Digitalización: Aspectos técnicos, legales y de seguridad

DIGITALIZACIÓN
Luz Nidia de la Pava Hernández
María Consuelo Zamora
Rocío Vargas Villarreal
Grupo eje temático 4
Universidad del Quindío
Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística - CIDBA
Gestión de Documentos Electrónicos -
Intersemestral
7 de Julio de 2013

DIGITALIZACIÓN
Grupo eje temático 4
Ing. Jorge Mario Zuluaga
Docente
Universidad del Quindío
Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística - CIDBA
Gestión de Documentos Electrónicos -
Intersemestral
7 de Julio de 2013

Contenido
INTRODUCCIÓN 4
JUSTIFICACIÓN 5
OBJETIVOS 6
Qué es digitalización? 7
Aplicaciones 8
Usos 19
Aspectos técnicos 24
Equipos para la captura de información 31
La legislación Colombiana sobre Documentos Electrónicos 41
Seguridad Informática 64
CONCLUSIONES 67
REFERENCIAS 69

INTRODUCCIÓN
El proceso de digitalización es una buena iniciativa para las empresas para
contribuir con el ahorro de papel y otros insumos, se ha extendido en
todas las empresas públicas y privadas para facilitar su conservación y
acceso a la información institucional. Actualmente se usan documentos
digitalizados de todo tipo: Libros, revistas, imágenes, documentos
manuscritos, etc.
Sin duda este proceso contribuye significativamente a la política de cero
papel y es aplicable a los archivos según su ciclo vital, centros de
documentación, bibliotecas, entre otros.

JUSTIFICACIÓN
Teniendo en cuenta la era de la digitalización, es fundamental
que la información histórica de la Entidades sean
salvaguardas en medios magnéticos, según lineamientos del
Archivo General de la Nación y políticas de las mismas
entidades.
El profesional CIDBA debe ser integral en todos sus saberes y
debe estar en la capacidad de brindar información oportuna
y veraz, con el fin de liderar todos los lineamientos de los
procesos archivísticos.

OBJETIVOS
General. Conocer los conceptos y generalidades sobre la
digitalización de documentos impresos, requisito indispensable
para los profesionales CIDBA.
Específicos.
1. Investigar sobre la digitalizaciòn como herramienta y aplicación
en ciencias de la información.
2. Identificar los tipos de digitalizaciòn, el proceso para digitalizar,
los aspectos técnicos y los equipos utilizados para esto.
3. Contextualizar la digitalizaciòn en el marco legislativo
colombiano.
4. Exponer los fundamentos de seguridad informática en el marco de
la digitalización.

QUÉESDIGITALIZACIÓN?
Este concepto se encuentra definido
en el Acuerdo 27 de 2006 y en el
protocolo para digitalización de
documentos con fines probatorios:
Técnica que permite la reproducción
de información que se encuentra
guardada de manera analógica
(Soportes: papel, video, cassettes,
cinta, película, microfilm y otros)
en una que sólo puede leerse o
interpretarse por computador.
Procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un
soporte análogo (papel) o electrónico, en una imagen digital.

Contextualicemos un poco nuestro
marco técnico, antes de continuar,
veamos el video.

El proceso de digitalización
aplica para archivos según su
ciclo vital, centros de
documentación y bibliotecas.
Se establece de acuerdo a la
finalidad que se requiera o se
persiga.
APLICACIONES
En algunos casos el documento electrónico obtenido se mantendrá y
manejará al mismo que tiempo que el documento original en soporte
análogo, y en otros casos sustituirá este último, conservándose por el
término fijado en las políticas de archivo.

APLICACIONES
Digitalización sin eliminación del documento original
análogo:

APLICACIONES
Digitalización con sustitución del soporte análogo:
digitalización certificada
Es importante aclarar que los documentos con valores
secundarios (científicos, históricos y culturales) no
podrán ser sustituidos mediante este proceso.

