Trazabilidad CTAIMA LEGAL.Net

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Trazabilidad entre la Norma ISO 14001:2004 y Reglamento 1221/2009 con el Servicio de Gestión de Requisitos legales de CTAIMA LEGAL.Net

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Trazabilidad CTAIMA LEGAL.Net

  1. 1. CTAIMA LEGAL.Net por la Sostenibilidad ANEXO II Trazabilidad entre la Norma ISO 14001:2004 y Reglamento 1221/2009 con el Servicio de Gestión de Requisitos legales de CTAIMA LEGAL.Net. ISO 14001:2004 / Anexo II al Reglamento 1221/2009 Servicio de Gestión Requisitos Legales de CTAIMA LEGAL.Net 4.2. Política Ambiental Garantía de cumplimiento legal c) “...incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables…” El software de Gestión de los Requisitos Legales CTAIMA LEGAL.Net tiene por objetivo principal garantizar al empresario el cumplimiento legal que aplica a su organización, por ello la aplicación engloba el calendario con avisos de alerta, formación de los puestos vinculados directa o indirectamente a temas legales, control de los registros y documentos legales, auditorias,… c)… y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos Se analizan requerimientos legales que NO aplican directamente a la empresa, pero que en el ámbito de mejora continua, ambientales.” la empresa se los podría proponer como mejora continua del sistema. 4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos Personalización, actualización permanente y acceso on-line “...identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la El software permite al usuario poder identificar aquellos requisitos legales que le afecten relacionados con la normativa organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales” legal, instalaciones, así como otros requisitos legales (como son los organizativos, normas internacionales o derivados de autorizaciones o permisos,…) El acceso es on-line, lo que permite al usuario el acceso desde cualquier ubicación. Además, la actualización es permanente y el cliente es avisado vía correo electrónico cuando ha habido alguna modificación que le afecte. El alcance de la normativa incluye la legislación europea, estatal, autonómica y también la local, además de información de interés particular para la organización (subvenciones, normas, directrices,...) para las actividades, productos y servicios de la organización. En consideración a las nuevas tecnologías y dependiendo del grado de desarrollo de la empresa, se podría ofrecer nuevas posibilidades de comunicación, como por ejemplo, bajar la información a Agendas Electronicas (PDA’s) o utilizar Messenger para consultas on-line.CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L. Anexo II
  2. 2. CTAIMA LEGAL.Net por la Sostenibilidad ISO 14001:2004 / Anexo II al Reglamento 1221/2009 Servicio de Gestión Requisitos Legales de CTAIMA LEGAL.Net CTAIMA ofrece un servicio totalmente personalizado, identificando únicamente los requisitos que afectan a la organización realizado por técnicos altamente cualificados omitiendo aquellos requisitos que no aplican, con objeto de facilitar la comprensión del alcance legal al que está sometido la empresa. 4.3.3. Objetivos, metas y programas Mejora continua “...deben ser medibles cuando sea factible y deben ser coherentes .... con el cumplimiento con los Cualquier parte del alcance del servicio puede establecerse como un objetivo ambiental de mejora (p.ej. la verificación del requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba....” cumplimiento legal de proveedores críticos, el acceso on-line a los requisitos legales departamentales) y además el sistema permite introducción de indicadores de control. 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Calendario de cumplimiento legal y Matriz de control documental “Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y comunicar El sistema incluye una matriz que relaciona los distintos requisitos legales con su responsable del requisito legal o el para facilitar una gestión ambiental eficaz” responsable que verifique su cumplimiento,… Es de relevante importancia que las responsabilidades relacionadas con requisitos legales estén claramente definidas, comunicadas y sean fácilmente consultables para prevenir incumplimientos. Además permite que cada departamento acceda a los requisitos que le son de aplicación. 4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia. Formación en legislación “...sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de: El servicio da la posibilidad de formar en legislación ambiental y seguridad industrial a los responsables de departamento, a) la importancia de la conformidad con la política ambiental, los procedimientos y requisitos responsable ambiental, Dirección y auditores internos, incluyendo todo el personal vinculado a aspectos legales del sistema de gestión ambiental;..” También incluye un curso de formación e-learning sobre el uso y funcionamiento de la aplicación para que, todo el personal que deba tener acceso a parte del mismo por su vinculación directa o indirecta con los requisitos legales, conozca perfectamente cómo realizarlo.CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L. Anexo II
  3. 3. CTAIMA LEGAL.Net por la Sostenibilidad ISO 14001:2004 / Anexo II al Reglamento 1221/2009 Servicio de Gestión Requisitos Legales de CTAIMA LEGAL.Net 4.4.3. Comunicación Comunicaciones automáticas, consultas con expertos y matriz “...recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas El servicio emite automáticamente -vía correo electrónico- un total de cinco avisos a los responsables vinculados al externas...” cumplimiento de un requisito legal, recordándoles el plazo máximo de ejecución (totalmente personalizables por el usuario). Las responsabilidades en cuanto a recepción, documentación, respuesta y archivo quedan claramente definidas en la matriz del servicio. Es importante, a efectos principalmente de responsabilidad y seguimiento posterior, que sólo las personas asignadas se hagan cargo de las comunicaciones con las entidades competentes. 