GADAMED srl
«BIOTRAC - L’ESPERIENZA DEL
POLICLINICO
SAN MARTINO DI GENOVA»

Il gruppo di lavoro
• Gadamed, azienda del Gruppo Gada, offre servizi altamente innovativi nel
settore delle tecnologie medicali.
• L’azienda abilita ed assiste soluzioni tecnologiche “intelligenti” (Smart
technologies), all’interno delle strutture sanitarie pubbliche e private.
• L’utilizzo dei più avanzati sistemi informativi, insieme allo sviluppo di software e
applicazioni nel campo della connected care (sanità digitale), consente a
Gadamed di abilitare i propri clienti per:
• Attivare la tracciabilità digitale di tessuti, organi, farmaci, campioni
biologici
• Monitorare puntualmente ogni fase del processo vein-to-vein, dalla
donazione alla trasfusione
• Ottimizzare il risk management attraverso una rilevazione in tempo reale
dei dati osservati
• Migliorare efficacia delle cure ed aderenza terapeutica attraverso
prestazioni sanitarie in remoto quali televisita, telecooperazione sanitaria
e telemonitoraggio.
Ø La progettualità qui descritta riguarda il sistema BIOTRAC®, soluzione per la
tracciabilità pienamente integrata nel percorso di transizione digitale intrapreso
dalla Sanità verso quello che è definito l’Ospedale 4.0.

Descrizione 1/5
• Una struttura ospedaliera è un insieme di «processi e tecnologie» che dall’edificio si estendono
sul territorio ed hanno l’obiettivo di milgliorare le cure e la salute.
• L’ospedale 4.0, rappresenta l’evoluzione di un modello in grado, proprio grazie alla tecnologia, di
garantire un’erogazione dei servizi al paziente più puntuale e personalizzata, riducendo al
contempo i rischi.
• Un esempio è sicuramente quello del tracciamento automatizzato di parametri e percorsi
riguardanti il personale, i pazienti, ma soprattutto il trasporto e la consegna di materiali, come
provette, campioni biologici, organi e sacche, garantendone conformità ai requisiti normativi di
sicurezza e rintracciabilità.
• All’interno dell’Internet of Things (IoT), infatti, la tracciabilità e rintracciabilità di beni e persone,
e relativi processi e percorsi, rappresenta una risposta valida alla gestione del rischio clinico,
identificando e condividendo in tempo reale le diverse informazioni prodotte da oggetti e
persone.
• La situazione attuale vede però un monitoraggio dei flussi di beni e persone non ancora
puntuale, con la conseguente generazione di inefficienze ed errori e ricadute sia economiche che
qualitative sull’erogazione stessa del servizio.
• Tale situazione si fa evidente anche nel trasporto dei campioni biologici a scopo diagnostico. Da
una parte abbiamo i laboratori pubblici organizzati in rete o basati su accentramenti consistenti.
Dall’altra quelli privati dove è più forte la tendenza a consorziarsi o affidare a terzi (Hub) una
parte importante del proprio repertorio analitico. A ciò si somma la richiesta dei cittadini di una
maggiore capillarità territoriale dei servizi per evitare lunghi spostamenti.
• In questo contesto è chiaro quanto sia importante garantire, nelle fasi di trasporto, il rispetto di
parametri non sempre misurabili con i sistemi tradizionali.

