O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

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Moderadora: Ana Calado Pinto

A desmaterialização do procedimento da contratação pública a par da introdução da factura electrónica, coloca desafios em vários contextos.

Entre eles, destacam-se a introdução de sistemas informáticos capazes de responder às novas exigências, a alteração de procedimentos internos de organização dos circuitos para e do processo de compras, a integração com as regras previstas de gestão financeira orçamental e patrimonial, os novos processos de conferência e autorizações e, inclusivamente, que colocam questões pertinentes acerca do arquivo do futuro.

8 de Abril de 2010

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O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

  1. 1. O Desafio da Desmaterialização na Gestão Financeira Pública Ana Calado Pinto Consultora e Formadora INA
  2. 2. Como usar a sala de audioconferência? - Carregue sobre o botão Fale Escreva Responder a questões Pedir a palavraInteraja - prima a tecla “Ctrl” (teclado) Use os botões para: Utilize o Chat (canto inferior esquerdo do ecrã) Enquanto fala para o microfone… ou Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  3. 3. Introdução A desmaterialização do procedimento da contratação pública a par da introdução da factura electrónica, coloca desafios em vários contextos: – introdução de sistemas informáticos capazes de responder às novas exigências; – a alteração de procedimentos internos de organização dos circuitos para e do processo de compras; – a integração com as regras previstas de gestão financeira orçamental e patrimonial; – os novos processos de conferência e autorizações e, inclusivamente, que colocam questões pertinentes acerca do arquivo do futuro. 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  4. 4. Questões para Debate Como assegurar um período transitório entre o primado do “papel” ao primado do “ficheiro” sem perder de vista as responsabilidades inerentes à conferência e autorização? A desmaterialização poderá ser conseguida para 100% do processo de despesa, isto é, desde a identificação da necessidade até ao pagamento, incluindo autorizações dadas via cartão do cidadão? Qual poderá ser o papel e intervenção dos auditores internos e externos, nomeadamente IGF e Tribunal de Contas, tanto numa perspectiva de visto prévio como de auditoria/fiscalização sucessiva? Com a desmaterialização fica garantida a legalidade de todo o processo de despesa até à adjudicação (tendo presente que as validações ao longo do circuito serão inerentes ao sistema informático) ou terá que haver uma espécie de “homologação” dos programas em que assente a contratação pública? 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  5. 5. Resultados de implementação Case-Studies País Ministério responsável Departamento responsável Especificidad e da medida Poupanças Sistemas possíveis Formatos Dinamarca Finanças Agência de gestão do governo Todas as facturas enviadas para o sector público 120 a 150 M euro/ano (processamento e correio do emissor) -ERP cliente - Portal governo - Agência de Digitalização -OIOXML -XML - UBL Espanha Economia e Fazenda / Indústria, Turismo e Comércio Tributação e Tecnologia das Informações e Comunicações Todas as facturas em circulação 15.000 M euro /ano (emissor) - E-mail - FTP -Página web EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg, txt Suécia Governo SFTI (Single Face to industry) Todas as facturas enviadas para o sector público 400 M euro / 5anos -ERP cliente - Portal governo - Agência de Digitalização - XML - UBL 30-01-1530-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  6. 6. Resultados de implementação Case-Studies País Ministério responsável Departamento responsável Especificidad e da medida Poupanças Sistemas possíveis Formatos Chile Finanças Serviço de Impostos Internos Todas as facturas em circulação -ERP cliente - Portal governo XML Brasil (Rio Grande do Sul) Governo do Estado do Rio Grande do Sul Secretaria da Fazenda Todas as facturas em circulação - Portal governo - EDI Connect Direct ou o RVS Singapura Finanças Departamento Geral de Contabilidade Todas as facturas enviadas para o sector público - Portal governo Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública 30-01-15