4.4.4. Documentación Acceso on-line y acceso restringido para los departamentos “...la documentación del Sistema de Gestión Ambiental debe incluir....la descripción de los El sistema permite el acceso directo al texto íntegro de las disposiciones legales. Además, mediante las Fichas de requisito elementos principales del sistema de gestión ambiental y su interacción, así como la referencia a legal podrá consultar los requisitos legales aplicables. los documentos relacionados” El Calendario de cumplimiento permite el archivo de los documentos legales que evidencian el trámite realizado, “…establecer y mantener al día, en papel o formato electrónico, la información para:...orientar permitiendo acceder a todos ellos mediante consulta clicando sobre el archivo adjunto, sin necesidad de tener que recurrir sobre la documentación de referencia.” a buscar el documento en papel, proporcionando así facilidad de acceso a los documentos y evitando que estos se extravíen por no ser devueltos al su lugar correcto de archivo. Debemos recordar que un documento legal puede ser consultado por varias personas con distintos fines, por lo que este acceso on-line es una gran ventaja. 4.4.5. Control de la documentación Sin papel, acceso on-line a toda la información de interés “...controlar toda la documentación...,para asegurarse que las versiones pertinentes de los Puesto que todo el servicio es on-line, el control y distribución de los requisitos legales y documentación es mucho más documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso; de que se identifican los cambios seguro y fácil. y el estado de revisión actual de los documentos, para revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente....”CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L. Anexo II
  4. 4. CTAIMA LEGAL.Net por la Sostenibilidad ISO 14001:2004 / Anexo II al Reglamento 1221/2009 Servicio de Gestión Requisitos Legales de CTAIMA LEGAL.Net 4.4.6. Control operacional Incentivar a los proveedores y subcontratistas a cumplir con los requisitos legales “...la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo El servicio tiene la opción de realizar un diagnóstico del grado de cumplimiento de los requisitos legales de los contratistas.” proveedores y subcontratistas críticos para la organización, orientándolos tras ese diagnóstico. Este servicio pretende incentivar a los proveedores y subcontratistas a cumplir con la legislación que les afecta, en beneficio mutuo con nuestro cliente. 4.5.1. Seguimiento y medición Calendario de cumplimiento “La organización debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medición se utilicen y El servicio permite incluir una identificación de equipos e instalaciones relacionadas directa o indirectamente con mantengan calibrados y verificados, y se deben conservar los registros asociados” requisitos legales, así como su programa de calibración y planes de mantenimiento. 4.5.2. Evaluación del cumplimiento Verificación anual de cumplimiento legal “...la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para El software permite realizar la verificación del cumplimiento legal con objeto de asegurar que la empresa está cumpliendo evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. con todos los requisitos legales aplicables, realizada por auditores externos expertos en legislación. Esta verificación puede ser realizada por técnicos expertos de CTAIMA permitiendo asegurar que la empresa ha actualizado en primer “La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.” lugar los requisitos legales ante ampliaciones, modificaciones,… y que estos han sido entendidos y tramitados correctamente por los diferentes responsables.CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L. Anexo II
  5. 5. CTAIMA LEGAL.Net por la Sostenibilidad ISO 14001:2004 / Anexo II al Reglamento 1221/2009 Servicio de Gestión Requisitos Legales de CTAIMA LEGAL.Net 4.5.4. Control de los Registros Control y acceso a los registros y documentos legales “...La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para El calendario de requisitos legales permite identificar para cada trámite legal el documento que evidencia su cumplimiento la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la pudiendo identificar en el apartado de Comentarios aquella información complementaria y de utilidad para el mismo como disposición de los registros...” puede ser: el nombre con el que se identifica el documento, código, fecha de entrega a la entidad competente, responsable y lugar de archivo de los originales, número de copias controladas, periodo de archivo, método de destrucción de los documentos obsoletos,... 4.5.5. Auditoria Interna Verificación anual de cumplimiento legal “…la organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría, La contratación de la verificación del cumplimiento legal realizada por técnicos de CTAIMA –personal independiente de teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de la organización- cubriría la parte de auditoria interna del sistema relacionada con los requisitos legales. Además, la las auditorías previas…” formación proporciona conocimientos a los auditores internos de la organización para que también ellos puedan auditar correctamente los requisitos legales. 4.6. Revisión por Dirección Informes “…las revisiones por la dirección deben incluir: Los informes de Estado de Cumplimiento, informes del diagnóstico inicial, informes de evaluación del grado de a) Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos cumplimiento de los proveedores y subcontratistas críticos, el seguimiento de las desviaciones detectadas,… servirá de legales y otros requisitos que la organización suscriba… documentación objetiva para la revisión del sistema de gestión ambiental, con objeto que la Dirección pueda tomar sus decisiones. g) los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales; “” De la misma manera se puede extraer información relativa al contenido exigido en la Revisión por la Dirección como cambios normativos producidos a lo largo del año, indicadores de estado de cumplimiento,…CTAIMA Outsourcing & Consulting S.L. Anexo II

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