Des réunions différentes pour des résultats différents

Transformer vos RÉUNIONS
en moments de COOPÉRATION

https://ckti.wordpress.com/2017/05/09/12-travaux/ et blog.goood.pro
slideshare : https://www.slideshare.net/ckti/presentations
ScoopIT: http://www.scoop.it/t/agilite-tout-terrain et http://www.scoop.it/t/coaching-par-le-sens
Twitter @ckeromen et mail : christophe.keromen@goood.pro
linkedin.com/in/christophekeromen
Christophe Keromen
4
Catalyseur d’agilité, respectueux…et systémique
leanagilecamp.fr
https://blog.goood.pro/2017/01/1
0/agile-rocket-guide-1-1/

hypothèse : souvent nos réunions manquent de préparation et de cadre

le badge agile
3 fois 2 mn pour échanger avec des personnes que vous ne connaissez pas

Ouverture
Qu’est-ce que vous souhaiteriez de différent après cette session ?
https://goo.gl/images/NuibKF
15’

Savez-vous sur quoi on va travailler ?
Votre posture ? Touriste - Prisonnier - Explorateur - Acheteur…
Constellation sur les réunions
Explorateur : je suis impatient d’apprendre, de découvrir quelque chose
Acheteur : je suis preneur d’une bonne idée ou d’une information utile
Touriste : je n’attends rien de particulier de cette réunion
Prisonnier : on m’a contraint à participer à cette réunion

We s o r i d s,
an h a t h ha .
Win n C c i l

➔ Comment avez-vous besoin d’organiser la salle ?
➔ De quoi avez-vous besoin pour travailler ?
5’

Cadre - Règles - Besoins
➔ Un mot par personne sur un post-it
➔ A tour de rôle, coller son post-it sur le poster et commenter
➔ Des objections ?
20’

Une conversation plutôt qu’un argumentaire
Une demande plutôt qu’une affirmation
Comprendre plutôt que défendre
Un dialogue plutôt qu’un débat

les 4 accords toltèques en 3mn
https://youtu.be/j1JZ-ydYuUA
Le premier accord concerne la parole,
le deuxième la représentation,
le troisième la pensée
et le quatrième porte sur l’action.
Le cinquième tempère le deuxième qui pourrait nous couper
des autres.
50 exercices pour pratiquer les accords toltèques
Virgile Stanislas Martin
(éditions Eyrolles- juin 2016)

De quel(s) rôle(s) avez-vous besoin ?
Qui va jouer ces rôles ?
15’
https://fr.slideshare.net/processusparallele/distribuer-les-rles-pour-des-runions-mieux-anime

Le Facilitateur : dont le rôle est d’augmenter l’efficacité du Groupe et d’aider chacun à donner le meilleur de
lui-même.
Le Co-Coach : dont le rôle est de donner des pistes d’amélioration sur la façon dont la réunion s’est déroulée. Son outil
de prédilection: le Feedback, en position Meta, centré Amélioration, et donné en fin de séance.
Le Cadenceur : dont le rôle est d’être le gardien du timing qu’il rappelle régulièrement, c’est le maître de la cadence.
Ses outils de prédilection : sa montre et l’agenda affiché au mur par le facilitateur
Le Pousse-Décisions : dont le rôle est de stimuler la décision mais aussi d’enregistrer les décisions prises (quoi , qui
pilote, quand). «Arrivons-nous à une décision ?», «N’est-ce pas le moment de prendre une décision ?»

Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
Qu’est-ce qu’on peut améliorer ?
Qu’est-ce que l’animateur a bien fait ?
Comment le groupe a-t-il contribué ?
Échanges

«Si j’av u h u ur éso un b ème,
je s a c u n -ci m es à défi l ob ème
et em c mi s à t o r a l i .»
A in n

Former des sous-groupes
Listez les 3-5 points-clés de ce thème
Échangez sur vos notes, vos liens, vos interrogations
Mettez à jour le poster des idées d’actions

Transformer vos réunions en moments de coopération
0 - Commencer avant de commencer
1 - Vos réunions, comment ça se passe ?
2 - Déjà demain
Cercle d’ouverture
Cercle de fermeture

hypothèse : souvent nos réunions manquent de résultats et produisent un apprentissage négatif

http://www.actionco.fr/Thematique/manager-1020/management-10095/Breves/U
ne-personne-dix-est-deja-endormie-reunion-236168.htm

Mon constat :
• beaucoup de réunions
• souvent de l’insatisfaction
• les posters de bonne conduite n’y changent rien
➔ Explorons l’état de vos réunions au travers d’un premier canevas : le Golden Circle

Que produit-on ?
Quel est notre ressenti ?
Quel apprentissage ?
Comment y arrive-t-on ?
Qu’y fait-on ?
Comment s’y prend-on ?
Pourquoi les réunions ?
Pourquoi cette réunion ?
Consistency
Discipline
Clarity
Alignm
ent
InspiredbySimonSinek-TheGoldenCircle
https://youtu.be/l5Tw0PGcyN0
STARTWITHWHY!

placer au-dessus du trait rouge les aspects positifs, au-dessous les aspects négatifs
débriefer après chaque tour (5mn) pendant 1mn par sous-groupe
1. Pourquoi faites-vous des réunions ?
2. Comment vous y prenez-vous ?
3. Que produit-on ?
Une consigne différente à chaque tour :
1. mode silencieux, chacun remplit et colle ses post-it en silence pendant 3mn - 2mn pour
échanger
2. préparation individuelle (2mn), puis mise en commun (3 mn)
3. pas de consigne

Il y a des résultats tangibles, des ressentis, des apprentissages…
➔ en utilisant les éléments collectés sur le Golden Circle,
organiser la description d’une réunion avec le canevas suivant