Descrizione 2/5
• Una soluzione a tale problematica è stata proposta con la progettualità qui presentata,
riguardante l’Ospedale Policlinico San Martino di Genova.
• La struttura del Policlinico può essere definita coma una sorta di «città ospedaliera», con
strade e blocchi. Una superficie ampia e dispersiva in cui la gestione dei flussi è complessa.
• Da questa constatazione parte l’esigenza del DH Onco-ematologico di tracciare il trasporto dei
campioni interni, dalla struttura di partenza sino al laboratorio centrale.
• L’adozione delle tecnologie IoT e l’introduzione di una serie di oggetti connessi all’interno
della struttura ospedaliera ha consentito di fruire di strumenti di misurazione ed analisi in
grado di ottimizzare sia il servizio che la gestione delle risorse connesse importanti sia per
l’attività dell’ospedale che per la sicurezza del paziente.
• Al fine di soddisfare tale esigenza è stata utilizzata la tecnologia BIOTRAC® di Gadamed con
una sperimentazione partita a ottobre 2020 e conclusa a giugno 2021. Visti gli ottimi risultati
conseguiti si sta procedendo con l’attivazione ufficiale del servizio BIOTRAC®.
• A questo link il racconto video dell’esperienza del Policlinico San Martino con BIOTRAC®:
https://vimeo.com/647687004/ea0a1a0aea

Descrizione 3/5
• Il DH Onco-ematologico del Policlinico San Martino di Genova ha adottato BIOTRAC® , la
soluzione tecnologica informatizzata Gadamed per la tracciabilità interna di campioni
biologici.
• Cuore della soluzione BIOTRAC® è l’integrazione dei sistemi digitali con tecnologie di
geolocalizzazione e immagazzinamento dati per ottenere un monitoraggio completo,
sicuro ed efficace dei campioni.
• Con la geolocalizzazione, possibile attraverso una App sui terminali dei trasportatori,
viene assicurato il monitoraggio degli spostamenti dei campioni durante il tragitto, oltre
che tra i punti di raccolta e di lavorazione. Questa soluzione contribuisce a preservare la
sicurezza e l’integrità dei campioni.
• Grazie poi all’utilizzo di un software dedicato unito alla tecnologia barcode, BIOTRAC®
permette l’analisi in tempo reale dei dati raccolti e la gestione di tutte le informazioni
come: scadenze, dati prestazioni sanitarie, date e ora ritiro, riferimenti a patologie.
• La gestione di questi dati consente agli operatori coinvolti di seguire i processi in modo
sicuro, efficiente e controllato, apportando un notevole supporto alla correttezza delle
diagnosi e delle terapie. Inoltre, la consultazione in rete dei dati da parte degli operatori
sanitari permette di trarre vantaggio dai nuovi modelli di condivisione delle informazioni
cliniche, nell’ottica dello sviluppo di una sanità digitale ed integrata.
• Qui un breve video sul sistema BIOTRAC®: https://youtu.be/SN7L1F5hQ4U

Descrizione 4/5
• La soluzione consente, in un ospedale ampio come quello del
San Martino, di mappare partenza e arrivo dei campioni, ma
soprattutto di tracciare il carico di responsabilità (chi, cosa,
dove, quando). Un aspetto non possibile in passato che
comportava il rischio di perdere o tardare spedizioni o
destinare carichi errati.
• Dalla preparazione della spedizione alla presa in carico da
parte del vettore e fino alla consegna è infatti possibile con
BIOTRAC® conoscere ogni aspetto del contenuto e del tragitto
percorso in tempo reale, garantendo un monitoraggio
costante e dettagliato:
ü Allestimento spedizione: attraverso il software
applicativo collegato al barcode reader sono identificati
item, contenitore, operatore responsabile
dell’operazione e i luoghi di partenza e spedizione
ü Presa in carico della spedizione da parte del vettore: in
questa fase, attraverso l’app sul palmare, vengono
identificati l’operatore del trasporto e il suo percorso
durante tutto il tragitto
ü Consegna della spedizione: l’operatore destinatario,
attraverso il software applicativo può identificare la
spedizione in elenco tra gli arrivi, controllare il tragitto e
identità dell’operatore di trasporto nonché il contenuto
trasportato.
ü Presa in carico del campione: il destinatario prende in
carico il campione e lo inserisce nel processo di
lavorazione