TIPOS DE DIGITALIZACIÓN
Tipo Sustituir el original en
papel
Requisitos
Fines de control y trámite. NO Pautas AGN
Fines archivísticos NO
Pautas AGN y normas
archivísticas adoptadas por el
Comité de la Entidad
Fines de contingencia y
continuidad del negocio.
NO Ley 527 de 1999
Digitalización Certificada SI
• Protocolos y estándares
certificados.
• Requiere firma digital y
electrónica.

DIGITALIZACIÓN
Fase previa
Análisis y evaluación que factores que puedan afectar la
conversión de los documentos.
Elaborar un estudio técnico para analizar la viabilidad del
proyecto, recursos, relación costo beneficio, etc. La fase
previa debe tener como mínimo los siguientes elementos:
• Alcance
• Declaración y finalidad de los documentos digitalizados.
• Metas y beneficios esperados
• Estándares Técnicos del Protocolo
• Equipos y Recursos de planeación y control.
• Proceso de control de calidad
• Estrategias para integrar las imágenes
• Adopción de estándares, según normatividad de archivo en
relación al documento electrónico digitalizado.
• Análisis y gestión del riesgo de la información.

DIGITALIZACIÓN
Fase digitalización y optimización
La digitalización de un documento puede ser escaneado por medios
fotoeléctricos y se obtiene un fichero con una imagen en la
memoria del sistema (discos duros, memorias de acceso aleatorio
RAM) y se asocia al escáner.
- El documento digitalizado debe ser fiel al documento original, en su
apariencia, forma, contenido.
- No se debe agregar letras, números, símbolos o gráficos que no
existan en el documento original.
- La firma electrónica se obtiene a través del sistema de
digitalización o sistema de firmado.
- Definir el sistema el nivel de seguridad y tipo de firma electrónica.
- Se pueden eliminar los bordes negros y otros, siempre respetando
su contenido, geometría en tamaño y proporción.

DESCRIPCIÓN PROCESO
DIGITALIZACIÓN
FASE CONFORMACIÓN. En esta fase se conforma el documento electrónico
como objeto digital (compuesto por contenido, metadatos y firma).
FASE CONTROL DE CALIDAD. Debe ser acompañado por un plan de gestión de
calidad durante y posterior al proceso de almacenamiento. Este control
tiene que ver con procedimientos, operaciones de mantenimiento
preventivo y un seguimiento diario que garantice un producto final de
calidad.
FASE DIGITALIZACIÓN EN UNIDADES DE CORRESPONDENCIA. Se debe utilizar
el proceso de digitalización certificada para devolver el original al
ciudadano.
Autenticar electrónicamente documentos originales en papel. Se
digitalizan los documentos originales, se revisa la imagen del documento
original en papel y se devuelven los documentos originales a quien
presentó el documento con los datos de radicación.

RECOMENDACIONES
1) Preservación del documento electrónico digitalizado.
Las copias también deben ser clasificadas.
2) Asegurar la disponibilidad y consulta. Mediante
métodos en línea o a través de los aplicativos de la
Entidad, con la protección de la ley de datos.
3) Seguridad. Debe cumplir con los requisitos de las
Normas NTC 27000, sobre sistemas de gestión de
seguridad y darlo a conocer por toda la organización.

USOS
Consulta documental:
• Es eficiente a la hora de consultar
documentos y expedientes.
• Permite hacer consultas simultáneas de
documentos digitales.
• Incremento en la productividad del
personal encargado de archivo
• Las imágenes digitales pueden
incorporarse a cualquier documento
electrónico, sistemas y aplicaciones
diversas a bases de datos.
• Las imágenes no pierden nitidez ni se
dañan gradualmente con el paso del
tiempo.

USOS
Cambio cultural:
• Se comparten los documentos a través de la red, sin
necesidad de generar copias de las copias y guardarlas
en los escritorios.
• Se comparten los documentos digitales a través de la
red o dispositivos móviles

USOS
Seguridad:
• Se tiene acceso a la
información siempre y cuando
se cuente con la autorización o
contraseña.