C’est utile POUR C’est inutile POUR
C’est inutile SIC’est utile SI

Former des sous-groupes
Listez les 3-5 points-clés de ce thème
Échangez sur vos notes, vos liens, vos interrogations
Mettez à jour le poster des idées d’actions

Structurer la réflexion
hypothèse : souvent nos réunions manquent de structure dans l’exécution

Faire venir 50% de femmes au Lean Startup 2019 ?
- Comment faites-vous d’habitude ?
- Atelier “Ritual Dissident” - 2 itérations
- 1ère itération : produire un Golden Circle
- 2ème itération : produire un pitch sur un poster
40’

1) Des équipes parallèles pour travailler sur le même problème dans un environnement de réunion
de groupe important.
Chaque équipe désigne un porte-parole qui passe de la table de son équipe à la table d'une autre
équipe.
2) Le porte-parole présente les conclusions du premier groupe tandis que le deuxième groupe
écoute en silence.
Le porte-parole se retourne ensuite pour faire face à la deuxième équipe, qui discute (critique) la
présentation, sans retenue, tandis que le porte-parole écoute calmement.
Le porte-parole de chaque équipe visite les autres tables à tour de rôle; à la fin de la session,
toutes les idées ont été bien disséquées et affinées.
À tour de rôle, écouter en silence aide chacun à comprendre l'importance d'écouter attentivement,
de parler ouvertement et de ne pas critiquer personnellement.

Chaque équipe retravaille sa proposition en tenant compte de l’apport du porte-parole et de ce qu’ils
ont entendu des autres équipes
C’est une technique basée sur l’écoute, pas le débat ou le dialogue. Aucune interaction, ni commentaire
entre le porte-parole et les autres groupes.
Les critiques ne sont pas personnalisées, mais contributrices. Elles sont encouragées, on ne cherche pas
le consensus.

Former des sous-groupes
Listez les 3-5 points-clés de ce thème
Échangez sur vos notes, vos liens, vos interrogations
Mettez à jour le poster des idées d’actions

comment allez-vous faire ?
hypothèse : souvent nos réunions manquent de suivi

En mode PopCorn : “un truc vu dans l’atelier”
- à tour de rôle
- Vous n’avez pas le droit de redire quelque chose qui a déjà été dit
- tout le monde doit s’exprimer ou élimination

Idées Outils - Techniques
Processus - PratiquesDivers

Comment allez-vous préparer votre prochaine réunion ?
- de quoi aurez-vous besoin ?
- un 7P ?
- réflexion individuelle puis élaboration en binômes
15’
le canevas des 7P : un outil pour mieux se préparer

PERTINENCE
Pourquoi avons-nous cette réunion ?
PARTICIPANTS
Qui doit assister à la réunion et quel sera le rôle de chacun ?
PROCESSUS
Quel planning les participants vont-ils adopter pour créer le produit ?
PRODUIT
Quel artefact précis allons-nous créer à l’issue de la réunion ?
Quelle sera sa fonction et sa pertinence ?
PRATIQUE
Quelle est la logistique de la réunion (où et quand) ?
PREPARATION
Que devrions-nous faire auparavant ?
PIEGES
Quels sont les risques de cette réunion et comment y faire face ?
http://gamestorming.com/7ps-framework/ https://fr.slideshare.net/rvignes/the-7-ps-canvas
le canevas des 7P : un outil pour mieux se préparer

Le changement est
VIRALSi vous le répétez suffisamment,
il se propagera naturellement
https://goo.gl/images/SY9yk7

1. Draw a circle representing your “pie” of time. This may be on a whiteboard, a flip chart,
or even a pad of paper. This circle represents the total amount of time the group has to
spend on the objective.
2. Write the objective in the middle of the circle. For instance, it could be “Brainstorm
approaches for dealing with Problem X.”
3. The group then thinks about how they want to spend the time and adds these items to
the clock in a sequence that makes sense for the task at hand, just as they would for a
circle-formatted agenda. These are added around the outside.
4. To finish the chart, the group decides how much time they want to reserve for each
item. This is captured on the pie chart, as though it were rough sections of a clock face.
For instance: “We’re going to spend a third of our time on this item, but we need to save
the bulk of it for this, and the last five minutes talking about this.”
5. Once the group has roughed in the plan and is in agreement, the clock starts ticking
and the meeting begins.
http://gamestorming.com/pie-chart-agenda/
voilà à quoi on a passé notre temps

Emotions
comment je me sens en fin de session ?
Connaissances
qu’ai-je appris qui va m’aider dans mon travail ?
Comportement
en quoi mon comportement va-t-il changer ?
ROI
en quoi mon entreprise va en bénéficier ?

v 2017-08-29
Ancrage collectif : AhA - OhO
Débriefing Parking Lot
Take-away (Cercle de clôture) : comment avez-vous vécu la réunion?
https://flic.kr/p/Jyu1a143

oHo
AhA
44

en vidéo et en 15 minutes,
par Damien Thouvenin
les sept points clés d'une bonne préparation de réunion.
http://youtu.be/2g_4GdMdHWI

http://worklab.fr/site/guide-de-survie-aux-reunions/

Ingrédients pour #réussir sa dernière #réunion de la journée : des personnages, du #fun, beaucoup
plus de #fond qu’il n’y paraît et #MeetingSpicer pour relier le tout !
Restez à l'écoute pour le lancement de la campagne IndieGoGo à venir pour obtenir l'outil complet :
http://goo.gl/K9hqd5

Licence - Rights
This presentation was inspired by the works
of many people, and I cannot possibly list
them all. Though I did my very best to
attribute all authors of texts and images, and
to recognize any copyrights, if you think that
anything in this presentation should be
changed, added or removed, please contact
me at ckeromen@ckti.com.
http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/