Descrizione 5/5
Il processo avviene seguendo gli step:
1. Composizione del sacchetto: lettura barcode e
inserimento delle provette all’interno del
sacchetto
2. Stampa del sigillo: apposizione del sigillo con
riferimento della spedizione sul sacchetto
contenente le provette
3. Presa in carico del sacchetto da parte del
vettore: attraverso l’utilizzo di una app installata
sullo smartphone il trasportatore legge il
barcode del sacchetto e il codice del punto di
raccolta associando le due informazioni
4. Consegna del sacchetto da parte del vettore: il
trasportatore arrivato al punto di consegna
legge il codice del punto di consegna e
nuovamente il codice del sacchetto per
attestare la consegna
5. Chiusura della spedizione: gli operatori preposti
all’accettazione del sacchetto chiudono
sull’applicativo Biotrac la spedizione e questo
attesta l’arrivo finale del sacchetto

Obiettivi e destinatari del lavoro
Gli obiettivi del progetto sono:
1. Tracciare il trasporto dei campioni dal DH fino al Laboratorio centrale.
2. Analizzare i dati in termini di tempo e carichi gestiti, consentire al presidio
sanitario di ottimizzare la propria gestione e ridurre aree di inefficienza
e inefficacia
3. Ottimizzare la gestione del personale risparmiando tempo e risorse
4. Fornire un sistema perfettamente integrabile e senza stravolgere
struttura informatica ospedaliera
Gli attori coinvolti sono:
1. DH Onco ematologico
2. Laboratorio Centrale
3. Squadre di trasporto

• DATI PER EFFICIENTAMENTO: nel periodo di sperimentazione il sistema BIOTRAC® ha
fornito dati sul carico gestito e i diversi tempi di lavorazione, consentendo di avere un
quadro più chiaro sulle eventuali attività di implementazione del servizio. Un supporto,
non presente in passato, per misurare la capacità dell’azienda sanitaria nel perseguire i
propri obiettivi valutando l’efficacia delle prestazioni, l’efficienza dei risultati e la
razionalizzazione delle risorse disponibili.
• RIDUZIONE ERRORI: l’attività di lettura delle provette e relativo controllo con barcode ha
rappresentato un check dell’effettivo buon esito di ogni singola spedizione, abbattendo il
numero di provette smarrite.
• RISPETTO STANDARD INTERNI E ESTERNI: i dati caricati sul gestionale riportano tutte le
informazioni di ciascun item (es. campioni di sangue urgenti) e fornisce evidenza del
rispetto delle specifiche.
• DOCUMENTAZIONE DI QUALITÀ: tutte le informazioni disponibili consentono di apporre
un «bollino» a supporto della qualità su ogni singola spedizione.
• PIENA INTEGRABILITÀ: il sistema è completamente integrabile con i gestionali residenti e
reso fruibile mediante app facili ed intuitive.
• APPROCCIO GREEN: la digitalizzazione del processo ha inoltre abbattuto la produzione di
documentazione cartacea.
Risultati 1/3

Risultati 2/3
• La soluzione BIOTRAC® ha rappresentato un fattore abilitante per un set di indicatori
stimati durante la fase di sperimentazione:
• Numero di spedizioni effettuate giornalmente per fascia oraria, operatore che l’ha
portata, vettore che l’ha trasportate ed operatore che l’ha ricevuta e lavorata;
• Distribuzione per fasce orarie delle movimentazioni;
• Tempi medi di percorrenza del trasporto stratificati per fascia oraria, operatore,
percorso;
• Tempi medi di esecuzione per ciascuna fase stratificati per fascia oraria, operatore,
percorso;
• Scostamenti.
• Non c’è un dopo senza un prima…: Avere un dato consente di misurarlo, correggerlo,
migliorarlo, implementarlo, perseguirlo. BIOTRAC® dunque al servizio del «lean
methodology» per la definizione di un ospedale più efficiente e vicino al paziente.
• Partire vuol dire arrivare…: con BIOTRAC® un aiuto per la sicurezza del campione.

Risultati 3/3

Andrea Benedetti
a.benedetti@gadagroup.com
Integrated Business Solutions Director