  7. 7. Benchmarking de estudos - Poupanças Estudo Factura Papel Factura Electrónica Poupança Emissão Recepção Emissão Recepção Emissão Recepção The Nordic eInvoice Consortium $ 7,0 23,0 $ 3,5 $ 12,0 -50% -48% Gartner (2001) $ 5,0 $ 1,7 -67% Gartner (2002) $ 5,0 $ 2,5 -50% União Europeia (Comissão UE) $ 1,4 $ 0,5 -66% União Europeia 1.13% - 1.65% 0.28% - 0.47% -73% Média 4,6 23,0 2,0 12,0 -58% -48% 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  8. 8. Case-Studies Europa – Suécia A associação sueca de autoridades locais, a federação sueca de concelhos e a agência sueca para a gestão pública, trabalharam em conjunto na introdução do comércio electrónico no sector público. – Um dos objectivos foi a promoção de standards para compradores públicos e para os seus fornecedores; o nome da fusão de interesses é SFTI (Single Face to Industry). 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  9. 9. Case-Studies Europa – Suécia Em Dezembro de 2006, o governo Sueco definiu que as instituições centrais do governo devem implementar a SFTI-Svefaktura (factura electrónica) até 1 de Julho de 2008. – Esta medida irá gerar poupanças de 400 milhões de euros nos próximos cinco anos – O governo tem um número elevado de fornecedores, com poucas facturas cada um, e este sistema pode ser utilizado tanto para facturação de produtos, como de serviços – Os ERP e outros sistemas já suportam a Svefaktura, um subconjunto do standard internacional da UBL (Universal Business Language) 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  10. 10. Case-Studies Europa – Suécia As empresas pode aderir ao processo de facturação electrónica de diferentes formas: – O fornecedor pode enviar uma factura electrónica através de um operador VAN dedicado, em formato XML (baseado em UBL 1.0) e com um perfil de transporte ebXML – Pode solicitar um login e preencher a factura on-line através da Internet; basta preencher um formulário na Internet. A validação é realizada antes do envio da informação electrónica – Pode ser enviada a factura em papel para uma morada específica, que irá processá-la e transferir para a agência. Os documentos facilmente digitalizados tornam o processo homogéneo 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  11. 11. Infraestrutura – Factura do Fornecedor •Fornecedor •Organismo Público•Serviço Factura electrónica (VAN) •E-factura (Svefaktura) •Impressora virtual •E-factura •(outros formatos) •Portal de facturas •Serviço Fact. Elect. •Conversão e armazenamento •Serviço de digitalização •Workflow •Sistema financeiro 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  12. 12. Resultados da Auditoria do TC Sueco (RRV) • Problemas em assegurar a administração e controlo da função autorização de forma segura, tanto no âmbito da infra-estrutura como no interior dos organismos públicos, com riscos acrescidos de apropriação indevida; • Funções da Infra-estrutura para a e-factura testadas de forma insuficiente no quadro da contratação de fornecedores, tanto na digitalização, ficheiro da factura como na recepção da factura pelos sistemas financeiros. 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  13. 13. Conferência de Despesa 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  14. 14. Autorização • Despesa – prevista para desmaterialização – cartão do cidadão; • Pagamento – não previsto. 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  15. 15. Entraves • Visto prévio: suporte papel (Resolução nº 13/2007) e adicionais de contratos (Instruções nº 1 e 2 de 2006); • Arquivo de Autorizações de pagamento: suporte papel (não é claro); • Auditorias: procedimentos com suporte papel, de que se interpreta pelo sistema de arquivo interno previsto (Regulamentos da 1ª e 2ª secção do TC de 1998, actualizados em 2002 na 2ª secção). 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  16. 16. Questões importantes Garante de autenticidade de origem; Garante de integridade de conteúdo; – Assinatura electrónica avançada; – Listagens em papel para a identificação dos documentos electrónicos (no caso da factura electrónica, e nos outros casos?); – Numeração sequencial; – Arquivo de suporte electrónico: acesso garantido a entidades de supervisão e auditoria; – Quem arquiva: entidade prestadora de serviços ou a própria entidade; – Duração do arquivo – regras definidas por Ministério. 30-01-15 Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  17. 17. 30-01-15 O que é o comunidades@ina O comunidades@ina é um espaço virtual que acolhe fóruns e comunidades onde se podem encontrar todos quantos partilham um interesse na Administração Pública. Estes grupos facilitam a partilha de recursos, práticas e a concretização de projectos em parceria. Visite-nos em http://comunidades@ina! Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  18. 18. 30-01-15 Questionário de Avaliação Foi enviado um questionário de avaliação por email a todos os participantes! Agradecemos a sua colaboração! Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  19. 19. 30-01-15 Bibliografia O Centro de Documentação do INA destaca uma bibliografia dedicada ao tema desta audioconferência em exposição no Palácio dos Marqueses de Pombal: A mesma será disponibilizado na área de Recursos no http://comunidades@ina. Visite-nos em http://cedo.ina.pt/! Ana Calado Pinto O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública
  20. 20. O Desafio da Desmaterialização… Para sair da sessão, carregue sobre Exit: Obrigado pela sua participação!

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