancario o control presupuestaria y de gastos) a un nivel de riesgo menos inmediato bien de error o bien de inegularidad o fraude. Este riesgo podrfa repercutir en la eficacia de los controles intemos. así como en sus objetivos. y deberia preocupar a la dirección de la Entidad. Se requiere rapidamente una medida especifica Prioridad 3 - Seria deseable la adopción de una medida cor-reativa específica. El control intemo presenta carencias o deñciencias que, consideradas aisladamente, no tienen un excesivo impacto. pero evidencian la existencia de un âmbito en el que la mejora de los controles intemos beneficiaria al Proyecto y en cl que la Entidad podrfa alcanzar mayores niveles de eficacia o de eficiencia. Existe la posibilidad de que se produzcan efectos indeseables en los procesos, que. combinados con otras deficiencias, podrían resultar preocupantes. .24-
  25. 25. Informe final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de la Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del informe: el 9 de marzo de 2012 4.4 Otros hallazgos relativos a Ia obligación de conformidad En este punto no identificamos aspectos a ser reportados. -25.
  26. 26. Informe final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de la Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del infame: el 9 de marzo de 2012 5 Tareas específicas Hemos examinado si el estado de activos refleja adecuada (es decir, número, descripcióu y valor de los bienes) y totalmente (es decir, Ia totalidad de ! os bienes a los que correspondem los gastos del Informe financiero) los bienes adquiridos para el programa para los periodos: de] 23 de noviembre de 2010 a 30 de abril de 2011; de l de mayo de 2011 a 31 de marzo de 2012; de 1 de abril de 2010 a ll de abril de 2013; de 12 de abril de 2013 a ll de abril de 2014; de 12 de abril de 2014 a ll de abril de 2015, de conformidad con las condiciones contractuales y con la información contenida en el Informe financiero. Hemos examinado, determinado y certificado a través de un cuadro la ejecución presupuestaria acumulada en Euros y en Boliviauos, desglosada por rubros y sub-mbros según el Convenio de Financiación, abarcando el periodo auditado y acumulado desde el inicio del Programa identificando claramente y separadamente recursos europeos y nacionales. Este cuadro resalta el IVA a recuperar. Verificar la transferencia definitiva de obras y suministros. Se entenderá por transferencia definitiva, el documento técnico y legal Ia entrega física de la obra o suministro al beneficiario, de acuerdo a lo estipulado en el Plan de transferencia. s Trabajos realizados por expertos No aplica. .25.
  27. 27. Inlomre final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del infonne: el 9 de marzo de 2012 Anexos -27-
  28. 28. Infome final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del infame: el 9 de marzo de 2012 Anexo 1: Informe financiero del Proyecto Informe Financíera del Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopó - Presupuesto Programa de Inicio - PPO para el período que va del 23/1 1/2010 aI 30/04/201 1 PRESUPUESTO REAL PRESU- REAL “m” Divisa Divisa PUESTO sun Bs Bs EUR Ingresos contribución de 2.811.544 2.782.399 351.856 Remítase a Ia UE - los hallazgos Presupuesto y los Programa PPO números de los hallazgos Aporte del 0 165.374 0 16.107 Gobierno Autónomo Departamental de Oruro Total de 2.811.544 2.947.773 351.856 321.202 Ingresos Gastos de capital asemaos 351.433 115.793 43.937 1.426.444 1.058.568 178.515 108.099 2.132 Documen- tación que sustenta la reparación de vehículos debe ser revisada 4. Información y 17.363 5.263 2.173 visibilidad 5. Gastos de 1.016.254 297.421 127.181 funcionamiento Total de los 2.811.544 1.477.050 351.856 150.053 gastos de capital Excedentel 0 1.470.723 O 171.149 2.132 déficit de las actividades del Proyecto .23.
  29. 29. Informe final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicio - Ppo; Fecha del infame: el 9 de marzo de 2012 Anexo 2: conciliación con los flujos de caia conciliación con los flujos de caia del Programa de Gestión Sostenible de los Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopó - Presupuesto Programa de Inicio - PPO para el período que va del 23/1 1/2010 al 30/04/201 1 Descripción Divisa EUR local (BS) Saldo de apertura según el Ilbro de caia y extractos bancarios a [fecha] (A) 0 coanos 2 Anticipos/ desemboisos de Ia Comisión 305.095 Anticipos/ desemboisos de otras iuentes (por ejempio. donantes) 16.107 intereses percibidos - Otros cobros [precísese] - Total de los cobros (B) 321.202 PAGOS - Pagos efectuados (gastos. compras de bienes, etc. ) 150.053 Otros desembolsos : Crédito fiscal por recuperar 195.976 20.013 Comisiones bancarias 85 Contingencias por recuperar 5.924 Diferencía de cambio O Total de los pagos (C) 176.075 Cálculo del saldo (D--A+B-C) 1.454.657 145.127 Efectivo en caia 0 0 Saldo de Ia cuenta especial 6669 en ei Banco Central de Boiivia en la divisa EUR 1.069.499 105.095 Bolivia en Ia divisa Bolivianos Saldo total según el libro de caia y extractos bancarios a [fecha] (E) 2.871.258 294.180 Diferencias entre cobros e ingresos en el informe financiero 0 O Saldo de Ia cuenta BCP N° 401 -5034743-3-23 en el Banco de Crédito de 1.801.759 189.085 Diferencias entre pagos y gastos en ei informe financiero 1.420.310 149.053 Total de los fondos del Proyecto a [fecha] (F) 1.450.948 145.127 Diferencla (G: F - D) ( 1) (3.709) 0 ( I ) La diferencia se genero por tipo de cambio. .29.
  30. 30. Infome final de auditor/ a financiera de Programa de Gestión Sostenible de las Recursos Naturales de Ia Cuenca del Lago Poopo - Presupuesto Programa de Inicia - Ppo; Fecha del infame: el 9 de marzo de 2012 Anexo 3: Personas contactadas o afectadas por Ia auditoria Auditor - PricewaterhouseCoopers Entidad auditada - Gobierno Autónomo Departamental de Oruro Patricia Plata Administrador - UGP Delegación de Ia Unión Europea en Bolivia Maria Jimena ATM, Sección de cooperación, Delegación de Ia Unión Europea en Boiivia Patiño .30.

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