USOS
Por beneficios: Tangibles
• Disminución en el uso de papel e
impresiones.
• Disminución en el costo de
almacenamiento.
• Reducción de copias y copiadoras
(mantenimiento, consumibles).
• Disminución del personal dedicado a
archivar y buscar información.
• Disminución en mantenimiento de
archivos físicos.
• Eliminación de archivos históricos
físicos.

USOS
Por beneficios: Intangibles
• Más tiempo disponible para trabajar y
menos tiempo perdido en archivar.
• Descentralización de la información.
• Acceso total y rápido a la información.
• Seguridad en los archivos.
• Mejor uso de la información para la toma de
decisiones.
• Aprovechamiento de espacios usados en
archivos (costo de oportunidad).
• Mayor productividad del personal.
• No más pérdida o traspapelado de
documentos.
• Seguridad en encontrar toda la información
archivada.

Paradigitalizarundocumento,
engeneralsecitanlos
siguientesaspectos:ASPECTOS TÉCNICOS
• Resolución
• El formato del
documento
• Velocidad de captura
• Interfaz
• Características físicas

ASPECTOS TÉCNICOS
Resolución: Define la calidad del escaneo
Es el máximo número de puntos por pulgada -dpi- que
puede capturar un aparato. La resolución horizontal
depende mucho de la calidad y del número de
capturadores, mientras que la resolución vertical
está íntimamente ligada a la exactitud del motor
principal de entrenamiento.

ASPECTOS TÉCNICOS
El formato del documento:

Representa la capacidad del escáner para procesar un
gran número de páginas por minuto. Dicha
velocidad depende del formato del documento y de
la resolución elegida para el escaneo.
ASPECTOS TÉCNICOS
Velocidad de captura: Expresada en páginas por minuto -
ppm

ASPECTOS TÉCNICOS
Interfaz: se trata del conector del escáner

ASPECTOS TÉCNICOS
Interfaz: algunos son lentas y obsoletas.

• Tamaño, costo y peso.
• Consumo de energía eléctrica, en Watts (W).
• Temperaturas de funcionamiento y almacenamiento
• Nivel de ruido. Un escáner puede producir bastante
ruido
• Accesorios: drivers, el manual del usuario, los cables
ASPECTOS TÉCNICOS
Características físicas:

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE
INFORMACIÓN
Puntos a tener en cuenta:
1. Existen diversos tipos de escáner que se adaptan a
diferentes necesidades de trabajo y formatos.
2. La resolución de escaneo del dispositivo de
digitalización varía según la calidad del equipo.
3. La velocidad de transmisión de datos al computador
depende de la conexión entre equipos, las más
efectivas son las SCSI o FireWire y las más lentas son las
de USB y puertos paralelos.

INFORMACIÓN
Escáner:
Es un periférico de captura utilizado para
convertir un documento en papel en una
imagen digital

Funcionan utilizando el principio básico de la transferencia de la luz. El
cabezal lector compuesto por el CCD (Coupled Charge Devices), el
sistema de iluminación y un conjunto de lentes, se desplaza
barriendo la imagen. La luz reflejada o transmitida es convertida en
energía eléctrica por los sensores , la cual es proporcional a la
intensidad de la luz. La velocidad del movimiento del cabezal lector
nos dará una mayor o menor resolución.
INFORMACIÓN
Escáner: Cómo funciona?

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN
Tipos de escáner: Escáner de cama plana
Puede escanear objetos planos como fotografías, hojas sueltas,
libros y revistas. Funciona de forma similar a una
fotocopiadora. El objeto a escanear se coloca sobre el vidrio y
un cabezal escaneador capturará la imagen. Normalmente se
consiguen en tamaño carta.

Tipos de escáner: Escáner de planos

Tipos de escáner: Escáner de libros
Se utiliza principalmente para
conservar libros de valor histórico
o en los que no es posible
desprender las hojas que
contiene, manteniendo la
integridad original en cualquier
circunstancia, estos escáneres
respetan la calidad de las
imágenes al corregir
automáticamente las curvaturas
de las páginas

Tipos de escáner: Escáner de transparencias
Permite escanear varios formatos de
película transparente, sea
negativa, positiva, color o blanco
y negro. Su tamaño de escaneo va
desde 35 mm. hasta las placas de
9x12 cm. hay especiales para cada
formato y otros multiformato para
todas las medidas.

Tipos de escáner: Digitalizadores de video

Tipos de escáner: Escáner de mano
Suelen conectarse al puerto de impresora
del ordenador y otros modelos llevan su
propia tarjeta para puerto. Tienen poca
resolución y hay que tener buen pulso
para que la lectura sea correcta.

Tipos de escáner: Escáner de tambor
Consigue mayor resolución, reconoce
originales opacos o transparentes y
utiliza un cilindro de cristal donde se
coloca el original. Un sistema de
transmisión fotomecánico recorre la
imagen punto por punto, obteniendo así
una gran resolución y gama dinámica
entre bajas y altas luces.
No utilizan el sistema de captación por
CCDs sino que utilizan un sistema de tubos
fotomultiplicadores (PMT) en el bloque
lector

LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA
SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
En Colombia existe la ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta
el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación

ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley será aplicable a todo
tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes
casos:
a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de
convenios o tratados internacionales.
b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir
necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo
que implica su comercialización, uso o consumo.
PARTE I.
PARTE GENERAL
CAPITULO I.
DISPOSICIONES GENERALES
LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - LEY 527 DE 1999

ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente ley se entenderá por:
Mensaje de datos:
La información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como
pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos
(EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o
el telefax.

Comercio electrónico
Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole
comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la
utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro
medio similar.

Las relaciones de índole comercial comprenden las siguientes
operaciones:
· Toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o
servicios
· Todo acuerdo de distribución; toda operación de representación o
mandato
· Todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros, de
construcción de obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión
de licencias
· Todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público, de
empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o
comercial; de transporte de mercancías o de pasajeros por vía
aérea, marítima y férrea, o por carretera.

Firma digital:
Se entenderá como un valor
numérico que se adhiere a un
mensaje de datos y que,
utilizando un procedimiento
matemático conocido,
vinculado a la clave del
iniciador y al texto del mensaje
permite determinar que este
valor se ha obtenido
exclusivamente con la clave del
iniciador y que el mensaje
inicial no ha sido modificado
después de efectuada la
transformación
Intercambio Electrónico de Datos
(EDI):
La transmisión electrónica de
datos de una computadora a otra,
que está estructurada bajo normas
técnicas convenidas al efecto.
Sistema de Información:
Se entenderá todo sistema
utilizado para generar, enviar,
recibir, archivar o procesar de
alguna otra forma mensajes de
datos.

LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

CAPITULO II.
APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS JURÍDICOS DE LOS MENSAJES DE DATOS
ARTÍCULO 7o. FIRMA:
Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o
establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en
relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho
requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador
de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta
con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito
por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido
en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas
simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.

ARTÍCULO 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS:
Para efectos del artículo anterior, se considerará que la
información consignada en un mensaje de datos es
íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada,
salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que
sea inherente al proceso de comunicación, archivo o
presentación. El grado de confiabilidad requerido, será
determinado a la luz de los fines para los que se generó
la información y de todas las circunstancias relevantes
del caso.
ARTÍCULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS
MENSAJES DE DATOS:
Los mensajes de datos serán admisibles como medios de
prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las
disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección
Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento
Civil.

ARTÍCULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS:
Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere
esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios
reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de
tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o
comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la
integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier
otro factor pertinente.
ARTÍCULO 12. CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS:
Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean
conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes
condiciones:
1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se
haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que
reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el
origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido
el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por
única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio
técnico que garantice su reproducción exacta.

ARTÍCULO 18. CONCORDANCIA DEL MENSAJE DE DATOS ENVIADO CON EL MENSAJE
DE DATOS RECIBIDO:
Siempre que un mensaje de datos provenga del iniciador o que se entienda que
proviene de él, o siempre que el destinatario tenga derecho a actuar con
arreglo a este supuesto, en las relaciones entre el iniciador y el destinatario,
este último tendrá derecho a considerar que el mensaje de datos recibido
corresponde al que quería enviar el iniciador, y podrá proceder en
consecuencia. El destinatario no gozará de este derecho si sabía o hubiera
sabido, de haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún
método convenido, que la transmisión había dado lugar a un error en el
mensaje de datos recibido.
ARTÍCULO 17.PRESUNCIÓN DEL ORIGEN DE UN MENSAJE DE DATOS:
Se presume que un mensaje de datos ha sido enviado por el iniciador, cuando:
1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado previamente
con el iniciador, para establecer que el mensaje de datos provenía
efectivamente de éste, o 2. El mensaje de datos que reciba el destinatario
resulte de los actos de una persona cuya relación con el iniciador, o con algún
mandatario suyo, le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador
para identificar un mensaje de datos como propio.

ARTÍCULO 20. ACUSE DE RECIBO:
Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda
con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha
acordado entre éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se
podrá acusar recibo mediante: a) Toda comunicación del destinatario,
automatizada o no; b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al
iniciador que se ha recibido el mensaje de datos. Si el iniciador ha solicitado o
acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y
expresamente aquél ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarán
condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se considerará que el
mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el
acuse de recibo.
ARTÍCULO 19. MENSAJES DE DATOS DUPLICADOS:
Se presume que cada mensaje de datos recibido
es un mensaje de datos diferente, salvo en la
medida en que duplique otro mensaje de datos, y
que el destinatario sepa, o debiera saber, de
haber actuado con la debida diligencia o de haber
aplicado algún método convenido, que el nuevo
mensaje de datos era un duplicado.

ARTÍCULO 21.PRESUNCIÓN DE RECEPCIÓN DE UN MENSAJE DE DATOS:
Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá
que éste ha recibido el mensaje de datos. Esa presunción no implicará que
el mensaje de datos corresponda al mensaje recibido. Cuando en el acuse
de recibo se indique que el mensaje de datos recepcionado cumple con los
requisitos técnicos convenidos o enunciados en alguna norma técnica
aplicable, se presumirá que ello es así.
ARTÍCULO 22. EFECTOS JURÍDICOS:
Los artículos 20 y 21 únicamente rigen los efectos relacionados con el acuse
de recibo. Las consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán
conforme a las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en
dicho mensaje de datos.

ARTÍCULO 24. TIEMPO DE LA RECEPCIÓN DE UN MENSAJE DE DATOS:
De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el momento de la recepción de un
mensaje de datos se determinará como sigue: a) Si el destinatario ha designado un
sistema de información para la recepción de mensaje de datos, la recepción tendrá
lugar: 1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de
información designado; o2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de
información del destinatario que no sea el sistema de información designado, en el
momento en que el destinatario recupere el mensaje de datos; b) Si el destinatario no
ha designado un sistema de información, la recepción tendrá lugar cuando el mensaje
de datos ingrese a un sistema de información del destinatario. Lo dispuesto en este
artículo será aplicable aun cuando el sistema de información esté ubicado en lugar
distinto de donde se tenga por recibido el mensaje de datos conforme al artículo
siguiente.
ARTÍCULO 25. LUGAR DEL ENVÍO Y RECEPCIÓN DEL MENSAJE DE DATOS:
De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos
se tendrá por expedido en el lugar donde el iniciador tenga su
establecimiento y por recibido en el lugar donde el destinatario tenga el
suyo. Para los fines del presente artículo: a) Si el iniciador o destinatario
tienen más de un establecimiento, su establecimiento será el que guarde
una relación más estrecha con la operación subyacente o, de no haber una
operación subyacente, su establecimiento principal; b) Si el iniciador o el
destinatario no tienen establecimiento, se tendrá en cuenta su lugar de
residencia habitual.

PARTE II
COMERCIO ELECTRÓNICO EN MATERIA DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS
ARTÍCULO 26. ACTOS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS:
Sin perjuicio de lo dispuesto en la parte I de la presente ley, este capítulo será aplicable a
cualquiera de los siguientes actos que guarde relación con un contrato de transporte de
mercancías, o con su cumplimiento, sin que la lista sea taxativa.
ARTÍCULO 27. DOCUMENTOS DE TRANSPORTE:
Con sujeción a lo dispuesto en el inciso 3o. del presente artículo, en los casos en que la ley
requiera que alguno de los actos del artículo 26 se lleve a cabo por escrito o mediante
documento emitido en papel, ese requisito quedará satisfecho cuando el acto se lleve a cabo
por medio de uno o más mensajes de datos.
ARTÍCULO 27 Para los fines del inciso tercero, el nivel de confiabilidad requerido será
determinado a la luz de los fines para los que se transfirió el derecho o la obligación y de
todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo pertinente. Cuando se utilicen
uno o más mensajes de datos para llevar a cabo alguno de los actos enunciados en los incisos
del artículo 26, no será válido ningún documento
emitido en papel para llevar a cabo cualquiera.

PARTE III.
FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES
DE
CAPITULO I.
FIRMAS DIGITALES
ARTÍCULO 28. ATRIBUTOS JURÍDICOS DE UNA FIRMA
DIGITAL:
Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje
de datos se presume que el suscriptor de aquella
tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos
y de ser vinculado con el contenido del
mismo.PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá
la misma fuerza y efectos que el uso de una firma
manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes
atributos: 1. Es única a la persona que la usa. 2. Es
susceptible de ser verificada.3. Está bajo el control
exclusivo de la persona que la usa.4. Está ligada a la
información o mensaje, de tal manera que si éstos
son cambiados, la firma digital es invalidada. 5. Está
conforme a las reglamentaciones adoptadas por el
Gobierno Nacional. editación conforme a la
reglamentación expedida por el Gobierno Nacional.

ARTÍCULO 30. ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN:
Artículo modificado por el artículo 161 del Decreto 19 de 2012. El nuevo
texto es el siguiente: Las entidades de certificación acreditadas por el
Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para prestar sus servicios
en el país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades: 1. Emitir
certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas
naturales jurídicas. 2. Emitir certificados sobre verificación respecto de la
alteración entre el envío y recepción del mensaje de datos y de
documentos electrónicos transferibles.3. Emitir certificados en relación
con persona que posea un derecho u obligación con respecto a los
documentos enunciados en los literales f) y g) del artículo 26 de Ley 527 de
1999.4. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de
creación de las firmas digitales certificadas. 5. Ofrecer o facilitar los
servicios de registro y estampado cronológico en Ia generación, transmisión
y recepción de mensajes de datos.6. Ofrecer o facilitar los servicios de
generación de datos de creación de las firma selectrónicas.7. Ofrecer los
servicios de registro, custodia y anotación de los documentos electrónicos
transferibles.8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes
de datos y documentos electrónicos transferibles.9. Cualquier otra
actividad relacionada con creación, uso o utilización de firmas digitales.

CAPITULO VI.
DISPOSICIONES VARIAS ARTÍCULO
43:
CERTIFICACIONES RECÍPROCAS: Los
certificados de firmas digitales
emitidos por entidades de
certificación extranjeras,
podrán ser reconocidos en los
mismos términos y condiciones
exigidos en la ley para la
emisión de certificados por
parte de las entidades de
certificación nacionales,
siempre y cuando tales
certificados sean reconocidos
por una entidad de
certificación autorizada que
garantice en la misma forma
que lo hace con sus propios
certificados, la regularidad de
los detalles del certificado, así
ARTÍCULO 44.INCORPORACIÓN POR
REMISIÓN:
Salvo acuerdo en contrario entre las
partes, cuando en un mensaje de
datos se haga remisión total o
parcial a directrices, normas,
estándares, acuerdos, cláusulas,
condiciones o términos fácilmente
accesibles con la intención de
incorporarlos como parte del
contenido o hacerlos vinculantes
jurídicamente, se presume que esos
términos están incorporados por
remisión a ese mensaje de datos.
Entre las partes y conforme a la ley,
esos términos serán jurídicamente
válidos como si hubieran sido
incorporados en su totalidad en el
mensaje de datos.

PARTE IV
REGLAMENTACIÓN Y VIGENCIA ARTÍCULO 45:
La Superintendencia de Industria y Comercio contará con un
término adicional de doce (12) meses, contados a partir de
la publicación de la presente ley, para organizar y asignar a
una de sus dependencias la función de inspección, control y
vigilancia de las actividades realizadas por las entidades de
certificación, sin perjuicio de que el Gobierno Nacional
cree una unidad especializada dentro de ella para tal
efecto.
ARTÍCULO 46. PREVALENCIA DE LAS LEYES DE PROTECCIÓN AL
CONSUMIDOR:
La presente ley se aplicará sin perjuicio de las normas
vigentes en materia de protección al consumidor.
ARTICULO 47. VIGENCIA Y DE ROGATORIA. La presente ley
rige desde la fecha de su publicación y deroga las
disposiciones que le sean.

SEGURIDAD INFORMÁTICA
Seguridad es un concepto asociado a la certeza, falta de riesgo o contingencia.
Conviene aclarar que no siendo posible la certeza absoluta, el elemento de riesgo
está siempre presente, independiente de las medidas que tomemos, por lo que
debemos hablar de niveles de seguridad.
La seguridad informática es un conjunto de técnicas encaminadas a obtener altos
niveles de seguridad en los sistemas informáticos. Lo importante es proteger la
información. La seguridad informática se dedica principalmente a proteger la
confidencialidad, la integridad y disponibilidad de la información.
Uno de los problemas importantes de seguridad son la autentificación, es decir la
prevención de suplantaciones, que se garantice que quien firma un mensaje es
realmente quien dice ser; el no repudio, o sea que alguien niegue haber
enviado una determinada información (que efectivamente envió) y los
controles de acceso, esto es quien tiene autorización y quien no para acceder a
una parte de la información.

A continuación compartimos un video en el
cual podemos conceptualizar la idea del
significado de la seguridad informática ya
que hoy en día nos encontramos al alcance
de más información a través de la
tecnología.

CONCLUSIONES
1) El proceso de digitalización facilita el acceso y consulta de la memoria institucional
y salvaguarda la trazabilidad de la información.
2) La digitalización es clave en la normalización de procesos archivísticos, antes de
someterse a un proceso de disposición final debe adelantarse el proceso de
digitalización como medio de conservación.
3) Implementar un programa de digitalización beneficia una organización tanto de
forma tangible como intangible, lo cual permite menores costos de producción,
mantenimiento y gestión.
4) Para digitalizar un documento se requiere equipos de calidad que cumplan con
estándares internacionales y legales, cumpliendo con el objetivo básico del formato
y el ente que lo requiere.
5) La legislación colombiana ampara la información y el documento a través de la Ley
527 de 1999.

CONCLUSIONES
6) La seguridad tecnológica e informática se implementa con la prioridad de cuidar y
salvaguardar la información documental.
7) En cumplimiento a la ley 594 de 2000 y demás normas concordantes, todas las
empresas deben contar con un PGD Plan de Gestión Documental, que permita
salvaguardar y proteger la información.
8) Para iniciar un proceso de esta índole, es importante realizar un estudio previo,
según las necesidades del clientes y fases mencionadas en el presente documento.
9) La digitalización es un proceso de gran utilidad para la preservación de la gestión, y
contribuye con la política de cero papel y se cuenta con la información en las
etapas del ciclo vital de los archivos.

REFERENCIAS
Bermudez Muñoz, María Teresa, Guía para digitalizar documentos. [en línea:]
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documentos-v1.pdf] Consultado el 10 de julio de 2013

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